SIG DOC 01

INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015

OBJETIVO
De acuerdo a las Polticas Institucionales, se da a conocer el fundamento tericoprctico, sobre la organizacin de los archivos de gestin, segn la Ley 594 de 14
de julio de 2000, Ley General de Archivo y Ley 527 de 1999, Por medio de la cual
se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrnico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificacin y
se dictan otras disposiciones; lo cual permite ofrecer el servicio de consulta de
informacin eficaz y conservar el patrimonio documental de la entidad.
ALCANCE
Aplica a todos los documentos tramitados en las diferentes Unidades de Servicio
y/o Administrativas de la unin temporal pensamiento de hoy luz del maana.
DEFINICIONES

Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad, en el transcurso de su gestin, conservados para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos
por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta
no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta
o solucin a los asuntos iniciados.
Conservacin total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
polticas de la Unidad productora convirtindose en testimonio de su
actividad y trascendencia.
Depuracin: Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos
de apoyo en los archivos de gestin.
Eliminacin de documentos: Es la actividad realizada para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el
desarrollo de un mismo trmite o procedimiento, acumulados por una
1

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015

persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados

entre s y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron
tramitados, desde su inicio hasta su resolucin definitiva.
Expediente electrnico: Es un conjunto de documentos electrnicos que
hacen parte de un mismo trmite o asunto administrativo, cualquiera que sea
el tipo de informacin que contengan, y que se encuentran vinculados entre
s para ser archivados.
Expediente hbrido: Expediente conformado simultneamente por
documentos anlogos y electrnicos, que a pesar de estar separados forman
una sola unidad documental por razones del trmite o actuacin.
Folio: Hoja.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Foliacin: Acto de numerar los folios slo por su cara recta.
Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente
a sta.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe nmero.
Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener
pequeas imgenes en pelcula.
Pgina: Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una hoja.
Paginar: Accin de numerar pginas.
Tabla de Retencin Documental: Es el listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos,

ACTIVIDADES PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

Paso 1. Consultar la Tabla de Retencin Documental TRD- de la Unidad
Acadmica o Administrativa. (Ver anexo 1)
Paso 2. Clasificar los documentos. Separe los documentos de Archivo y los
Documentos de Apoyo.
a) DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Registro de Informacin producida o recibida
por una persona o entidad pblica o privada en razn de sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico,
histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin
b) DOCUMENTOS DE APOYO: Aquellos documentos que no se consideran
como material de archivo, no son producidos o tramitados por la Unidad y
son de consulta personal, como: libros, revistas, peridicos, tarjetas de
invitacin, plegables, circulares informativas, documentos personales, leyes,
decretos, acuerdos, resoluciones, etc.
2

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015

Para las Comunicaciones, tambin conocidas como correspondencia; no deben

conformarse carpetas con correspondencia interna, externa, recibida o enviada,
esta debe archivarse en las carpetas del asunto que tenga relacin. Ejemplo: un
oficio relacionado con un Control o Informe de un Contrato, debe archivarse en el
asunto que corresponda a los datos del Contrato.
Paso 3. Confrontar los documentos de las Tabla de Retencin Documental.
De acuerdo al PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, proceda a conformar fsicamente
las respectivas Series y Sub-series, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de
Retencin Documental.
1. Empiece a clasificar los documentos: teniendo en cuenta que el contenido
del documento corresponde a la serie o sub-serie documental registrada en
las Tabla de Retencin Documental.
2. Realice la depuracin: consiste en retirar los documentos que no
correspondan a la Serie o Sub-serie que se est conformando, no archive en
las carpetas documentos en borradores que ya fueron presentadas o
duplicados, manuscritos no oficiales, recortes de prensa, formatos, papelera,
fotocopias de legislacin y cualquier tipo de documento no producido por la
unidad, o que no corresponda a sus funciones, sobres de correo cuando no
constituyan piezas probatorias, documentos personales, documentos sin
firmas y los faxes. Debe ser remitido a la Biblioteca, las monografas o tesis
de grado, libros, fotocopias, revistas, peridicos.
3. Limpieza documental: consiste en retirar el material metlico, cintas, ganchos
y cualquier otro elemento que pueda producir deterioro a los documentos.
Para usar ganchos de cosedora se recomienda usar un rectngulo en papel
reciclado para proteger el documento de la oxidacin de este material.
4. Para perforar los documentos, tenga presente que:
Los documentos deben estar alineados en la parte superior, NO en el centro.
Debe tomar como base o gua una hoja de tamao OFICIO, siempre y
cuando se emplee en el expediente este tamao.
Utilizar ganchos plsticos en las unidades conservacin (carpetas).
Perforar en espacios en blanco, no donde exista informacin.
Recuerde que los documentos que originalmente se hayan impreso en papel
qumico como el caso de los Fax, deben ser fotocopiados y reemplazados para
evitar la prdida de informacin y no se deben guardar duplicados

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015
A los Documentos originales evitar subrayarlos, aplicarles resaltadores, hacerles
anotaciones adicionales u otro tipo de marcas ya que alteran los documentos y
dificultan obtener imgenes ntidas cuando se microfilman o van a ser fotocopiados.
Al iniciar el trmite de los asuntos de la Dependencia los documentos producidos o
recibidos deben ser incorporados al expediente correspondiente. Dejar acumular
documentos sin archivar puede ocasionar prdida, deterioro fsico y se convierte en
un obstculo para la buena marcha de las actividades administrativas; es mejor
archivar de manera permanente y no peridica.
Paso 4. Ordenar la documentacin. Ordene la documentacin, en orden
cronolgico, atendiendo la secuencia lgica de su produccin, de acuerdo al
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Esto quiere decir que se evidencie el desarrollo
de los procesos o trmites en el tiempo, en donde el primer documento que se
encuentre al abrir la carpeta, registre la fecha ms antigua y el ltimo refleje la fecha
ms reciente.

Paso 5. Guarde los documentos. Guarde los documentos en cada expediente

utilizando una carpeta para cada Serie o Sub-serie, recuerde que son de tapa
separada y con gancho legajador plstico, cada carpeta tiene como capacidad de
almacenamiento entre 200 y 250 folios (hojas). En caso de que se requiera ms de
una carpeta para un expediente, puede abrir las que sean necesarias. Ejemplo: 1
de 2; 3 de 8; 5 de 5.

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015
Paso 6. Foliacin. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar
previamente ordenada y depurada.
Realice la foliacin de los documentos, en el orden en que van llegando,
enumerando los folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra,
en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo
hasta el ms reciente.
La foliacin debe ser consecutiva de 1 a Zn independientemente del nmero de
carpetas, por Ejemplo. Carpeta 1 Folio 1-200, Carpeta 2 Folio 201-400. Este
proceso se realiza al transferir al Archivo Central.
No se deben numerar los folios totalmente en blanco, cosidos o empastados que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una
funcin de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico,
proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas
por contacto.
Paso 7. Identificacin de carpetas. Una vez ordenada la documentacin,
identifique cada una de las carpetas en la tapa externa, en la esquina superior
derecha diligenciando la informacin del rtulo con los siguientes datos (Ver Anexo
2):
1. ENTIDAD PRODUCTORA: UNION TEMPORAL PENSAMIENTO DE HOY
LUZ DEL MAANA
2. OFICINA PRODUCTORA: Nombre de la Unidad Administrativa o Acadmica
que produce y conserva la documentacin tramitada en el ejercicio de sus
funciones.
3. CDIGO SERIE Y SUBSERIE: Es asignado a cada Serie en la Tabla de
Retencin Documental correspondiente.
4. NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO: Nombre de la Serie
sealada en la Tabla de Retencin Documental, segn corresponda.
5. FECHAS EXTREMAS: Fecha inicial y fecha final de cada unidad descrita en
formato, (da, mes y ao), cuando no sea posible identificar una fecha se
anotar la sigla S. F. que quiere decir sin fecha.
6. NMERO DE FOLIOS: Nmero total de folios que integra la carpeta; si el
expediente est contenido en ms de una unidad documental (carpeta), la
foliacin debe realizarse en forma consecutiva.
7. NMERO DE CARPETA: El nmero de la carpeta que conforma el
expediente, en caso de utilizar ms de una carpeta se proceder as: Ejemplo
1 de 5; este nmero se conoce como correlativo.
5

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015
8. NMERO DE CAJA: Cuando las carpetas estn organizadas las vamos a
almacenar en cajas de archivo X 200, a la carpeta se le coloca el nmero de
la caja en la cual queda almacenado.
9. CADA CARPETA DENTRO DE CADA SERIE: Debe identificarse
individualmente de acuerdo con cada asunto especfico, precedido del
respectivo cdigo de la Unidad Acadmica o Administrativa, de la Serie
documental y Sub-serie segn el caso.
Paso 8. Ubicacin en los archivadores. Las carpetas en los archivadores o
gavetas se archivan en orden alfabtico, de izquierda a derecha, Se debe realizar
una distribucin secuencial de las gavetas de cada archivador o de las bandejas de
estantera, enumerando de uno (1) hasta el final, de arriba hacia abajo. Los medios
de almacenamiento de documentacin deben ser solamente en carpetas. No se
debe utilizar AZ o Folder, ocupan mucho ms espacio y la documentacin no se
encuentra protegida.
Paso 9. Mantenimiento de los muebles de archivo. Los archivadores son
muebles para la conservacin, seguridad y buen manejo de los documentos; no se
deben guardar implementos de oficina, cafetera, equipos, impresoras, alimentos,
arreglos navideos, objetos personales, etc. La limpieza del mobiliario de archivo y
los documentos se debe realizar a diario, para evitar la acumulacin de polvo o
bacterias y permitir una adecuada conservacin de los documentos.

CONTENIDO DE LAS HISTORIAS LABORALES

Hoja de Vida
Contrato
Copia cedula al 150%
Afiliacin EPS
Afiliacin Caja de Compensacin Familiar
Afiliacin a Riesgos Laborales
Certificados de Estudios
Certificados Laborales
CIAS
Certificado Contralora
Certificado Polica
Certificado Procuradura
Exmenes Mdicos
Carne Manipulacin de Alimentos

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015
CONTENIDO DE LAS HISTORIAS ACADMICAS

Formulario de Inscripcin
Acta Compromiso CDI
Copia Registro Civil
Ficha de Caracterizacin ICBF
Copia Carn de Vacunas
Copia Carn EPS
Copia Curva de Crecimiento y Desarrollo (Semestral)
Certificados Mdicos
Auditivo
Odontolgico
Visual
Copia recibo servicio pblico
Carta Comprobante de Derechos Red Unidos (Opcional)
Carta Comprobante de Derechos Desplazados (Opcional)
Copia Puntaje Sisben
Certificado Laboral Padres
Copias Cedulas Padres y/o Acudientes
Anexos

MANEJO DE LA INFORMACIN EN MEDIO ELECTRNICO.

Paso 1. Organizacin del archivo electrnico. Los archivos electrnicos deben
estar organizados de acuerdo a la Tabla de Retencin Documental con sus
respectivas Series, sub-series y tipos documentales. Estos son algunos de los
trminos de referencia:
Archivo Electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y
tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada,
en el transcurso de su gestin.
Carpeta o Expediente electrnico: Es el expediente que se utiliza para organizar
los archivos por categoras, Series y sub-series.
Documento Electrnico de Archivo: Es el registro de informacin generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn
de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivsticos.
7

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015
Mensaje de datos: Es la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrnicos, pticos o similares.
Mensaje de datos: Es la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrnicos, pticos o similares.
Ejemplo de la organizacin del archivo electrnico:
C:\ ACTAS\ Actas de Asamblea General\Actas de Asamblea General 2008\Anexo
Acta
Serie

Sub-serie

Tipos Documentales

Paso 2. Identificacin del archivo electrnico. El nombre del archivo electrnico

es de suma importancia para la localizacin y el acceso a la informacin, este debe
ser breve, descriptivo y distintivo; al momento de nombrarlos no se debe colocar
caracteres particulares como guiones u otros smbolos.
Paso 3. Rotulacin de los discos. Cada disco debe identificarse igual que la
rotulacin para los archivos en formato papel o fsicos.
Ejemplo:

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015
Paso 4. Inventario Electrnico. Realizar el inventario electrnico con una breve
descripcin del contenido de cada carpeta electrnica, teniendo una lista de los
archivos electrnicos que se custodian en la Unidad.
Paso 5. Manejo y Conservacin de los medios electrnicos. Se debe proteger
la informacin almacena en estos tipos de medios (correo electrnico, CD-ROM o
lector, CD-RW o Regrabable, DVD, Memoria USB, Discos duros externos. Etc.).
Para esto es necesario:
a) Los mensajes que llegan por correo electrnico, adems de ser almacenados
en el buzn del correo electrnico Institucional, se deben guardar y mantener
en la carpeta electrnica correspondiente de la Serie, Sub-serie o tipo
documental, de ser necesario segn su valor.
b) Cambiar peridicamente la contrasea del correo Institucional.
c) Depurar la informacin del correo electrnico, que no sea de importancia o
no tenga ningn valor para la Unidad entorno a sus funciones, evitando el
saturamiento del sistema, es necesario asegurarse de que el material que se
va eliminar ya no es necesario. Ejemplo: Spam.
d) Para discos (CD, DVD, etc.) se deben mantener en forma vertical, evitar
exponerlos a temperaturas altas, rayos solares o campos magnticos.
e) No se deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo en
los discos.
f) En el Disco duro del equipo de escritorio o porttil se debe mantener la
informacin que se maneja con mucha frecuencia y de importancia para el
desarrollo de las funciones en cada Unidad, evitando la saturacin de
informacin en los equipos.
g) Las memorias USB y Discos duros externos deben ser analizadas cada vez
que se conectan al equipo, con programas de antivirus instalados que detecte
y elimine los virus.

Paso 6. Back-up o copias de seguridad. Realizar una migracin peridica de la

informacin importante a medios electrnicos como los mencionados anteriormente,
evita la posible prdida irreparable de la informacin por cualquier situacin no
prevista. Esta Copia de respaldo se debe mantener en reas fuera de la Unidad
donde se producen.

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015
ANEXO 1
FORMATO DE TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ___________________________________________________ HOJA: _____ DE: _____
OFICINA PRODUCTORA: ____________________________________________________
DISPOSICIN
FINAL

RETENCIN
CDIGO

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

Convenciones:
CT = Conservacin Total
E = Eliminacin
M = Microfilmacin
S = Seleccin

ARCHIVO
DE
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

CT

PROCEDIMIENTOS

Firma Responsable: __________________________________

Jefe de Archivo
Fecha Inicial: ______________ Fecha Final: ______________

10

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015
ANEXO 2
INSTRUCTIVO PARA EL
PROCESO DE GESTIN
DOCUMETAL
MARCADO DE CARPETAS

SIG DOC 01
VERSION 1
FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015

UNIN TEMPORAL PENSAMIENTO DE HOY LUZ DEL MAANA

OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO SERIE:
NOMBRE SERIE:
NOMBRE SUBSERIE:
FECHAS EXTREMAS:
NMERO DE FOLIOS:
NMERO DE CARPETAS:
NUEMERO DE CAJA:

______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________

Este documento es propiedad de la Unin Temporal Pensamiento de Hoy Luz del

Maana Prohibida su reproduccin por cualquier medio, sin autorizacin

Elaborado Por:
Jairo vila Moyano
Admn. de Empresas

11

SIG DOC 01
INSTRUCTIVO PARA EL
VERSION 1
PROCESO DE
GESTIN DOCUMETAL FECHA DE VERSIN:
24 de Abril de 2015
FUENTES CONSULTADAS
http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_5846_instructivo-para-laorganizacion-archivos-de-gestion.pdf
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/G
GD.03.pdf
http://www.envigado.gov.co/Envigado%20Transparente/Documentos%20Calidad/
Documentacion%20E%20implementacion/Numeral%204/5-%20GD-G003%20guia%20para%20la%20organizacion%20del%20archivo.pdf
http://bibliocampusjerez.uca.es/archivo/gestion/normasorganizacion
http://tulua.univalle.edu.co/index.php/dependencias/162-recomendacionesmanejo-de-archivo.html
https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PA
RA%20LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GES
TION.pdf
http://www.unal.edu.co/una/docs/DT/Guia_Organizacion_Archivos_Acumulados_U
N_Abril_22_2008.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/F
ormatoTablasRetencionDocumental.pdf

12