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NDICE
PRESENTACIN ................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
NDICE .............................................................................................................. II
INTRODUCCIN .............................................................................................. VI
CAPITULO 1 ..................................................................................................... 1
1.1) CONCEPTOS DE UNA BASE DE DATOS .......................................................... 2
1.1.1) BASES DE DATOS..................................................................................... 2
1.1.2) TABLAS .................................................................................................. 2
1.1.3) CAMPO ................................................................................................... 2
1.1.4) REGISTRO .............................................................................................. 3
1.1.5) DATO ..................................................................................................... 3
1.1.6) ARCHIVO DE DATOS................................................................................. 3
1.1.7) CONSULTAS ............................................................................................ 3
1.1.8) FORMULARIOS ........................................................................................ 3
1.1.9) INFORMES .............................................................................................. 3
1.1.10) MACROS............................................................................................... 4
1.1.11) MDULOS ............................................................................................. 4
1.1.12) RELACIONES ......................................................................................... 5
1.2) INGRESO A MICROSOFT ACCESS .................................................................. 5
1.2.1) PROCEDIMIENTO ESTNDAR ..................................................................... 6
1.2.2) PROCEDIMIENTO RPIDO ......................................................................... 7
1.2.3) DESDE EL MEN INICIO ............................................................................ 7
1.3) CERRAR MICROSOFT ACCESS ..................................................................... 7
1.4) PARTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT ACCESS .......................................... 8
1.4.1) BOTN DE OFFICE ................................................................................... 9
1.4.2) LA BARRA DE TTULO ............................................................................... 9
1.4.3) LA BARRA DE ACCESO RPIDO ................................................................. 9
OFIMATICA II MICROSOFT ACCESS 2007
II
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III
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IV
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CAPITULO 3 ................................................................................................... 86
3.1) USO DE FORMULARIOS ............................................................................. 87
3.1.1) CREACIN DE FORMULARIOS .................................................................. 87
3.1.2) MODIFICACIN DE FORMULARIOS ............................................................ 91
3.1.3) ELIMINACIN DE FORMULARIOS .............................................................. 95
3.2) USO DE INFORMES ................................................................................... 96
3.2.1) CREACIN DE INFORMES ........................................................................ 96
3.2.2) MODIFICACIN DE INFORMES ................................................................ 100
3.2.3) ELIMINACIN DE INFORMES .................................................................. 101
CAPITULO 4 ................................................................................................. 102
4.1) USO DE MACROS ................................................................................... 103
4.1.1) CREACIN DE MACROS ........................................................................ 103
4.1.2) MODIFICACIN DE MACROS .................................................................. 104
4.1.3) ELIMINACIN DE MACROS .................................................................... 104
BIBLIOGRAFA............................................................................................. 105
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INTRODUCCIN
Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un tema,
actividad o asunto especfico. As, se pueden utilizar base de datos para cosas
tan sencillas como mantener un registro de nuestra coleccin de discos de
msica, hasta llevar toda la gestin de una gran empresa u organizacin.
VI
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CAPITULO 1
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1.1.2) Tablas
Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos
o proveedores. La utilizacin de una tabla diferente para cada tema significa
que se almacenan los datos slo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de
la base de datos, y reduce errores de entrada de datos.
1.1.3) Campo
El campo es un valor o un dato de la tabla, un dato por si solo no dice mucho,
pero cuando existen varios campos diseados estratgicamente, producen
informacin. Esta informacin es almacena en una tabla.
OFIMATICA II MICROSOFT ACCESS 2007
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1.1.4) Registro
Un registro representa un tem nico de datos implcitamente estructurados en
una tabla.
1.1.5) Dato
Un dato representa un conjunto de caracteres con algn significado, pueden ser
numricos, alfabticos, o alfanumricos.
1.1.7) Consultas
Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar los datos de una tabla
de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros
para formularios, informes y pginas de acceso a datos.
1.1.8) Formularios
Los formularios se utilizan para varios propsitos, manipular datos de una forma
fcil y sencilla, para crear paneles de control que activen otros formularios,
consultas, informes, para personalizar mensajes, entre algunos.
1.1.9) Informes
Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso.
Dado que tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe,
puede mostrar la informacin en la manera que desee verla.
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1.1.10) Macros
Una macro es un conjunto de una o ms acciones que cada una realiza una
operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las
macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede
ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un
botn de comando.
1.1.11) Mdulos
Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic
para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.
Mdulos
estndar:
Los
mdulos
estndar
contienen
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1.1.12) Relaciones
Una relacin es la accin de combinar una o ms tablas con el fin de tener ms
acceso a la informacin y generar canales de flujo de datos que se comuniquen
entre tablas.
Las relaciones son importantes por qu una vez creadas una serie de
diferentes tablas dentro de la base de datos de Microsoft Access, necesita una
forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa
informacin.
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Botones de
minimizar,
maximizar-restaurar,
cerrar
Botn de Office
Opciones Rpidas
Barra de Ttulo
Plantillas
Prediseadas
Base de datos
utilizadas
recientemente
Plantillas en Lnea,
(Descargar desde Internet)
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restaurar
, Deshacer
o Repetir
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ii.
iii.
iv.
v.
Botn, Crear
Carpeta destino, (lugar a
guardar su base de datos)
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CAPITULO 2
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Vista de Hoja de
Datos
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Para crear o modificar los campos y registros de una tabla se puede realizar
desde la vista de hoja de datos o desde la vista de diseo, donde este ltimo
permite una mayor y mejor precisin para definir los campos. A continuacin se
presenta el desarrollo de una tabla en ambas vistas:
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ii.
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Por defecto el Access agrega por primera vez un campo llamado ID.
Tome en cuenta que la primera fila (Encabezado), se definen los
nombres de los campos que se desea agregar en la tabla. Debajo del
nombre del campo se agregan todos los registros de datos que la
tabla tendr que almacenar.
Nombres de
Campos
Registros de
la Tabla
Nombre de la Tabla
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Para insertar el campo encima del tipo d un doble clic o arrastre el campo
dentro de la tabla.
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Nota: Para conocer ms sobre el uso y significado de los tipos de datos ver el
punto 2.2.1.2.3) Tipos de Datos, ubicado en la pgina 24 de este manual.
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Botn de
Cerrar
ii.
de
exploracin),
en
el
men
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Nota: Tome en cuenta que para cambiar de vistas, ejemplo de la vista de hoja
de datos a la vista de diseo y viceversa, utilice las siguientes opciones:
Con un clic izquierdo, se
muestran las diferentes
vistas disponibles
Encima del
nombre, dar clic
derecho y escoger
la vista deseada
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iii.
21
Panel de Exploracin
Tipo de Datos
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ii.
iii.
iv.
v.
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Los nombres de los campos pueden ser escritos de cualquier manera, pero
para que funcionen lo mejor posible se da las siguientes recomendaciones:
No utilizar tildes.
telefonocelular
tefefono-celular
telefono_celular
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El tipo de dato indica que valor puede almacenar ese campo entre los valores
ms utilizados se encuentran:
inferiores
255
Ejemplo:
nombre,
apellido,
caracteres.
provincia,
cantn, etc.
Fecha/Hora:
Valores
relacionados
con
(sin
duplicados)
que
genera
el
sistema
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2.2.1.2.4.2) Formato
En un campo tipo texto, memo o hipervnculo, puede disear la presentacin
del dato. Si se escribe los smbolos de > (mayor que) o < (menor que),
representa que el contenido escrito va a aparecer totalmente en mayscula (>)
o minscula (<). Tambin en el formato se puede utilizar para que el contenido
aparezca en un solo color por defecto, para ello, hay que escribir un color
dentro de los parntesis cuadrados, ejemplo [Rojo].
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Esto significa que los valores contenidos en este campo saldrn de color rojo.
Algunos de los colores que se pueden utilizar son: rojo, verde, azul, negro,
blanco, aguamarina, amarillo.
Nota: Tome en cuente que para utilizar un color, sin excepcin tiene
que utilizar los smbolos de > o <, junto al color. Ejemplo: < [Verde].
Fechas / Hora
SI / NO
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Moneda
Auto numrico
Nmero:
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Id. de rplica
Decimal
S / No
Activado /
desactivado
Euro
Fijo
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Estndar
Porcentaje
Cientfico
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Fecha larga
Fecha mediana
Fecha corta
Hora larga
Hora mediana
Hora corta
Nota: El formato se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el
tipo de dato Objeto OLE.
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Carcter
Definicin
0
Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-]
no permitidos).
9
Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y
menos no permitidos).
Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se
#
muestran en blanco en la vista hoja de datos, pero se
eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos
permitidos).
L
Letra (A a Z, entrada obligatoria).
?
Letra (A a Z, entrada opcional).
A
Letras o dgitos. Entrada obligatoria.
A
Letras o dgitos. Entrada opcional.
&
Cualquier carcter o un espacio. Entrada obligatoria.
C
Cualquier carcter o un espacio. Entrada opcional.
<
Convierte los caracteres a minscula.
>
Convierte los caracteres a mayscula.
Muestra la mscara de derecha a izquierda y los caracteres
!
se rellenan de izquierda a derecha.
\
.,:;-/
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2.2.1.2.4.4) Ttulo
Es la etiqueta que me aparece cuando se utiliza un formulario para referenciar
al campo. Tiene como finalidad brindar informacin de los campos al usuario en
las distintas vistas.
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Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y el Autonumrico.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y
2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para limitar los
valores que se van a introducir se utilizan parmetros como: >, <, <>, =, >=, <=.
que
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Todo lo que escriba ser comparado contra el valor sobre el que se ejecute la
validacin. As que, normalmente, todas empezarn por uno de los smbolos
incluidos en la botonera de comparacin.
Igual que antes debe buscar la categora que encaje con lo que est buscando
y finalmente, cuando encuentres la funcin, incluirla en la Expresin.
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Algunas
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2.2.1.2.4.8) Requerido
Existen
primero indica que el valor campo no podr ser nunca nulo, mientras que el
segundo si lo permite. En caso de que permita valores nulos, es conveniente
verificar que la propiedad Regla de validacin est redactada de la siguiente
manera: ES NULO. La propiedad Requerido no es accesible para los tipos de
datos autonumricos.
El primero permite
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2.2.1.2.4.10) Indexado
Esta propiedad establece un ndice para un solo campo.
Valores de la propiedad
No
Significado
Sin ndice. Este es el valor por defecto de
la propiedad.
Si(con duplicados)
Si(sin duplicados)
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La Tabla Estudiantes:
Identificacin (Clave Principal)
Nombre completo
Gnero
establecemos
nuestro
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
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38
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
ii.
iii.
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39
ii.
iii.
39
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2.4) Relaciones
En una relacin se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente
un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos,
estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona
un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.
Por ejemplo, una tabla con informacin sobre empleados puede relacionarse
con otra con datos de pedidos a travs de un campo comn que podra ser id.
de empleado.
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41
i.
ii.
iii.
41
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42
iv.
42
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43
Las
dos
excepciones
los
tipos
de
datos
v.
vi.
vii.
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44
44
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45
Para hacer que estas reglas se cumplan, es necesario que el campo en el cual
se basa la relacin sea da principal o ndice nico en alguna de las tablas de la
relacin, y que ambos campos sean del mismo tipo datos (cuando la clave
principal sea autonumrico, el campo relacionado debe ser numrico, y
coincidir ambos en la propiedad tamao del campo). Hay dos opciones en la
integridad referencial:
el registro
de
la tabla
principal,
se eliminan
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46
ii.
iii.
iv.
46
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47
ii.
47
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iii.
48
iv.
Las cajas de check permite seleccionar cuales son los datos que por
medio se desea filtrar. Ejemplo valores iguales a 2500, o valores
iguales a maletn y piata. Solamente las cajas chequeadas son los
datos que se visualizarn.
v.
48
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vi.
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vii.
viii.
ix.
49
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x.
50
xi.
xii.
50
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xiii.
51
xiv.
Ordenar
Ascendentemente
Ordenar
Descendentemente
Borrar ordenamientos
utilizados
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ii.
iii.
una
personalizado
el
filtro,
fila
en
para
base
criterios.
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iv.
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v.
vi.
vii.
Nota: Para saber un poco ms del uso de criterios, visualizar en este manual el
apartado de consultas de seleccin y el uso de criterios.
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54
ii.
iii.
Zona de
consulta
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55
iv.
v.
vi.
vii.
Nota: Para saber un poco ms del uso de criterios, visualizar en este manual el
apartado de consultas de seleccin y el uso de criterios.
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Las consultas se pueden crear por medio del asistente o por medio de la vista
de diseo, est ltimo permite una mayor precisin de los datos y
modificaciones que se realicen a la consulta.
ii.
iii.
56
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iv.
57
v.
57
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vi.
58
vii.
58
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59
.
viii.
ix.
Un clic en
finalizar.
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60
ii.
iii.
60
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61
iv.
v.
izquierda
es
el
primer
ordenamiento
61
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vi.
62
vii.
Los criterios son opciones que se utilizan dentro de una consulta para filtrar la
informacin y obtener una consulta especifica. Si se realiza una consulta sin
criterio, el resultado ser la informacin completa que posea la tabla.
ii.
62
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iii.
63
iv.
v.
vi.
63
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64
vii.
Algunos valores relacionales para utilizar en los criterios de las consultas son:
(> )
(< )
(= )
( >= )
( <= )
( <> )
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(Entre)
(Como)
([ ])
( Es Nulo )
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66
( * )
*A
A*
*A*
(O)
66
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67
Tome en cuenta que las tablas creadas son independientes ya que no poseen
ninguna relacin con otra tabla, excepto que el usuario le cree una relacin
despus.
ii.
iii.
iv.
v.
67
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68
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
68
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69
ii.
iii.
se
desea
anexar
la
informacin.
iv.
v.
69
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70
vi.
vii.
viii.
ix.
70
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71
ii.
iii.
tabla
por
razones
de
Seleccionar
la
consulta
de
71
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72
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
72
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73
ii.
iii.
iv.
Seleccionar
la
consulta
de
73
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74
v.
vi.
vii.
viii.
74
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75
ii.
iii.
iv.
75
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76
v.
vi.
76
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vii.
77
viii.
ix.
ii.
iii.
77
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78
iv.
v.
vi.
suma,
promedio,
nmeros
mximos,
Ejemplo:
78
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vii.
79
viii.
ix.
Sino que con el uso de parmetros deja el criterio abierto, esto significa que en
el momento de ejecutar la consulta el usuario puede especificar cual dato es el
que desea buscar. Ejemplo buscar los datos que coincidan con una provincia,
cul?, exactamente la que el usuario escriba.
ii.
iii.
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80
iv.
v.
vi.
vii.
80
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viii.
81
ix.
Ejemplos de Parmetros:
Busca
nmeros
mayores
que,
al
digitado.
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82
Busca
buscar
nmeros
que sean
ii.
82
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83
iii.
Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razn no sabe
donde se encuentran los campos a utilizar,
agregue todas las tablas, y al final eliminar
las tablas que no utilice.
iv.
v.
83
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vi.
84
vii.
viii.
84
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85
ii.
iii.
iv.
v.
Guardar la consulta.
ii.
iii.
ii.
iii.
iv.
85
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CAPITULO 3
86
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ii.
iii.
iv.
87
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88
v.
de
texto
de
relleno
del
formulario,
como
estilos
predeterminados de autoformato.
vi.
Guardar el formulario.
i.
ii.
iii.
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89
iv.
v.
vi.
89
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vii.
90
viii.
ix.
Un clic en Finalizar.
90
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ii.
iii.
iv.
v.
Guardar el formulario.
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92
Opciones
que
modifican
el grosor,
color y tipo
de lnea
Cuadro de
Textos
Insertar
etiquetas
Botones de
accin
Insertar cuadros
combinados o cuadros de
lista. Tambin permite
insertar sub-formularios.
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93
Inserta lneas
horizontales
Insertar
saltos de
pgina
Insertar
rectngulos
Insertar
hipervnculos
Insertar marcos
de objetos
Inserta archivos
adjuntos
Permite insertar
botones de
verificacin,
botones de opcin o
grupo de opciones
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ii.
iii.
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iv.
v.
vi.
Clic en Finalizar.
Nota: Para manipular cualquier control, ingrese a modo vista de diseo, y para
ejecutarlo ingrese a modo vista de formulario.
ii.
iii.
iv.
95
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96
ii.
iii.
iv.
96
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v.
97
vi.
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vii.
98
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viii.
99
ix.
99
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x.
100
xi.
Un clic en Finalizar.
Nota: Tome en cuenta que no es necesario utilizar todas las ventanas que
aparecen en el asistente de informes, sino solamente las que se necesitan para
crear el informe que el usuario necesita.
ii.
iii.
iv.
v.
Guardar el informe.
100
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ii.
iii.
iv.
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CAPITULO 4
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ii.
iii.
iv.
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104
v.
Guardar la Macro.
vi.
Tome en cuenta que el orden como se vayan agregando las acciones de los
diferentes objetos, es el orden como se ejecuta al iniciar la macro.
ii.
iii.
iv.
v.
Guardar la macro.
ii.
iii.
iv.
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BIBLIOGRAFA
Jordany Arias Chacn. Material didctico de Access 2007. San Jos, Costa
Rica. 2009.
Sheyla Piedra. Material didctico de Access 2007. San Jos, Costa Rica.
2008.
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