Program Management Office

Propuesta de Diseo e Implementacin

de la PMO del G.C.B.A.
Agosto 2010

Zentoria

Qu es Program Management

Program Management es mucho mas que una metodologa de

gestin de proyectos
Es un conjunto de actividades y
procesos que permiten priorizar
los proyectos de manera
balanceada, asegurando su
alineamiento con los objetivos
estratgicos del Gobierno,
reconociendo restricciones de
tiempo, recursos y costos,
minimizando el riesgo y
maximizando el beneficio para
la Administracin, y para la
ciudadana.

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Beneficios

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Las reas de soporte alinean sus esfuerzos con los Servicios a los
Ciudadanos

Todos las reas alinean sus esfuerzos con los objetivos estratgicos

Los conflictos de priorizacin se resuelven a travs de un ranking objetivo

Se maximiza el uso de la capacidad instalada (recursos disponibles)

Se obtiene un compromiso de negocio asociado a cada inversin

Propiedad inequvoca de las responsabilidades, los logros y los desvos

Permite la gestin de riesgos

Permite adecuar permanentemente la aplicacin de recursos, ante cambios

en las condiciones de contexto

Necesidades

Para instalar esta Cultura es necesario:

Contar con el apoyo poltico desde la primera lnea del management:
Instalar una Oficina especializada, con recursos capacitados no slo en las
tcnicas de Project Management, sino con cabal conocimiento de la estrategia
del negocio, manejo de las restricciones de recursos internos y lazos fluidos de
comunicacin con todos los sectores de la organizacin.
Capacitar recursos en todas las reas de la Empresa, para asegurar una
eficaz interrelacin.
Generar las normas de procedimiento que se convertirn en LEY
Contar con las herramientas tecnolgicas y de procedimiento que aseguren
que no se convierta en pura burocracia.

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Introduccin

Plan de Trabajo
El proyecto de Program Management Office se divide en tres Etapas

ETAPA I

Planeamiento

ETAPA II

ETAPA III

Diseo

Implementacin

Fase 0

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Tareas a realizar
ETAPA I : PLANEAMIENTO

Definicin de la Estrategia Corporativa: Objetivos de Corto y Mediano Plazo

Relevamiento de la Estructura Organizacional, Modelo de Gestin y Proceso de toma de

decisiones.

Relevamiento de alto vuelo de los proyectos en curso

Criterios de Priorizacin (de los Objetivos y de los Factores de Riesgo; confirmacin)

Integracin del Comit de Proyectos y armado del Equipo de trabajo: recursos full time
de la Oficina de Proyectos y representantes de otras reas. Definicin de roles.

Infraestructura y layout: PCs, telfonos, ubicaciones y acceso a sistemas.

Requerimientos del Software de gestin de la PMO.

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Tareas a realizar
ETAPA II : DISEO


Dimensionamiento de la Oficina de PMO - Organigrama

Diseo del Modelo Operativo: flujograma del proceso. Puntos de Control y de decisin.
Definicin de proyecto

Metodologa de Priorizacin Validacin con el Senior Management

Diseo de formularios/ entregables en cada etapa del proceso.

Metodologa de Consolidacin: Master Plan

Plan de Comunicacin

Plan de Capacitacin

Definicin de las herramientas/soporte tecnolgico

Redaccin de la norma de procedimiento

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Tareas a realizar
ETAPA III : IMPLEMENTACIN - FASE 0


Relevamiento y Cuantificacin de la Capacidad Instalada (recursos y roles de cada uno)

Relevamiento de todos los proyectos vigentes que se pretendan incorporar a la PMO

Armado de un rbol de proyectos de acuerdo a sus interrelaciones.

Definicin de la lista definitiva de proyectos y validacin de la misma.

Seleccin del conjunto de proyectos a incluir en la PMO en la Fase Cero.

Relevamiento de toda la informacin pertinente a dichos proyectos y construccin de los

entregables.

Priorizacin de los mismos y armado del Master Plan. Validacin con el Senior
Management

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Planificacin de prximos pasos para incorporar el 100% de los proyectos

IL
US
Inventario de Proyectos
TR
La representacin de la calificacin del proyecto en estos tres aspectos
AT
nos muestra su prioridad comparativa.
IV
O
Alta
Prioridad

ProyectoZZ
Proyecto
Proyecto
Z
Proyecto
Z
ProyectoZZ
Proyecto
Proyecto Y
Proyecto X

Priorizacin de proyectos
1,500

Proyecto 2

500

Proyecto X

Proyecto 1

1,000

Proyecto 5
Proyecto 12

Proyecto 3

0
VPN

Proyecto 13
Proyecto 11

Proyecto 8

Proyecto 6

Proyecto 10

(500)

Proyecto 4

Proyecto 7

(1,000)

Alineamiento
Estratgico

(1,500)

Proyecto 9

(2,000)

0.0

0.2

0.4

0.6

0.8

1.0

1.2

1.4

1.6

1.8

Objetivos Corporativos (1-3)

Nivel
de Riesgo
Calificacin
Financiera

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Baja
Prioridad

Prioridad
Media

Gantt del Proyecto

Cronograma de alto nivel
1 MES

Planeamiento

2 MES

3 MES

ETAPA I

ETAPA II

Diseo

Modelo Operativo
Aprobado

Implementacin (Fase 0)

ETAPA III

Master Plan

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