Informe Tecnologico Hvca II Modulo

MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
EL
PRESENTE
INFORME
VA
DEDICADO
A
MIS
PADRES,
DOCENTES
Y
PERSONAS
QUIENES SE INTERESAN POR MI
BIENESTAR; POR BRINDARME SU
APOYO, SABIDURIA Y MUCHO
CARIO INCONDICIONAL
SECRETARIADO EJECUTIVO
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
INTRODUCCION
Pongo a su disposicin el segundo informe de prcticas pre
profesionales correspondiente al SEGUNDO MODULO GESTION
DE ACTIVIDADES SECRETARIALES de la carrera profesional de
secretariado
TRANSITO
ejecutivo
,TRANSPORTES
MUNICIPALIDAD
propsito
realizado
de
dar
en
SUB
GERENCIA
DE
VIAL
DE
LA
con
el
SEGURIDAD
PROVINCIALDE
cumplimiento
la
HUANCAVELICA,
al
reglamento
de
prcticas
profesionales.
El principal propsito es dar a conocer metdicamente las

acciones desarrolladas en la institucin de prcticas, los cuales
contribuyen satisfactoriamente en mi formacin profesional.
El presente informe consta de tres captulos, en el CAPITULO

I, Se ha considerado los datos informativos, objetivos y mtodos
utilizados, en el CAPITULO II, trata sobre la descripcin del centro
de prcticas, en el CAPITULO III, se describe las actividades
realizadas dentro de la institucin de prcticas, culminando con las
conclusiones, sugerencias, bibliografa y anexo.
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
Por ultimo aprovecho para agradecer a todas las personas

quienes me brindaron su apoyo incondicionalmente durante la
ejecucin de mis prcticas pre profesional.
LA
ALUMNA.
SUMARIO
INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES DEL SEGUNDO
MODULO GESTION DE ACTIVIDADES SECRETARIALES
REALIZADO EN LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
HUANCAVELICA.
DEDICATORIA
INTRODUCCION
SUMARIO O INDICE
CAPITULO I
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
ASPECTOS GENERALES
1. DATOS INFORMATIVOS:
1.1. Institucin de Estudio
1.2. Carrera Profesional
1.3. Tipo de practica
1.4. Centro de practica
1.5. rea
1.6. Nombre del practicante
1.7. Duracin
1.8. Nombre del asesor
1.9. Jefe de rea acadmica
1.10. Director
2. FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:
2.1. Fundamentacin del modulo
2.1.1.Competencia general
2.1.2.Capacidades profesionales
2.1.3.Unidad de competencia del mdulo tcnico
profesional
2.2. Objetivos de la practica
2.1.1. Objetivos generales
2.1.2. Objetivos especficos
2.3. Justificacin
2.4. Planificacin
2.5. Metodologa
CAPITULO II
DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRCTICA
1. BREBE DESCIPCION DE LA EMPRESA
Razn social
Nombre
Direccin
Telfono
Nombres de los responsables de la empresa
2. ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD
1.1. Ubicacin geogrfica
1.2. Plano de ubicacin
3.NATURALEZA DEL CENTRO DE PRCTICA
1.3. Resea histrica del centro de prctica
1.4. Fines del centro de prctica
1.5. Funciones del centro de prctica y de la oficina
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
1.6. Estructura organizacional del centro de prctica
CAPITULO III
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS
EN EL CENTRO DE PRCTICA
1. ANTECEDENTES DE LA PRCTICA
1.1 Descripcin de la funciones
1.1.1 De la secretaria
1.1.2. De la practicante
2. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA
2.1. Actividades frecuentes realizadas en el centro de
prctica
2.2. Actividades eventuales realizadas en el centro de
prctica
2.3. Bienes utilizados en el centro de prctica
2.3.1. Equipos de oficina
2.3.2. Mobiliarios utilizados
2.3.3. Materiales de escritorio, limpieza.
2.3.4 Documentos
2.3.5 Accesorios
2.4. Cumplimiento de horario.
3. DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
3.1. LOGROS
3.2. DIFICULTADES
CONCLUSIONES
SUGERENCIAS
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
BIBLIOGRAFIA
ANEXO
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1. DATOS INFORMATIVOS:
1.1 INSTITUCION DE ESTUDIOS
: Instituto de Educacin
Superior Tecnolgico de
Huancavelica
1.2 CARRERA PROFESIONAL
: Secretariado Ejecutivo
1.3 TIPO DE PRACTICA
: II Modulo
1.4 CENTRO DE PRCTICA
: Municipalidad
Provincial de Huancavelica
1.5 AREA
Transito, Transportes y
: Sub Gerencia de
Seguridad vial
1.6 NOMBRE DEL PRACTICANTE:Miriam Soledad Escobar

Canales
1.7 DURACIN
: 290 Horas
Cronolgicas
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
-FECHA DE INICIO
DE
:18 de enero
-FECHA DE TRMINO
: 15 de Marzo
1.8 NOMBRE DEL ASESOR
: Lic. Vilma lloclla
Pariona
1.9 JEFE DE AREA ACADEMICA
1.10
DIRECTOR
: Ing. FedericoEspinoza villa
2. FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA:
2.1 Fundamentacin del modulo
2.1.1.Competencia General:
Planificar, organizar, ejecutar
recepcin
manejo
de
evaluar
informacin
la
en
el
desarrollo de las actividades secretariales, as

como asistir a la direccin o gerencia de acuerdo
a las normas de seguridad integral demostrando
asertividad, pro actividad, tica profesional y
actitud de cambio en las organizaciones.
2.1.2.Capacidades profesionales:
Capacidades tcnico transformadoras:
Redactar todos los documentos de las
entidades en forma eficaz y
eficientemente.
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
Clasificar, ordenar, coordinar y archivar

documentos de diversa ndole, obteniendo
una mejor organizacin documentaria.
Transcribir e interpretar dictados de
acuerdo a tcnicas establecidas con
precisin y exactitud.
Digitar con precisin y exactitud todo tipo
de documentos.
Manejar diversos programas de
computacin que ayudan a ejecutar el
trabajo de la oficina con eficiencia y
eficacia.
Utilizar diversos equipos de oficina para
optimizar el buen funcionamiento de la
misma.
Aplicar el manejo de la contabilidad bsica
y computarizada correctamente.
Demostrar capacidad para el desarrollo de
eventos y certmenes con diplomacia.
Aplicar marketing secretarial dentro y fuera
de la organizacin.
Elaborar y traducir documentos en idioma
extranjero con exactitud.
Manejar adecuadamente los fondos
econmicos.
Capacidades de organizacin:
Poseer una visin general para organizar
eventos sociales y culturales dentro y fuera
de la institucin.
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
Disear, adecuar y operativizar el sistema

de archivo manual y computarizado para
lograr fluidez en el trabajo.
Organizar y administrar la oficina de
acuerdo a tcnicas y criterios bsicos
establecidos.
Evaluar el plan de trabajo de la oficina
contrastando los resultados obtenidos con
las metas y objetivos de la institucin,
proponiendo alternativas de solucin.
Organizar la agenda en coordinacin con el
jefe, concertando y confirmando citas.
Organizar la correspondencia remitida y
recibida de acuerdo a normas establecidas.
Capacidades de cooperacin y
comunicacin:
Establecer comunicacin efectiva en el
desarrollo de su trabajo, empleando un
lenguaje claro y conciso.
Mantener buenas relaciones
interpersonales dentro y fuera de la
organizacin.
Optimizar las relaciones pblicas para
mejorar la imagen organizacional.
Demostrar fluidez comunicativa entre las
organizaciones.
Recepcionar y transferir informacin,
estableciendo una eficiente comunicacin.
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
Responsabilidad y autonoma:
La profesin de secretariado ejecutivo
trabaja bajo la supervisin de su jefe
inmediato superior de la organizacin.
Es responsable de recepcin y manejo de la
informacin, el desarrollo de actividades
secretariales y la asistencia institucional
gerencial.
Tiene autonoma en el trabajo de la oficina,
aplicar tcnicas de archivo, la operacin de
equipos electrnicos e informticos.
Puede asistir en la verificacin de las
condiciones adecuadas de los ambientes y
operatividad de los equipos utilizados en el
mbito laboral.
Debe asistir en la determinacin de
estrategias administrativas, el
establecimiento del sistema de control y
seguridad de la informacin. La
implementacin de los cambios en los
mtodos de trabajo, los criterios para la
organizacin de reuniones y eventos.
2.1.3.Unidad de competencia:
Realizar la recepcin y manejo de informacin de
las comunicaciones as como la atencin al
pblico,
teniendo
en
cuenta
las
normas
procedimientos establecidos por la organizacin.

2.2 Objetivos de la prctica:
2.2.1.
Objetivos Generales:
10
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
Aplicar y desarrollar los conocimientos adquiridos

en
el
II
segundomdulo
profesionalGESTIN
DE
de
funcin
ACTIVIDADES
SECRETARIALESen la Municipalidad Provincial

de Huancavelica, como en la trayectoria de mi
propia experiencia, mostrando responsabilidad,
eficiencia y eficacia en la oficina designada.

Coadyuvar en la planeacin, organizacin,
coordinacin y vigilancia de los recursos con que
cuenta en el centro de prctica, a fin de
proporcionar
administrativos
oportunamente
que
se
los
requieran
servicios
para
el
desarrollo de las funciones sustantivas de la

dependencia.
2.2.2.
Objetivos Especficos:
Realizar la recepcin y manejo de informacin
Identificarse como miembro de su centro laboral
y por ende con su profesin y las actividades que
desempean.
Ejecutar y dar seguimiento a los documentos
administrativos de la oficina con eficiencia.

Mantener un alto nivel de motivacin hacia el
trabajo, as como buenas relaciones laborales y
humanas con el personal de su entorno.

Administrar de manera eficiente, los recursos
humanos, financieros y materiales que hayan
sido puestos a su disposicin.
11
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
DE
Determinar el grado de responsabilidad de las
funciones de la secretaria.
Acumular experiencias que consolide el perfil
profesional
2.2.
PROVINCIAL
de
la
carrera
de
secretariado
ejecutivo en su primer mdulo.

Justificacin:
La prctica pre profesional tiene como finalidad de
consolidar la situacin real de trabajo durante el proceso
formativo en el 2 moduloGESTION
DE
ACTIVIDADES SECRETARIALEScorrespondiente al
III
2.3.
IV
semestre
de
formacin.
Cuyo
requisito
indispensable para la certificacin modular.

Planificacin:
Presentacin de cartas _orientacin
N
ORIENTACION
Orientacin de practicas
1
0
Ubicacin de control de practicas
2
0
Gestiona
3
0
presentacin
Presentacin de cartas
4
0
Ejecucin de practicas
5
0
Culminacin de practicas
6
0
Elaboracin de informe
de
cartas
de
M A
M J
12
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
2.4.
PROVINCIAL
DE
Metodologa:
Mtodo Descriptivo:
Destinado a la observacin directa de la situacin
(actividades que se desarrolla en el centro laboral) en
tanto se trata de describir el comportamiento y
caractersticas de las diversas actividades dentro de la
oficina.
Mtodo Analtico cientfico:
Es un mtodo que obtiene conclusiones generales
a partir de premisas particulares, se trata de
mtodocientfico ms usual, que se caracteriza por
cuatro etapas bsicas: la observacin de los hechos; la
diversin inductiva de una generalizacin a partir de los
hechos; y la contratacin.
2.5.1. Tcnicas:
Es un procedimiento o conjunto de reglas, normas
o protocolos, que tienen como objetivo obtener un
resultado determinado, ya sea en el campo de la
ciencia, de la tecnologa, del arte, del deporte, de
la educacin o en cualquier otra actividad.

De Observacin:
La observacin, como tcnica de investigacin,
consiste en "ver" y "or" los hechos y fenmenos
que suceden dentro del rgano de Control
Institucional
del
Gobierno
Regional
de
Huancavelica para poder aprender de los errores y

superarlos
13
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
De Informacin Bibliogrfica:
Durante las prcticas se
consult
DE
varias
bibliografas teniendo en cuenta la utilizacin de

instrumentos como
fichas bibliogrficas y de
resumen anotando en ellas cada una de las

actividades realizadas y por realizar en el centro de
prcticas.
CAPTULO II
DESCRIPCION DEL CENTRO DE PRCTICA
1. BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Razn Social
: Municipalidad Provincial
Nombre
: Municipalidad provincial de
Huancavelica.
Direccin : Av. Manchego muoz
Telfono
: 067-452870
Nombre de los responsables de la Empresa:
Dr. Leoncio Huayllani Taype (alcalde)
2. ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD
1.11 Ubicacin geogrfica:
La ciudad de Huancavelica est ubicada en la parte central
del departamento homnimo, al que pertenece. La capital distrital

se localiza a 12 47 06 de latitud sur, 74 58 17 de longitud oeste y
a 3.676 msnm.
Noroeste: distrito
de Ascensin
Norte: distrito Noreste: di

de
strito de
Ascensin, dist Acoria y di
rito de
strito de
14
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
Palca y distrito
de Acoria
Oeste: distrito de
Chupamarca, dist
rito de
Aurahu y provin
cia de
Castrovirreyna
DE
Yauli
Este: distri
to de
Yauli,provi
ncia de
Angaraes
Sur: distrito de
Suroeste distrito Castrovirreyna,
Sureste: di
de
distrito de
strito de
Castrovirreyna yp
Santa
Ccochacc
rovincia de
Ana yprovincia
asa
Castrovirreyna
de
Castrovirreyna
Est en un valle rodeado de montaas rocosas y es cruzado por el ro
Ichu.31 Forma parte de la Cadena occidental andina, conocida como
"Cordillera de Chonta", formada por una serie de cerros dentro de los
que destacan Citaq (5328m), Huamanrazo (5298m) y Altar (5268m).
3.-NATURALEZA DEL CENTRO DE PRCTICA

3.1 Resea Histrica del Centro de Prcticas:
La regin donde hoy se levanta Huancavelica fue
dominada en un comienzo por los huancas. Durante la
poca incaica fue objeto de disputas con los chancas.
Segn Garcilaso de la Vega, fue dividida en tres partes a
las que denominaron Jauja, Marcavilca y Llacsapallanca;
esta ltima se llamara Huancavelica durante la llegada
de los espaoles.
En el virreinato se descubren las minas de azogue
de Santa Brbara y su destino cambia radicalmente,
convirtindose en uno de los ms famosos centros
mineros de su tiempo. Tal fue su apogeo que el virrey
Teodoro la Croix calific a sus minas como la "maravilla
ms grande del mundo". Sin embargo, su esplendor se
15
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
fue apagando hacia el siglo XVIII cuando se produjeron

derrumbes en dicho yacimiento y los trabajos se fueron
paralizando
debido
las
difciles
condiciones
de
produccin.
La prdida del esplendor econmico y social no
fue
obstculo
para
que
sus
hijos
abrazaran
fervorosamente la causa de la libertad. Con gesto viril y

decidido se levantaron en armas contra las autoridades
espaolas, apoyando la revolucin de Pumacahua.
3.2 ORIGEN DE LA PALABRA HUANCAVELICA

Diversas versiones se dan acerca de la verdadera
etimologa de la palabra Huancavelica, como ocurre con
la mayora de nuestras ms antiguas regiones y
ciudades. Al respecto se mencionan las siguientes:
Fray Martn de Mora dice que un jefe Huanca

sostuvo una gran batalla al lado de un cerro llamado
Vilca.
Mario Felipe Paz Soldn afirma que la palabra viene

de Huanca y Vilca, que significa adoratorio del sol
construido con piedras grandes.
Garcilazo anota que a la provincia Huanca le

aadieron Uillca (grandeza).
Se recoge tambi;n la versin de Huanca (piedra) y

Huillca (Sagrado).
Otra
que
proviene
de
famoso
curaca
chanca
WankoHuillca
Pero la ms generalizada es la que relaciona el

nombre de una mujer huanca llamada Isabel a la que
16
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
todos conocan por Belica. Al referirse a ella siempre

le decan la Huanca Belica
3.2 FINES DEL CENTRO DE PRCTICA:
Lograr eficiente formacin de los futuros

profesionales en armona con la aplicacin
del sistema modular dentro de la poltica
educativa
los
planes
de
desarrollo
regional.
Promover la participacin de la comunidad,
empresas, pblicas, privadas y otros en la
preparacin de los futuros profesionales
tcnicos.
Orientar e impulsar al futuro profesional en
el
conocimiento
realizacin
investigacintecnolgica
de
la
la
experimentacin.
Fomentar una permanente inquietud de
actualizacin
profesional,
dentro
de
la
aplicacin del sistema modular.

3.3 FUNCIONES DEL CENTRO DE PRCTICAS Y DE
LA OFICINA:
Recepcin y manejo de informacin internos y
externos
Empadronamiento de vehculos
Foliar diversos documentos.
17
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
Registro de los documentos recibidos y emitidos
en los libros correspondientes.

Clasificar los documentossegn su naturaleza
para el archivo correspondiente ya sea en forma
cronolgica o numrica.
Clasificar los documentos recepcionados para su
atencin inmediata
Guardar con mucha seguridad los sellos de la
oficina.
Limpieza y cuidado de la oficina
Atender adecuadamente a las personas que
acuden a la oficina
otras funciones asignadas por los miembros de la
oficina
18
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
19
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
CAPITULO III
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

EN EL CENTRO DE PRCTICA
1. ANTECEDENTES DE LA PRACTICA:
1.1 Descripcin de las funciones.
1.1.1. De la Secretaria:
Las funciones de la secretaria son como a
continuacin detallo:
recepcionar,
analizar,
sistematizar
archivar la documentacin clasificada.

ordenar documentacin para enviar a la
oficina de coactiva desde el mes de enero
hasta el mes de abril del 2013.
Elaboracin de constancias para adjuntar a
las resoluciones de sanciones.
Elaboracin
de
caratulas
de
las
resoluciones.
Elaboracin de constancias de no adeudar
del conductor y vehculos.
Ingresar papeletas al sistema para el pago
respectivo de los usuarios.
Redactar documentos con criterio propio
de acuerdo a indicaciones generales.
Efecta un control y seguimiento de los
documentos.
20
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
Realizar
PROVINCIAL
previsin
de
DE
materiales
de
escritorio para el normal funcionamiento

de la oficina.
Otras funciones que le asigne el director de
la oficina.
1.1.2 De la Practicante:
Atencin al publico
Recepcin de documentos
Registro del documento
Registro de documentos emitidos
Registro de documentos recibidos
Proceso
de
los
documentos
recepcionados
Documentos redactados
Manejo de documentos
Archivo de documentos
Atencin de llamadas telefnicas
Limpieza y cuidado de la oficina
Agenda.
2. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA.
1.12
Actividades frecuentes realizadas en el centro de
prctica:
ATENCION AL PBLICO:
Es importante brindar un buen servicio al cliente
o usuario. que
posee
en
prctica
los
siguientes aspectos que fueron necesarios para

un
unabuena intencin al pblico: cortesa,
atencin
rpida,
personalizado,
confiabilidad,
brindarle
una
atencin
informacin
acertada y siempre responder a sus necesidades
21
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
con entusiasmo y cordialidad. Siempre se debe

iniciar con un saludo de cortesa.
RECEPCION DE DOCUMENTOS:
Consiste en recibir los diferentes documentos que
provienen de las oficinas de la institucin y de las
instituciones pblicas o privadas. Para ello se
tiene
en
cuenta
los
siguientes:
Recibir
el
documento original y respectivo cargo. Sellamos

con el sello de recepcin ambos documentos. El
sello tiene las siguientes indicaciones las cuales
deben llenarse correctamente: N de expediente,
fecha, hora, folio y
firma.
Luego es devuelto el cargo del documento al

interesado.
REGISTRO DEL DOCUMENTO:

Consiste en anotar los datos ms resaltantes de
los documentos recepcionados en el de registro
previamente legalizado por el
asesor
jurdico de la institucin, con la finalidad de

controlar y ubicar fcilmente y agilizar el trmite.
Existen dos tipos de registro de documentos:
a. REGISTRO DE DOCUMENTOS EMITIDOS:
Son documentos que se generan dentro de la
oficina
son
emitidos
hacia
las
diferentesreas de la institucin o fuera de
22
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
ellas.
para
tal
PROVINCIAL
DE
efecto
los
se
consignan
siguientes datos en el cuaderno de registro.

El N de documento
Fecha de emisin
Asunto
Destinatario
Fecha de entrega
N
Fecha de
Asunto
destinatari
folio
Viaje de
o
Sr.
02
comisin
choque
de
Alarcn
emisin
00
17/02/1
Fecha de
entrega
scar
18/02/1
3
servicio
b. REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS:

Se consigan los datos ms resaltantes de
aquellos documentos que se provienen de las
diferentes instituciones y de las diferentes
reas. Estos datos son:
NUMERO DE EXPEDIENTE: Se coloca
un nmero consecutivo asignado a cada
documento segn el orden de ingreso.
Los nmeros deben tener tres dgitos
estos son enumerados con la finalidad
de llevar un buen control en todos los
documentos que ingresan.

FECHA DE RECEPCION: se coloca el
da, mes y ao de la recepcin del
documento.
PROCEDENCIA: Se consigna los datos
de la persona
quien
firma
el
23
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
documento as mismo se considera el
cargo.
TIPO DE DOCUMENTO: Se anota el
tipo de documento, quiere decir que
debo trascribir el cdigo del documento
ejemplo:
OFICIO
039-2011-OEPE-
SOS/GOB-REG-HVCA
ASUNTO: Se trascribe l documento
recepcionado. Si en caso no tuviera se
lee el documento y se extrae los datos
ms importantes del fundamente o
exposicin del documento.
FOLIOS:al momento de
recibir
un
documento siempre es necesario contar

la cantidad de hojas adjuntas que trae
consigo
el
documento
registrar.
DERIVADO
A:una
documentos
tengan
vez
el
se
debe
que
los
respectivo
provedo se procede a descargar y

entregar a su destino o puede ser
archivado; entonces son esos datos los
que se consignan; tales como la oficina,
el que te recepciono el documento, la
firma y fecha de entrega.
N
FECHA
PROCEDENCI
TIPO DE
ASUNT
DOCUMENT
FOLIO
DERIVADO
FIRM
FECH
24
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
00
1
03/02/13
PROVINCIAL
Leoncio
OFICIO
huayllani
143-2013-
Taype
SGTTSV-MPH
presidente
regional
Solicita
A las redes
03/02/
reporte
con OFICIO
13
especifi
N 032
co
de
02
DE
de
poblaci
hvca
PROCESO
DE
LOS
DOCUMENTOS
RECEPCIONADOS.
Una vez registrado los documentos, se entrega al
jefe inmediato estampan pando el sello de
provedo .
Luego es devuelta con la indicacin del jefe, para
ser derivado a otra oficina, exencin en la misma
oficina, o para el archivo.
Inmediatamente se procede a descargar y derivar
segn corresponde cada uno de los documentos,
previamente haciendo firmar y anotando algunos
datos de inters en el cuaderno de cargo.
DOCUMENTOS REDACTADOS.
Consiste en redactar los documentos con criterio propio,
de acuerdo a las indicaciones generales. Para esta
actividad se utilizo
una computadora con respectiva
impresora, utilizando el programa Word 2007. Dentro de

ello citaremos los documentos mas importantes que se
utilizaron durante el tiempo de prctica
MEMORANDOS
25
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
Son documentos breves que se emplean dentro

de la institucin, para hacer conocer o informar
diversos asuntos como:
Comisin de servicios
Comunicar disposiciones, etc.
OTROS DOCUMENTOS
Estos
documentos
han
sido
utilizados
frecuentemente de acuerdo a las indicaciones del

jefe.
Constancia
Comprobante de salida
Requerimiento de materiales
MANEJO DE DOCUMENTOS.
Una vez redactados los documentos por rdenes del
supervisor se imprime dos copias.
Luego se estampa con el sello redondo y pos firma del
jefe.
Se pasa al jefe para su respectiva firma.
Luego se le da el trmite correspondiente al documento.
Posteriormente se hace el seguimiento del documento.
Luego se archiva el cargo del documento
Se usa el papel A4 para todos los documentos
administrativos excepto al memorando que se usa papel
A3.
26
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
ARCHIVO: es un proceso sistemtico que consiste en la
organizacin, descripcin, codificacin y control de
documentos, consignado todos los datos necesarios.
El archivo de documentos se realiza diariamente de
acuerdo al orden de llegada y salida. Para ello antes de
archivar se debe clasificar y ordenar utilizando un
sistema de archivo. Por lo que dentro de esta rea se
utilizo el sistema cronolgico para los documentos
recibidos y el sistema numrico para los documentos
emitidos. As mismo es preciso mencionar que dentro de
la institucin de prcticas se utilizaron 10 archivadores
con palanca.
ATENCION DE LLAMADAS TELEFONICAS.

La oficina de prcticas cuenta con un telfono que sirve,
para
decepcionar
la
llamada
proveniente
de
las
diferentes areas y fuera de la localidad. As mismo se

realizaban las llamadas telefnicas previa autorizacin
del jefe inmediato superior con la finalidad de realizar
coordinaciones
relacionndonos
netamente
con
actividad laboral.
27
la
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
LIMPIEZA Y CUIDADO DE LA OFICINA.

La secretaria vela por la apariencia de la oficina,
tratando en lo posible su cuidado y mantenimiento del
mismo, por lo que era necesario primero con la limpieza
de los equipos de oficina y los muebles antes de iniciar
con el trabajo. Esta actividad se realiza todos los das.
AGENDA:
El uso de la agenda tambin fue un aspecto muy

importante en la actividad laboral, se anoto los datos de
inters para la oficina para ello de efectuaba las
revisiones permanentes con el fin de poder recordarle a
mi jefe las actividades que debe realizar durante el da,
igualmente debe darle relacin a los encargos que le
hicieran
1.13
Actividades eventuales realizadas en el centro de
prctica:
Apoye para la amnista vehicular.
Apoye a la oficina de personal.
1.14
Bienes utilizados en el centro de prctica:

2.3.1. EQUIPO DE OFICINA:
Computadora
Fotocopiadora
Impresora
Scaner
2.3.2. MOBILIARIOS UTILIZADOS:
28
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
Sillas
Mesas
Muebles para la computadora
Estantes para archivar
Estantes para los bienes materiales, etc
2.3.3. MATERIALES DE ESCRITORIO:

Papel bond
Lpices
Lapiceros
Archivadores
Engrapadores
Perforador
Tijera
Fechador
Tajador
Cuaderno de actas
Porta sellos
Porta clips
Porta papelera
Corta papel, etc.
Sellos de recepcin
Sello de posfirma
2.3.4. MATERIALES DE LIMPIEZA:

Limpia vidrio
Ambientador
Otros
2.3.5. DOCUMENTOS:
Memorando
Constancias vehiculares
Constancias de no adeudar
2.4 Cumplimiento de Horario:
Mi permanencia en la Municipalidad Provincial de

Huancavelica fue a partir del 18 de enero al 15 de marzo del
29
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
2013 cumpliendo una jornada
laboral
de
puntualmente
DE
290
y
horas
cronolgicas,
asistiendo
cumpliendo
estrictamente
con el siguiente horario establecido por la
Institucin de prcticas.
De lunes a viernes:
Maanas
: 8:00 am a 1:00 pm
Tardes
: 2:30 pm a 5:30pm
DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

2.10 LOGROS:
He aprendido a ganar experiencia aplicando todo

el
caudal
de
conocimiento
las
tareas
encomendadas de la sub Gerencia de Trnsito y
Transportes y Seguridad Vial.

Aprend a redactar documentos como oficios,
memorando, constancia, etc.

Logre realizar mis objetivos como realizar mis
practicas pre profesionales para as optar mi
ttulo profesional.
2.11 DIFICULTADES:
Me dificulte al principio a redactar documentos no
tena experiencia.
Tambin me dificulte en realizar un libro de actas.
Las dificultades fueron pocos porque luego me fui
adaptando al trabajo de la oficina.
30
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
CONCLUSIONES
He aprendido a ganar experiencia aplicando todo el
caudal de conocimiento a las tareas encomendadas por
el gerente de trnsito.
Tambin gane experiencia en redactar documentos,
recepcionar y archivar cada uno de los documentos.
Las practicas pre profesionales es una oportunidad,
porque nos permite adquirir experiencia, ampliando
nuestros conocimientos y desarrollndose como un buen
profesional.
Mantener una excelente comunicacin es vital para el
desarrollo de nuestro trabajo.
31
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
SUGERENCIAS
En la medida que la secretaria empieza a evolucionar en

su
desempeo;
ella
puede
empezar
sugerir
encargarse de algunas actividades que saliendo un poco

de su rutina, promueve el desarrollo y la buena imagen.
Una buena secretaria debe ser acreedora de la mxima
confianza, su formacin, solidez, discrecin, carcter,
personalidad, es clave para que exista una relacin de
confianza absoluta y sea coparticipe de las fortalezas y
debilidades de la empresa.
Tener siempre en cuenta las debidas actualizaciones de
convenios con las instituciones para evitar futuros
problemas con el personal practicante.
32
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
Garantizar el buen acogimiento y trato de parte de los

servidores y/o trabajadores de la institucin para con los
practicantes quienes sin condiciones brindas su labor con
entusiasmo.
BIBLIOGRAFIA
33
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
La secretaria moderna
DE
Elizabeth
Mc Millan
Hgase secretaria Ud. Misma
Jorge
Diaz Mosto
Nueva gua para la investigacin cientfica
Dieterich.Heinz
Reglamento de organizaciones
funciones
de
la
institucin de prctica.
Manual de organizacin y funciones de la institucin de
prcticas.
Folletos.
http://www.municipalidadehuancavelica.
ANEXO
34
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
FOTOS EN LA SUB GERENCIA DE TRANSITO Y TRANSPORTES Y

SEGURIDAD VIAL
35
MUNICIPALIDAD
HUANCAVELICA
PROVINCIAL
DE
36

Informe Tecnologico Hvca II Modulo

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MUNICIPALIDAD

El principal propsito es dar a conocer metdicamente las

El presente informe consta de tres captulos, en el CAPITULO

Por ultimo aprovecho para agradecer a todas las personas

1.6. Estructura organizacional del centro de prctica

1.1 INSTITUCION DE ESTUDIOS

1.2 CARRERA PROFESIONAL

1.3 TIPO DE PRACTICA

1.4 CENTRO DE PRCTICA

1.6 NOMBRE DEL PRACTICANTE:Miriam Soledad Escobar

1.8 NOMBRE DEL ASESOR

: Lic. Vilma lloclla

: Ing. FedericoEspinoza villa

desarrollo de las actividades secretariales, as

Clasificar, ordenar, coordinar y archivar

Disear, adecuar y operativizar el sistema

procedimientos establecidos por la organizacin.

Aplicar y desarrollar los conocimientos adquiridos

SECRETARIALESen la Municipalidad Provincial

eficiencia y eficacia en la oficina designada.

desarrollo de las funciones sustantivas de la

administrativos de la oficina con eficiencia.

humanas con el personal de su entorno.

Determinar el grado de responsabilidad de las

ejecutivo en su primer mdulo.

indispensable para la certificacin modular.

Ubicacin de control de practicas

la educacin o en cualquier otra actividad.

Huancavelica para poder aprender de los errores y

bibliografas teniendo en cuenta la utilizacin de

resumen anotando en ellas cada una de las

del departamento homnimo, al que pertenece. La capital distrital

Norte: distrito Noreste: di

3.-NATURALEZA DEL CENTRO DE PRCTICA

fue apagando hacia el siglo XVIII cuando se produjeron

fervorosamente la causa de la libertad. Con gesto viril y

3.2 ORIGEN DE LA PALABRA HUANCAVELICA

Fray Martn de Mora dice que un jefe Huanca

Mario Felipe Paz Soldn afirma que la palabra viene

Garcilazo anota que a la provincia Huanca le

Se recoge tambi;n la versin de Huanca (piedra) y

Pero la ms generalizada es la que relaciona el

todos conocan por Belica. Al referirse a ella siempre

Lograr eficiente formacin de los futuros

aplicacin del sistema modular.

Recepcin y manejo de informacin internos y

Registro de los documentos recibidos y emitidos

en los libros correspondientes.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

archivar la documentacin clasificada.

escritorio para el normal funcionamiento

siguientes aspectos que fueron necesarios para

unabuena intencin al pblico: cortesa,

acertada y siempre responder a sus necesidades

con entusiasmo y cordialidad. Siempre se debe

documento original y respectivo cargo. Sellamos

Luego es devuelto el cargo del documento al

REGISTRO DEL DOCUMENTO:

jurdico de la institucin, con la finalidad de

diferentesreas de la institucin o fuera de

siguientes datos en el cuaderno de registro.

b. REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS:

documentos que ingresan.

documento as mismo se considera el