Planeacin empresarial dentro del

proceso administrativo
Autor: Augusto Arias Morales, Exequiel Cruz Soto y Ana Amalia Ruiz Escobar
Estrategia y direccin estratgica
09-08-2013

Introduccin
La planeacin empresarial permite que la organizacin tome parte importante en la formacin
de su futuro, permitiendo emprender actividades y participar de ellas para controlar su destino.
Esta planeacin a logrado que las organizaciones tengan mejores estrategias, usando un
enfoque sistemtico permitiendo fijar un curso concreto de accin, estableciendo principios
que permitir orientarlos; considerando la planeacin como una funcin administrativa que
permite la fijacin de objetivos, metas, polticas, procedimientos y programas para ejercer la
accin planeada. Esta planeacin se puede considerar de tipo general orientada al logro de
objetivos institucionales dentro de la empresa, permitiendo decidir sobre los recursos que
sern utilizados y las polticas que permitirn un excelente desarrollo dentro de una empresa,
con una excelente administracin empresarial, esto gracias a una verdadera planeacin.

Objetivos de la planeacin empresarial

La planeacin empresarial tiene diferentes objetivos, mejorar la capacidad de la organizacin
para adaptarse a los cambios en el ambiente. Cambiar el comportamiento de los empleados a
travs de su incorporacin participativa en el desarrollo y crecimiento de la organizacin. El
objetivo de la estrategia empresarial, a veces tambin llamada gestin estratgica de
empresas, es la bsqueda deliberada de un plan de accin que desarrolle la ventaja
competitiva de una empresa y la acente de forma que sta logre crecer y expandir su
mercado reduciendo la competencia. La estrategia articula todas las potencialidades de la
empresa, de forma que la accin coordinada y complementaria de todos sus componentes
contribuya al logro de objetivos definidos y alcanzables. Idealmente, el anlisis estratgico
debera buscar las relaciones sistemticas existentes entre las elecciones que realizan la alta
direccin y los resultados econmicos que obtiene la empresa.

Polticas de la planeacin empresarial

Las polticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los
administradores para tomar decisiones, sobre un proyecto dentro de una empresa. Su
propsito es asegurar que las decisiones no rebasen los lmites propuestos, en otras palabras
que tenga un lmite de autenticidad sobre cada meta que se propongan, superando
expectativas particulares as como tambin expectativas de cada una de las personas que
integran la asociacin o la empresa.

Una de las polticas es ser una persona discreta que habla en el momento adecuado con
pensamientos y palabras concisas. Por su parte, las estrategias se refieren a la direccin en
que se encauzarn recursos humanos y materiales a fin de acrecentar la posibilidad de
cumplir los objetivos elegidos. Y sobre todo cuidar los intereses de otros o particulares.
El principio de estrategias y polticas es que cuanto ms claras sean la comprensin de estas
dos y su instrumentacin en la prctica, tanto ms consistente y efectiva ser la estructura de
los planes de una empresa.

Reglas de planeacin empresarial

Son planes, ya que establecen cursos de accin, que se forman de una manera simple, pero
con la intencin de que el proceso de planeacin tenga como resultado el orden de ideas
interesantes dentro de una empresa y formando as personas profesionales.
Una regla ordena que se realice o no una accin especfica y definida con respecto a una
situacin. A menudo las reglas se confunden con las polticas, ya que tambin incluyen guas
de accin y de pensamiento, pero no dejan margen a las decisiones.
Una regla puede ser o no parte de un procedimiento. A modo de ejemplo, se pueden
mencionar las siguientes reglas:
Prohibido fumar en las reas de produccin. (Esta regla no forma parte de ningn
procedimiento).
Las reglas dentro de una planeacin empresarial se basan en que cada empresario tenga el
suficiente conocimiento para garantizar el desarrollo productivo en una empresa.
Por otra parte, tanto las reglas como los procedimientos, restringen el rea de decisiones en
su aplicacin, ya que indican lo que puede o no puede hacerse, y como debe hacerse,
limitando las acciones a tareas especficas.

Procedimientos de la planeacin empresarial

Los procedimientos son planes que establecen un mtodo requerido para manejar las
actividades futuras de una empresa. Son guas para la accin ms que para el pensamiento, y

detallan la forma exacta en que se deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones
cronolgicas de acciones requeridas.
El procedimiento indica el orden en que una meta dentro de un proyecto empresarial debe
realizarse, no indica la manera en que debe realizarse, de esto se encargan los mtodos que
van dentro del procedimiento de planeacin empresarial.
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, un proyecto empresarial
porque:

Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades.

Promueven la eficiencia y especializacin.

Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.

Determinan cmo deben ejecutarse las actividades, y tambin cundo y quin debe
realizarlas. Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Programas de la planeacin empresarial

Los programas parten de los objetivos de capacitacin previamente diseados, establecidos a
partir de cada informacin obtenida. Los cursos se agrupan para conformar estos programas
de capacitacin, cuyos contenidos o temas que abordan dentro de una empresa, surgen de
las necesidades detectadas, y pueden ser diseados para su aplicacin, de acuerdo con los
puestos, reas de trabajo o los niveles organizacionales.

Los programas de capacitacin incluyen:

a) La presentacin del programa, donde se aplica la cobertura, etapas y caractersticas de un
proyecto.
b) La planeacin estratgica de la capacitacin en la organizacin.
c) Anlisis de la situacin de la capacitacin en la empresa (anlisis FODA).
d) Los objetivos de capacitacin.

e) La programacin de los cursos de capacitacin, incluyendo la calendarizacin de eventos

de acuerdo a las necesidades detectadas, el alcance de los eventos y participantes, los
instructores, el responsable de la coordinacin operativa, costos y presupuestos.

Presupuestos dentro de la planeacin empresarial

El presupuesto surge como herramienta moderna de planteamiento y control al reflejar el
comportamiento de indicadores econmicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes
aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las organizaciones
forman parte de un medio econmico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben
planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto
mayor sea la incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir.

Clasificacin de los presupuestos:

Flexibles o Variables:
Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que
surgen en cualquier momento. Muestran los ingresos, costo y gastos ajustados al tamao de
operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicacin en el campo de
presupuestacin de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos y ventas.

A Corto Plazo:
Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un ao.

A Largo Plazo:
En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. Los
lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones econmicas,
como generacin de empleo, creacin de infraestructura, lucha contra la inflacin, difusin de
los servicios de seguridad social, fomento de ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales,
capitalizacin del sistema financiero o como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los
mercados internacionales.

Estrategias de la planeacin empresarial

Las estrategias se definen como el ajuste que una empresa hace entre sus habilidades y
recursos internos con las oportunidades y riesgos creados por sus factores externos. La etapa
de ajuste del esquema de formulacin de la estrategia consiste en cinco tcnicas que se
utilizan en cualquier secuencia: la matriz FODA, la matriz PEEA, la matriz BCG, la matriz IE y
la matriz de la estrategia principal. Estas herramientas se basan en informacin que procede a
la etapa de aportacin de informacin para correlacionar las oportunidades y las amenazas
externas con las fortalezas y las debilidades internas. El ajuste de los factores crticos de xito,
tanto externos como internos, es la clave para crear alternativas de estrategias posibles de
modo eficaz.

Proceso dentro de la planeacin empresarial

Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin como
un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus
aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el
propsito de alcanzar las metas que desea la empresa. La planeacin implica que los
administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y que basen sus actos en
algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la
empresa y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos. Adems, los planes son la
gua para que la empresa obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar
los objetivos y cuando estos no sean satisfactorios, se pueden tomar medidas correctivas.
El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la empresa. Definidas estas, se
establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemtica. Es por esta razn que
quienes se encargan del proceso de planeacin son quienes tienen la responsabilidad de
dirigir las organizaciones, deben procurar adelantarse a los cambios futuros del entorno y
disear planes y estructuras flexibles que permitan la adaptacin, la innovacin y enfrentar
cualquier situacin no prevista a la planeacin.

Toma de decisiones como tarea central de la organizacin empresarial

La toma de decisiones tiene que formar parte del trabajo directivo. El trabajo directivo puede
ser definido como aquel que consiste en impulsar, adoptar, o tomar decisiones empresariales.
Cuando alguien dirige una empresa, est encargado de tomar decisiones; es decir, de
solucionar los problemas que aparecen, de determinar el curso de accin a seguir, de resolver,

tomar, adoptar o elegir un camino entre otros posibles, de acometer, impulsar e iniciar
acciones de diversa ndole; se espera de ella o de l que elija eficaz y eficientemente un curso
de accin entre las posibilidades que tiene su empresa.
La primera etapa es la identificacin del problema o el diagnostico. Existe un problema cuando
existe una discrepancia entre lo que se desea y lo que se tiene. La toma de decisiones debe
ser clara y precisa, la persona que toma de decisin dentro de una empresa debe asumir
riesgos, que esta tendr riegos positivos as como negativos.

La planeacin tctica y la planeacin estratgica empresarial

La planeacin tctica consiste en formular planes a mediano plazo que ponga en relieve las
operaciones actuales de las diversas reas funcionales de la empresa.
El periodo de planeacin tpico para los planes a mediano plazo es de dos a cinco aos. Sin
embargo, la duracin del periodo podr variar; por ejemplo, en sectores estables como el ramo
de los servicios pblicos, podr ser ms corto (tres o cuatro aos). La planeacin a mediano
plazo se conforma de dos partes diferentes, pero relacionadas:

La proyeccin o pronstico de las actividades actuales de las organizaciones respecto

del periodo de planeacin.

El desarrollo y planeacin de nuevos programas, as como operaciones de negocios

para el futuro.
La planeacin estratgica es planeacin a largo plazo que enfoca a la organizacin como un
todo. Los administradores se preguntan a s mismos que hacerse a largo plazo, para lograr los
objetivos organizacionales. El largo plazo se define usualmente como un periodo que se
extiende aproximadamente de cinco aos hacia el futuro. Por tanto, los administradores en la
planeacin estratgica estarn tratando de determinar lo que su organizacin deber hacer
para tener xito en un punto situado en un periodo de cinco y siete aos hacia el futuro. La
esencia de la planeacin estratgica, consiste en la identificacin sistemtica de las
oportunidades y amenazas que surgen en el futuro, las cuales combinadas con otros datos
importantes proporcionan las bases para que una empresa tome mejores decisiones en el
presente para aprovechar las oportunidades que se presenten en el futuro.

Graficas de Gantt: Tcnicas de planeacin y control empresarial

Las grficas de Gantt son una ayuda visual muy til para determinar las cargas de trabajo y la
programacin. Deben su nombre a Henry Gantt, quien las desarrollo a finales del siglo XIX.
Las grficas muestran el uso de los recursos, por ejemplo los centros de trabajo y la mano de
obra.
Las grficas de Gantt muestran las cargas y los tiempos muertos de diversos departamentos,
maquinas o instalaciones. Despliegan las cargas de trabajo relativas en el sistema, para que el
administrador sepa que ajustes son adecuados. Por ejemplo, cuando un centro de trabajo esta
sobrecargado, pueden transferirse empleados de otro centro con poca carga para aumentar la
fuerza de trabajo. Si los trabajos que esperan se procesan en centros de trabajos diferentes,
algunos trabajos de los centros con sobrecarga transferirn a los centros con poca carga.
Tambin es comn transferir el equipo verstil de un centro a otro.

PERT Y CPM: Tcnicas de planeacin y control empresarial

Admitiendo que la ejecucin de un proyecto o elaboracin se puede subdividir en planear,
programar y controlar, y hablando de manera clsica, podemos considerar las tcnicas PERT
(Program Evaluation and Review Technique), en espaol Tcnica de Revisin y Evaluacin de
Programas. El CPM (Critical Path Method) en espaol Mtodo del Camino Crtico, que son los
ms usuales para un primer cometido. En general estas tcnicas resultan tiles para una gran
variedad de proyectos que contemplen:

Investigacin y desarrollo de nuevos productos y procesos.

Construccin de plantas, edificios, y carreteras.

Diseo de equipo grande y complejo.

Diseo e instalacin de sistemas nuevos.

Diseo y control de epidemias,

y otras mltiples aplicaciones en las cuales se requiera una planificacin adecuada.

En los proyectos como estos, los administradores deben programar, coordinar las diversas
tareas o actividades a desarrollar, las cuales no necesariamente son secuenciales, y aun en
este caso estas actividades las realizan todos los integrantes de la empresa, es mutuo porque
cada uno aporta sus conocimientos y estrategias.
Desarrollado en 1957 por J. E. Kelly. De Remington Rand, y M. r. Walker, de Dupont, para
ayudar a programar proyectos de mantenimiento en plantas qumicas, el mtodo de la ruta
crtica (CPM, por sus siglas en ingls) es una importante tcnica de planeacin y control de
proyectos. La tcnica de revisin y evaluacin de programas (PERT) se desarroll
aproximadamente al mismo tiempo que el CPM por Navy Special Projects Office, en
cooperacin con la empresa de Consultora Empresarial Booz, Allen & Hamilton, con el objeto
de planear y controlar el submarino nuclear.
CPM/PERT se utiliza en gran variedad de organizaciones, pero tiene a emplearse en una
gama estrecha de aplicaciones. La planeacin y control de los proyectos domina las dems
aplicaciones, en tanto que la planeacin y control de la produccin, y la planeacin y control
del mantenimiento representan los dems usos de PERT/CPM.

Diferencias entre los mtodos PERT y CPM

La principal diferencia entre los mtodos es la manera en que se realizan los estimativos de
tiempo.

PERT

Probabilstico.

Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo se

tienen datos estimativos.

El tiempo esperado de finalizacin de un proyecto es la suma de todos los tiempos

esperados de las actividades sobre la ruta crtica.

Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son

independientes, (una suposicin fuertemente cuestionable), la varianza del proyecto es la
suma de las varianzas de las actividades en la ruta crtica.

Considera tres estimativos de tiempos: el ms probable, tiempo optimista, tiempo

pesimista.

CPM
Determinstico. Ya que considera que los tiempos de las actividades se conocen y se

pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.

A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y

monitorear el progreso. Si ocurre algn retardo en el proyecto.

Se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa

cambiando la asignacin de recursos.

Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguen un orden

cronolgico y ofrece parmetros del momento oportuno del inicio de la actividad.

Considera tiempos normales y acelerados de una determinada actividad, segn la

cantidad de recursos aplicados en la misma.

La planeacin y la organizacin empresarial son dos de las funciones administrativas

ms importantes, por que es a partir de la planeacin que se proyecta el futuro de las
organizaciones empresariales al igual que los recursos y medios necesarios; adems
mediante la organizacin se consolida el proceso de planeacin a travs de procesos
encaminados a lograr los fines establecidos en la planeacin.
Por tanto, la planeacin es una funcin administrativa indispensable para dinamizar y
fortalecer las organizaciones de tal forma que los procesos que se desarrollen deben ser
producto de la planificacin empresarial, es aqu donde la organizacin entra a consolidar
procesos y actividades en las empresas, mediante el establecimiento de puestos de
trabajo, seleccin de talento humano, trabajo en equipo, tecnologa adecuada y otros
aspectos que inciden en la productividad y calidad empresarial.
Objetivos Especficos
- Consolidar los procesos de planeacin y organizacin empresarial.
- Dar a conocer la importancia de la planeacin en todo ente organizacional.
- Conocer el proceso de planeacin y su influencia en la toma de decisiones.
- Mostrar la funcin de organizacin como elemento fundamental en las actividades que
desarrollan las empresas.
- Conocer el proceso organizacional como actividad necesaria para el establecimiento de
responsabilidades y jerarquas empresariales.
Leccin 1. Conceptos y Generalidades de la Planeacin Empresarial
Leccin 2. Elementos de la Planeacion Empresarial
Leccin 3. La Organizacin Empresarial
Leccin 4. La Responsabilidad y Autoridad Empresarial
Leccin 5. Normas Disciplinares en la empresa
Conclusin

Se puede afirmar que en la labor planificadora, se fijan los cursos de accin en las
empresas y es a partir de estas directrices que se pueden establecer procesos de control
y retroalimentacin. La planificacin en las organizaciones genera mayor seguridad en
las diferentes actividades a ejecutar, por que maneja aspectos pasados, presentes y
futuros al igual que valora los diferentes recursos, para establecer la ruta a seguir en los
procesos a desarrollar y tomar las mejores decisiones.
Otro aspecto importante en el fortalecimiento de las actividades empresariales tiene que
ver con la organizacin, ya que esta funcin esta orientada a la coordinacin e
interrelacin de los diferentes recursos de la empresa, orientndolos de tal forma que se
logre una mayor productividad y as cumplir con los objetivos establecidos en el proceso
de planificacin de las actividades empresariales, es as como las estructura jerrquicas
de la empresa estn ligadas con la seleccin de personal idneo para que asuma
responsabilidades y cumplan con los requerimientos de cada puesto de trabajo
mejorando el crecimiento de las organizaciones.

Leccin 1.2.2 Conceptos y Generalidades de la Planeacin

Empresarial
Aspectos generales
Planear es una funcin administrativa que implica que los gerentes y los directivos proyecten con
anticipacin sus metas y acciones, para ello es bien importante que se vea la empresa con
prospectiva, para lograrlo se debe conocer muy bien la misin y visin de la organizacin, las
actividades que se desarrollan, por que la competencia siempre estar a la expectativa de la
innovacin.
La planeacin es la funcin prioritaria en todo ente organizacional, por que es a travs de esta que
se fijan objetivos, polticas, programas, procedimientos y presupuestos, para el desarrollo de las
diferentes actividades que garanticen la supervivencia en el futuro, por tanto los gerentes deben
ser conscientes de todos los factores externos a la empresa que pueden influir en el
funcionamiento de las empresas, de esta forma establecer los correctivos pertinentes para el
fortalecimiento organizacional.
Reyes Ponce dice que " La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin". George R.
Terry dice que la "Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso
de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas
que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados". Robert N. Anthony dice
"Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el
proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las
acciones y decidir cual de ellas es la mejor".

Por lo anterior, al disear un ambiente agradable para el desempeo eficaz de las personas que
trabajan en grupos, la tarea ms importante del gerente consiste en verificar que todos
comprendan los propsitos y objetivos de cada equipo de trabajo y sus mtodos para lograrlos, es
as como se debe orientar los esfuerzos de todo el equipo de trabajo hacia el logro de los objetivos
empresariales, alcanzando con ello mayor eficacia y efectividad en todos los procesos, al igual es
importante tener en cuenta que cualquier actividad empresarial. Puede fracasar como
consecuencia directa de la falta de planes slidos y eficientes.
" Una empresa sin planeacin es como un barco sin timn, se conoce de donde salio pero
no a donde se dirige " .
Se puede concluir que para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o
estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto
origina las preguntas que trabajo necesita hacerse? Cundo y como se har?. Cuales sern
los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se
formula un plan o un patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la
facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante.
1.1.

Naturaleza de la Planeacin.

La planeacin es el soporte bsico de las proyecciones empresariales, teniendo como referente

los diferentes medios para lograrlo; por tanto esta actividad es un instrumento importante en el
proceso administrativo en la formulacin de polticas y estrategias en los diferentes campos y
procesos empresariales para lograr los propsitos y metas establecidas.
De igual forma la accin planificadora requiere de pensamientos prospectivos para que las
decisiones adoptadas hagan posible la ocurrencia de eventos que de otra manera no se
presentaran y que son benficos para la empresa, por tanto se debe establecer objetivos y metas
cuantificables que puedan orientar las operaciones de la misma, mediante e uso de tcnicas como
proyeccin de mercados y la planeacin de la produccin, considerando la posicin competitiva de
la empresa en el medio macroeconmico actual, con proyeccin al futuro, aplicando alternativas
estratgicas e identificando las fortalezas, limitantes, oportunidades y riesgos con respecto a la
competencia existente en el mercado.
Segn lo dicho en los prrafos anteriores los gerentes, deben planear las diferentes actividades
y estrategias, teniendo en cuenta las metas diarias, semanales, quincenales, mensuales u otro,
que deben cumplirse por cada departamento y por cada trabajador de la empresa, acorde con los
planes operativos de las organizaciones. Estos planes de las empresas generalmente son
elaborados por los directivos, por tanto se debe permitir a los responsables de los diferentes cargos
aplicar acciones de mejoramiento al momento de ejecutar las actividades, buscando con ello el
aporte permanente de todos los miembros de la empresa en pro de lograr resultados eficientes y
efectivos.
Por ltimo, es claro que a travs de la planeacin, los directivos de las organizaciones pueden
consolidar sus pensamientos, mediante proyectos, con el objeto de llevarlos a la realidad, tomando
como referente el tiempo, los recursos y los esfuerzos de todo los que hacen parte de la
organizacin para lograr los objetivos, metas y propsitos acorde con las exigencias del mercado
globalizado.
1.2 Importancia de la Planeacin
Los procesos en la actualidad son bastante dinmicos, por ello los cambios son permanentes de
ah la importancia de la planeacin, a continuacin se presentan algunos aspectos que permiten
reconocer la importancia de la planeacin en los procesos administrativos y gerenciales:

2.1.

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los

recursos.

Reduce los niveles de riesgo que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantas de xito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y
mejorar las cosas.

Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o

empirismo.

Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.

Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las
cuales operar la empresa.

Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magnficos

rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin.

El Proceso de Planeacin

La planeacin, se inicia a partir de la definicin de los propsitos, stos son los fines esenciales o
directrices que definen la razn de ser, naturaleza y carcter de cualquier grupo social.
Grfico Proceso de Planeacin

Los Propsitos:

Proporcionan las pautas para el diseo de un plan estratgico, se expresan genricamente y su

determinacin es una funcin reservada a los altos ejecutivos de la empresa.
Toda organizacin debe establecer los propsitos como base para la formulacin de un plan; las
siguientes cuatro caractersticas los diferencian de los objetivos.
* Son bsicos o trascendentales, porque constituyen el fundamento
de los dems elementos.
* Son genricos o cualitativos, porque no se expresan en trminos
numricos.
* Son permanentes, porque permanecen vigentes durante el perodo
de vida de la organizacin.
* Son semipermanentes, porque pueden abarcar un perodo determinado.
Importancia de los Propsitos
* Sirven de cimiento para los dems elementos de la planeacin, as como para los dems tipos de
planes.
* Permiten orientar a los responsables de la planeacin sobre el curso.de accin que deben seguir
al formular los planes.
* Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad
social.

* Son la razn de la existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su
proyeccin hacia el futuro.
* Definen el xito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices generales de los
mismos.

Premisas:

Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que
afectarn el curso en que va a desarrollarse el plan, por su naturaleza puede clasificarsen en:
* Internas.
Las premisas internas son aquellas que se originan dentro de la empresa y pueden influir en el
logro de los propsitos (variaciones de capital, ausentismo, rotacin de personal, accidentes,
siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas
organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y dbiles de los altos
ejecutivos, de los accionistas, etc.).
* Externas.
Estas premisas se refieren a los factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero
que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben
tomarse en cuenta al planear (poltico, laborales, econmicas, sociales, culturales, tecnolgicas y
otros).

Objetivos:

Hacen referencia a los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Una vez que se han establecido los propsitos e investigado las premisas que pueden afectar su
realizacin, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea
lograr en un tiempo determinado. Ejemplo: Incrementar las ventas el prximo ao en un 50%.

Polticas y Estrategias:

Las polticas son guas para orientar la accin; son lineamientos generales a observar en la toma
de decisiones, sobre algn problema que se repite una y otra vez dentro de una organizacin, por
tanto las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los objetivos y
facilitan la implementacin de las estrategias.
Importancia de las Polticas
-Permiten la delegacin de autoridad.
- Consienten la toma de decisiones en ciertos en determinadas actividades.
- Disminuyen las consultas mejorando el uso del tiempo.
- Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
- Facilitan la induccin del nuevo personal.

Las polticas y estrategias empresariales son las que permiten orientar a la empresa hacia un
mismo objetivo, para lo cual requieren de recursos para poder cumplir con los propsitos
establecidos.
Por tanto, no es posible delegar autoridad sino existen polticas que permitan a los subordinados
tomar algunas decisiones dentro de las actividades que desarrollan, los manuales organizacionales
permiten mejorar la eficiencia que se espera de las polticas y estrategias en los procesos
organizacionales y es a partir de estos que se pueden actualizar y fortalecer peridicamente las
actividades y responsabilidades de quienes hacen parte de las empresas.
Las polticas y estrategias en las empresas deben cumplir con los siguientes
requerimientos:
* Deben trazarse de acuerdo a los propsitos organizacionales tomando como referente las
diferentes reas de la empresa.
* Los directivos son los responsables de establecer las polticas y estrategias como orientadores de
los procesos empresariales.
* Se deben plasmar por escrito y darlas a conocer a todos los miembros de la organizacin con el
objeto de aplicarlas en las responsabilidades que asume cada persona.
* Deben ser claras y aplicables a la realidad de la organizacin.
* Deben permitir su modificacin fcilmente en situaciones imprevistas o en casos fortuitos.
* Se deben establecer de tal forma que se puedan realizar controles permanentes con el objeto de
verificar su eficiencia.

La Planeacin Estratgica en la Empresa:

La planeacin estratgica hace referencia al proceso que conlleva a decidir sobre los objetivos de
una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados, y las polticas generales que orientarn
la adquisicin y administracin de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad
total, Es la planeacin de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la
empresa y tienen como finalidad bsica el establecimiento de guas generales de accin de la
misma.
Los planes estratgicos conllevan a una planeacin a corto, mediano y largo plazo, debiendo
reflejar las decisiones acerca de la asignacin de recursos, prioridades de las organizaciones y las
actividades necesarias para llegar a los objetivos institucionales acorde con las responsabilidades y
compromisos de los miembros de la empresa teniendo en cuenta los movimientos internos y
externos que giran en torno a la organizacin.
La planeacin estratgica se caracteriza por los siguientes aspectos:

-Formulacin de los supuestos y probabilidades sobre los cambios que se pueden producir en el
entorno de la empresa.
-Constituye la fuente u origen para los planes especficos subsecuentes.
-Los directivos son los responsables de los resultados de los planes establecidos.
-Identificacin de las oportunidades y amenazas que tenga la empresa o que puedan surgir en ella.
-Establece un marco de referencia general para toda la organizacin.
-Para su establecimiento tiene en cuenta los aspectos externos a la empresa.
-Maneja altos niveles de incertidumbre en relacin con los otros tipos de planeacin.
-Los objetivos se clasifican a corto, mediano y largo plazo.
-El propsito es la bsqueda de la efectividad.

Programas :

Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades especficas que habrn de

realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y
todos aquellos eventos involucrados en su consecucin, por tanto cada programa tiene una
estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de
actividades dentro de un programa ms general.
Los programas se elaboran bajo los siguientes parmetros:
- Identificar y determinar las actividades comprendidas.
- Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades.
- Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de otra,
que actividades se dan simultneamente, y por ltimo, que actividades deben efectuarse
posteriormente.
- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin.
La grfica ms comnmente utilizada para un programa, es la grfica de Gantt; su uso e
interpretacin estar de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el
tipo de actividad a que se refiera.
El xito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades
de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecucin en cuanto a la fecha de inicio y
terminacin de cada actividad.
Clasificacin de los programas
- Tcticos. Son aquellos que se establecen nicamente para un rea de actividad, su funcin
consiste en establecer el programa, as como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo
con lo establecido.

- Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que
consta un rea de actividad, siendo ms especfico que el tctico.
Importancia de los programas
- Suministran informacin e indican el estado de avance de actividades.
- Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
- Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa
para cada centro de responsabilidad.
- Determinan los recursos que se necesitan.
- Disminuyen los costos.
- Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar especficamente.
- Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de actividades.
- Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias.
- Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Investigacin:

Es un proceso que, mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura obtener informacin
relevante y fidedigna, con el fin de aplicar, describir y predecir la conducta de los fenmenos. La
investigacin es trascendental en la planeacin, ya que proporciona informacin a las etapas de la
misma para que se lleven a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso
administrativo no excluye su existencia en las dems; aunque se utiliza ms al planear por ser una
actividad netamente intelectual.
Etapas de la investigacin:
- Definicin del problema: En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver,
la no definicin exacta del problema implica esfuerzos intiles y prdidas innecesarias.
- Obtencin de informacin: Consiste en recopilar el mayor nmero posible de datos a fin de
visualizar el problema y proponer su posible solucin. La obtencin de informacin se realiza a
travs de las siguientes tcnicas:
- Observacin: Esta tcnica no se limita slo a la observacin de hechos, sino que tambin puede
ser: de tipo documental, cuando se refiere al anlisis de registros, informes, estadsticas; de
laboratorio; de conductas.
- Experimentacin: Consiste en la reproduccin de un hecho o un fenmeno con el fin de observar
sus caractersticas y modificarlas a voluntad.

- Encuesta: Es la recopilacin de datos a travs de la aplicacin de cuestionarios y de la

entrevista.
- Muestreo: Es la aplicacin de tcnicas probabilsticas a una parte de la poblacin o universo,
para determinar resultados representativos o comunes.
- Determinacin de hiptesis: Es la proposicin o respuesta tentativa que se establece como
solucin de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad.
- Comprobacin o desaprobacin de la hiptesis: Consiste en someter a prueba la hiptesis
mediante la aplicacin de las tcnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o
rechazarla.
- Presentacin del informe: Una vez comprobada la hiptesis, se procede a elaborar un informe
de resultados, de tal manera que, con base en el anlisis del mismo, se cuente con bases para la
toma de decisiones.
La Toma de Decisiones
La toma de decisiones en una empresa representa una responsabilidad bien delicada, por que es
a partir de este proceso que las empresas se desarrollan o fracasan, por ello la toma de decisin
esta relacionada con el curso de accin que se debe elegir entre varias alternativas, por ello esta
actividad representa el ncleo de la planeacin empresarial, por que en todo proceso que
desarrollan las empresas se deben tomar decisiones.
En las empresas sin importar la actividad que desarrollen se tienen que buscar alternativas para la
solucin de problemticas o en la mayora de los casos buscar alternativas de innovacin y
fortalecimiento de las actividades empresariales, ms sin embargo se convierte en un proceso
difcil de manejar por los directivos y es ah donde se tienen que tomar decisiones, las cuales
deben ser las ms efectivas para que los resultados sean positivos para la empresa, de lo contrario
se pueden generar dificultades en las diferentes reas de la organizacin ocasionado por un curso
de accin mal orientado.
Es importante en los procesos de toma de decisiones no slo considerar la lgica y la mejor forma
de alcanzar la meta, sino tambin las creencias, la cultura, las actitudes y prejuicios de las
personas. Es de anotar que el medio ambiente para la toma de decisiones esta poyado por la
informacin y la comunicacin en donde los problemas desaparecen cuando la toma de decisin
sea la ms acertada.
Los procedimientos que se manejan para la toma de una decisin estn en marcados en los
siguientes aspectos:
- Identificacin de un problema o necesidad.
- Bsqueda de informacin
- Desarrollo de alternativas
- Evaluacin de las alternativas
- Seleccin de alternativas
- Toma de decisin de la alternativa ms viable.

Presupuestos:

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimacin de
capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los
objetivos. Es decir que los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a travs
de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir
con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilizacin
y asignacin de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organizacin en trminos
financieros.
Caractersticas de los presupuestos:
- Es un documento formal, ordenado sistemticamente.
- Es un plan expresado en trminos cuantitativos.
- Es general, porque se establece para toda la empresa.
- Es especfico, porque puede referirse a cada una de las reas en que esta dividida la
organizacin.
- Es diseado para un perodo determinado.
Clasificacin de los presupuestos:
* En relacin con el nivel jerrquico: Los presupuestos pueden ser:
- Estratgicos o corporativos: Cuando se establecen en el ms alto nivel jerrquico de la
empresa y determinan la asignacin de recursos de toda la organizacin. Ejemplo; El presupuesto
de resultados.
- Tcticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las reas de
actividad de la empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas.
- Operativos: Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la
seccin de mantenimiento.
* Por la forma en que se calculan pueden ser:
- Fijos o rgidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de
operacin.
- Flexibles: En estos se hacen clculos a distintos niveles de operacin, lo que permite conocer los
resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer clculos sobre la marcha.
- Por programas: Se calculan con base en programas de cada una de las reas de la empresa,
para que la distribucin de los recursos se dirija a las actividades que rediten mayores beneficios
por su utilizacin:
Importancia de los presupuestos:
- Convierte los aspectos de ejecucin de los planes en unidades de medidas comparables.

- Mide el desempeo de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno
de los departamentos y secciones en forma conjunta.
- Sirve como estndar o patrn de ejecucin en obras monetarias.
- Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.
- Es un medio de controlar las operaciones.
- Determina el lmite y alcance de las erogaciones.
- Establece una base para la accin correcta, ya que las desviaciones son fcilmente identificadas.