Procedimiento

RENDICION ELECTRONICA DE CUENTA E INFORMES

QUE SE PRESENTAN A LA CONTRALORIA GENERAL DE
SANTIAGO DE CALI
CDIGO :

Procedimiento
RENDICION ELECTRONICA DE CUENTA E INFORMES
QUE SE PRESENTAN A LA CONTRALORIA GENERAL DE
SANTIAGO DE CALI
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RENDICION ELECTRONICA DE CUENTA E INFORMES A LA

CONTRALORIA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI

CDIGO

Fecha de actualizacin:
JULIO DE 2013

Versin
1

Pgina

RENDICION ELECTRONICA DE
CUENTA E INFORMES A LA
CONTRALORIA GENERAL DE
SANTIAGO DE CALI

Procedimiento
RENDICION ELECTRONICA DE CUENTA E INFORMES
QUE SE PRESENTAN A LA CONTRALORIA GENERAL DE
SANTIAGO DE CALI
CDIGO :

Elaborado por:
LUCY VILLA TORRES
Lder de Control Interno

Revisado por:
Diego Zapata Ortega
Lder MECI

Aprobado por:
Javier Arvalo Tamayo
Cargo: Gerente E.S.E. Oriente

1. JUSTIFICACION
Las implicaciones de no rendir o rendir de manera inadecuada la informacin a la
Contralora General de Santiago de Cali, como entidad competente para ejercer
control fiscal en la entidad, con la facultad de imponer sanciones a la entidad y al
Representante Legal. En este procedimiento se incluye la presentacin y avance de
planes de mejoramiento, los cuales se deben suscribir producto de las auditoras
realizadas por la Contralora.
2. OBJETIVOS
Definir un procedimiento que facilite y de claridad a los jefes de puntos de control y
funcionarios responsables, en los pasos a seguir para rendir cuenta informes,
planes de mejoramiento y sus avances a la Contralora General de Santiago de Cali.
Adems que se rinda de manera adecuada la informacin.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica para la rendicin anual de cuenta, rendiciones mensuales,
bimensuales, semestrales y Planes de Mejoramiento.
4. IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES
En el procedimiento se establecen las situaciones que dan como no rendida la
cuenta, las cuales originan sanciones disciplinarias.
Los formatos a rendir son los que se encuentren definidos en la pgina de la
Contralora en el Link SIA
5. NORMOGRAMA
Resolucin No. 0100.24.03.13.003 Por la cual se reglamenta la metodologa de los
planes de mejoramiento y sus avances que presentan los sujetos de vigilancia de
control fiscal de la Contralora General de Santiago de Cali
Resolucin No. 0100.24.03.13.009 Por medio de la cual se prescribe la forma,
trminos y procedimientos para la rendicin electrnica de la cuenta e informes, que
se presentan a la Contralora General de Santiago de Cali

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6. CUERPO DEL PROCESO

1. La oficina de Control Interno revisa la pgina WEB de la Contralora General
de Santiago de Cali, e identifica en el LINK SIA periodicidad de Rendicin
los formatos que est obligada la entidad a rendir y las fechas lmites de
rendicin
2. La Oficina de Control Interno informa a los funcionarios responsables de rendir
la cuenta, los formatos y las fechas establecidas en la pgina de la Contralora,
con copia al ingeniero de sistemas. De todas maneras ser tambin
responsabilidad de los responsables de rendir formatos, estar verificando en la
pgina WEB de la Contralora www.contraloriacali.gov.co, en el link SIA, los
cambios que se produzcan en la rendicin de cuentas e informes.
3. El funcionario responsable debe estar pendiente de las fechas de rendicin y
enviar la informacin por medio magntico al ingeniero de sistemas, con tres
das hbiles de anticipacin a la fecha lmite de rendicin de la cuenta, cuando
la cuenta sea mensual o bimensual. Cuando la cuenta sea semestral la
informacin deber remitirse con 5 das hbiles de anticipacin. Cuando la
cuenta sea anual se deber enviar con 15 das hbiles de anticipacin.
4. El funcionario responsable debe diligenciar la informacin en el formato que
corresponda y debe conocer y aplicar el instructivo o manual que existe para el
diligenciamiento de cada formato. Cada responsable debe tener presente que
la Contralora da por no rendida la cuenta cuando: no se presente en los
trminos establecidos, no se presente en los formatos y de acuerdo a los
requisitos establecidos en los instructivos, la informacin rendida en los
formatos no es precisa, no corresponde al ejercicio fiscal rendido.
5. El ingeniero de sistemas debe verificar que la informacin se haya diligenciado
en el formato correspondiente y que este diligenciada la totalidad de los
campos.
6.

El ingeniero de sistemas organiza la informacin en los formatos, realiza la

marcacin de acuerdo a lo dispuesto por la Contralora.

7.

La Oficina de Control Interno elabora proyecto de oficio para rendir la cuenta,

solicitando a la secretaria de gerencia el nmero consecutivo de oficio, de
acuerdo a la TRD.

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8. Una vez firmado el oficio remisorio de la cuenta a rendir, la oficina de Control

Interno registra por ventanilla nica los documentos a ser subidos en la pgina
de la Contralora aplicativo SIA.
9. Cuando la entidad no tenga informacin para rendir, los formatos se subirn sin
informacin. El responsable de rendir el formato, deber elaborar oficio para
firma de gerencia, explicando las razones por las cuales se rinde el formato sin
informacin. El oficio se tramitara con TRD de gerencia y deber ser registrado
por ventanilla nica. Este oficio se debe escanear cuando tenga los sellos de
ventanilla nica y debe ser enviado al ingeniero de sistemas, responsable de
subir la informacin a la pgina de la Contralora, aplicativo SIA. ( dentro de los
tiempos estipulados)
10. Una vez est organizado los formatos y anexos respectivos, el ingeniero de
sistemas sacara una impresin de la informacin a rendir y tramitara en
conjunto con la oficina de Control Interno la revisin de la informacin antes de
ser subida al aplicativo SIA. Como constancia de aprobacin y garanta de que
la informacin a rendir es la correcta, se firmara por el responsable en el
documento a rendir.
11. Si la informacin a rendir es demasiado extensa para ser impresa, se deber
revisar en el sistema y suscribir un acta, como constancia que fue revisada por
el responsable y que la informacin corresponde a lo exigido por la Contralora.
12. Cuando los responsables de suministrar la informacin a rendir a la
Contralora no la entreguen en los tiempos estipulados en el presente
procedimiento se le notificara al gerente, para que proceda a requerir la
informacin.
13. Todos los documentos que se suban al aplicativo
SIA, deben estar
debidamente aprobados, firmados, numerados y registrados en ventanilla
nica.
14. De acuerdo a lo dispuesto por la Contralora en las resolucin que reglamenta
la rendicin de cuenta e informes
( Resolucin 09-2013, pargrafo1 del
artculo 4 ) De conformidad con la Ley 594 de 2000, los documentos que
soportan las cuentas y respalden la gestin administrativa, sern legajados,
foliados y archivados, correspondindole al representante legal de la entidad
responder por su custodia y conservacin, debiendo estar a disposicin de la
Contralora, quien podr solicitarlos, consultarlos o evaluarlos en cualquier
tiempo.

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15. De cada rendicin se imprimir la constancia de los archivos en la pgina

WEB de la Contralora.
16. Para la rendicin de Planes de mejoramiento y sus avances se deber:
a. Elaborar el respectivo plan de Mejoramiento de acuerdo al informe final
entregado por la Contralora, en el formato dispuesto para tal fin, el cual
se encuentra disponible en la pgina web en el link del SIA. Todos los
campos se deben diligenciar y se debe tener en cuenta que las acciones
de mejoramiento propuestas sean coherentes con los hallazgos
relacionados y apunten a solucionar las causas del hallazgo. Las acciones
de mejoramiento con sus actividades se formulan por el responsable del
proceso de acuerdo con el hallazgo presentado en el informe final y no
podrn superar 1 ao para su ejecucin.
b. El plan se consolida por la Oficina de Control Interno y se aprueba con el
gerente y todos los funcionarios responsables de ejecutar las acciones de
mejoramiento formuladas en el Plan.
c. Se elabora oficio remisorio con TRD de la gerencia, se registra por
ventanilla nica y se sube al aplicativo SIA, el Plan de mejoramiento con
el oficio remisorio, debidamente registrados por ventanilla nica y firmada
por el Representante Legal y los funcionarios responsables del Punto de
Control, dentro de los 15 das hbiles contados a partir de la radicacin
del informe final de la Contralora.
d. Cuando se presenta el Plan de Mejoramiento la Contralora cuenta con 10
das hbiles siguientes a su recepcin para pronunciarse sobre la
coherencia del Plan. Si no se pronuncia en este trmino, se entiende que
el Plan cumple con los requerimientos de coherencia e integridad.
e. Cuando la Contralora emita pronunciamiento con observaciones del Plan
de Mejoramiento presentado, la ESE contara con 5 das hbiles a partir de
la fecha de recibo del pronunciamiento, para presentar nuevamente el
Plan de Mejoramiento con las correcciones pertinentes. En caso de existir
controversias sobre las acciones con pronunciamiento se proceder a
realizar mesa de trabajo con el fin de discutir los argumentos planteados,
dentro de los 10 das hbiles siguientes a la recepcin del
pronunciamiento.
f.

Se deben presentar informes semestrales de avance y cumplimiento a la

Contralora dentro de los 15 das hbiles siguientes al 30 de junio y al 31
de diciembre de cada anualidad.

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g. Para la rendicin de avance y cumplimiento del Plan de Mejoramiento, la

Oficina de Control Interno realizara una evaluacin de seguimiento a los
diferentes planes que deban ser rendidos, pero es obligacin de los
responsables de las acciones de mejoramiento realizar autocontrol y
autoevaluacin y aportar oportunamente los documentos soportes que
evidencien el cumplimiento de la accin de mejoramiento. El responsable
adems debe verificar la efectividad de la accin de mejoramiento
planteada, dado que en la evaluacin de los planes de mejoramiento por
parte de la Contralora, tendr una puntuacin del 80%, y los documentos
soportes el 20%
h. La oficina de Control Interno consolidara los avances de cada accin de
mejoramiento de acuerdo a lo soportado por los responsables de su
ejecucin y elaborara un informe a gerencia quien lo validara en reunin
con todos los responsables, antes de ser rendido a la Contralora.
i.

Se elaborara oficio remisorio del Plan de Mejoramiento con TRD de

gerencia y se registra en Ventanilla nica. Los documentos deben estar
firmados y aprobados.

j.

De cada rendicin se imprimir la constancia de los archivos en la pgina

WEB de la Contralora.

17. REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Versin

Fecha

Diciembre 2011

Pag.
Modificada

Variacin
Emisin

Aprobado
por
Gerencia

Descripcin
del cambio

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