Plan de Visitas

Material elaborado por el Lic. Hender Labrador con fines acadmicos, 2.005

El plan de vistas debe entenderse como el instrumento mediante el cual la

gerencia o direccin de ventas, controla efectivamente, la actividad y negocios
de su fuerza de ventas, este instrumento, facilita la administracin del territorio
de ventas y delimita realmente el trabajo de los vendedores. En algunos
territorios y empresas este plan se reconoce con el nombre de plan de rutas,
los cuales se utilizan para desarrollar el plan de visitas de ventas. El objetivo
principal de este plan es incrementar las ventas reales, al reducir el tiempo que
se pasa viajando entre las cuentas y el tiempo que se pierde esperando ver a
los clientes, adems permite asegurar la cobertura eficiente y efectiva de las
cuentas.
Si un vendedor visitara solo a las cuentas establecidas y pasara la misma
cantidad de tiempo con cada cliente, la ruta y la programacin no seran
difciles, sin embargo, en la mayora de los casos, es necesario tomar en
cuenta otras variables. Por ejemplo, se puede esperar que uno desarrolle con
regularidad nuevas cuentas, en este caso, se debe ajustar el programa para
incluir visitas a clientes potenciales. Otra variable es la del servicio al cliente.
Algunos vendedores dedican mucho tiempo a los ajustes de reclamaciones
derivadas de garantas y a hacer visitas de buena voluntad.
No hay reglas precisas que se deben observar al establecer un plan de visitas y
rutas de ventas, pero los siguientes principios de orientacin se aplican a casi
todas las situaciones de ventas:
1. Obtenga o dibuje un mapa de su territorio, y marque la ubicacin de las
cuentas actuales con alfileres o un marcador. Se puede resaltar cada
cuenta con algn color, codificado de acuerdo con su potencial de
ventas. Esto presentar a usted un cuadro de todo el territorio. Algunas
empresas estn utilizando software de cartografa para crear un cuadro
del territorio que se pueda ver en la pantalla del computador en cualquier
momento durante el da. Las presiones competitivas actuales ponen a
los territorios de venta bajo un constante escrutinio y revisin.
2. Si su territorio es muy grande, piense en organizarlo en subdivisiones
menores. De esa manera, se puede planificar el trabajo de acuerdo con
varias reas de negocios que conforman todo el territorio.

3. Desarrolle un plan de ruta para un periodo especfico. Este puede ser

de una o dos semanas. Una vez que este firme el plan, notifique a sus
clientes por telfono o correo, acerca del tiempo en que usted cree
llegara a visitarlos, y verifique cual es la persona con quien debe
entrevistarse.
4. Desarrolle un programa que se ajuste a las necesidades de sus clientes.
Algunos de estos agradecen recibir visitas un da determinado de la
semana o a cierta hora del da. Trate de programar sus visitas de
acuerdo con los deseos de los clientes.
5. Piense por anticipado, y establezca una o ms visitas tentativas en caso
de que usted tenga algn tiempo extra. Si las visitas de ventas tomaron
menos tiempo que el esperado, o si hay una cancelacin inesperada,
necesitar visitas opcionales para llenar el vaco.
6. Decida la frecuencia de las visitas con base en el potencial de ventas.
Preste mayor atencin a los clientes ms redituables.
El gerente de ventas suele presentar el plan de visitas de ventas a miembros
individuales del personal de ventas. El xito del plan depender de lo realistas
que sean las metas a los ojos del personal de ventas, lo persuasivo que pueda
ser el gerente de ventas, y el tipo de capacitacin que acompae la
introduccin del plan. No es raro que miembros de la fuerza de ventas
respondan con comentarios como, mi territorio es diferente, no me ponga
una camisa de fuerza de procedimientos, o no se puede organizar un
territorio. El gerente de ventas debe presentar el plan no solo de manera
convincente, sino tambin proporcionar la capacitacin que ayude a cada
vendedor a poner en prctica el plan con xito.
Como determinar algunos datos necesarios en planes de visitas y de
rutas:
Determinar una unidad bsica de control para las demarcaciones
territoriales:
Al disear territorios el primer paso es elegir una unidad geogrfica de control
como base territorial. Las unidades que con ms frecuencia se utilizan son los
estados, los municipios,

ciudades, reas de cdigo postal y las reas

metropolitanas. Un territorio tpico puede abarcar varias unidades individuales.

El distrito de un vendedor puede incluir varias reas metropolitanas, el de otro

cuatro estados. La unidad debera ser pequea, por dos razones cuanto
menos. En primer lugar, una unidad reducida ayuda a la direccin a conseguir
uno de los valores bsicos de los territorios: una localizacin geogrfica muy
precisa del potencial de ventas. En segundo lugar, el uso de unidades de
control reducidas hace ms fcil para la direccin la tarea de ajustar los
territorios.
Como determinar las frecuencias optimas de visitas:
La direccin debera establecer frecuencias ptimas de visitas para cada
cuenta. Es decir, la direccin debe determinar el nmero de veces que debera
visitarse anualmente una cuenta. El potencial de ventas, la naturaleza del
producto, los hbitos de compra del cliente, la naturaleza de la competencia y
el costo de la visita al cliente son todos ellos factores que influyen en la
frecuencia de visitas. Por tanto la rentabilidad de la cuenta es el principal factor
determinante en la frecuencia de visitas.
Determinar el nmero total de visitas necesarias en cada unidad de
control:
Multiplicando el nmero de cuentas de cada tipo de unidad de control por el
numero de visitas que requiere cada tipo de cuenta, podemos determinar el
numero total de visitas necesarias en cada unidad de control.
Ejem:
Cliente

Frecuencia de visitas

Nro. de cuentas

Nro. Visitas por ao

2 al mes

10

240

1 al mes

25

300

35

540

Nota: Los clientes A y B, en algunas empresas resultan de una jerarquizacin

que se hace segn las potencialidades del mismo en cuanto a volumen de
compra, fidelidad de marca, pago oportuno entre otros.