Excel 2013

Funciones de Bsqueda y Referencia

Funcin DESREF
categora de funciones de bsqueda y referencia.
Te permite en base a un punto de referencia, ingresar coordenadas de fila y columna, para
que devuelva el valor de la nueva referencia resultante.
La funcin DESREF en Excel forma parte de la

Por ejemplo DESREF(A1,2,3) regresa como resultado el valor que haya en la referencia C2.

Sintaxis:
=DESREF(ref, filas, columnas, [alto], [ancho])

ref: Es un argumento obligatorio y representa la referencia de la que vas a partir. La referencia

debe referirse a una celda o un rango de celdas adyacentes, sino DESREF devuelve el valor de
error #VALOR!.
filas: Es un argumento obligatorio y es el nmero de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se
desea que haga referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior
izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas ms abajo que la referencia. Filas puede ser
positivo (lo que significa que est por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima).
columnas: Es un argumento obligatorio y representa el nmero de columnas, hacia la derecha o
izquierda, al que se desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado. Si el
argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco columnas
hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la
referencia de inicio) o negativo (a la izquierda).
alto: Es un argumento opcional y es el alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la
referencia devuelta, por ejemplo es como darle los valores de alto a un cuadrado o rectngulo
cuando quieres sacar su rea. El alto debe ser un nmero positivo.
ancho: Es un argumento opcional. El ancho es el nmero de columnas que deseas que tenga la
referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un nmero positivo.

Anotaciones

Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia ms all del borde de la hoja de clculo,
DESREF devuelve el valor de error #REF!.
Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados sern los del argumento
ref.
DESREF no desplaza celdas ni modifica la seleccin, simplemente devuelve una referencia.
Se puede utilizar la funcin DESREF con cualquier funcin que necesite una referencia como
argumento. Por ejemplo, la frmula SUMA(DESREF(C2,1,2,3,1)) calcula el valor total de un rango
de tres filas por una columna que se encuentra por debajo una fila y dos columnas a la derecha de
la celda C2.

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Ejemplos:
Vamos a analizar los siguientes 4 casos para explicar mejor cmo puedes usar la funcin DESREF en
Excel:

En el rango A1:D6 hay una tabla con las sucursales que tienes y las ventas del 2009 al 2011. En la fila
6 est el total de las ventas por cada ao.
En el rango A8:D12, estn los 4 casos que vamos a tomar como ejemplo. En la columna B estn las
frmulas que vamos a usar para obtener los resultados de cada caso por medio de la funcin DESREF
en Excel.
Caso 1
En este caso necesitas saber las ventas de la Sucursal Oeste del ao 2010, para saber puedes usar
varias formas; en este tutorial vamos a usar la funcin DESREF en Excel de la siguiente manera:
=DESREF(A4,0,2) ---> Resultado S/.7,500
En este ejemplo le estamos indicando a la funcin DESREF que parta de la celda A4 que contiene el
texto Sucursal Oeste y que de ah se desplace cero filas, es decir sobre la misma fila 4. En nmero de
filas que se va a desplazar son dos. Por lo tanto la referencia resultante es C4 con un valor de S/.7,500,
total de las ventas en el ao 2010.

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Caso 2
Aqu queremos obtener las ventas de la Sucursal Sur del ao 2009. En este ejemplo vamos a partir de
la referencia D6 que tiene el total de ventas de todas las sucursales durante el ao 2011. El objetivo es
llegar a obtener el valor de S/. 8,200 que est en la referencia B3. Aplicamos la siguiente frmula:
=DESREF(D6,-3,-2) ---> Resultado S/. 8,200

Partiendo de la celda D6 debemos desplazarnos 3 filas hacia arriba o lo que es igual a -3. Sino
indicamos que el valor es negativo, la funcin DESREF buscar el valor hacia abajo y nos posicionara
en la fila 9. Despus le indicamos que se desplace 2 columnas hacia la izquierda con el valor -2,
porque de lo contrario se ira hasta la columna F. El resultado de la funcin DESREF es S/. 8,200.
Caso 3
Ahora necesitamos saber el total de ventas del ao 2009, es decir la sumatoria que previamente
hicimos que est en la celda B6, para esto partimos de la celda B1 con la siguiente frmula:
=DESREF(B1,5,0) ---> Resultado S/. 37,000
La celda B1 tiene como valor el texto 2009, entonces de ah nos desplazamos 5 filas hacia abajo. El
nmero de columnas es cero porque estamos en el ao que necesitamos.
El resultado nos lleva a la referencia B6 que tiene como valor S/. 37,000.
Caso 4
Necesitas saber el total de todas las ventas de todos los aos de todas las sucursales, pero esta es
una cifra que no has calculado previamente en la tabla. Cmo puedes sacar la suma total con la
funcin DESREF en Excel? Vamos a usar dos argumentos ms de la funcin que son alto y ancho de
la siguiente manera:
=SUMA(DESREF(D2,0,-2,4,3)) ---> Resultado S/.129,200
La funcin parte de la esquina superior derecha que hace referencia a la celda D2. Ese es nuestro
punto de partida. Ahora, el valor de esa referencia tiene que estar dentro de la suma por lo que
debemos indicarle a la funcin que no se desplace en el eje de las filas, por lo tanto el valor del
argumento es cero. Despus tenemos que indicarle las columnas que desplazarse, aqu van a ser dos
a la izquierda es decir -2.
Por ltimo para que la funcin incluya todos los valores que necesitamos sumar, necesitamos indicarle
el alto y ancho de nuestra seleccin. El alto debe ser de 4, mientras que el ancho de 3. Con esto ya
tenemos todos los valores.
Para finalizar tenemos que indicarle que sume todos estos valores, por lo que anteponemos la funcin
SUMA. El resultado es S/.129,200.

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Funcin COINCIDIR
Busca un valor dentro de una lista y regresa la posicin relativa del valor dentro del rango.

Sintaxis
=COINCIDIR(valor_buscado, rango, [tipo_de_coincidencia])

valor_buscado (obligatorio): Valor que se buscar en el rango

rango (obligatorio): El rango de celdas con los valores.
tipo_de_coincidencia (opcional): Indica si ser una coincidencia exacta aproximada. Si se
omite se toma como aproximada.

Ejemplo de la funcin COINCIDIR

En el ejemplo tengo una lista de empleados que contiene el nmero de empleado y su nombre. Si
quiero saber en qu posicin se encuentra el empleado 45362 solamente debo utilizar la funcin
COINCIDIR:

En la celda D1 he colocado el nmero de empleado que deseo encontrar. Y los parmetros de la

funcin son los siguientes:

Parmetros de la funcin COINCIDIR

El primer parmetro de la funcin COINCIDIR es el valor buscado, que en el ejemplo es el valor que
he colocado en la celda D1. El segundo parmetro es la matriz donde se buscar el valor y que es el
rango de mi lista de valores A1:A10. El ltimo parmetro indica el tipo de coincidencia que deseas.
Para el ejemplo he puesto el valor 0 que significa que necesito una coincidencia exacta.

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El resultado es un nmero entero, el cual indica la posicin en donde la funcin ha encontrado el valor
especificado. Debes considerar que la funcin regresa la posicin de la primera aparicin del valor, es
decir, si el valor buscado est repetido dentro de la lista la funcin regresara la posicin del primer
elemento que encuentre sin importar que existan ms elementos.
Para encontrar la posicin de otro elemento solamente debo cambiar el valor buscado y la funcin
COINCIDIR obtendr su posicin
:

Coincidir y Buscarv

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Funcin INDICE
Devuelve el valor de la celda que se encuentra en la interseccin de una fila y una columna dentro de
una matriz especificada.

Sintaxis
INDICE(matriz, nm_fila, [nm_columna])

matriz (obligatorio): Rango de celdas que compone la matriz donde se har la interseccin.
nm_fila (obligatorio): Fila de la matriz que contiene el valor buscado.
nm_columna (opcional): Columna de la matriz que contiene el valor buscado.

Ejemplo :
La funcin INDICE nos ayuda a encontrar una celda en base a su posicin dentro de un matriz. Por
posicin me refiero al nmero de fila y de columna de la celda que deseamos localizar.
Resulta que uno de nuestros proveedores externos me ha entregado la informacin de ventas de los
productos que ellos ayudan a distribuir en un archivo de Excel como el siguiente:

En esta tabla tenemos los productos en la parte superior como ttulos de columnas y los meses del ao
como ttulos de filas. El desafo es que dentro de nuestra empresa utilizamos un archivo de Excel como
el siguiente:

Utilizamos los meses del ao como ttulos de columna y los productos como ttulos de fila. Un requisito
adicional es que necesitamos dejar una referencia dinmica hacia los datos de la primera tabla de
manera que si alguna cifra cambia se actualice automticamente en el segundo formato.

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Asignar nombres a rangos
Para facilitar este trabajo primero nombrar los rangos del primer formato. El primer nombre ser para
el rango de los productos que abarca las celdas B1:F1

De la misma manera asignar el nombre Meses al rango A2:A4 y el nombre Ventas al rango B2:F4.

Creacin de la frmula
Una vez creados los nombres comenzar con la definicin de la frmula que me ayudar a pasar los
datos del primer formato al segundo. Para lograr mi objetivo har uso de la funcin COINCIDIR y de la
funcin INDICE. La funcin que utilizar es la siguiente:
=INDICE(Ventas, COINCIDIR(D$1, Meses, 0), COINCIDIR($C2, Productos, 0))
La funcin INDICE necesita como primer argumento el rango donde realizar la bsqueda (Ventas) y
despus el nmero de fila, que en este caso lo obtengo con la funcin COINCIDIR que buscar la
coincidencia entre los meses de ambas tablas. El ltimo argumento de la funcin INDICE es la columna
y de nuevo utilizo la funcin COINCIDIR para encontrar la coincidencia en el nombre del producto.
Observa cmo funciona adecuadamente la frmula para la primera de las celdas del segundo formato:

Tambin pon atencin a las referencias especificadas dentro de la funcin COINCIDIR, fijamos ya sea
la columna o la fila de manera que no haya problema al momento de copiar la frmula hacia otras
celdas. Observa a continuacin cmo se llenan adecuadamente el resto de las celdas al copiar la
frmula:

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De esta manera, cuando se modifique alguna cantidad en la primera tabla, se ver reflejado
automticamente en la segunda tabla la cual tiene el formato adecuado.

Funcin INDIRECTO
Obtiene el valor de una celda cuya referencia es especificada como texto.

Sintaxis
=INDIRECTO(ref, [a1])

ref (obligatorio): Referencia a la celda que contiene el nombre (texto) de la celda de la cual se
desea obtener el valor
a1 (opocional): Si es falso se interpreta como una referencia F1C1 de lo contrario se interpreta
como referencia A1

Ejemplo:

Bloquear referencia a una celda

En el siguiente ejemplo puedes observar en la celda C1 la frmula =A5 y en la celda C2 la frmula
=INDIRECTO(A5).

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Ambas celdas muestran el valor de la celda A5, pero ahora observa lo que sucede al insertar una
nueva fila por arriba de la fila 5.

El valor 500 ahora se encuentra en la celda A6 y Excel actualiz automticamente la frmula de la

celda C1 que ahora es =A6. Sin embargo, la celda C2 muestra el valor 0 (cero) porque la funcin
INDIRECTO sigue regresando la referencia a la celda A5 que ahora est vaca.
Si necesitas hacer referencia siempre a la misma celda sin importar que se inserten o eliminen filas o
columnas, entonces la funcin INDIRECTO ser adecuada para dicho propsito.

Crear una referencia a partir de texto

Es posible hacer una referencia con la funcin INDIRECTO utilizando los valores contenidos en otras
celdas. En el siguiente ejemplo, la celda B1 indica la columna y la celda B2 indica la fila que formarn la
direccin de la celda a la que haremos referencia. La funcin INDIRECTO une ambos valores y regresa
el valor de la celda D7:

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Sera suficiente con especificar la letra E en la celda B1 para que la funcin INDIRECTO muestre el
valor 608 el cual pertenece a la celda E7.
Ya que el argumento de la funcin INDIRECTO es de tipo texto podemos formar la direccin de una
celda combinando texto y el valor de alguna otra celda. Por ejemplo, podemos modificar la frmula
anterior para fijar la columna C y tomar el valor de la fila especificado en la celda B2:
=INDIRECTO("C" & B2)
Observa el resultado de utilizar la funcin INDIRECTO de esta manera:

Crear una referencia a otra hoja

Ya que hemos observado que podemos concatenar diferentes valores para formar el argumento dela
funcin INDIRECTO hagamos un ltimo ejemplo para construir referencias a celdas que se encuentran
en otra hoja. Primero observa los valores que tengo en las Hoja2 y Hoja3 de mi libro de Excel:

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En la Hoja1 he armado una tabla con los encabezados Hoja, Columna y Fila que me ayudarn a
especificar el valor de la celda que deseo obtener. Observa con atencin cmo se arma la cadena de
texto dentro de la funcin INDIRECTO:

En esta tabla, la funcin INDIRECTO de la celda D5 es equivalente a tener =INDIRECTO(Hoja3!C4)

solo que hemos formado el argumento concatenando los valores ubicados en otras celdas.

Listas dependientes usando la Funcin INDIRECTO

Para comprender este tema de cmo crear listas para validacin de datos y tambin conocer la funcin
INDIRECTO.
Empezaremos por crear una lista de pases del mundo. En base a la seleccin que se realice en dicha
lista tendremos una segunda columna que mostrar las ciudades ms importantes del pas
seleccionado.

En una segunda hoja de Excel he creado tambin las listas de ciudades que se desplegarn para cada
pas.

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El siguiente paso es muy importante porque a cada rango de ciudades le pondr el nombre del pas al
que pertenecen.

Es importante que el nombre del rango tenga el mismo nombre tal y como aparece en la lista de
pases. Una vez nombrados todos los rangos de acuerdo al pas al que pertenecen puedo crear las
listas de validacin de datos para las ciudades.
Selecciona las celdas que contendrn las listas de ciudades y ve al comando Validacin de datos en
donde elegiremos la opcin Lista y en el recuadro Origen especificaremos la siguiente frmula.

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Al aceptar los cambios Excel mostrar un mensaje de advertencia diciendo que el origen evala un
error lo cual quiere decir que en ese momento no hay seleccin alguna de un pas y por lo tanto no se
puede hacer una seleccin apropiada de ciudades. Todo est listo. Cuando selecciones un pas de la
primera columna, automticamente se mostrar la lista de ciudades correspondientes a dicho pas.

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