IMPLEMENTACIN DE LOS SISTEMAS DE

GESTIN
MECI-SGC-SISTEDA

PROCESO MEJORA CONTINUA

Acciones correctivas, preventiva y mejora.

Versin 1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL
Santiago de Cali, Junio de 2012.

ACUERDOS Y COMPROMISOS

Todas las intervenciones son vlidas e

importantes.
Todas
las
constructivas.

intervenciones

sern

Daremos buen manejo al uso de la palabra.

Respetaremos las opiniones de nuestros
compaeros, as no las compartamos.
Nuestra actitud ser siempre propositiva y
proactiva.
Los celulares estn en silencio.

CONTENIDO
1. Conceptos de mejora continua.
2. Video.
3. Proceso mejora continua.
4. Procedimiento
acciones
correctivas,
preventivas
y
de
mejora
CDIGO MCCO01.04.14.12.P02.
5. Taller.

1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
MEJORA CONTINUA. Accin permanente
realizada, con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el
desempeo.

1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
OBSERVACIN.
Situacin
especfica que no implica
desviacin ni incumplimiento de
requisitos, pero que constituye
una oportunidad de mejora.

NO CONFORMIDAD.
Incumplimiento de un
requisito.

PRODUCTO/SERVICIO
NO
CONFORME.
Producto/Servicio que no
cumple con uno o varios de
los requisitos.

HALLAZGO. Toda
situacin irregular
encontrada durante el
proceso de una
evaluacin.

1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
CAUSA POTENCIAL. El
fundamento u origen de
algo que es posible que
ocurra, pero todava no real.
El fundamento u origen de
algo que puede suceder o
existir, en contraposicin de
lo que existe.

CORRECCIONES
O
ACCIONES
REMEDIALES. Accin inmediata para
eliminar una no conformidad detectada.

1. CONCEPTOS DE MEJORA
CONTINUA
ACCIONES CORRECTIVAS. Conjunto
de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada
u otra situacin no deseable.
ACCIONES PREVENTIVAS. Conjunto de
acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situacin potencial no
deseable.
ACCIONES
DE
MEJORA.
Accin
implementada para incrementar los
resultados
del
producto/servicio,
proceso o sistema en trminos de
eficacia y/o eficiencia.

2. Video.

3. PROCESO MEJORA CONTINUA

MACROPROCESO

Control

CODIGO: MCCO01

PROCESO

Mejora Continua

CODIGO: MCCO1.04

OBJETIVO

Detectar y desarrollar permanentemente acciones de mejoramiento

de tipo correctivo y preventivo que conlleven a la Administracin
Central Municipal a optimizar el desempeo de su gestin.

PROCEDIMIENTO

MANEJO DEL PRODUCTO Y/O

SERVICIO NO CONFORME

CODIGO: MCCO1.04.P01

PROCEDIMIENTO

ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA

CODIGO: MCCO1.04.P02

PROCEDIMIENTO

PRESENTACIN DE
PROYECTO DE MEJORA

CODIGO: MCCO1.04. P03

PROCEDIMIENTO

PLAN MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL

CODIGO: MCCO1.04. P04

4. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS

Y DE MEJORA
CDIGO MCCO01.04.14.12.P02
RECIBIR Y ANALIZAR LA INFORMACIN
IDENTIFICAR NO CONFORMIDADES
REALES O POTENCIALES
DETERMINAR LAS CAUSAS DE LAS NO
CONFORMIDADES REALES Y/O
POTENCIALES
DISEAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA

REGISTRAR LAS ACCIONES EN EL

FORMATO
APROBAR
EJECUTAR, CONTROLAR Y AJUSTAR LAS
ACCIONES .
EVALUAR EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES
EJECUTADAS

4.1. FUENTES DE ACCIONES CORRECTIVAS,

PREVENTIVAS Y DE MEJORA

CLIENTE

AUTO
EVALUACION

PRODUCTO NO
CONFORME

PROCESO

REVISION
POR LA ALTA
DIRECCION

AUDITORIA
INTERNA

CONTROL
FISCAL

Demostrar y Evaluar dnde puede realizarse la mejora continua de su

eficacia, eficiencia y efectividad.

4.2. IDENTIFICAR LAS NO CONFORMIDADES

CLIENTE

RECOMENDACIONES

AUTOEVALUACIN

PROCESOS

NO CONFORMIDADES

REVISIN POR LA ALTA

DIRECCION
AUDITORA INTERNA

CONTROL FISCAL

HALLAZGOS

4.3. DETERMINAR LAS CAUSAS

Quin debe hacerlo?
Los responsables de la
accin en el proceso
Cmo?
Utilizando alguna de las herramientas: lluvia
de ideas, espina de pescado, rbol de
problemas, modelo de proceso y diagrama de
Pareto

ARBOL DE PROBLEMAS

Es una Tcnica que ayuda

analizar las causas y
efectos de primer y
segundo orden de un
problema
central.
Se
caracteriza
porque,
adems de considerar las
causas del problema se
consideran los efectos del
mismo.

ANALISIS CAUSA EFECTO

(ESPINA DE PESCADO)
Los
Diagramas
Causa

Efecto
ayudan a pensar
sobre
todas
las
causas
reales
y
potenciales de un
suceso o problema,
y no solamente en
las ms obvias o
simples.

LLUVIA DE IDEAS
Es
necesario
la
participacin de todos los
miembros del equipo.
Permite que todos hablen
y escuchen.
Cada idea, no importa lo
poco prctica que sea, se
registra.
Cuando la lista est
completa, el equipo puede
comenzar a evaluar cada
idea e intentar llegar a
una
decisin
por consenso.

4.4. DISEAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS,

PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Descripcin en
positivo de la causa
de mayor incidencia
por lo cual se
presenta la no
conformidad.

Validar que las

acciones definidas
realmente
eliminen el
problema.

Deficiente estado
de
mantenimiento

Para cada causa

analizada debe existir
una accin correctiva,
en algunos casos una
accin apunta a
varias causas.

Redactar en Verbo
en infinitivo.

4.5. REGISTRAR LAS ACCIONES EN EL

FORMATO
FORMULACIN PLAN DE MEJORAMIENTO

FORMATO
FORMULACIN PLAN DE MEJORAMIENTO

FUENTES DE DETECCION
Consigne el nmero que corresponda a la fuente
que detect la no conformidad, observacin,
recomendacin, mejora o cualquier otra situacin
objeto de anlisis; de acuerdo con las siguientes
convenciones:
1. Informe de Autoevaluacin de Control.
2. Informe de Autoevaluacin de Gestin.
3. Autoevaluacin del DAFP.
4. Informe de Auditora Interna.
5. Informe de Auditora Interna de Calidad.
6. Informe de Auditora de Entes Certificadores.
7. Informes Anuales de Evaluacin al Sistema de
Control Interno.
8. Servicio/Producto No Conforme.
9. Quejas, Reclamos y Derechos de Peticin.
10. Revisin por la Direccin.
11. Resultados de Encuestas de Percepcin.
12. Resultados de Indicadores.
13. Circulo de Cultura, Calidad y Control.
14. Anlisis de Riesgos.
15. Retroalimentacin.
16. Auditoria Contralora Municipal.
17. Auditoria Contralora General de la Repblica.
18. Solicitudes de entes de control poltico.
19. Auditoria Procuradura.
20. Otros, especifique.

DESCRIPCIO
N DE LA
DESCRIPCION
CAUSA DE DE LA ACCION
LA
DE
SITUACION/H MEJORAMIENT
ALLAZGO
O

TIPO DE
SITUACIN/HALLAZGO
Consigne el tipo de
situacin/hallazgo de acuerdo
a la informacin dada por la
fuente de deteccin, utilizando
las siguientes convenciones:
NC: No Conformidad
NCA: No Conformidad
Administrativa
NCD: No Conformidad
Disciplinaria
NCF: No Conformidad Fiscal
NCP: No Conformidad Penal
OBS: Observacin
M: Mejora

3. FIRMA DEL RESPONSABLE:

TIPO DE ACCION

DESCRIPCION DE LA
SITUACION / HALLAZGO

TIPO DE
SITUACIN/HALLAZ
GO

NOMBRE DEL
PROCESO
Macroproceso/Pr
oceso/Subproce
so y/o
procedimiento

FUENTES DE
DETECCION

1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
2. NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:
4. FECHA DE SUSCRIPCIN:
5. NOMBRE DE LA AUDITORIA:

PLAZO DE
RESPONSABLE DE
RESPONSABLE DEL
OBJETIVO DE DESCRIPCIO
EJECUCION
LA ACCION DE
SEGUIMIENTO :
LA ACCION
N DE LA
DE LA META
MEJORAMIENTO
DE
META (en
(DD/MM/AA)
MEJORAMIEN unidad de
INICIO
FINAL
Nombre
Nombre
TO
medida)
Cargo (DD/MM/ (DD/MM/AA
Cargo
Completo
Completo
AA)
)

TIPO DE ACCION
Registre el tipo de accin
de mejoramiento de
acuerdo a su definicin,
utilizando las siguientes
convenciones:
C: Correccin
AC: Accin Correctiva
AP: Accin Preventiva
AM: Accin de Mejora

Se observa que el objetivo del

proceso Servicio de Salud
publica
"Contribuir
al
mejoramiento de la Salud de
los habitantes del Muncipio de
Santiago de Cali, mediante el
desarrollo de acciones de
promocion
de
la
salud,
prevencion de la enfermedad,
3.Infor
vigilancia en salud publica y
me
Desarrollo Social /
aseguramiento" cuenta con los
Audito
Servicio de Salud
siguientes
elementos
ria
Publica
metodologicos: que, para que y
Intern
a quien, pero no tiene en
a
cuenta el cuando y el cuanto,
incumpliendo con el numeral
6.1 Etapa del Planear de la
Guia para la Administracion de
Riesgos, incurriendo en el
riesgo de no implementar de
manera
estandarizada
el
Componente de Administracion
de Riesgos.

NC

DESCRIPCI
ON DE LA
CAUSA DE DESCRIPCION DE
LA
LA ACCION DE
SITUACION/ MEJORAMIENTO
HALLAZGO

3. Autoevaluacin del DAFP.

4. Informe de Auditora Interna.

NCF: No Conformidad Fiscal

5. Informe de Auditora Interna de Calidad.

6. Informe de Auditora de Entes Certificadores.
7. Informes Anuales de Evaluacin al Sistema de Control
Interno.
8. Servicio/Producto No Conforme.
9. Quejas, Reclamos y Derechos de Peticin.
10. Revisin por la Direccin.
11. Resultados de Encuestas de Percepcin.
12. Resultados de Indicadores.
13. Circulo de Cultura, Calidad y Control.
14. Anlisis de Riesgos.
15. Retroalimentacin.
16. Auditoria Contralora Municipal.
17. Auditoria Contralora General de la Repblica.
18. Solicitudes de entes de control poltico.
19. Auditoria Procuradura.
20. Otros, especifique.

NCP: No Conformidad Penal

OBS: Observacin

Consigne el nmero que corresponda a la fuente que

detect la no conformidad, observacin, recomendacin,
mejora o cualquier otra situacin objeto de anlisis; de
acuerdo con las siguientes convenciones:
1. Informe de Autoevaluacin de Control.
2. Informe de Autoevaluacin de Gestin.

OBJETIVO DE DESCRIPCIO
LA ACCION DE N DE LA META
MEJORAMIENT (en unidad de
O
medida)

Garantizar que
No
se
el objetivo del
actualizo la
proceso cumpla
revision del
con los criterios
objetivo del
establecidos por Objetivo del
proceso de
la Gua para la
proceso
Revisar, ajustar y
salud
Administracin formulado de
validar el objetivo AC
publica,
de Riesgos, con acuerdo con
del proceso.
conforme a
el fin garantizar los criterios de
la guia para
la
correcta
la Gua
la
elaboracin del
administracio
contexto
n de riesgos
estratgico del
proceso

TIPO DE
SITUACIN/HALLAZGO
Consigne el tipo de
situacin/hallazgo de acuerdo a
la informacin dada por la fuente
de deteccin, utilizando las
siguientes convenciones:
NC: No Conformidad
NCA: No Conformidad
Administrativa
NCD: No Conformidad
Disciplinaria

FUENTES DE DETECCION

3. FIRMA DEL RESPONSABLE:

TIPO DE ACCION

DESCRIPCION DE LA
SITUACION / HALLAZGO

TIPO DE
SITUACIN/HALLAZ
GO

NOMBRE DEL
PROCESO
Macroproceso/Proc
eso/Subproceso
y/o procedimiento

FUENTES DE
DETECCION

1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:
2. NOMBRE Y CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:
4. FECHA DE SUSCRIPCIN:
5. NOMBRE DE LA AUDITORIA: Auditoria Interna a los Mapas de Riesgo

M: Mejora

TIPO DE ACCION
Registre el tipo de accin de
mejoramiento de acuerdo a su
definicin, utilizando las
siguientes convenciones:
C: Correccin
AC: Accin Correctiva
AP: Accin Preventiva
AM: Accin de Mejora

RESPONSABLE DE
LA ACCION DE
MEJORAMIENTO
Nombre
Completo

Diego
Germn
Calero
Llanes

Cargo

PLAZO DE
EJECUCION
DE LA META
(DD/MM/AA)
INICIO
FINAL
(DD/MM/A
(DD/MM/AA)
A)

Secretario
de Salud 26-Jul-12
Pblica
Municipal

30-Aug-12

RESPONSABLE DEL
SEGUIMIENTO :

Nombre
Completo

Emilce
Arvalo
Garca

Cargo

Profesional
Especializ
ado

4.8. PREGUNTMONOS
Son eficaces las
acciones
propuestas,
es
decir, no se volvi a
repetir el problema
real
o
no
se
present
el
problema potencial?

TALLER
OBJETIVO: Desarrollar habilidades en la redaccin de
Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
DESARROLLO:
1. Conformar grupo.
2. Repartir dentro de los grupos el documento
Formato de Formulacin de Plan de
Mejoramiento.
3. Socializacin.