PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Jessica Agressot, Alejandra Hernndez, Alejandra Herrera, AnaMaria Pachn, Sergio Sandoval

Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad se encuentran distribuidos en 5

niveles dentro de la jerarqua de la documentacin, la cual se describe a
continuacin:

MANUAL DE
CALIDAD

PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCTIVOS, MANUALES

FORMULAS, PROTOCOLOS, CATALOGOS,

DOCUMENTOS EXTERNOS

FORMATOS

REGISTROS

Documentos obsoletos:
Los documentos obsoletos son recogidos por Garanta de Calidad para su respectivo archivo
en la carpeta de documentos obsoletos. Esta carpeta debe estar bajo la custodia de
Garanta de calidad. Estos documentos son archivados por un tiempo mximo de 1 ao.

Copias controladas:
Los documentos originales y sus copias se archivan en la ubicacin que corresponda de
acuerdo al programa Listado Maestro de Documentos, guardados en sobres plsticos
transparentes que permiten su proteccin y su duracin.
Las copias de los documentos que se distribuyen a los diferentes departamentos son
archivadas en carpetas identificadas con el nombre la demarcacin. Estas carpetas deben
estar a disposicin del personal del departamento.
Codificaci
Garanta de Calidad asigna el cdigo del documento teniendo en cuenta los siguientes
parmetros:

El cdigo tiene la siguiente forma:

Ejemplo:

ABB-CCC-VX
PBG-005-V1

La segunda parte del cdigo (BB), corresponde al rea o departamento que emite el
documento, en la Tabla N 2 se encuentra la codificacin para cada una de las reas o
departamentos.
Ejemplo:
BGTabla N 1 Codificacin de reas y departamentos que emiten documentacin.
AREA O DEPARTAMENTO

CODIFICACIN

Garanta de Calidad

GC

Administracin

AD

Control de Calidad

CC

Infraestructura

IF

Bodega

BG

Produccin

PR

Recursos Humanos

RH

La primera parte del cdigo (A) tiene que ver con el tipo de documento del que se trata, en
ARTHACARE existen los tipos de documentos que se muestran en la tabla N 1
Ejemplo:
M

Tabla N1 Tipo de documentos

TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACIN

Manuales
Procedimientos
Formatos
Programas
Validaciones
Planos

M
P
F
PR
V
PL

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTACION

GESTION

GARANTIA CALIDAD

CODIGO
VERSION
FECHA

FGC-008-V1
1
20-06-13

VERSION

FECHA DE
ELABORACION

GESTION CONTROL CALIDAD

CODIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

FCC-001-V1

REGISTRO CONTROL FORMALDEHIDO

20-08-13

FCC-002-V1

REGISTRO ENTREGA DE MUESTRAS DE PRODUCTO

TERMINADO O INTERMEDIO A CONTROL DE CALIDAD

21-08-13

21-08-13

21-08-13

FCC-005-V1

ROTULO SOLUCION SANITIZANTE

CONTROL EN PROCESO DE ACONDICIONAMIENTO Y
EMPAQUE
MUESTRA PARA ANLISIS

21-08-13

FCC-006-V1

REPORTE DE INSPECCION Y ANALISIS DE MATERIA PRIMA

21-08-13

21-08-13

21-08-13

REPORTE ANALITICO DE PRODUCTO TERMINADO

21-08-13

FCC-010-V1

REGISTRO DATOS PRIMARIOS PRODUCTO TERMINADO

21-08-13

FCC-011-V1

REGISTRO DE ANALISIS DE AGUA POTABLE

22-08-13

FCC-012-V1

ROTULO DE MUESTREADO

22-08-13

FCC-013-V1

REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS

23-08-13

FCC-014-V1

MUESTRAS DE RETENCION DE MATERIAS PRIMAS, ENVASES Y

PRODUCTO TERMINADO

23-08-13

FCC-015-V1

LIBERACION DE CODIFICADO

24-08-13

FCC-016-V1

LIBERACION PRODUCTO EN PROCESO

24-08-13

FCC-017-V1

ROTACION DE SOLUCIONES DESINFECTANTES

21-08-13

FCC-018-V1

REGISTRO DE PH Y CONDUCTIVIDAD DEL AGUA

02-09-13

FCC-019-V1

CONTROL DE VERIFICACION DE BALANZAS Y BASCULAS

22-08-13

FCC-020-V1

VERIFICACION EQUIPO MULTIPARAMETRO

23-08-13

FCC-021 V1

VERIFICACION EQUIPO VISCOSIMETRO

24-10-13

FCC-003-V1
FCC-004-V1

FCC-007-V1
FCC-008-V1
FCC-009-V1

ROTULO DE IDENTIFICACION(APROBADO,RECHAZADO Y/O

CUARENTENA
REPORTE DATOS PRIMARIOS DE MICROBIOLOGIA DE
PRODUCTO TERMINADO

FCC-022-V1

VERIFICACION DE DUCHA Y LAVAOJOS

29-10-13

PCC-001-V1

ANALISIS FISICOQUIMICO DE AGUAS

16-08-13

PCC-002-V1

VERIFICACION RUTINARIA DE BALANZAS Y BASCULAS

22-08-13

PCC-003-V1

INSPECCION, MUESTREO Y APROBACION DE MATERIA PRIMA

19-08-13

PCC-004-V1

MANEJO DE INTOXICACIONES POR PRODUCTOS QUIMICOS

20-08-13

PCC-005-V1

ACTIVIDADES Y CONTROLES EN PROCESO:

ACONDICIONAMIENTO Y EMPAQUE

20-08-13

PCC-006-V1

INSPECCION Y MUESTREO DE PRODUCTO TERMINADO

20-08-13

PCC-007-V1

INSPECCION Y MUESTREO DEL MATERIAL DE ENVASE Y

EMPAQUE

20-08-13

PCC-008-V1

MANEJO MUESTRAS DE RETENCION

24-09-13

PCC-009-V1

INSPECCIN, MUESTREO Y CONTROLES DE PRODUCTOS EN

PROCESO

20-08-13

PCC-010-V1

USO Y ROTACION DE DESINFECTANTES

21-08-13

PCC-011-V1

PROCEDIMIENTO DE OPERACIN DEL EQUIPO

MULTIPARAMETRO

23-08-13

PCC-012-V1

LIMPIEZA DE VIDRIERIA

26-08-13

PCC-013-V1

PROCEDIMIENTO DE OPERACIN DEL EQUIPO VISCOSIMETRO

24-10-13

PCC-014-V1

TRANSPORTE DE AGUA PURIFICADA

23-09-13

PCC-015-V1

MANEJO DE LA DUCHA DE SEGURIDAD Y LAVAOJOS

29-10-13

PCC-016-V1

TOMA DE CONDICIONES AMBIENTALES Y DIFERENCIALES DE

PRESION

25-10-13

ELABORO

REVISO

MIGUEL RENDON

EDISON SERNA

EDISON SERNA

DIRECTOR TECNICO Y DE PRODUCCION

DIRECTOR TECNICO Y DE
PRODUCCION

DIRECTOR GARANTIA
DE CALIDAD

APROBO

GESTION GARANTIA DE LA CALIDAD

CODIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

VERSION

FECHA DE
ELABORACION

VGC-001-V1

PLAN MAESTRO DE VALIDACIONES

20/09/2013

VGC-002-V1

VALIDACION DEL SISTEMA DE PURIFICACION DE AGUA

23/09/2013

VGC-003-V1

PROTOCOLO PARA LA CALIFICACION DE INSTALACION (IQ),

OPERACIN (OQ) Y DESEMPEO (PQ) CODIFICADORA DOMINO

MGC-001-V1

MANUAL DE CAPACITACION DE BPM

02-07-13

MGC-002-V1

MANUAL DE CALIDAD

03-07-13

PRGC-001-V1

PROGRAMA DE CAPACITACION

03-07-13

PRGC-002-V1

13-07-13

20-09-13

FGC-001-V1

PROGRAMA DE GARANTIA DE LA CALIDAD

PROGRAMA DE AUTOINSPECCIONES Y AUDITORIAS DE
CALIDAD
LISTADO DE REPORTES DE DESVIACIONES DE LA CALIDAD

06-07-13

FGC-002-V1

REPORTE DE DESVIACIONES DE LA CALIDAD

08-07-13

FGC-003-V1

RELACION DE RECEPCION DE DEVOLUCIONES DE PRODUCTO

08-07-13

FGC-004-V1

INFORME DE CONCILIACION DE RETIRO DE PRODUCTO DEL

MERCADO

08-07-13

FGC-005-V1

ACTA DE DESTRUCCION DE DOCUMENTOS

09-07-13

FGC-006-V1

ACTA DE DESTRUCCION DE MATERIALES DE EMPAQUE

10-07-13

FGC-007-V1

LISTADO DE NOMBRES Y FIRMAS AUTORIZADAS

11-07-13

FGC-008-V1

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTACION

20-06-13

FGC-009-V1

GLOSARIO GENERAL DE TERMINOS

FGC-010-V1

PLAN DE AUDITORIA DE PROVEEDORES

FGC-011-V1

REGISTRO CONTROL DE PLAGAS

11-07-13

FGC-012-V1

ROTULO DE IDENTIFICACION IME

11-07-13

FGC-013-V1

VERIFICACION DEL ESTADO DE LAS CAJAS ADHERENTES Y

LMPARAS ATRAPA INSECTOS

11-07-13

FGC-014-V1

CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES

12-07-13

FGC-015-V1

EVALUACION DE CAPACITACIONES

15-07-13

PRGC-003-V1

28/10/2013

11-07-13

FGC-016-V1

REGISTRO DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES Y

ENTRENAMIENTO

15-07-13

FGC-017-V1

ENTERADO POS

16-07-13

FGC-018-V1

CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS Y REVISIONES

PERIODICAS

16-07-13

FGC-019-V1

CONTROL DE DISTRIBUCION DE COPIAS

17-07-13

FGC-020-V1

CRONOGRAMA DE METROLOGIA

17-07-13

FGC-021-V1

ROTULO DE IME FUERA DE USO

18-07-13

FGC-022-V1

HOJA DE VIDA DE LOS EQUIPOS DE INSPECCION, MEDICION Y

ENSAYO(IME)

18-07-13

FGC-023-V1

CRONOGRAMA DE AUTOINSPECCIONES(AUDITORIAS) DE BPM

19-07-13

FGC-024-V1

ACTA DE AUTOINSPECCION

19-07-13

FGC-025-V1

CRONOGRAMA DEL PLAN MAESTRO DE VALIDACIONES

20-09-13

FGC-026-V1

CRONOGRAMA DE FUMIGACION Y CONTROL DE ROEDORES

20-09-13

PGC-001-V1

NORMAS DE HIGIENE

01-07-13

PGC-002-V1

ENTRENAMIENTO DE PERSONAL

01-07-13

PGC-003-V1

NORMAS GENERALES DE BPM

02-07-13

PGC-004-V1

PROTOCOLO DE VALIDACION DEL SISTEMA DE PURIFICACION

DE AGUA

31-07-13

PGC-005-V1

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PLAGAS

04-07-13

PGC-006-V1

PROCEDIMEINTO PARA REALIZAR AUTOINPECCIONES Y

AUDITORIAS DE CALIDAD

PGC-007-V1

APROBACION Y RECHAZO DE PRODUCTO

05-07-13

PGC-008-V1

MANEJO DE DEVOLUCIONES

05-07-13

PGC-009-V1

MANEJO DE QUEJAS Y RECLAMOS

06-07-13

PGC-010-V1

RETIRO DE PRODUCTOS DEL MERCADO

08-07-13

PGC-011-V1

LIBERACION DE AREAS E INSPECCION EN PROCESO PARA

LAS SECCIONES DE CODIFICADO Y ACONDICIONAMIENTO

09-07-13

PGC-012-V1

MANEJO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACION

12-07-13

12-07-13

13-07-13

19-07-13

Pagina 2 de 4
PGC-013-V1
PGC-014-V1

NOMBRES Y FIRMAS AUTORIZADAS EN PLANTA DE

PRODUCCION
NORMA FUNDAMENTAL PARA EL MANEJO DE LA
DOCUMENTACION Y EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PGC-015-V1

CARACTERISTICAS DE DEFECTOS DE CALIDAD EN PRODUCTO

TERMINADO

13-07-13

PGC-016-V1

CONTROL Y TRATAMIENTO DE CAMBIOS Y DESVIACIONES DE

CALIDAD(NO CONFORMIDADES)

14-07-13

PGC-017-V1

PROCEDIMIENTO PARA LA CALIFICACIN, CALIBRACIN O

MANTENIMIENTO DE LOS INSTRUMENTOS DE MEDICIN Y
ENSAYO (IME).

14-07-13

PGC-018-V1

PROTOCOLO DE CALIFICACION EQUIPOS DE PRODUCCION

27-09-13

GESTION INFRAESTRUCTURA
CODIGO
PRIF-001-V1
FIF-001-V1

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

FECHA DE
ELABORACION
16-08-13

REGISTRO LIMPIEZA Y DESINFECCION EQUIPO DE

TRATAMIENTO DE AGUA PURIFICADA

26-08-13

NOMBRE DEL DOCUMENTO

VERSION

FIF-002-V1
FIF-003-V1
FIF-004-V1
FIF-005-V1

REGISTRO MANTENIMIENTO EQUIPOS DE PRODUCCION

CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE AREAS E
INSTALACIONES
REGISTRO DE INSPECCION DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
DE AREAS E INSTALACIONES
SOLICITUD DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Y/O CORRECTIVO DE AREAS Y/O EQUIPOS

27-08-13

18-08-13

18-08-13

18-08-13

FIF-006-V1

LISTADO DE EQUIPOS

19-08-13

FIF-007-V1

CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE

EQUIPOS DE PRODUCCION

18-08-13

FIF-008-V1

HOJA DE VIDA EQUIPOS DE PRODUCCION

28-10-13

FIF-009-V1

FICHA TECNICA EQUIPOS DE PRODUCCION

28-10-13

PIF-001-V1

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA PLANTA Y

REPARACIONES LOCATIVAS

17-08-13

PIF-002-V1

MANEJO DE BASURAS

19-08-13

PIF-003-V1

LAVADO Y SANITIZACION DEL TANQUE DE ALMACENAMIENTO

DE AGUA POTABLE

24-08-13

PIF-004-V1

SANITIZACION DE LA TUBERIA DE CONDUCCION DE AGUA

PURIFICADA

24-08-13

PIF-005-V1

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL MANTENIMIENTO

PREVENTIVO DE EQUIPOS DE PRODUCCION Y SISTEMAS DE
APOYO CRITICO

11-06-13

PIF-006-V1

PROCEDIMIENTO DE OPERACIN DEL EQUIPO PIE DE REY

26-08-13

VERSION

FECHA DE
ELABORACION

GESTION PRODUCCION
CODIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

PBG-001-V1

RECEPCION Y MANEJO DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES

16-07-13

PBG-002-V1

DEVOLUCION DE MATERIAL DE EMPAQUE SOBRANTE

CODIFICADO Y SIN CODIFICAR EN BUEN ESTADO Y
RECHAZADO

17-07-13

FBG-001-V1

REGISTRO RECEPCION E INSPECCION DE MATERIAS PRIMAS

Y MATERIALES

17-07-13

FBG-002-V1

DEVOLUCION DE MATERIALES Y/O MATERIAS PRIMAS

17-07-13

FBG-003-V1

MUESTRAS PARA DESTRUCCION

18-07-13

FPR-001-V1

CONDICIONES AMBIENTALES Y SISTEMAS DE APOYO CRITICO

20-07-13

FPR-002-V1

REGISTRO LIMPIEZA Y DESINFECCION DE EQUIPOS

20-07-13

FPR-003-V1

REGISTRO LIMPIEZA Y DESINFECCION DE AREAS

20-07-13

FPR-004-V1

ROTULO IDENTIFICACION DE AREAS O EQUIPOS

22-07-13

FPR-005-V1

MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO

24-07-13

FPR-006-V1

BATCH RECORD

29-07-13

FPR-007-V1

REGISTRO DESPEJE DE LINEA

29-07-13

FPR-008-V1

REGISTRO LISTA DE VERIFICACION DE LOTE(CHECKLIST)

29-07-13

FPR-009-V1

ORDEN DE PRODUCCION

29-07-13

FPR-010-V1

CONTROLES EN PROCESO DE ENVASADO

30-07-13

PPR-001-V1

LIMPIEZA Y SANITIZACION

18-07-13

PPR-002-V1

TIPOS DE LIMPIEZA PARA EQUIPOS Y SECCIONES DE

PRODUCCION

18-07-13

PPR-003-V1

MANEJO Y DOTACION DE UNIFORMES

08-07-13

Pagina 3 de 4

PPR-004-V1
PPR-005-V1
PPR-006-V1

LIMPIEZA Y DESINFECCION DE MANOS Y UAS

INGRESO, CIRCULACION Y EGRESO DE PERSONAL EN LA
PLANTA DE PRODUCCION
LIMPIEZA Y SANITIZACION DEL AREA DE PESAJE Y MUESTREO
DE MATERIA PRIMA

19-07-13

19-07-13

07-06-13

PPR-007-V1

LIMPIEZA Y SANITIZACION DE AREAS

22-07-13

PPR-008-V1

DESPEJE AREA, LINEA DE CODIFICADO Y EMPAQUE

23-07-13

PPR-009-V1

PROCESO DE CODIFICADO DE MATERIALES DE EMPAQUE

25-07-13

PPR-010-V1

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PRODUCCION DE LIQUIDOS

INSTRUCTIVO PARA LA LIMPIEZA Y DESINFECCION DE
EQUIPOS

22-08-13

27-07-13

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PRODUCCION DE POLVOS

22-08-13

VERSION

FECHA DE
ELABORACION

PPR-011-V1
PPR-012-V1

GESTION RECURSOS HUMANOS

CODIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

09-08-13

FRH-001-V1

ORGANIGRAMA

20-06-13

PRH-001-V1

ELABORACION Y REVISION DEL MANUAL DE FUNCIONES

31-07-13

PRH-002-V1

PROCEDIMIENTO PARA EL LAVADO DE UNIFORMES

08-08-13

PRH-003-V1

NORMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

09-08-13

PRH-004-V1

ENTREGA Y DISTRIBUCION DE UNIFORMES

09-08-13

PRH-005-V1

INDUCCION Y ENTRENAMIENTO

09-08-13

PRH-006-V1

MANEJO DE DOTACION

09-08-13

PRH-007-V1

SELECCIN Y CONTRATACION DE PERSONAL

09-08-13

PRH-008-V1

EXAMENES MEDICOS OCUPACIONALES

09-08-13

MRH-001-V1

DIRECTOR DE GARANTIA DE CALIDAD

01-08-13

MRH-002-V1

DIRECTOR TECNICO Y DE PRODUCCION

02-08-13

MRH-003-V1

AUXILIAR DE ALMACEN

02-07-13

MRH-004-V1

AUXILIAR DE PRODUCCION

03-07-13

MRH-005-V1

COORDINADOR DE MANTENIMIENTO Y LOGISTICA

05-07-13

MRH-006-V1

COORDINADOR DE PRODUCCION

06-07-13

MRH-007-V1

INSPECTOR DE CALIDAD

08-07-13

PRRH-001-V1

ALCANCE
Este manual aplica para todo el personal de ARTHACARE encargado del manejo de todos los
departamentos que conforman la compaa, en especial al Director del departamento de calidad
adems del coordinador de la documentacin que participa en la elaboracin, control, revisin de
este documento para el cumplimiento de las Buenas prcticas de manufactura.
Este sistema de gestin de calidad se aplica a las acciones de almacenamiento, inspeccin,
certificacin, diseo, de cada departamento en especial al departamento de Produccin.

GESTION GARANTIA
CALIDAD
CODIGO

VERSION

FECHA

Da-mesao

MANUALES

Procedimiento:
Objetivo: fijar polticas, objetivos de calidad, las referencias a
procedimientos, instructivos, normas, especificaciones y todos los aspectos
que tienen que ver con el manejo de un tema especfico.

1. Codificacin: M
2. Revisin: Tres aos a partir de la
fecha

Alcance: Este documento aplica para todos los miembros de la empresa

Formato: Se utiliza Fuente Calibri y

tamao 11.

Responsable: Director de garanta y control de calidad

Elabor

Revis

Definiciones: sistemticos, BPM, auto inspeccin

Copia: Numero ( ) A quien va dirigido________________
Historial de cambio:
Motivo________________________________________________________
Anexos:

Aprob

GESTION GARANTIA
CALIDAD
CODIGO

VERSION

FECHA

Da-mesao

PROCEDIMIENTOS

Objetivo: seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de

manera eficaz. Su objetivo debera ser nico y de fcil identificacin, aunque es
posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada
uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan eficiencia.

Alcance: Este documento aplica para los miembros de laboratorio y calidad de

la empresa

Responsable: Director tcnico y de produccin

Procedimiento:
1. Codificacin: P
2. Revisin: Tres aos a partir de la fecha
Formato: Se utiliza Fuente Calibri y
tamao 11.

Elabor

Definiciones: BPM, materia prima, control, tratamiento

Copia: Numero ( ) A quien va dirigido________________
Historial de cambio:
Motivo________________________________________________________
Anexos:

Revis

Aprob