PLANIFICACIN ESTRATEGICA

Por qu es necesaria una herramienta detallada sobre planificacin estratgica?

La planificacin estratgica es el corazn del trabajo de una organizacin. Si un marco estratgico
no sabes a dnde ir o por qu quieres llegar all. Por ello, tampoco importa por qu has llegado all.
Esta herramienta te ofrece una forma de realizar una planificacin estratgica detallada, que
puedes copiar en cualquier organizacin o proyecto que necesite realizarla.

La herramienta sobre Planificacin de accin te ayudar a desarrollar el proceso para la evaluacin
del impacto. La planificacin estratgica te ayudar a que tu proyecto u organizacin tengan un
impacto significativo.

Quin debera usar esta herramienta?
Esta herramienta te ayudar si tienes una experiencia limitada en la planificacin o en la
planificacin estratgica. Quizs no has dirigido una organizacin, proyecto o departamento o
una planificacin anteriormente. Tambin, puede que siempre hayas enfocado sobre la
planificacin de accin y ahora te das cuenta de lo importante que es.

Cundo ser til esta herramienta?
_Necesites planificar estratgicamente as como funcionalmente y hacer una distincin entre los
dos
_ Necesites ideas para ayudarte a planificar un proceso de planificacin estratgica.
_ Comiences la planificacin para un nuevo proyecto y organizacin.
_ Sientas que necesitas revisar tu marco estratgico.

Una estrategia es un enfoque global basado en el entendimiento de un contexto ms amplio para
tratar tu funcin, tu propia fuerza y debilidad y el problema al que te ests enfrentando.
Una estrategia te da un marco en el que trabajar y aclara lo que ests intentando conseguir y el
enfoque que pretendes darle. No detalla actividades especficas.

Qu es la planificacin estratgica?
Una estrategia es un enfoque global y un plan. Por eso, la planificacin estratgica es la
planificacin global que permite la buena administracin de un proceso. Adems, te saca de las
actividades del da a da de tu organizacin o proyecto y te proporciona un esquema de lo que
ests haciendo y dnde vas a llegar.
La planificacin estratgica te permite responder a las siguientes preguntas:
_ Quines somos?
_ Qu capacidad tenemos y qu podemos hacer?
_ Qu problemas estamos tratando?
_ Qu influencia queremos causar?
_ Qu asuntos crticos tenemos que responder?
_ Dnde debemos situar nuestros recursos y cules son nuestras prioridades?

Planificacin del proceso de planificacin estratgica
El proceso de planificacin estratgica no es algo que pueda pasar segn vaya surgiendo en una
reunin de planificacin casual o durante una reunin del personal.
Requiere una planificacin cuidadosa para establecerla de modo que el proceso sea riguroso y
exhaustivo.
DURACIN
Las preguntas son:
_ Cundo necesitas realizar un proceso de planificacin estratgica?
_ Con qu frecuencia se necesita llevar este proceso a cabo?
_ En qu punto del ciclo de la organizacin o proyecto necesitas hacer el proceso?
_ Cunto tiempo durara?
SE NECESITA UN PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA?
El equipo de administracin de la organizacin o proyecto debera trabajar con la ayuda de este
cuestionario.
Si un informe tiene dos partes y declararas una parte como definitiva pero la otra no, entonces
inclnate por la respuesta ms dbil.
Quin debera participar en el proceso de planificacin estratgica?
Para ver los detalles de quin debera estar implicado en las diferentes etapas de la planificacin,
dirgete a la herramienta Descripcin general, en el apartado de Quin planifica?
Las dos cuestiones clave son:
_ Quin debera participar en el proceso de planificacin estratgica?
_ Quin debera facilitar el proceso de planificacin estratgica?

El uso de un facilitador externo
Recomendamos que uses un facilitador externo preparado para un proceso de planificacin
estratgica de forma que:
_ Haya una persona asignada para mantener el orden, para prevenir que se personalicen los
asuntos y que mantenga el proceso alejado de las emociones personales.
_ El resto sea libre para colaborar en el proceso sin una preocupacin importante.
_ Una persona formada sea capaz de tratar los conflictos que puedan surgir para manejarlos de
forma constructiva en lugar de destructiva.
_ Alguien con experiencia de organizacin especfica sea capaz de crear asuntos y prevenir a la
organizacin o proyecto de que surjan asuntos complicados.
_ Alguien con mucha experiencia puede ofrecer perspicacia, ideas y una perspectiva externa.

APORTACIONES
Esto ayuda a mantener a una organizacin en la vanguardia del trabajo de desarrollo. La
aportacin externa aclarara las oportunidades, retos y amenazas del contexto externo de la
organizacin (ver tambin la herramienta Descripcin general de la planificacin, apartado del
Anlisis FADO).
La aportacin externa de la organizacin debera ser el trabajo del grupo o persona que planifica el
proceso.
La mayora de las personas que trabajan en el desarrollo estarn preparadas para ceder su tiempo
libre si tu organizacin o proyecto tiene credibilidad o potencial para solucionar un problema que
les afecta. Sin embargo, tu organizacin o proyecto debera cubrir los gastos de transporte,
alojamiento y similar. Tambin se recomienda dar al orador un pequeo regalo como
agradecimiento por su tiempo.

TRABAJO PRELIMINAR
Se necesitan realizar dos tareas importantes antes de comenzar un proceso de planificacin
estratgica:
_ Un resumen del trabajo de la organizacin.
_ Un resumen del funcionamiento interno de la organizacin.

Revisin de la funcin interna de la organizacin
Se puede llevar a cabo mediante:
_ Una revisin externa dirigida por alguien que tenga un amplio entendimiento del desarrollo y de
las organizaciones sin nimo de lucro, pero no necesariamente de un sector en particular.
_ Una revisin por parte de la administracin del funcionamiento interno de la organizacin o
proyecto.
_ Aportaciones del personal

PLANIFICACIN DE LA AGENDA / PROCESO
Lo importante que debes recordar es:
_ Saber lo que quieres conseguir y tener claro los resultados del proceso.
_ Saber lo que hay que cubrir para lograr esos resultados y saber los pasos a seguir.
_ Saber con qu asuntos adicionales necesitas trabajar en el tiempo disponible.
_ Dar prioridad. Por ejemplo, no permitas que se discuta durante slo media hora los valores y
objetivos del proceso y dos horas para discutir si se necesita personal administrativo adicional.
_ S flexible, pero compromtete dentro del tiempo establecido.
_ Asegrate de que alguien se encarga de anotar lo que se dice y, lo ms importante, lo que se
acuerda.
SI decides utilizar un facilitador externo (que es lo que recomendamos), asegrate de que alguien
se ocupa de presidir cada sesin y que est capacitado para ello.
_ Realiza pasos que involucren a todos los participantes-necesitas que la gente te acompae, no
simplemente realizar la tarea.

El equipo debera:
_ Trazar una agenda para todo el proceso.
_ Dividirla por da, por ejemplo, da uno, da dos, etc.
_ Localizar las responsabilidades.
_ Hacer circular la agenda para comentarios.
_ Finalizarla.

Recorrido de los antecedentes
Los episodios de los antecedentes constituyen los momentos iniciales del proceso de planificacin
estratgica e incluyen:
_ Aportacin: discusin.
_ Aclaracin del anlisis del problema.
_ Revisin de los programas y de la organizacin como un sistema funcional.
_ Aclaracin de los parmetros de planificacincul es el amplio marco en el que vamos a
planificar?
_ Identificar los asuntos crticos que se deben tratar durante el proceso de planificacin estratgica.
_ Sintetizar: reunir los aprendizajes clave de la organizacin o proyecto que surgen del trabajo
inicial.

APORTACIN / DISCUSIN
Tras la aportacin debes tener:
_ Una sesin de preguntas y respuestas con la persona que da la aportacin para aclarar asuntos.
_ Una discusin en pequeos grupos sobre algunos asuntos clave. Esto puede que lo haya
planteado el presentador o se hayan extrado de la aportacin o mencionado con anterioridad.
_ Una pequea discusin, bien en pequeos grupos o en sesiones plenarias, sobre cules son
nuestras implicaciones.
_ Un resumen de lo que se ha dicho mediante un anlisis PEST.
_ Un proceso de aclaracin sobre el problema que ests tratando con tu trabajo.

ACLARACIN SOBRE EL ANLISIS DEL PROBLEMA
En la herramienta Descripcin general de la planificacin, tratamos el anlisis de problemas y el
modo de realizar un anlisis con detenimiento. El anlisis de problemas es un intento de entender
el problema a tratar y las diferentes causas y efectos relacionados.

Al final, las preguntas que necesitas contestar son:
_ Es importante el problema que estamos tratando?
_ Si solucionamos el problema, se ver un cambio importante en las vidas de las personas con
respecto al desarrollo?

REVISIN
Este paso implica una revisin del trabajo ya realizado y de cmo funciona el sistema del proyecto
u organizacin. La revisin permite que realices un Anlisis FADO.
Cuando haces una revisin de los programas, te fijas en el impacto y efectividad del trabajo que
ests realizando. Causa alguna influencia?.
Cuando revisas la organizacin, te fijas en la eficacia en la que se realiza el trabajo. Hacemos
nuestro trabajo de forma eficaz en relacin con el coste y para que produzca los mximos
resultados con las mnimas aportaciones posibles?

Programas
Necesitas asegurar que el trabajo preliminar realizado sobre el impacto y efectividad de tus
programas se comparta en el taller o entre los relacionados en el proceso, ya que constituye los
antecedentes esenciales para el proceso de planificacin estratgica.
Dependiendo de la forma en la que se realice el trabajo preliminar, tendrs que decidir hacer lo
siguiente:
_Si has seguido la ruta de una evaluacin externa, deja al evaluador externo que presente un
resumen de sus conclusiones y recomendaciones para la discusin.
_Si el evaluador ya ha hecho una presentacin, enfoca la discusin en torno a las conclusiones y
recomendaciones que han surgido durante el proceso de planificacin estratgica.
_SI las unidades, departamentos, proyectos o programas de una organizacin han hecho su propia
revisin de progreso del trabajo.
_Si la administracin ha realizado un proceso de revisin, se debera presentar en este momento.
_ Independientemente de la opcin u opciones que elijas, tendras que sacar conclusiones y
aprendizajes.

Organizacin
Necesitas asegurarte de que el trabajo preliminar sobre la eficacia del proyecto u organizacin y
sobre la forma en la que organizas y realizas tu trabajo, lo compartes en el taller o con aquellos
implicados en el proceso. Asimismo, esto forma un antecedente esencial para el proceso de
planificacin estratgica.

El facilitador o persona que facilita la sesin debera preguntar lo siguiente:
_ Cules son los puntos fuertes internos en los que necesitamos trabajar?
_ Cules son los puntos dbiles internos que necesitamos eliminar?
_ Cules son los problemas internos que estn afectando negativamente a nuestra capacidad
para impactar en nuestro trabajo?

A qu nos referimos con los parmetros de planificacin?
Un proyecto u organizacin no puede funcionar sin ningn tipo de lmites. Hay ciertos parmetros o
restricciones que definen o limitan lo que se puede o no se puede hacer, lo que es ms o menos
probable.

Definicin de un marco estratgico
Con el trabajo base realizado, ya ests preparado para conocer el proceso de planificacin
estratgica. Esto significa definir el marco estratgico en el que trabaja tu organizacin o proyecto.
Un marco estratgico incluye:
_ Una visin claramente sealada.
_ Valores claramente articulados.
_ Una misin articulada en una declaracin de misin.
_ El objetivo general del proyecto u organizacin.
_ El objetivo inmediato del proyecto u organizacin.
_ Las reas resultantes clave en el que se quiere centrar el proyecto u organizacin.
_ Un entendimiento de los vacos entre la organizacin o proyecto y lo que se necesita hacer para
lograr los objetivos y las fuerzas que lo ayuden y dificulten.

Qu es una visin de proyecto u organizacin?
Las organizaciones y proyectos del sector sin nimo de lucro existen normalmente porque se
quiere generar una influencia en la sociedad. La organizacin tiene una visin de cmo podra ser
la sociedad en el futuro. La visin no es algo que se pueda lograr por s solo, sino algo que gua el
trabajo y se piensa que se puede lograr si hay bastantes proyectos y organizaciones que
comparten la visin y trabajan para conseguirla.
PREGUNTAS

1. Qu es la planificacin estratgica?
Es el corazn del trabajo de una organizacin
2. Qu funcin cumple la planificacin accin en la planificacin estratgica?
Ayudar a desarrollar el proceso para la evaluacin del impacto
3. Qu es una estrategia?
Es un enfoque global basado en el entendimiento de un contexto ms amplio para tratar tu
funcin, tu propia fuerza y debilidad y el problema al que te ests enfrentando.
4. A qu se refiere el marco estratgico?
Son los valores y visin de la organizacin
5. A qu se refiere el anlisis del problema?
Es un intento de entender el problema a tratar y las diferentes causas y efectos
relacionados.
6. Qu es la competencia distintiva?
Ir acorde con los trabajadores comunitarios de la salud o el desarrollo del
material de alfabetismo o produccin de medios entretenidos pero relevantes
socialmente. Si sabes identificar tu competencia distintiva, te ser ms fcil aclarar los
parmetros de planificacin.
7. Qu son las suposiciones?
Son condiciones externas que tu proyecto u organizacin no puede controlar pero que
se supone que existen y son necesarias para el xito del proyecto.
8. De qu manera se comprenden los valores organizativos?
se comparten con los valores que respaldan el trabajo de la organizacin y las
relaciones con los usuarios y otros interesados directos.
9. Qu es un valor?
es lo que piensas que es lo correcto hacer y para tratar con la gente y lo que piensas
sobre la forma en la que el mundo se debe organizar.
10. A que se refiere el objetivo final?
est directamente relacionado con el problema significante que has identificado en el
anlisis del problema.