Plan de Adquisiciones

Quin, cmo, cundo, cunto con quin?

Por Antonio Villarreal Saldaa [ Acerca del autor]
Hace mucho tiempo cuando iniciaba en el negocio de la
Administracin de Proyectos y en nuestro medio no
haba tanto conocimiento como lo hay hoy, recuerdo que
despus de toda una explicacin extensa con filminas y
arias presentaciones a un cliente potencial, de lo que
era nuestro negocio, ste, con frecuencia preguntaba! a
er, si ustedes no dise"an, no hacen ingenieras, no
construyen, no instalan, no proeen ning#n material, etc$
%ntonces, &qu hacen'
(o primero que se me ocurra para explicarlo, muy pr)ctico, era! somos como un
director de orquesta que tiene una partitura *plan de proyecto+ y dirige a los
m#sicos$ ,uy probablemente el director empe- tocando un instrumento o arios,
sabe lo suficiente de cada uno de ellos, tiene la experiencia y se prepar para ser
.irector de orquesta y su ob/etio en dar un concierto, &pero con quin lo as
hacer', podras ser el me/or director de orquesta pero el integrar al equipo, buscar
a los me/ores m#sicos y coordinarlos para que entre ellos den un concierto es el
gran reto, lo que traducido a nuestras pr)cticas es simplemente utili-ar la
herramienta! Plan de Adquisiciones$
(o m)s com#n cuando iniciamos un proyecto, las tpicas preguntas que hay que
formular, son! quin, cmo, cu)nto y cu)ndo0 pero otra pregunta releante que
debemos hacernos en las etapas tempranas es &con quin', y esto en referencia
a cmo amos a integrar el equipo que participar) en el proyecto, tanto
internamente, como fuera de nuestra propia organi-acin! proeedores,
consultores, ingenieras, dise"adores, constructores, agencias, etc$
1iguiendo el proceso de la Administracin Profesional de Proyectos, para llegar a
un buen plan de Abastecimientos, es b)sico tomar en cuenta lo siguiente!
2ener documentada y clara la isin de proyecto, la /ustificacin, supuestos,
restricciones 3 4harter
Haber definido el alcance, su descripcin, detalles, criterios de aceptacin3
.eclaracin del Alcance
.ocumentar qu incluye y qu no incluye el proyecto! entregables, sub
entregables3 desglose estructurado de traba/o 3 561
7enerar un estimado de costo y un estimado de tiempo
Hacer un diagrama organi-acional de la empresas y del proyecto, es
importante porque posiblemente para la administracin del proyecto
adem)s de isuali-ar hacia el exterior a quines necesitamos contratar,
tambin debemos de confirmar hacia el interior, cmo amos a conformar el
equipo del proyecto y si es necesario incluir a alg#n asesor o especialista
interno$
8na e- que tengamos esta informacin, podremos empe-ar a reali-ar la ,atri-
de Adquisiciones, la cual debe contener el 561, para asegurarnos que todo el
alcance est incluido y no se queden entregables sin considerar, as como el
n#mero de contratos o el n#mero de especialidades, en la que amos diidir la
contratacin para el proyecto$
Variables que alimentan la Matriz de Adquisiciones
&4u)ntos contratos amos a tener', &a cu)ntos proeedores oy a contratar',
&en cu)ntos paquetes oy a diidir el proyecto', esto podra ir desde un llae en
mano! dise"o, ingeniera, construccin, fabricacin, implementacin, puesta en
marcha y entrega0 pasando por esquemas como dise"o9construccin, o dise"o9
implementacin, o dise"o9operacin0 hasta diidir el proyecto en un sinn#mero de
paquetes, comprando los materiales directos, contratando la mano de obra, etc$
%n ocasiones tendemos a pensar que entre m)s paquetes se tenga en el proyecto
puedo obtener un costo m)s econmico, pensemos que nos ahorramos costos
indirectos al hacerlos nosotros mismos, que al hacerlo de esta manera ahorro
sobre costos, etc$ pero hay que ealuar las actiidades adicionales que tendremos
que hacer como! mayor coordinacin, m)s administracin, y sobre todo la diisin
de la responsabilidad0
Qu tio de contrato !o" administrar?
:tra ariable es planear la estrategia de tipo de contratos, slo por mencionar
algunos, tenemos el contrato a precio al-ado y el contrato a precio unitario$ %n
este tema tambin existe el paradigma de que el precio al-ado es m)s caro o m)s
costoso$ 1 es m)s caro, si a la hora de concursar no contamos con la suficiente
informacin, los detalles del dise"o no est)n completos o no conocemos las
expectatias del cliente para el proyecto0 pero con un buen detalle de informacin
preia al concurso, con informacin definida, se puede logra una buena
negociacin competitia$
#mo lo !o" a a$ar?
Para tener una estrategia m)s completa hay que pensar
en la forma de pago! por precio unitario, por porcenta/e
de aance, por entregables parciales, por horas hombre,
por metros c#bicos, etc$ %s una muy buena pr)ctica
pagar por entregables, esto hace que podamos llear
una administracin muy sencilla, pr)ctica, transparente y de mucho alor para el
proyecto$
#on quin lo !o" %acer?
&;uines ser)n los /ugadores para este proyecto', &a quin oy a initar', este
tema es muy extenso e incluso las grandes empresas y por e/emplo las
armadoras, tienen toda un )rea de su organi-acin enfocada al desarrollo de
proeedores$ 1e recomienda desarrollar una estrategia que nos ayude a definir! el
tipo de proeedores que an a participar, las especialidades de las empresas, su
ubicacin *locales o for)neas+, el tama"o de la empresa, el organigrama de la
empresa *es institucional o es familiar o tiene el soporte de un corporatio o es una
persona sola+, el rcord como empresa, recomendaciones, entre otras cosas$
%s importante que estos puntos los tengamos planeados, antes del lan-amiento
de los concursos y de la initacin de proeedores a nuestro proyecto$ %s muy
efectio y de alto impacto para los resultados del proyecto y su planeacin que los
proeedores cono-can estas estrategias para que puedan hacer propuestas
competitias, tengan claras las estrategias de adquisiciones o contratacin que se
an a implementar, se familiaricen con la filosofa de nuestra administracin de
proyectos y sobre todo que son tomados como parte del equipo e/ecutor$
Antes de iniciar alg#n traba/o hay que tener en cuenta lo que he considerado una
premisa en trayectoria! los que hacen todo el traba/o en un proyecto son los
proeedores, as que es releante en un proyecto contestarnos &con quin lo oy
hacer