Microsoft Office Excel 2010

Clase 1
Introduccin a las Hojas Electrnicas
Universidad Francisco Gavidia
1. Conocer el entorno de las hojas electrnicas y
su estructura.
2. Conocer los conceptos bsicos de las hojas
electrnicas.

OBJETIVOS
Excel es un programa del tipo Hoja de clculo
u Hoja electrnica que permite realizar
operaciones con nmeros organizados en una
cuadrcula. Es til para realizar desde simples
sumas hasta clculos de prstamos
hipotecarios, presupuestos, etc.
Iniciando con Excel
Ponerse rpidamente al da
Estructura de una hoja electrnica
Entorno de Excel 2010.
Conceptos bsicos
1. Libro
2. Hoja
3. Rango
4. Celda
Estructura de una hoja

Conceptos bsicos de Excel 2010:
Libro de trabajo:

Un libro de trabajo en Excel est compuesto por una o
ms hojas de clculo, por defecto al crear un nevo
archivo se generan 3 hojas.
La extensin por defecto de los libros de Excel 2010 es
.XLSX y el nombre que le asigna por defecto a cada
libro es libro[nmero], dnde nmero, es el nmero del
libro que se le asigna cada vez que se crea un nevo
archivo, sin que se cierre Microsoft Excel.

Hoja electrnica
Una hoja electrnica es una matriz formada por 16, 384
columnas y 1,048,576 filas.

Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B,
C,.......AA, AB,........IV,XFD
Cada fila se numera desde 1 hasta 1048576.

En las versiones anteriores de Excel la cantidad de
hojas que se podan insertar es de 255,
actualmente la cantidad de hojas a insertar est
determinada por la cantidad de memoria RAM
que tenga la computadora, es decir no tiene un
lmite especfico.


Celda
La intersercin de una fila y una columna
se le denomina Celda, y en Excel una
celda tiene un ancho por defecto de 11
caracteres.
Para identificar una celda especfica en
Excel debemos ubicar sus coordenadas
(fila/columna) y a esto se le conoce como
referencia de celda, Ejemplo celda A1.
Podr notar que en la referencia de
celda primero se coloca la letra de la
columna y luego el nmero de la fila.
La celda que tengamos seleccionada se
le llama Celda Activa y se puede
identificar por sus bodes resaltados.
Rango
Conjunto de celdas identificadas por una
celda inicial y una final, separadas por dos
puntos.
Ejemplo A1:A12
Referencia a celdas
Una referencia identifica una celda o un
rango de celdas en una hoja de clculo e
indica a Microsoft Excel en qu celdas
debe buscar los valores o los datos que
desea utilizar en una frmula.
En las referencias se puede utilizar datos de
distintas partes de una hoja de clculo en una
frmula, o bien utilizar el valor de una celda en
varias frmulas. Tambin puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo
libro y a otros libros. Las referencias a celdas de
otros libros se denominan vnculos.

Para hacer referencia a una celda, escriba la letra
de la columna seguida del nmero de fila. Ejemplo
A1, hace referencia a la celda tomando la
interseccin de la columna A y la fila 2.

Mas adelante se ver mas detallado este tema.
Referencia a celdas
Ponerse rpidamente al da
Insertar una columna
Ahora desea agregar
una columna a la hoja
de clculo para
identificar clases de
productos.
Desea incluirla entre
dos columnas de
datos que ya existen.
Ponerse rpidamente al da
Primera opcin: Haga clic derecho en la
columna Posterior a la columna que contenga
datos y a continuacin haga clic en la opcin
Insertar.

Segunda opcin: En el grupo Celdas de la
ficha Inicio elija el botn Insertar y a
continuacin haga click en la opcin Insertar
columnas de hoja.
Tenga en cuenta que en ambos mtodos, el
contenido de la columna donde haya dejado
el marcador de celdas se mover hacia la
derecha dando espacio a la nueva columna
recin insertada.
Insertar una columna
Ponerse rpidamente al da
Insertar Filas
Ahora puede agregar una o mas
filas a la hoja de clculo para
adicionar mas datos a su hoja.
Estos datos se incluirn entre dos
filas de datos que generalmente
ya existen.
Primera opcin: Haga clic
derecho sobre el nmero
de fila posterior a la fila
con datos y a continuacin
elija la opcin Insertar.
Excel mover el contenido
de la fila seleccionada
hacia abajo, es decir; la fila
seleccionada tomar el
nmero de fila siguiente al
actual.
Ponerse rpidamente al da
Insertar Filas
Segunda opcin: Ubique el
marcador de celdas sobre
cualquiera de las celdas
de la fila posterior.
Dentro de la ficha inicio
localice el grupo Celdas y
luego haga clic en el
comando Insertar.
Por ltimo seleccione la
opcin Insertar filas de
hoja.
Ponerse rpidamente al da
Modificar y dar formato a los datos
Las operaciones para
aplicar formato y
modificar los datos se
realizan con los
comandos de los
grupos incluidos en la
ficha Inicio .

Por ejemplo, los ttulos de columna resaltarn ms si
estn en negrita.
Para ello, seleccione la fila de los ttulos y, a
continuacin, en la ficha Inicio , dentro del grupo
Fuente , haga clic en Negrita.
Ponerse rpidamente al da
La ventana Nuevo libro
La ventana Nuevo
libro es el lugar
perfecto para empezar
a trabajar en Excel.

Cuando haga clic en el botn de Microsoft Office y
luego en Nuevo, se abrir la ventana Nuevo libro.
En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un
nuevo libro en blanco o una plantilla.
Ponerse rpidamente al da
Un nuevo formato de archivo
Excel tiene un nuevo
formato de archivo.
Pero puede seguir
abriendo y
modificando libros
antiguos, y compartir
archivos con personas
que no tienen Excel
2010.
El nuevo formato de archivo proporciona mayor
seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que
resulten daados, reduce el tamao de archivo y
ofrece nuevas caractersticas.
Ponerse rpidamente al da
Trabajar con archivos de versiones anteriores
En Excel 2010, puede
abrir archivos creados
en Excel 95 hasta
Excel 2007.
Pero y si usted es la primera persona de su oficina que
tiene Excel 2010? Y si necesita compartir los archivos
con departamentos que an no tienen Excel 2010?
No se preocupe, ya que podr compartir todos los libros
con estas personas.
Ponerse rpidamente al da
Los archivos antiguos seguirn sindolo a menos que decida lo
contrario.
Excel guardar los archivos antiguos en sus formatos originales
a menos que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo
se cre en Excel 2003, Excel 2010 lo guardar en el formato de
2003 de forma predeterminada.
Las nuevas caractersticas le advertirn si guarda el archivo como
antiguo.
Cuando guarde un archivo en el formato de una versin
anterior, un comprobador de compatibilidad le indicar si
alguna de las caractersticas de la versin 2010 no son
compatibles con la versin anterior.
Trabajar con archivos de versiones anteriores
As es como se hace:
Ponerse rpidamente al da
Siempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el
nuevo formato.
Trabajar con archivos de versiones anteriores
Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor.
Los compaeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrn
abrir los archivos de 2010 si descargan y utilizan un convertidor.
Slo tiene que indicar que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia
del archivo contendr todas las caractersticas de Excel 2010.
As es como se hace:
Ponerse rpidamente al da
Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.

Nuevas caractersticas
Archivos ms seguros
Menor riesgo de que los archivos resulten daados
stas son sus principales ventajas:
Ponerse rpidamente al da
Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.

Menor tamao de archivo
stas son sus principales ventajas:
Datos ms tiles
Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al
guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel
2010, podr
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.
Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni cdigo de
VBA.
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando
haya macros o cdigo de VBA.
Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.
Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al
guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel
2010, podr
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando
necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.
Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente
grande.
Ponerse rpidamente al da
Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al
guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel
2010, podr
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.
Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el
libro con alguien que trabaja en una versin anterior de Excel.
Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite
compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.
Gracias!