Qu son los Trminos de Referencia? Se llama as al documento que elabora una empresa que necesita contratar a otras empresas para que le proporcionen determinados servicios para mejorar su sistemas de mercadeo, de produccin, de organizacin, sus finanzas o bien su administracin en general. Las empresas cuando hacen su diagnstico ya sea de toda la organizacin o de alguna parte de la misma y detectan que tienen debilidades o problemas, o bien quieren aprovechar oportunidades para mejorar, entonces identifican la necesidad de su fortalecimiento, cuando este no puede realizarse con sus propios recursos entonces se recurre a buscar asistencia externa. Esa necesidad de asistencia se plasma en un documento llamado Trmino de Referencia. Para qu sirven los TdR? Para que las empresas tengan claridad sobre las condiciones en que posiblemente se suscribir un contrato, una sobre el servicio que va a contratar y las otras empresas sobre las condiciones en que ofrecen dichos servicios, para poder elaborar y presentar sus ofertas de servicios. Una vez seleccionada una empresa, sirve para elaborar el contrato de servicios y durante su ejecucin para verificar el cumplimiento de lo contratado, es decir, si se hicieron las actividades tal como la empresa lo esperaba. Recuerde que los TdR constituyen el primer paso para empezar la contratacin de servicios, si estn bien elaborados, se esperan buenos resultados. Qu incluyen los TdR? Empieza con el ttulo del servicio, en pocas palabras debe comprenderse lo que se quiere, despus se incluyen los antecedentes de la empresa y del rea de trabajo para la cual estn requiriendo los servicios externos, los objetivos que se espera lograr, tambin se describen las especificaciones tcnicas del servicio, la organizacin prevista para cumplir con lo solicitado, los resultados e informes, los requisitos del contratista o de la empresa para que pueda participar, el tiempo disponible para su ejecucin, y condiciones de pago. Como se puede ver, los TdR proporcionan informacin para que cualquier empresa externa a la que se le enven, puedan comprender a qu organizacin le van a ofertar y qu les estn pidiendo.
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En qu consiste cada uno de los temas incluidos en los TdR?
I. JUSTIFICACIN a) Antecedentes
Aqu hay que explicar brevemente acerca de la empresa que solicita el servicio, como surgi, qu clase de empresa es, si es sociedad annima, es asociacin civil, cooperativa u otra organizacin; a qu se dedica, dnde est ubicada, qu produce o comercializa, los servicios que presta, a quienes y donde, desde cuando existe, cmo est organizada.
Adems, hay que explicar el problema o debilidades que se quiere resolver, o bien oportunidades a aprovechar y que la empresa por s misma no puede resolver y por lo tanto se convierte en una necesita para contratar los servicios externos.
b) Objetivos de la contratacin
Indique cual es el objetivo a alcanzar con esta contratacin, explicar para qu contratar los servicios de la empresa oferente.
No confundir los objetivos de la empresa con los que se espera de la contratacin del servicio.
II. ALCANCES DE LOS SERVICIOS
a) Metodologa o forma en que se prestar el servicio
Usted debe solicitarle a la empresa que explique cmo va a dar cumplimiento a los objetivos y resultados esperados, si van a utilizar alguna tecnologa, equipo y recursos etc.
b) Actividades a realizar
Para cumplir con los diferentes resultados, la empresa solicitante puede indicar las actividades que haya identificado y la empresa oferente tendr que determinar si esas actividades son suficientes o si tiene que incluir otras, para lo cual tambin elaborar un cronograma general donde se aprecie en el tiempo cuando las realizar.
c) Productos
En este espacio debe indicar cual es el producto que se obtendr de la contratacin e implementacin del servicio por ejemplo: (Informe de recepcin Registro Correspondiente, Sitio Web implementado, informe final de la consultora, archivos originales en CD etc. Etc.).
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stos deben escribirse con mucha claridad, ya que es lo que se evaluar a la hora de realizar los pagos. Son muy importantes debido a que para aceptarlos, deben estar probados, funcionando y el personal capacitado para su uso. Todo depende del servicio que vayan a realizar.
d) Informes a entregar
Todas las empresas o consultores contratados deben entregar un informe final y pueden requerirse informes parciales segn sea el caso, estos deben estar en relacin con el trabajo realizado, es recomendable, pedir un plan de trabajo detallado para el servicio, en el mismo se puede incluir un apartado donde indique la situacin de la empresa. Luego un informe de avance si el tiempo de contratacin es amplio, de lo contrario habr solo un informe final con los productos tambin finales aceptados a satisfaccin.
III. PERFIL DE LA EMPRESA O CONSULTOR
Se indica el perfil mnimo que debe tener la empresa que desea contratar para garantizar que puede realizar las tareas o los productos solicitados. Para ello es conveniente que incluya por lo menos la documentacin que se indica a continuacin:
a) Formacin Acadmica del Consultor: Indicar que titulo debe tener el consultor ejemplo: Bachiller Industrial, Perito, Auditor, Ingeniero, Lic en admon de empresas, Comercio internacional, Maestra o Doctorado segn sea el caso. b) Habilidades y otros conocimiento Indicar si se requieren otros conocimientos como certificaciones, cursos recibidos, manejo de maquinaria, etc. c) Experiencia previa en la prestacin de estos servicios: Segn el trabajo a realizar se requiere que la empresa tenga experiencia en la prestacin de dichos servicios que va a realizar y usted debe indicar cuantos aos de experiencia espera que tenga la persona a contratar. d) Documentacin legal del proveedor del servicio: La empresa proporcionar la informacin preliminar que evidencie que tiene la capacidad jurdica para ser prestadora de servicios y de ser seleccionada deber proporcionar copia de dicha documentacin para elaborar el contrato respectivo (copia de patente o copia de titulo entre otros). e) Referencias de trabajos similares proporcionados
IV. CONDICIONES CONTRACTUALES
Incluya lo siguiente:
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a) Oferta econmica: la empresa debe presentar una cotizacin indicando el monto total del servicio. b) Forma de Pago: (de preferencia indique las condiciones en que pagara a la empresa (Cuantos pagos van a efectuar y de que porcentaje de dinero ser cada pago) por ejemplo 10% a la firma de contrato y 90 a la entrega del informe final o se pagara contra entrega del servicio etc., es necesario que conozca su capacidad financiera para poder pagar a tiempo los compromisos que adquiera con el contratante. c) Plazo: Indicar el tiempo en que se espera que el trabajo este terminado d) Supervisin Indicar quien ser el responsable de la empresa para darle seguimiento al trabajo contratado
Las cotizaciones deben presentarse con membrete de la empresa, donde incluya direccin, telfono fijo, correo electrnico, persona contacto, adems de estar firmadas y selladas.
042-14 - ACSA CONSTRUCTORA - No Establece Un Plazo Máximo, Contado Desde El Inicio Del Plazo de Ejecución de Obra, En El Que El Contratista Deba Formular Consultas Sobre Ocurrencia en La Obra (T.D. 4689555 - 4792553)
Lineamientos para La Implementación Del Proceso de La Evaluación Ambiental Estratégica (Eae) en El Marco Del Sistema Nacional de Evaluacion Del Impacto Ambiental (Seia)