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Alcune semplici regole per scrivere una e-mail ad un docente,

e ottenere sicuramente la risposta di cui abbiamo bisogno



Premessa
Le-mail uno strumento di comunicazione essenziale nelluniversit di oggi. Ma, come tutti gli
strumenti, va maneggiato con cura e intelligenza. Scrivere ad un professore una e-mail sciatta, scorretta,
scortese o addirittura aggressiva compromette seriamente la relazione tra docente e discente, che si
vorrebbe viceversa distesa, piana e cordiale. Potr sembrare curioso, ma sono molti i professori
universitari che lamentano e-mail da parte degli studenti per varie ragioni irricevibili, alle quali scelgono,
come nel loro diritto, di non rispondere. Ci che conta ancor di pi, in molti casi gli studenti non
sono veramente maleducati, n vorrebbero apparire tali; piuttosto, non sanno come si scrive una e-mail ad un
professore, perch non sono mai stati addestrati (n si sono auto-addestrati) ad una scrittura formale,
colta, elegante, e al tempo stesso diretta, precisa, efficace. In questo documento, vengono elencate
alcune semplicissime regole per confezionare un messaggio di posta elettronica destinato ad un
docente, o, in generale, ad una persona con la quale si intrattengono rapporti professionali, e con cui
necessario scambiare informazioni in un clima di rispetto reciproco.

1. Opportunit di un contatto e-mail
Prima di scrivere una e-mail ad un professore, domandatevi innanzitutto se la persona a cui decidete di
scrivere veramente quella titolata a fornirvi linformazione che vi occorre. Per fare solo qualche
esempio, un professore non un libraio (Non trovo il libro che devo studiare nella libreria tal dei tali,
che cosa devo fare?), n un dipendente amministrativo (Il mio esame non ancora stato registrato in
segreteria, come mai?), n un indovino (Lanno prossimo in che orario e dove si terranno le lezioni
del corso?).
Domandatevi in secondo luogo se potete reperire diversamente, attraverso canali ufficiali quali il sito
della Facolt o la pagina web del docente, linformazione che vi occorre. La stragrande maggioranza
delle e-mail che un professore riceve del tipo: Va bene questo libro per il tal programma?, Quali
sono i testi per la prima annualit?, et similia. Ma, com ovvio, sufficiente consultare la bibliografia
del corso per avere la risposta a quesiti di tal fatta.

Tenete in considerazione che un docente riceve decine di e-mail al giorno, e non pu rispondere a
comunicazioni che riguardano notizie gi rese note altrimenti.

2. Oggetto delle-mail
consigliabile che nella stringa oggetto compaia largomento generale della e-mail, per es. data
appello di linguistica generale, esame orale glottologia, Erasmus, etc.

3. Intestazione
Le lettere si cominciano rivolgendosi al destinatario, il cui nome (e titolo) consuetudine sia preceduto
da un aggettivo di cortesia.: Egregio Prof. X (formula estremamente formale), Gentile Prof.
X/Prof.ssa X (formula formale e sempre adatta), Caro prof. X/ Cara prof.ssa. X (formula
lievemente pi colloquiale, forse non impeccabile ma neppure censurabile). Recentemente, si registra
lincremento delluso di un saluto in luogo dellepiteto di cortesia: Buongiorno/ Buonasera Prof. X/
Prof.ssa X (formula non canonica per lepistolografia, ma ormai accettabile).
Altre formule non vanno bene. Sebbene si stia diffondendo a macchia dolio anche in ambiente
accademico luso del saluto Salve rivolto dai discenti ai docenti (in origine, peraltro, saluto piuttosto
familiare e riservato dunque a contesti informali e a scambi tra coetanei), tale formula dapertura
sconsigliabile in una lettera indirizzata ad un professore, proprio perch troppo colloquiale.
Sono inaccettabili lettere non intestate, cos come inaccettabili sono e-mail in cui ci si riferisca al
docente come Prof, senza il punto fermo e senza nome del docente a seguire, secondo labitudine
deprecabile, ormai purtroppo invalsa nella scuola media inferiore e superiore, di rivolgersi ad un
docente con labbreviazione (Prof, appunto) del titolo che gli compete.

4. Lingua
Occorre ricordare in ogni istante che una e-mail indirizzata ad un professore non un post, n un sms,
n un tweet. La sua confezione grafica deve essere curata, ma non inutilmente appesantita: pertanto,
sono recisamente bandite grafie come ke che, xk perch , + o pi o meno, x lo + per lo pi, etc.,
abbreviazioni (Le lezioni del gioved pome in quale aula si tengono?) e faccine (Dobbiamo studiare
tutto il libro :( ?); ma sono al contempo inutili ancorch, ovviamente, non offensivi anche
preziosismi grafici quali maiuscole reverenziali (Vorrei chiederLe il programma, Vorrei avere
loccasione di discutere con Lei, etc.).
appena il caso di ricordare che una e-mail sgrammaticata e piena di errori di ortografia fa fare un
balzo sulla sedia a chi la riceve, e non testimonia a favore di chi lha scritta.


5. Organizzazione del contenuto
Per quanto riguarda, poi, il corpo della e-mail vera e propria, vale la pena rammentare che il messaggio
non deve essere troppo lungo, e deve andare diritto al punto. Una comunicazione rapida ma curata ,
solitamente, molto pi efficace di una che si perde in dettagli non indispensabili.

6. Congedo
Ogni lettera si conclude con una formula di ringraziamento (La ringrazio anticipatamente, La
ringrazio sin da ora, Grazie in anticipo per la sua attenzione, etc.) e un saluto (per esempio, Saluti
cordiali, Un saluto cordiale, Con i miei cordiali saluti, e cos via). Un tempo gli studiosi si
salutavano scrivendosi Mi creda Suo, ma oggi un tale congedo suonerebbe un tantino ampolloso.
Ciascuno potr usare la formula che predilige, da quelle pi tradizionali a quelle pi personali, quali ad
esempio Sperando che la mia richiesta sia sufficientemente chiara, la saluto cordialmente,
Ringraziandola in anticipo, colgo loccasione di salutarla, Molte grazie e i miei migliori saluti, e cos
via. La buona educazione suggerir la formula pi appropriata.
Ma soprattutto essenziale che ogni lettera si concluda con la firma (nome e cognome, nellordine, e
non il contrario: la sequenza cognome-nome unabitudine della burocrazia italiana). Una lettera non
firmata un gesto di estrema scortesia, e chi la riceve ha il diritto di non rispondere. Lettere anonime
sono concepibili solo in pochi casi, quali ricatti, minacce, comunicazioni relative a rapimenti,
diffamazioni. inaccettabile anche concludere la lettera in forma vagamente ricattatoria e offensiva
(specialmente se non firmata), del tipo Aspetto una sua risposta, Mi risponda presto, Si faccia
sentire in tempo.
Il docente che vi risponde potr firmarsi con le sole iniziali, ma non potete farlo voi: voi conoscete gi il
nome della persona a cui scrivete, ma la persona cui scrivete non conosce il vostro. E al vostro nome
non ha modo di risalire, specialmente se lindirizzo di posta elettronica dal quale scrivete corrisponde a
pesciolina92, cuoricino93 o solelunacuore94, e simili.

Infine, un docente tenuto a sua volta a rispondervi con cortesia identica alla vostra. Un proverbio
inglese recita A little kindness can bring a lot of happiness (Una po di cortesia pu portare molta felicit). E
questo vale per tutti, al di qua e al di l della cattedra.