PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

CORRESPONDENCIA
CDIGO PR- AD-AD-01
VERSIN 01
FECHA 04/ 10
HOJA 1 / 5
1. OBJETIVO:
Controlar el fl!o "e la #orre$%on"en#&a en la &n$t&t#&'n( )arant&*an"o +e la
&nfor,a#&'n lle)e a la %er$ona &ntere$a"a - la #o,n&#a#&'n $e "e ,anera a"e#a"a
- o%ortna.
2. ALCANCE:
De$"e la ela/ora#&'n "e #orre$%on"en#&a 0a$ta +e $e ar#0&1a.
3. GLOSARIO:
Correspondenc! e"#ern!: 2o"o "o#,ento +e lle)a a la ent&"a".
Correspondenc! en$!d!: #o,n&#a#&one$( )lo$a$( fa#tra#&'n( &nfor,e$
e$ta"3$t&#o$( of&#&o$ a lo$ %ro1ee"ore$( entre otro$.
Correspondenc! n#ern!: Carta$( C&r#lare$( ,e,oran"o$.
Doc%&en#o: Infor,a#&'n - $ ,e"&o "e $o%orte.
'. RESPONSABLES:
Se#retar&a "e Geren#&a.
4o$ fn#&onar&o$ "e la In$t&t#&'n.
(. POLITICAS DE OPERACI)N:
Cal+&er fn#&onar&o "e la &n$t&t#&'n %e"e )enerar #orre$%on"en#&a %ara
en1&ar a otra "e%en"en#&a al &nter&or "e la &n$t&t#&'n o %ara n ente o %er$ona
e5terna.
Ca"a fn#&onar&o $er6 re$%on$a/le %or ar#0&1ar la #orre$%on"en#&a +e re#&/e
- la$ #o%&a$ "e la +e )enera #o,o #ontrol - e1&"en#&a.
*. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTROS
1 Fn#&onar&o$ "e
la In$t&t#&'n
ela/ora#&'n "e
#orre$%on"en#&a
Cal+&er fn#&onar&o "e la
&n$t&t#&'n %e"e )enerar
#orre$%on"en#&a %ara en1&ar
a otra "e%en"en#&a al
Of&#&o
C&r#lar
7e,oran"o
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
CORRESPONDENCIA
CDIGO PR- AD-AD-01
VERSIN 01
FECHA 04/ 10
HOJA 8 / 5
&nter&or "e la &n$t&t#&'n o
%ara n ente o %er$ona
e5terna( %ara lo #al "e/er6
t&l&*ar lo$ for,ato$
e$ta/le#&"o$ "e a#er"o a
$ ne#e$&"a" "e
#o,n&#a#&'n.
4a #orre$%on"en#&a
)enera"a "e/er6 0a#er$e
en or&)&nal - #o%&a %ara
o/tener lo$ re#&/&"o$.
2
Se#retar&a "e
Geren#&a
re#e%#&'n -
ra"&#a#&'n
Se re#&/e la
#orre$%on"en#&a e5terna e
&nterna - $e ra"&#a #on fe#0a
en el for,ato
#orre$%on"&ente.
Control "e
Corre$%on"en#&
a E5terna
Control "e
Corre$%on"en#&
a Interna
3
Se#retar&a "e
Geren#&a
1er&f&#a#&'n
4a #orre$%on"en#&a e5terna
e &nterna re#&/&"a e$
1er&f&#a"a en #anto al
fn#&onar&o( "e%en"en#&a o
&n$t&t#&'n a la #al 1a
"&r&)&"a.
N/A
'
Se#retar&a "e
Geren#&a
"&$tr&/#&'n
Se 0a#e entre)a "e la
#orre$%on"en#&a re#&/&"a al
fn#&onar&o #orre$%on"&ente
al &nter&or "e la &n$t&t#&'n o
$e en13a al ente o %er$ona
e5terna $e)9n $ea el #a$o.
4o$ re#&/&"o$ "e la
#orre$%on"en#&a en1&a"a
fera "e la &n$t&t#&'n $er6n
ar#0&1a"o$ en la )eren#&a.
Control "e
Corre$%on"en#&
a E5terna
Control "e
Corre$%on"en#&
a Interna
(
2o"o$ lo$
fn#&onar&o$
ar#0&1o
Ca"a fn#&onar&o $er6
re$%on$a/le %or ar#0&1ar la
#orre$%on"en#&a +e re#&/e
- la$ #o%&a$ "e la +e
)enera #o,o #ontrol -
e1&"en#&a.
N/A
+. DOC,MENTACION INTERNA:
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HOJA : / 5
Control "e Corre$%on"en#&a E5terna.
Control "e Corre$%on"en#&a Interna.
-. RIESGOS:
No $e 0a)a la 1er&f&#a#&'n #orre$%on"&ente "e la #orre$%on"en#&a ante$ "e $er
"&$tr&/&"a.
No real&*ar la "&$tr&/#&'n "e la #orre$%on"en#&a a $ re$%e#t&1o "e$t&natar&o.
.. P,NTOS DE CONROL:
Ver&f&#a#&'n.
D&$tr&/#&'n.
1/. MARCO LEGAL:
7ECI 1000;8005; Co&ponen#e Infor,a#&'n( E0e&en#o S&$te,a$ "e
Infor,a#&'n.
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HOJA 4 / 5
11. ANE1OS:
Fl!o)ra,a.
ANE1O. 1
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HOJA 5 / 5
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