Captulo 12

Gestin de las adquisiciones del proyecto

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Cuarta edicin
Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes
Colaboraracin: Tatiana Castrilln Valds
Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de la gestin de las adquisiciones del
proyecto y el uso creciente de la subcontratacin para proyectos de
tecnologa de la informacin
Describir el trabajo involucrado en la planificacin de las compras y
adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestin de
las adquisiciones y la declaracin del contrato de trabajo, y los clculos
involucrados en el anlisis de compra o realizacin directa
Conocer aspectos que estn involucrados en la planificacin de
contratacin, incluidos la creacin de varios documentos de compra y
criterios de evaluacin para los proveedores
Objetivos de aprendizaje (contina)
Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la
diferencia entre las propuestas y las ofertas
Describir el proceso de seleccin del proveedor y reconocer los
diferentes enfoques para la evaluacin de las propuestas o la
seleccin de proveedores
Ver la importancia de una buena administracin del contrato
Describir el proceso de cierre del contrato
Conocer sobre tipos de software disponibles para ayudar en la
gestin de las adquisiciones del proyecto
Importancia de la gestin de las adquisiciones
Adquisicin significa adquirir bienes y / o servicios de una fuente
externa
Otros trminos son compra, arriendo, arriendo con opcin de compra
(leasing) y contratacin externa (outsourcing)
Los expertos prevn que el gasto mundial en programas informticos
y servicios seguir creciendo
Por qu hacer outsourcing?
Para reducir los costos fijos y recurrentes
Para permitir a la organizacin del cliente centrarse en su negocio
principal
Para acceder a conocimientos y tecnologas
Para proporcionar flexibilidad
Para aumentar la rendicin de cuentas
Contratos
Contrato
Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se
obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y
el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestacin vlida
Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el
enfoque en resultados clave de un proyecto
Debido a que los contratos son jurdicamente vinculantes, hay mayor
responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el
contrato
Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamao de
los contratos
Del mundo real
En las adquisiciones tambin hay tener en cuenta asuntos de
seguridad, incluyendo la proteccin de la propiedad intelectual, la
integridad de los datos y la fiabilidad de la infraestructura de los
centros extraterritoriales
Procesos de la gestin de las adquisiciones
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados
necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo
Los procesos incluyen:
Planificar las Adquisiciones
Determinar qu comprar o adquirir, cundo y cmo hacerlo
Efectuar las Adquisiciones
Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato
Administrar las Adquisiciones
Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos,
gestionar los cambios (debidamente documentado)
Cerrar las Adquisiciones
Completar y aprobar cada contrato, incluida la solucin de cualquier tema
abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del
proyecto
Resumen de la gestin de las adquisiciones
Planificacin
Proceso: Planificar las adquisiciones
Salida: Plan de Gestin de las adquisiciones, enunciado del trabajo relativo a la adquisicin, decisiones de hacer o comprar,
documentos de la adquisicin, criterios de seleccin de proveedores, solicitudes de cambio
Ejecucin
Proceso: Efectuar las adquisiciones
Salida: Proveedores seleccionados, adjudicacin del contrato de adquisicin, calendarios de recursos, solicitudes de
cambio, actualizaciones al plan para la direccin del proyecto, actualizaciones a los documentos del proyecto
Seguimiento y control
Proceso: Administrar las adquisiciones
Salidas: Documentacin de la adquisicin, actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin,
solicitudes de cambio, actualizaciones al plan para la direccin del proyecto
Cierre
Proceso: Cerrar las adquisiciones
Salida: Adquisiciones cerradas, actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin
Inicio del proyecto Terminacin del Proyecto
Planificar las adquisiciones
Identificar las necesidades del proyecto que se pueden cumplir
mejor mediante el uso de productos o servicios de fuera del equipo
del proyecto
Determinar qu adquirir, cmo, cundo, cunto, a quin,
condiciones, recursos, riesgos
Si no hay necesidad de comprar productos o servicios fuera del
equipo del proyecto, entonces no hay necesidad de realizar los
procesos de gestin de las adquisiciones
Herramientas y tcnicas para planear las
adquisiciones
Anlisis de Fabricacin Propia o Compra
Tcnica de direccin general y parte del proceso Planificar las
Adquisiciones que puede usarse para determinar si el equipo del
proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede
comprarlo
A menudo implica anlisis financiero
Los expertos, tanto internos como externos, pueden hacer aportes
valiosos en las decisiones de las adquisiciones
Ejemplo
Se necesita un artculo en un proyecto
Opcin 1: Alquilar
Costo: $800/da,
Opcin 2: Comprar
Costo de adquisicin: $12.000
Costo operativo: $400/da
Cul opcin tomar?
Solucin
Establecer una ecuacin en la que las dos opciones, alquilar y
comprar, son iguales
800[$/da] * d [da] = 12.000[$] + $400 [$/da] * d [da]
d = 30
Si se necesita el artculo ms de 30 das, es ms econmico
comprarlo que arrendarlo
d nmero de das a utilizar el artculo
Tipos de contratos
Hay diferentes tipos de contratos, que sern ms o menos
apropiados en diferentes situaciones
Contrato de precio fijo o suma global: implica un precio total fijo para
un producto bien definido
Contratos de precio fijo cerrado
Contratos de precio fijo ms honorarios con incentivos
Contratos de precio fijo con ajuste econmico de precio
Contrato de costo reembolsable: implica el pago (reembolso) al
proveedor de sus costos reales, ms un honorario que, por lo general,
representa la ganancia del proveedor
Contrato de costo ms honorarios fijos
Contrato de costo ms honorarios con incentivos
Contrato de costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos
Contrato por tiempo y material: son un tipo hbrido de acuerdo
contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos
reembolsables como de los contratos de precio fijo
Punto de asuncin Total
Punto de Asuncin Total (PTA Point of Total Assumption )
Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso
adicional del costo del contrato
Los contratistas no quieren llegar al punto de asuncin total, porque les
duele econmicamente, as que tienen un incentivo para prevenir los
sobrecostos
Clculo del PTA:
PTA = (precio mximo - precio objetivo) / relacin_comprador_proveedor + costo objetivo
Contrato de costo reembolsable
Costo ms honorarios fijos (CPFF Cost Plus Fixed Fee).
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para
realizar el trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados
como un porcentaje de los costos estimados al inicio del proyecto. El
monto de los honorarios no vara con los costos reales a menos que
se modifique el alcance del proyecto
Costo ms honorarios con incentivos (CPIF Cost Plus Incentive
Fee). Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para
realizar el trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y
una bonificacin de incentivo, dependiendo del logro de ciertos
objetivos de rendimiento establecidos en el contrato
Costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF Cost
Plus Award Fee) Al proveedor se le reembolsan todos los costos
legtimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida
basndose slo en la satisfaccin de cierto criterio subjetivo general
de desempeo definido e incorporado dentro del contrato
Tipos de Contrato vs Riesgo
Riesgo del Comprador
Riesgo del Proveedor
Alto
Alto
Bajo
Costo ms
porcentaje
del costo
(CPPC)*
Costo ms
honorarios
fijos
(CPFF)
Costo ms
honorarios
con incentivos
(CPIF)
Incentivo
de precio fijo
(FPI)
Precio fijo
cerrado
(FFP)
Bajo
*CPPC Cost Plus Percentaje Cost. Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del
contratista.
Clusulas del contrato
Los contratos deben incluir clusulas especficas para tener en
cuenta temas nicos del proyecto
Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional
diferente
Una clusula de terminacin es una clusula contractual que
permite al comprador o proveedor terminar el contrato
Plan de gestin de las adquisiciones
Describe cmo sern gestionados los procesos de adquisicin,
desde la elaboracin de documentacin para realizar compras
externas hasta el cierre de las adquisiciones
El contenido vara en funcin de las necesidades del proyecto
Enunciado del trabajo (SOW*)
Enunciado del trabajo relativo a la Adquisicin (SOW)
Descripcin narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el
proyecto
Define los artculos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto
Es un tipo de declaracin de alcance
Un buen SOW da a los participantes en una licitacin una mayor comprensin de las
expectativas del comprador
* SOW Statement Of Work
Plantilla de SOW*
I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el
hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo
II. Ubicacin del trabajo: Describe donde ser realizado el trabajo y la ubicacin de
hardware y software
III. Periodo de realizacin: Especifica cuando se espera que comience y termine el
trabajo, horas de trabajo, nmero de horas por semana, cuando debe ser realizado
el trabajo e informacin relacionada con el cronograma.
IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y
especifica cuando sern terminados
V. Estndares aplicables: Especifica estndares relevantes para la realizacin del
trabajo
VI. Criterios de aceptacin: Describe como el comprador determinar si el trabajo
es aceptable
VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como
certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,
requerimientos de viajes, etc
* SOW Statement Of Work
Planificar la contratacin
Implica la preparacin de varios documentos, necesarios para que los
potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los
criterios de evaluacin para la adjudicacin del contrato
Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals)
Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de
productos o servicios
Una propuesta es un documento preparado por un proveedor cuando
existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador
Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes)
Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles
proveedores de productos o servicios comunes o estndar
La oferta, tambin llamada cotizacin, es un documento preparado por los
proveedores proporcionando los precios de los artculos que ha definido el
comprador
Plantilla de solicitud de propuesta
I. Propsito del RFP*
II. Antecedentes de la organizacin
III. Requerimientos bsicos
IV. Entorno de hardware y software
V. Descripcin del proceso de solicitud de propuestas
VI. Estado del trabajo e informacin del cronograma
VII. Posibles apndices
A. Descripcin general del sistema actual
B. Requerimientos del sistema
C. Volumen y tamao de datos
D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*
E. Ejemplo del contrato
* RFP Request For Proposal
Solicitar respuestas de proveedores
Decidir:
A quin(es) invitar
Prepararles la documentacin pertinente
Qu se espera como respuesta
Propuestas
Ofertas
Las organizaciones pueden anunciar la adquisicin de bienes y
servicios de varias maneras
Ir al proveedor preferido
Buscar varios proveedores potenciales
Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores
Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a
aclarar las expectativas del comprador)
Seleccin de proveedores
Tambin se conoce como seleccin de fuente
Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores
Escoger la mejor
Negociar el contrato (si hay lugar para ello)
Adjudicar el contrato
Criterios de seleccin de Proveedores
Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud
de adquisiciones
En muchas oportunidades se limita al precio de compra
Otros criterios (lista parcial):
Comprensin de la necesidad
Costo total
Capacidad tcnica
Riesgo
Garanta
Capacidad financiera
Capacidad de produccin
Tamao y tipo de negocio
Desempeo pasado de los proveedores
Referencias
Derechos de propiedad intelectual
Derechos de propiedad exclusiva
Criterios de evaluacin de propuestas
Es importante establecer los criterios de evaluacin, y las
preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de
propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)
Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en
el papel
No hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento
en el pasado y el enfoque de la gestin
Se puede pedir/exigir una presentacin tcnica, como parte de una
propuesta
Ejemplo de hoja de evaluacin de propuestas
Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3
Criterio Peso Evaluacin Puntaje Evaluacin Puntaje Evaluacin Puntaje
Enfoque
tcnico
30%
Enfoque a la
gestin
30%
Rendimiento
pasado
20%
Precio 20%
Total 100%
Planificar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto
Entradas
1. Lnea Base del Alcance
2. Documentacin de Requisitos
3. Acuerdos para Trabajar en Equipo
4. Registro de Riesgos
5. Acuerdos Contractuales
Relacionados con los Riesgos
6. Requisitos de Recursos de la
Actividad
7. Cronograma del Proyecto
8. Estimaciones de Costos de las
Actividades
9. Lnea Base del Desempeo de
Costos
10. Factores Ambientales de la
Empresa
11. Activos de los Procesos de la
Organizacin
Herramientas y tcnicas
1. Anlisis de Hacer o Comprar
2. Juicio de Expertos
3. Tipos de Contrato
Salidas
1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Enunciado del Trabajo Relativo a la
Adquisicin
3. Decisiones de Hacer o Comprar
4. Documentos de la Adquisicin
5. Criterios de Seleccin de
Proveedores
6. Solicitudes de Cambio
Proceso de seleccin de proveedores
Usualmente las organizaciones hacen una evaluacin inicial de
propuestas y despus crean una lista ms corta de proveedores
potenciales para su futura evaluacin
Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final
(BAFO Best And Final Offer)
La salida final es un contrato firmado por el comprador y el
proveedor(es) seleccionado(s)
Efectuar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto
Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Documentos de la Adquisicin
3. Criterios de Seleccin de
Proveedores
4. Lista de Vendedores Calificados
5. Propuestas de los Vendedores
6. Documentos del Proyecto
7. Decisiones de Hacer o Comprar
8. Acuerdos para Trabajar en Equipo
9. Activos de los Procesos de la
Organizacin
Herramientas y tcnicas
1. Conferencias de Oferentes
2. Tcnicas de Evaluacin de
Propuestas
3. Estimaciones Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Bsqueda en Internet
7. Negociacin de Adquisiciones
Salidas
1. Vendedores Seleccionados
2. Adjudicacin del Contrato de
Adquisicin
3. Calendarios de Recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Administrar el contrato
Para asegurar que el desempeo del proveedores cumple con los
requisitos contractuales
Los contratos son relaciones jurdicas, por lo que es importante que los
profesionales del derecho y la contratacin se involucren en la realizacin
y la administracin de los contratos
Sugerencias para el control de cambios en
contratos
Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,
aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma
manera que fue aprobada la parte original del plan
La evaluacin de cualquier cambio debe incluir un anlisis de
impacto, cmo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y
calidad de los productos o servicios que se prestan?
Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del
equipo del proyecto tambin deben documentar todas las reuniones
importantes y las llamadas telefnicas
Sugerencias para el control de cambios en
contratos (contina)
Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto
para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades
del negocio y del trabajo, en un entorno operativo
Tener planes de respaldo
Usar herramientas y tcnicas, tales como
Tener un sistema de control de cambios del contrato
El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeo, inspecciones y
auditoras,
Administrar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto
Entradas
1. Documentos de la Adquisicin
2. Plan para la Direccin del Proyecto
3. Contrato
4. Informes de Desempeo
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas
6. Informacin sobre el Desempeo
del Trabajo
Herramientas y tcnicas
1. Sistema de Control de Cambios del
Contrato
2. Revisiones del Desempeo de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y Auditoras
4. Informes de Desempeo
5. Sistemas de Pago
6. Administracin de Reclamaciones
7. Sistema de Gestin de Registros
Salidas
1. Documentacin de la Adquisicin
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin
3. Solicitudes de Cambio
4. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
Buenas prcticas
La empresa Accenture desarroll una lista de las buenas prcticas para
aplicarla con los compradores de servicios externos:
1. Obtener resultados pronto y frecuentemente
2. Contratar un socio, no slo un proveedor
3. Ms que un contrato, establecer una relacin de negocios
4. Intercambiar influencias/ganancias
5. Gobernar activamente
6. Asignar un ejecutivo dedicado
7. Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios
Cierre del contrato
Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema
abierto
El equipo del proyecto debe:
Determinar si todo el trabajo se cumpli correctamente y en forma
satisfactoria
Actualizar los registros de los resultados finales
Archivar la informacin para uso futuro
El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptacin
formal y cierre
Herramientas para ayudar en el cierre del
contrato
Auditoras de adquisiciones
Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones
Sistema de gestin de documentos relacionados con las adquisiciones
Documentos organizados
Fcilmente se encuentran los documentos
Se archivan adecuadamente
Cerrar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto
Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Documentacin de la Adquisicin
Herramientas y tcnicas
1. Auditoras de la Adquisicin
2. Acuerdos Negociados
3. Sistema de Gestin de Registros
Salidas
1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin
Software para la gestin de las adquisiciones
Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos
Las hojas de clculo ayudan en la evaluacin de proveedores
Las bases de datos ayudan a guardar informacin de proveedores
El software para presentaciones ayuda a mostrar informacin
relacionada con las adquisiciones
El software de adquisicin electrnica realiza electrnicamente muchas
funciones de la adquisicin
En Internet se puede encontrar informacin sobre proveedores
Resumen del captulo
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados
necesarios para realizar el trabajo, fuera del equipo del proyecto.
Procesos:
Planificar las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones
Administrar las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones