Pgina 1 de 8

4 SANCIONES PARA CONTADORES, REVISORES Y COMERCIANTES POR EL

INADECUADO MANEJO DE LOS LIBROS DE COMERCIO



Por: actualicese.com

Publicado: 25 de septiembre de 2008

Algunas veces los Contadores Pblicos y Revisores Fiscales delegan demasiado
sus funciones en personal de la empresa que no conoce las prohibiciones sobre el
manejo de los libros de comercio, sin tener consideracin de las sanciones que
esto acarrea.

En el Cdigo de Comercio en su artculo 48 se ordena que todo comerciante conforme
su contabilidad a travs de libros y registros contables, inventarios y estados financieros.
Su forma de archivo puede ser no slo en papel sino en microfilmaciones y otros
procedimientos como lo autorizan las normas, siempre y cuando tengan valor tcnico-
contable como prueba clara, completa y fidedigna.
Qu est prohibido hacer sobre los libros de comercio, que genere sancin?
El artculo 57 del Cdigo de Comercio expresamente establece 5 prohibiciones, que
son:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren;
Pgina 2 de 8

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a
continuacin de los mismos;
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u
omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
En estas prohibiciones podramos incluir tcitamente las obligaciones que se deben seguir
con el manejo de los Libros de Comercio que mencionan los artculos 49 y siguientes del
Cdigo de Comercio.
Las sanciones se extienden al Contador y al Revisor Fiscal!
Violar las prohibiciones expresas del artculo 57 del Co.Co. Genera 4 sanciones, las
cuales tenemos la falsa creencia que slo es para quien las incumpla, pero estas
sanciones pueden llegar a aplicarse tambin a Contadores y Revisores Fiscales que sin
haber participado en la falta, sern sancionados.
Y las 4 sanciones son
La primera sancin: Que es la menos grave, es la imposicin de multa por parte de la
Superintendencia de Sociedades (art. 86, numeral 3 de LA LEY 222/95), la cual en el
artculo 58 del Co.Co. La establece en un tope mximo de cinco mil pesos ($5.000).
Multa irrisoria frente a las 3 siguientes sanciones establecidas en el mismo artculo.
La segunda: Es que los libros que fueron alterados segn las prohibiciones mencionadas
anteriormente, carecern de todo valor legal como prueba a favor legal, en otras palabras,
prcticamente es como si el comerciante no llevara Libros de Comercio.
La tercera: Es la mas sorprendente, ya que la ley rompe la presuncin de inocencia del
Contador, el Revisor Fiscal y el Empresario. En el artculo 58 de la norma citada, se
establece que cuando no se pueda determinarse con certeza la responsabilidad de quien
cometi la infraccin, se presume la responsabilidad y por ende la solidaridad en el
castigo de multa al empresario, su Contador Pblico y el Revisor Fiscal.
Y la Cuarta: Cualquier maniobra sobre los Libros de Comercio puede ser considerado
como una maniobra para defraudar a las autoridades judiciales y administrativas, por lo
que el hecho ser puesto en conocimiento de la Fiscala General de la Nacin para que
investigue la posible realizacin de un delito.
Quin puede denunciar la violacin de las prohibiciones sobre los libros de
comercio?
Pgina 3 de 8

Cualquier persona que tenga conocimiento puede informar sobre estas irregularidades no
slo ante las autoridades administrativas (DIAN, Supersociedades, Cmara de Comercio,
etc.), sino judiciales (Fiscala, Jueces que adelanten procesos concursales o liquidatorios).
Material de referencia:
Estados Financieros y Libros de Contabilidad para Microempresas.
Deberamos imprimir y conservar los libros auxiliares de una contabilidad?
Concepto Superintendencia de Sociedades sobre los Libros de Contabilidad.
VER MS SOBRE LIBROS DE COMERCIO
Sanciones
Derecho Comercial
ltima actualizacin: marzo 31, 2009

Mostrando 25 comentarios
Carolina 01/29/2011 05:00 PM
Esto no es lo q buscaba
Jacinto 11/02/2010 09:52 PM
Una duda, cul es la sancin para los comerciantes que no hagan la conservacin a que
se refiere el art 49 del cdigo de comercio?
ALBA NELLY TOBON 10/05/2009 09:38 AM
Quisiera saber si una empresa limitada no elaboro acta de constitucin ni de aprobacin
de estados financieros puede tener algn problema
Gracias
LISBETH DIAZ 09/11/2009 03:30 PM
Me gustara saber que opinin tienen acerca de la independencia con que un revisor fiscal
ejerce su profesin si es muy comn este principio en la prctica realmente; pues
actualmente los revisores han perdido la independencia en las organizaciones.
Agradezco los comentarios que puedan hacerme frente a mi inquietud.
LISBETH DIAZ 09/11/2009 03:26 PM
Pgina 4 de 8

Buenas tardes.
Estoy interesada en saber hasta cuanto puede llegar el monto de las multas de un revisor
fiscal en trminos de un salario mnimo. Lo anterior no ajustado a una situacin especifica,
pues es para conocer un valor mnimo y mximo de la multa.
Agradezco su colaboracin.
ANA SOFIA 08/23/2009 09:59 PM
Me podran decir cul es la ley o la norma que establece el manejo de los libros
principales y auxiliares en las instituciones pblicas, y si es asi en que parte se registran
ya que estas no son entidades comerciales. Me gustara que me contestaran en mi correo
annycocha@hotmail.com gracias
LUIS SILVA 07/25/2009 05:52 PM

Hola buenas tardes.
Me gusto toda la informacin que tienen, quisiera que me aclararan una duda, tengo una
jefa que es contadora publica colegiada ella tiene varios asistente que por las cuales son
transcriptores que llevan contabilidad a varias empresas, unas de ellas fue multada, pero
la licenciada en ningn momento reviso la contabilidad y no realizo los ajustes necesarios
e hizo que su asistente pagara la multa de la empresa, usted cree que eso es justo? en mi
opinin no lo veo justo porque la licenciada como contadora que es devio revisar la
contabilidad y hacer su ajuste ya que ella tiene es la que puede firmar y no su asistente ya
que no somos licenciados pero que algn da lo vamos hacer, espero su respuesta, si
puede mndeme su respuesta al correo lrsm111@hotmail.com gracias por su atencin y
espero que me pueda ayudar.
ORLANDO GAMIZ 06/25/2009 09:22 AM

De dnde sacaron o en que se basan para afirmar que la cmara de comercio es una
"Autoridad administrativa"?
JENNY ROJAS 10/21/2008 11:12 AM

DIANA CORREA....
Esa no es una excusa con la cual se pueda eludir la responsabilidad, todo lo contrario....
en el momento en q se perdieron los libro oficiales se bebe establecer un denuncio por
este motivo, e inscribir nuevos libros ante cmara y comercio o ante la Dian, segn la
Pgina 5 de 8

actividad de la compaa.....No olvides que los libros se entienden como desactualizados
con ms de 4 meses despus de su ultima impresin..... Esto tambin genera sancin......
Siendo as lo ms recomendable es reconstruir la informacin perdida y actualizar los
libros no impresos..... esto antes que exista una visita de la Dian y se den cuenta del esta
situacin............
JENNY ROJAS 10/21/2008 11:09 AM

DIANA CORREA....
Esa no es una escusa con la cual se pueda eludir la responsabilidad, todo lo contrario....
en el momento en q se perdieron los libro oficiales se bebe establecer un denuncio por
este motivo, e inscribir nuevos libros ante cmara y comercio o ante la Dian, segn la
activada de la compaa.....no olvides que los libros se entienden como desactualizados
con ms de 4 meses despus de su ultima impresin..... Esto tambin genera sancin......
Siendo as lo mas recomendable es reconstruir la informacin perdida y actualizar los
libros no impresos..... Esto antes que exista una visita de la Dian y se den cuenta del esta
situacin............
DIANA CORREA 09/30/2008 11:14 PM
Muy bien... y qu hacer cuando en una empresa no se tienen los libros? Es decir, estn
extraviados unos y otros nunca se han impreso.... que se hace en estos dos casos?
Me gustara que los colegas de actualicese me orientaran hacia cual es el mejor camino...
Gracias!
MARIA E. GONZALEZ 09/30/2008 07:41 AM
Apreciados Colegas, con respecto a este tema no debemos dejar de lado lo establecido
en el Decreto 1878 de mayo 29 de 2008, el cual introdujo cambios contables,
especialmente en la obligatoriedad de los libros, adicionando el Art. 125 del Decreto 2649
de 1993, con el LIBRO DE REGISTRO AUXILIAR DE TRANSACCIONES
INDIVIDUALES, dice la norma, Reconocido y autenticado por parte del Contador Pblico.
(Art. 2 Dec. 1878/08). Este libro es para ciertas Entidades sin nimo de lucro, entre otros.

Martha 09/26/2008 04:08 PM
Tobas:
Pgina 6 de 8

Los libros (propiedad horizontal) se registran ante la DIAN, y el de actas ante la alcalda,
te recomiendo que lea el pronunciamiento del Consejo Tcnico de la contadura Pblica
del 26 de febrero de 2008.

Efran 09/26/2008 12:46 PM
La cuestin es que si a sabiendas se incurri en alguna de las irregularidades, pues no
hay otra cosa sino asumirla.
La otra es que si fue A SUS ESPALDAS (como dira Samper), el contador tiene elementos
de defensa, porque toda presuncin legal es desvirtuable.
IVAN GUILLERMO VALDES GUTIERRE 09/25/2008 07:18 PM

Estimados colegas:
Hay un punto bien interesante que valdra la pena tengamos en cuenta: Cules son los
Libros de Contabilidad? y de ellos, cules son obligatorios?
La verdad es que los Contadores Pblicos nos enseamos a convivir cuando menos con
los siguientes: Mayor y Balances, Diario (o cuenta y razn en algunas partes), Inventarios
y Balances. Sin embargo, no existe ley escrita que responda la pregunta arriba formulada.
Para el caso por favor revisen el artculo 49 del Cdigo de Comercio y los artculos 124
y siguientes del DECRETO 2649 DE 1993 y se convencern. Por ninguna parte hay
designacin expresa y nominativa alguna.
Siendo as las cosas, con base en cules libros de contabilidad nos sancionarn? La
respuesta sera delicada y al respecto, tngase en cuenta que los entes encargados de la
investigacin tendrn un problemita probatorio a la luz del artculo 29 de la Constitucin
Poltica, pues NADIE puede ser procesado sino a la luz de LEYES PREEXISTENTES al
acto que se le imputa. El ente estatal que recibe la denuncia respectiva e investiga NO
PUEDE INVERTIR LA CARGA DE LA PRUEBA, ni siquiera al amparo de
"requerimientos". Estos son argumentos de defensa para nosotros. Los Contadores
Pblicos NO hacemos las leyes: slo las aplicamos.
Mi planteamiento no infundado. Cuento con fundamentos jurisprudenciales en materia
fiscal que bien pueden alimentar lo disciplinario, civil y penal.

TOBIAS 09/25/2008 02:04 PM
Cordial saludo Seores, tan amable me aclaran si una administracin de propiedad
horizontal solamente de copropietarios y no comercio. Es obligatorio registrar los libros
oficiales ante la Cmara de Comercio? Gracias
Pgina 7 de 8

Luis Alirio Tllez 09/26/2008 09:09 PM respondiendo a TOBIAS
Los libros de contabilidad de una copropiedad se registran ante la DIAN, de conformidad
con el art. 2 del D.2500 de 1986, el cual predica que a partir del 1 de enero de 1987 las
entidades sin nimo de lucro, con excepcin de las entidades de derecho pblico, juntas
de defensa civil y las entidades previstas en el art. 5 del mismo decreto, debern llevar
libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administracin de Impuestos
Nacionales que corresponda a su domicilio.
Las entidades sin nimo de lucro de que trata el art. 45 del D.2150 de 1995 y art. 3 del
D.427 de 1996 , deben inscribir sus libros ante la DIAN se encuentran las instituciones de
educacin superior; (...).
Las copropiedades regidas por LA LEY 675 DE 2001, registrarn sus libros de
contabilidad ante la DIAN, por no encontrarse en las excepciones del citado decreto. As
lo ha interpretado el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica mediante concepto CTCP
8 marzo 5 de 2002.
Giovanni 09/25/2008 12:28 PM
Me parece importante aclarar que la primera sancin, referida al artculo 86 numeral 3
DE LA LEY 222 afirma: "...3. Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de
doscientos salarios mnimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes
incumplan sus rdenes, la ley o los estatutos....". En este entendido la sancin no es tan
irrisoria.
Paola Tapiero 09/25/2008 06:37 PM respondiendo a Giovanni
Cmo as entonces lo que dice all de los cinco mil pesos no es as?

IVAN GUILLERMO VALDES GUTIERRE 09/25/2008 07:19 PM respondiendo a Paola
Tapiero
NO.
Astrid Torres 09/25/2008 08:24 AM
Ms que un comentario mes gustara obtener respuesta a una duda. Adems de la
responsabilidad que tiene el contador por cualquier fraude o mal manejo de la
contabilidad, hasta que punto puede estar comprometida el asistente o auxiliar contable.
Osvaldo Martnez Estrada 09/25/2008 09:04 AM respondiendo a Astrid Torres
Astrid.
El auxiliar contable, no tiene responsabilidad ante las entidades de control y fiscalizacin,
ya que los responsables de las certificaciones de los estados financieros, son el contador
Pgina 8 de 8

y el representante legal. Claro, si hay algn dolo en la actuacin del auxiliar contable, ya
es otra instancia de la justicia penal.
IVAN GUILLERMO VALDES GUTIERRE 09/25/2008 06:58 PM respondiendo a Osvaldo
Martnez Estrada

Penalmente si pueden estar llamados a responder.
ANDREA CANTE 09/25/2008 08:23 AM
Buenos Das:
Muy interesante este articulo. Esto aplica para Asociaciones de Microempresarios
Rurales? Tengo una pregunta? Donde y que libros debe llevar una Empresa comunitaria,
cuando cuya personera jurdica la expide el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a
travs de Decreto?
Agradezco sus respuestas.
Gracias
Andrea Cante

ANDREA CANTE 09/25/2008 08:21 AM
Buenos das:
Muy interesante este artculo. Esto aplica para Asociaciones de microempresarios
rurales? Tengo una inquietud muy grande. Dnde y que libros debe llevar una Empresa
Comunitaria cuya personera jurdica la expide el Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, mediante decreto?
Les agradezco sus respuestas?
Gracias