SESION N 6

6.1 LAS AUDITORIAS EN MANTENIMIENTO

Cuando hablamos de Calidad o de Excelencia en mantenimiento, es conveniente
definir con exactitud a que nos estamos refiriendo.
Por Calidad en Mantenimiento debemos entender lo siguiente:
MAXIMA DISPONIBILIDAD AL MNIMO COSTE

Fundamentos de la Auditoria Interna de Mantenimiento


Cuando una empresa desea saber o averiguar si la gestin que
se hace del mantenimiento es la adecuada, la respuesta puede
ser SI, NO o REGULAR.
Cualquiera de las tres respuestas es insatisfactoria, porque entre
cada una hay muchos puntos intermedios de respuesta, ya que
porque no se informa respecto a qu cosas tendran que cambiar
para que la Gestin del Mantenimiento pudiera considerarse
excelente.
La mejor opcin o solucin en el caso de que busquen
soluciones y posibilidades de mejora es sin lugar a duda efectuar
una Auditora de Mantenimiento.
Por lo general las Auditoras de Mantenimiento se hacen
comparando la gestin existente que se analiza con un modelo,
ideal, basado en estndares, normas y tipos.
Realizar una Auditora de Mantenimiento es comprobar CMO
se gestiona cada uno de los siguientes puntos en general:
1. La disponibilidad de Mano de Obra suficiente y con el
nivel de organizacin necesario.
2. La Calificacin adecuada de la Mano de Obra para
acometer las tareas que sea necesario llevar a cabo,
dependiendo del tipo de mantenimiento y complejidad de
las tareas necesarias.
3. Evaluacin del rendimiento de la Mano de Obra, en razn
a los estndares o parmetros indicados.
4. Disponibilidad adecuada de los equipos, tiles y
herramientas para los equipos que hay que atender en
sus mantenimientos.
5. Empleo de los materiales adecuados en las actividades
de mantenimiento, los mismos que deben cumplir con
los requisitos necesarios.
6. Evaluacin del empleo adecuado del presupuesto de
mantenimiento, acorde a las tareas planificadas
inicialmente y a las actividades efectuadas que no hayan
sido planificadas previamente.
7. Cumplimiento de los Mtodos de Trabajo de manera
adecuada en las operaciones o tareas de mantenimiento.
8. Evaluar la Fiabilidad de las reparaciones que se
efecten; es decir, evitar que no vuelvan a producirse en
un largo periodo de tiempo.
9. Evaluacin de las actividades de paradas de los equipos,
a fin de que estas se produzcan en los equipos como
consecuencia de averas o intervenciones programadas y
que no afecten al Plan de Produccin, como tambin a
las atenciones a nuestros clientes (externos o internos).
10. Disponibilidad de una informacin til y fiable (mediante
indicadores de gestin) sobre la evolucin del
mantenimiento que permita a los responsables de la
planta poder tomar decisiones.
El objetivo que se persigue al realizar una auditora:
no es juzgar al Responsable de Mantenimiento,
no es cuestionar su forma de trabajo,
no es estar contra el Jefe o Gerente de Mantenimiento.
es saber en qu situacin se encuentra la gestin del
Departamento de Mantenimiento en un momento
determinado,
permite identificar puntos de mejora y
determinar qu acciones son necesarias para mejorar los
resultados.
Es importante diferenciar entre las:
1. Auditoras Tcnicas de Mantenimiento, y
2. Auditoras de Gestin que se analizan en ste.
Las primeras:
Tratan de determinar el estado de una instalacin.
Son una fotografa tcnica instantnea que permite
conocer el estado de la instalacin, permite conocer su
evolucin futura e incluso la posibilidad de que sufra
determinados percances.
Evalan el estado de la instalacin e identifican los
sntomas
Las segundas:
Tratan de determinar el grado de excelencia de la Gestin
de un departamento de mantenimiento.
Respecto de la Gestin del Mantenimiento, son mucho
ms profundas, y ahondan en las causas por las que se
ha llegado a una situacin tcnica determinada.
Identifican las causas de los sntomas de las instalaciones.
La realizacin de una Auditora de Mantenimiento no es un
ungento mgico, es tan solo una forma ms de identificar
problemas y proponer soluciones.
Aspectos auditados
Es recomendable analizar un total de 9 apartados de la Gestin
del Mantenimiento Industrial:

Organigrama de
Mantenimiento
Cualificacin y
rendimiento del
personal de
mantenimiento
El plan de
mantenimiento:
elaboracin e
implementacin
El
mantenimiento
correctivo y su
gestin
Resultados
La gestin de la
informacin:
informes,
indicadores y
GMAO
Procedimientos:
existencia,
estructura,
implementacin
real
Gestin del
repuesto
Herramientas y
medios tcnicos


El informe final
En consideracin a que los objetivos principales de una auditora
de gestin de mantenimiento es:
Identificar todos aquellos puntos susceptibles de
optimizacin y
Proponer cambios organizativos y de gestin que
supongan una mejora del sistema de mantenimiento.
Por tanto, el informe de las Auditoras realizadas deben describir
la situacin en que se encuentra cada uno de los aspectos
analizados, haciendo especial mencin a aquellos puntos en los
que se detectan divergencias sobre el modelo de excelencia
previamente definido.
El informe propone los cambios necesarios para acercarse a ese
modelo, indicando incluso plazos y responsables para llevar a
cabo estos cambios.
Metodologa Empleada en las Auditorias
La Auditora de Mantenimiento se basa en:
Anlisis de diversa documentacin
Entrevistas con los responsables de planta y con
determinados tcnicos
Visita a las instalaciones
Aplicacin de cuestionarios (100 a 150 puntos), que son
analizados en base a la informacin obtenida en el anlisis
de documentacin, las entrevistas y la visita a las
instalaciones.
Respecto a la aplicacin de los cuestionarios, algunas de estas
preguntas en las entrevistas pueden ser:
1. El organigrama de mantenimiento garantiza la presencia de
personal de mantenimiento preparado cuando se necesite, de
la forma ms rpida posible?
2. Hay personal que pueda considerarse imprescindible cuya
ausencia afecta a la actividad normal del rea de
mantenimiento?
3. El organigrama garantiza que habr personal disponible para
realizar mantenimiento el mantenimiento programado, incluso
en el caso de un aumento del mantenimiento correctivo?
4. El nmero de horas extraordinarias que se genera en el rea
de mantenimiento es habitualmente superior al mximo legal
autorizado?
5. La cualificacin previa que se exige al personal del rea de
mantenimiento es la adecuada?
6. Se realiza una formacin inicial efectiva cuando se incorpora
un nuevo trabajador al rea de mantenimiento?
7. Hay un plan de formacin para el personal de
mantenimiento?
8. Este plan de formacin hace que los conocimientos en el
mantenimiento de la central mejoren?
9. El plan de formacin hace que los conocimientos en otras
reas de la central (operaciones, seguridad, medioambiente,
administracin, etc.) mejoren?
10. El personal de mantenimiento mecnico puede realizar
tareas elctricas o de instrumentacin sencillas?
11. El personal de mantenimiento mecnico puede realizar
tareas elctricas o de instrumentacin especializadas?
12. El personal de mantenimiento elctrico puede realizar
tareas mecnicas sencillas?
13. El personal de mantenimiento elctrico puede realizar
tareas mecnicas especializadas?
14. El personal de mantenimiento est capacitado para
trabajar en otras reas (operaciones, seguridad, control
qumico, etc.)?
15. Se respeta el horario de entrada y salida?
16. Se respeta la duracin de los descansos?
17. La media de tiempos muertos no productivos es la
adecuada?
18. Los tiempos de intervencin se ajustan a la duracin
terica estimable en que podran realizarse los trabajos?
19. El personal de mantenimiento se siente reconocido en su
trabajo?
20. El personal de mantenimiento siente que la empresa se
preocupa de sus necesidades para poder realizar un buen
trabajo?
21. El personal de mantenimiento considera que tiene
proyeccin profesional dentro de la empresa?
22. El personal de mantenimiento se siente satisfecho con su
horario?
23. El personal de mantenimiento se considera bien
retribuido?
24. El personal de mantenimiento est comprometido con los
objetivos de la empresa?
25. El personal de mantenimiento tiene un buen concepto de
sus mandos?
26. El personal de mantenimiento considera que el ambiente
del departamento de mantenimiento es agradable?
27. El nivel de absentismo entre el personal de
mantenimiento es bajo?
28. El nivel de rotacin entre el personal de mantenimiento es
bajo?
29. Las herramientas mecnicas se corresponden con lo que se
necesita?
30.Las herramientas elctricas se corresponden con lo que se
necesita?
31. Las herramientas para el mantenimiento de la
instrumentacin se corresponden con lo que se necesita?
32. Las herramientas para el mantenimiento predictivo se
corresponden con lo que se necesita?
33. Las herramientas de taller se corresponden con lo que se
necesita?
34. Los equipos de medida estn calibrados?
35. Existe un inventario de herramientas?
36. Se comprueba peridicamente el inventario de
herramientas?
37. El taller est situado en el lugar apropiado?
38. Est limpio y ordenado su interior?
39. Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin
interna que se necesitan?
40. Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin con
el exterior que se necesitan?
41. Se dispone de los medios de transporte que se necesitan?
42. Se dispone de los medios de elevacin que se necesitan
(carretillas elevadoras, carretillas manuales, polipastos, puentes
gra, diferenciales, etc.)
43. Existe un plan de mantenimiento que afecte a todas las
reas y equipos significativos de la planta?
44. Hay una programacin de las tareas que incluye el plan de
mantenimiento (est claro quin y cuando se realiza cada tarea)?
45. La programacin de las tareas de mantenimiento se
cumple?
46. El Plan de mantenimiento respeta las instrucciones de los
fabricantes?
47. Se han analizado los fallos crticos de la planta?
48. El Plan est orientado a evitar esos fallos crticos de la
planta y/o a reducir sus consecuencias?
49. El plan de mantenimiento se realiza?
50. La proporcin entre horas/hombre dedicadas a
mantenimiento programado y mantenimiento correctivo no
programado es la adecuada?
51. El nmero de averas repetitivas es bajo?
52. El tiempo medio de resolucin de una avera es bajo?
53. Hay un sistema claro de asignacin de prioridades?
54. Este sistema se utiliza correctamente?
55. El nmero de averas con el mximo nivel de prioridad (o
averas urgentes) es bajo?
56. El nmero de averas pendientes de reparacin es bajo?
57. La razn por la que las averas pendientes estn
pendientes est justificada?
58. Se realiza un anlisis de los fallos que afectan a los
resultados de la planta?
59. Las conclusiones de estos anlisis se llevan a la prctica?
60. Todas las tareas habituales de mantenimiento estn
recogidas en procedimientos?
61. Los procedimientos son claros y perfectamente
entendibles?
62. Los procedimientos contienen toda la informacin que se
necesita para realizar cada tarea?
63. El personal de mantenimiento recibe formacin en estos
procedimientos, especialmente cuando se producen cambios?
64. El proceso de implantacin de un nuevo procedimiento es el
adecuado?
65. Cundo el personal de mantenimiento realiza una tarea
utiliza el procedimiento aprobado?
66. Los procedimientos de mantenimiento se actualizan
peridicamente?
67. Todos los trabajos que se realizan se reflejan en una orden
de trabajo?
68. El formato de esta orden de trabajo es adecuado?
69. Los operarios cumplimentan correctamente estas rdenes?
70. Las rdenes de trabajo se introducen en el sistema
informtico?
71. El sistema informtico de mantenimiento resulta adecuado?
72. El sistema informtico supone una carga burocrtica
importante?
73. El sistema informtico aporta informacin til?
74. El sistema informtico aporta informacin fiable?
75. Los mandos de mantenimiento consultan habitualmente la
informacin contenida en el sistema?
76. Los operarios de mantenimiento consultan habitualmente la
informacin contenida en el sistema?
77. Se emite un informe peridico que analiza la evolucin del
departamento de mantenimiento?
78. El informe aporta informacin til para la toma de
decisiones?
79. Se ha elaborado una lista de repuesto mnimo que debe
permanecer en stock?
80. Los criterios empleados para elaborar esa lista son vlidos?
81. Se comprueba peridicamente que se dispone de ese
stock?
82. La lista de stock mnimo se actualiza y mejora
peridicamente?
83. Se realizan peridicamente inventarios de repuesto?
84. Los movimientos del almacn se registran en el sistema
informtico?
85. Coincide lo que se cree que se tiene (segn los inventarios
y el sistema informtico) con lo que se tiene realmente?
86. El almacn est limpio y ordenado?
87. El almacn est situado en el lugar adecuado?
88. Es fcil localizar cualquier pieza?
89. Las condiciones de almacenamiento son correctas?
90. Se realizan comprobaciones del material cuando se recibe?
91. La disponibilidad media de los equipos significativos es la
adecuada?
92. La disponibilidad media de la planta es la adecuada?
93. La evolucin de la disponibilidad es positiva (est
aumentado la disponibilidad)?
94. El tiempo medio entre fallos en equipos significativos es el
adecuado?
95. La evolucin del tiempo medio entre fallos en equipos
significativos es positiva?
96. El nmero de O.T. de emergencia es bajo?
97. El nmero de O.T. de emergencia est descendiendo?
98. El tiempo medio de reparacin en equipos significativos es
bajo?
99. El tiempo medio de reparacin en equipos significativos
est descendiendo?
100. El nmero de averas repetitivas es bajo?
101. El nmero de averas repetitivas est descendiendo?
102. El nmero de horas/hombre invertidas en mantenimiento
es el adecuado?
103. El nmero de horas/hombre invertidas en mantenimiento
est descendiendo?
104. El gasto en repuestos es el adecuado?
105. El gasto en repuestos est descendiendo?
Con el cuestionario anterior, pueden establecerse los
siguientes valores de referencia:


P
a
r
a

Para qu sirve una Auditora de Mantenimiento?
Determina si la gestin de los principales aspectos
relacionados con el mantenimiento (repuestos,
personal, mtodos de trabajo, seguridad,
herramientas, etc.) es la adecuada.

INDICE DE CONFORMIDAD EL SISTEMA DE
MANTENIMIENTO
< 40% Muy deficiente
40-60% Aceptable pero mejorable
60-75% Bueno
75-85% Muy bueno
>85% Excelente
Puede utilizarse para una negociacin con los
principales seguros, sobre todo si el estudio lo ha
realizado una empresa de reconocido prestigio.

Especialmente til para la contratacin de seguros de
maquinaria o de gran avera, consiguindose, en
caso de que el informe no revele problemas graves,
reducciones importantes en las primas.

Es una herramienta de mejora, pues detecta los
puntos que no se gestionan correctamente (no-
conformidades) y propone un plan de accin
realmente til y rentable.

Determina si un contratista de mantenimiento est
realizando un trabajo adecuado en las instalaciones,
o si, por el contrario, su gestin provocar una
degradacin acelerada de la instalacin.

Empresas y sectores interesados en la realizacin de
auditoras de gestin
o En primer lugar las empresas que tienen externalizado el
servicio de mantenimiento.

o Empresas que tienen contratos de mantenimiento de gran
alcance y se interesan en saber si la gestin que se realiza
es la adecuada.

o En segundo lugar, las plantas industriales degradadas
tambin estn interesadas en conocer si los problemas que
tienen se deben a deficiencias en el diseo o a una gestin
inadecuada de la produccin o el mantenimiento.

o Por ltimo, las empresas en las que la seguridad es
importante por la peligrosidad potencial de las
instalaciones (refineras, industria qumica y petroqumica,
centrales nucleares, etc.) tambin necesitan saber que el
mantenimiento y las prcticas que se siguen en ese
departamento son las adecuadas y correctas.

Problemas habituales que suelen detectarse en una
auditora de gestin
Entre los problemas que ms se repiten al realizar auditoras de
gestin en diferentes empresas estn los siguientes:

Estructura de personal poco adecuada
Falta o exceso de personal
Mala estructuracin (sobre todo, no hay personal presente
en momentos clave)
Falta de formacin del personal
Presencia de criterios empricos, ejecucin de actividades
claves de mantenimiento, con tecnologa y principios
inadecuados.
Fallos en el almacn de repuesto
Desorden y falta de inventarios
Sobre inventarios
Repuestos en desuso o descontinuados
Almacn mal dimensionado
Falta de herramientas claves
Herramientas no estandarizadas
Presencia de herramientas llamadas comnmente
hechizas
Fallos en el mantenimiento y en el plan de mantenimiento
No se realiza mantenimiento preventivo
No se cumple con lo planificado
El plan de mantenimiento no es adecuado
Incumplimiento en el plan presupuestado para la gestin
de Mantenimiento.
Problemas diversos de seguridad
Carencias y fallas en los permisos de trabajo
Fallas en la descarga de equipos
Falta de mentalizacin en el uso de Equipos de proteccin
personal (EPP)




Formatos para Auditoria de mantenimiento: