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1) ENTRAR OS DADOS BSICOS DO PROJ ETO: .....................................................................17
2) ENTRAR AS ATIVIDADES: .....................................................................................................18
3) ORGANIZAR AS ATIVIDADES COM A SUMARIZAO ...................................................18
4) PROGRAMANDO O TEMPO DAS ATIVIDADES E SUB-ATIVIDADES, ENCADEANDO-
AS 18
5) CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS .................................................................................19
6) EXAMINANDO O PROJ ETO NO PROJ ECT
..........................................................................19
7) SALVANDO O PROJ ETO .........................................................................................................19
8) IMPRIMINDO A SUA PROGRAMAO ................................................................................20
9) ATUALIZANDO O PROJ ETO ...................................................................................................20
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................................22
NOTAS .......................................................................................................................................................23
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Usando o Software MS-Project na Administrao de
Empresas
Introduo
Como nos dizia a Mestra Yolanda Ferreira Balco da USP: "A empresa um sistema
organizado. e por sua complexidade, sua administrao uma atividade especializada,
sendo assim os administradores devem ter conhecimentos tcnicos, sobre as funes
administrativas".
E ela acrescenta que: "As funes do administrador so divididas em: Planejamento,
Organizao, Direo e Controle".
Ainda com base nas citaes da Prof Yolanda, sabemos que:
Planejamento: planejar determinar antecipadamente os resultados a serem alcanados e
os meios pelos quais a empresa poder alcan-los. a definio e elaborao de Planos
onde se estabelecem os meios e padres para atingir os objetivos e metas objeto do
plano.
Organizao: organizao (no sentido de funo administrativa) pode ser definida como a
construo da estrutura (de recursos e de operaes) da empresa. Do ponto de vista de
recursos, organizar obter recursos humanos e materiais, necessrios execuo dos
planos previamente estabelecidos. Emprega-se organizao no sentido de sistema, como
sinnimo de unidade orgnica, como quando se diz: "a organizao "XPTO" muito
eficiente".
Direo: funo mediante a qual o administrador faz com que os seus parceiros,
subordinados e colaboradores, executem o planejamento; seja atravs da transmisso dos
planos, do estmulo e motivao para atingir as metas, do esclarecimento e
encorajamento.
Controle: significa a verificao da execuo, bem como a avaliao dos resultados,
comparados com os padres estabelecidos e, corrigindo as discrepncias que tenham
surgido; o padro o plano, ao qual se compara permanentemente o previsto e o
realizado, e se executam as propostas de aes especficas de correo, visando manter a
execuo do plano compatvel e ajustada aos objetivos e metas do mesmo.
Os Organogramas Funcionais-Estruturais nos mostram a organizao administrativa da
empresa. Evidenciam a localizao e inter-relao de seus rgos, de linha ou funcionais.
Por eles podemos inferir at o prprio objetivo operacional da empresa e a maneira como
ela executa suas tarefas produtivas. Inclusive visualizar seus elos de comunicao e de
hierarquia. Mas, esta estrutura operacional, linear, no totalmente adequada a gerir os
planos; podemos at dizer que esta gesto pode at comprometer seus objetivos
operacionais.
Como manter a empresa funcionando normalmente e os planos sendo implementados com
sucesso? Esta uma tarefa especfica pois segundo a Prof Yolanda Balco: "A
administrao da empresa, na elaborao de planos, deve utilizar tcnicas especializadas
de planejamento, para que haja correto entrosamento entre planos-fins e planos-meios,
que a classificao bsica do Planejamento, onde:
Planos-Fins mostram um resultado a ser alcanado e, Planos-Meios definem os
instrumentos e caminhos pelos quais podemos atingir os resultados (polticas ou diretrizes
e, procedimentos, rotinas ou mtodos).
Acrescentando, os Planos-Meios so essenciais realizao dos Planos-Fins, porque,
sem uma clara e adequada definio de meios, nenhum resultado, ainda que tecnicamente
vivel, poder ser alcanado."
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At a todos conhecem e praticam os conceitos acima, ento qual o objetivo deste artigo,
afinal?
Bem, como o ttulo do artigo diz, vamos falar do software PROJECT
da Microsoft
, o qual
uma ferramenta de Planejamento e Controle. Mas o PROJECT
no apenas para o
Planejamento e Controle de Projetos? No exatamente! Por que?
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Constatamos na prtica diria, que os administradores tratam os planos que envolvem as
atividades fim da empresa, da mesma maneira que os planos que independem da sua
estrutura funcional, os quais envolvem as vezes at participao de entidades externas
para execuo do plano e consecuo das metas.
No apenas para empreendimentos, ou obras, que se usa os conceitos de projeto, no
enfoque do Software PROJECT
se sobressaem
como as ferramentas ideais para isso.
E muitos outros segmentos, que exijam a administrao de um conjunto de eventos e
atividades, ao longo de um prazo definido, com data de incio e data de fim, e requerendo
o gerenciamento de recursos e custos. APP e o MS-PROJECT
so a soluo
administrativa que auxiliam tanto o GP como informam a todos os envolvidos. Os exemplos
acima nem de longe pretendem esgotar a ampla variedade de aplicao da tcnica e do
software da MICROSOFT(r) os leitores sabero visualizar nas suas atividades normais,
aqueles segmentos que at hoje so de difcil administrao, que extrapolam a sua rotina
de trabalho e cujo investimento na adaptao para a proposta deste artigo, compensaro o
esforo e o investimento humano e material, pelos resultados em reduo de custos e uma
melhor imagem dos seus negcios junto aos seus clientes ou usurios.
Uso Prtico do MS-Project
O exemplo seguinte, de utilizao prtica, foi elaborado sob ambiente Windows 3.x, com o
Project 4.0 inserido no Office 4.2, todos da Microsoft
, e/ou do
nosso livro completo, irem sofisticando sua utilizao.
A facilidade operacional do PROJECT
calcule para
voc.
3) ORGANIZAR AS ATIVIDADES COM A SUMARIZAO
Um recurso muito gil e flexvel do MS-PROJ ECT
O PROJ ECT