Planeamiento Operativo 1

I UNIDAD: EL PLAN OPERATIVO Y LA ACCION EMPRESARIAL

1.1 El Plan Operativo y el eno!"e #el Pro$e%o A#&ini%trativo
1.1.1 La% '"n$ione% A#&ini%trativa%
Las cuatro funciones administrativas se pueden resumir as:
a. La planea$i(n, para determinar los objetivos y los cursos de accin que
deben tomarse;
b. La or)ani*a$i(n, para distribuir el trabajo entre el grupo y para
establecer y reconocer la autoridad necesaria;
c. La #ire$$i(n de los miembros del grupo, para que lleven a cabo las
tareas con entusiasmo.
d. El $ontrol de las actividades, para ajustarlas a los planes.
En la prctica, estas cuatro funciones estn entrela*a#a% e interrela$iona#a%,
y normalmente no se llevan a cabo en una secuencia particular. En el
establecimiento de una nueva empresa, probablemente el orden de las
funciones sea el epuesto arriba, pero en una organi!acin ya establecida,
dic"o orden puede variar, por ejemplo, un administrador puede dirigir y
despu#s planear.
En general, el #nfasis se pone ms en determinadas funciones que en otras,
dependiendo de la situacin en particular. $s mismo, unas funciones deben
ejecutarse antes que otras. La direccin requiere, por ejemplo, que las
personas lleven a cabo las actividades se%aladas en concordancia con las
contribuciones esperadas de cada miembro del grupo para alcan!ar un objetivo
determinado. En la misma forma, no se puede ejercer el control en el vaco;
debe "aber una planeacin previa para conducirla operativamente.
Las funciones fundamentales de planeacin, organi!acin, direccin y control
%on e%en$iale% para la a#&ini%tra$i(n #e la% e&pre%a% y las ejercen los
administradores, independientemente del nivel que ocupen y sea cual fuere el
tipo de empresa o actividad principal.
$unque todos los administradores ejercen las funciones administrativas+ el
tie&po !"e le #e#i$an a $a#a "na #e ella% puede variar ampliamente entre
los #ierente% nivele% de una organi!acin o, incluso, entre varios tipos de
empresa. $s, por ejemplo, los administradores de la alta gerencia se dedican
ms a la planeacin y a la organi!acin que los de los niveles inferiores. En
cambio, los administradores de primer nivel se dedican ms a la direccin y al
control.
Planeamiento Operativo 2
$s mismo, la cultura organi!acional influye en la forma como se llevan a cabo
las funciones administrativas.
&in embargo, se mantiene el "ec"o de que, como administradores, to#o%
o,tienen re%"lta#o% al e%ta,le$er "n a&,iente o $li&a propi$io para
lo)rar "n e%"er*o ei$a* #el )r"po.
1.1.-. La '"n$i(n #e Planea$ion
1.1.-.1 Deini$i(n #e Planea$ion
&in importar si planeamos un viaje, unas vacaciones, una fiesta, la
produccin de una planta o el desarrollo futuro de la empresa, la
planea$i(n e% el pro$e%o ,.%i$o #e !"e no% %ervi&o% para #einir
%i%te&.ti$a&ente lo% o,/etivo% por al$an*ar y #eter&inar la &anera
#e $on%e)"irlo%.
La planea$i(n $on%i%te+ por lo tanto+ en i/ar el $"r%o $on$reto #e
a$$i(n !"e 0a #e %e)"ir%e+ e%ta,le$ien#o lo% prin$ipio% !"e 0a,r.n
#e orientarlo+ la %e$"en$ia #e opera$ione% para reali*arlo y la%
#eter&ina$ione% #e tie&po% y #e n1&ero%+ ne$e%ario% para %"
reali*a$i(n.
'ot! "a dic"o que planear es 20a$er !"e o$"rran $o%a% !"e+ #e otro
&o#o+ no 0a,r3an o$"rri#o4. Equivale a tra!ar los planos para fijar
dentro de ellos nuestra futura accin.
En general, la planeacin est orientada "acia el futuro. La planea$i(n
#e,e preparar #e$i%ione% y a$$ione% "t"ra%. &e planifica cuando se
piensa con anticipacin, cuando los objetivos no se fijan arbitrariamente
y la ejecucin de las tareas no se abandona a la casualidad.
En relacin con la empresa, la ne$e%i#a# #e planii$ar e5i%te en to#o%
lo% nivele%. (ara que cualquier directivo pueda organi!ar, dirigir y
controlar o conducir operativamente la ejecucin de las tareas de su
sector, antes debe elaborar planes que den direccin y propsito, que
decidan !"6 #e,e 0a$er%e+ $(&o 0a #e 0a$er%e y !"i6n lo 0ar..
$unque en todos los niveles de la empresa eiste la ne$e%i#a# #e
planii$ar, en realidad, e% &"$0o &ayor en lo% nivele% %"periore%, en
los cuales la planeacin puede ejercer una gran influencia en el #ito de
la organi!acin. Los directivos de alto nivel por lo general dedican la
mayor parte del tiempo de planeacin del futuro distante y a las
estrategias de toda la organi!acin. Los niveles ms bajos planean
sobre todo las tareas de su sector, con un "ori!onte de tiempo reducido.
Planeamiento Operativo 3
$ medida que se baja de nivel, crece la afinacin o el detalle de los
planes, reduci#ndose cada ve! ms la inseguridad o riesgo de la
planeacin.
Sola&ente $on "na planii$a$i(n #etalla#a %e p"e#en reali*ar y
$ontrolar o $on#"$ir operativa&ente la% tarea% en or&a or#ena#a.
$l planear, se fijan tanto los objetivos como los datos tericos necesarios
para la ejecucin de las tareas. )ic"os datos tericos sirven, al mismo
tiempo, como criterios para el control. Los resultados de la planeacin,
los objetivos y los datos tericos se agrupan formando planes, por
ejemplo, para determinados sectores de la empresa.
Ejemplos de tales planes son: planes de venta, planes de produccin,
planes de personal, planes de trabajo, etc. El plan de produccin
contiene, por ejemplo, los objetivos y los datos tericos sobre la
fabricacin de productos, as como ciertos pla!os. &lo con estas
informaciones se puede verificar, durante la fabricacin, si se estn
reali!ando o no, y en qu# medida, las tareas previstas en la
planificacin.
C"anto &.% $"i#a#o%a+ %i%te&.ti$a y #etalla#a %ea la planea$i(n en
la e&pre%a:
*anto mejor se podrn $oor#inar lo% o,/etivo% y tarea% de las
diversas secciones de la empresa,
+ tanto se podr verii$ar y a%e)"rar la e/e$"$i(n #e la% tarea%
destinadas a alcan!ar los objetivos propuestos.
1.1.-.- Pla*o% #e la Planea$i(n
El pla!o de la planeacin es el perodo de tiempo para el cual "a de
tener vigencia la planeacin. ,on referencia a la empresa se "abla de
planear a largo, mediano y corto pla!o. Estas planificaciones se
diferencian en lo referente
$l tiempo de valide! de la planeacin
$l contenido y meticulosidad de la misma
+ a la confiabilidad de los datos en que se "a basado.
a. Planii$a$i(n a lar)o pla*o
'eneralmente abarca un lar)o per3o#o, por e/e&plo #e 7 a 8 a9o%.
Esta planeacin define el desarrollo futuro de la empresa. (or ello, esta
planeacin tambi#n se le conoce como planea$i(n #e o,/etivo% o plan
)eneral. La planeacin a largo pla!o establece la lnea general de todas
las medidas por tomar en la empresa.
Planeamiento Operativo 4
Ejemplos:
(laneacin de construccin, planeacin de desarrollo de nuevos
productos, planeacin de epansin de la empresa.
,. Planea$i(n a &e#iano pla*o
$barca generalmente un per3o#o #e 1 a 7 a9o% apro5i&a#a&ente.
,ontiene la concreti!acin de la planeacin a largo pla!o, por ejemplo, la
forma detallada para cada seccin de la empresa o para determinados
proyectos.
E/e&plo%:
(lanificacin de inversiones, planificacin de recursos financiero,
planeacin del programa de produccin planeacin de adquisiciones.
$. Planea$i(n a $orto pla*o
$barca generalmente un per3o#o #e 7 &e%e% a "n a9o
apro5i&a#a&ente. (recede directamente la reali!acin de tareas
especficas de la empresa y tiene, por consiguiente, la tarea de
proporcionar los datos tericos correspondientes para la conduccin
operativa de la ejecucin de las operaciones, por ejemplo, para controlar
la produccin.
Ejemplos:
La planeacin de adquisiciones para el trimestre siguiente, el clculo
previo de los costos de un lote de produccin -planificacin de costos., la
elaboracin de planes de trabajo para un producto determinado.
1.1.-.7 I&portan$ia+ Prin$ipio% y Di&en%i(n #e lo% Plane%
a. I&portan$ia
La planeacin es importante porque:
(ermite la eficiencia que es obra de orden, y evita la imprecisin o el
caos.
&i administrar es /"acer a trav#s de otros0 ,necesitamos "acer
primero los planes sobre la forma como esa accin "abr de
coordinarse.
El objetivo sera infecundo, si los planes no lo detallaran, para que
pueda ser reali!ado ntegra y efica!mente.
Planeamiento Operativo 5
*odo plan tiende a ser econmico, desgraciadamente, no siempre lo
parece, porque todo plan consume tiempo que por lo distante de
reali!acin, puede ser innecesario e infecundo.
*odo control es indispensable sino se comparar con un plan previo.
&in planes, se trabajar a ciegas.
,. Prin$ipio%.
2Prin$ipio #e la Pre$i%i(n0. Los planes no deben "acerse con
afirmaciones vagas y gen#ricas, sino con la mayor precisin posible,
porque van a regir acciones concretas.
2Prin$ipio #e la 'le5i,ili#a#4. )entro de la precisin establecida en el
principio anterior 1 todo plan debe dejar margen para los cambios que
surjan en #ste, ya en ra!n de la parte imprevisible, ya de las
circunstancias que "ayan variado despu#s de la previsin.
2Prin$ipio #e la Uni#a#4: los planes deben ser de tal naturale!a, que
pueda decirse que eiste uno solo para cada funcin; y todos los que se
aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e
integrados, que en realidad pueda decirse que eiste un solo plan
general.
$. Di&en%i(n #e Lo% plane%
In%tit"$ional
Lo$al
Re)ional
Na$ional
Interna$ional
D. SECTORIAL DIMENSI:N ESPACIAL
T
E
M
P
O
R
A
L
Di&en%i(n Te&poral: est dada en funcin al tiempo aqu se encuentra
los planes a corto pla!o -2 a 3 a%os., mediano pla!o -3 a 4 a%os. y largo
pla!o -5 a%os a ms..
Di&en%i(n E%pa$ial: 6nstitucional, local, regional, nacional e
internacional.
Di&en%i(n Se$torial: 7ormado por los diferentes sectores productivos:
comercial, agrcola, educativo, pesquero, etc.
Planeamiento Operativo 6
E/e&plo: La empresa de &ervicios de 8ardinera /9undo :erde0 &$,,
afincada en la ciudad de ,"imbote, etender su mercado "acia el norte del
pas para el a%o 3;2< abriendo dos sucursales , en las ciudades de ,"iclayo y
(iura.
)imensin *emporal: ,orto (la!o
)imensin Espacial: =acional
)imensin &ectorial: &ervicios $grcolas.
E/er$i$io:
6ndique dos ejemplos de planes en la que se especifiquen las dimensiones:
*emporal, espacial y sectorial.
1.1.7. C(&o poner lo% plane% en a$$i(n
Le$$i(n 1:
,on frecuencia el m#todo aplicado al planeamiento es el de formular las
preguntas, cuyas respuestas sugieren no solo el material a incluir en el plan,
sino reas para ampliar estudios y "acer del plan algo completo. &e "an
elaborado muc"as listas diferentes de preguntas para ayudar al planificador,
pero todas ellas giran alrededor de las clsicas />(or qu#? >@u#? >)nde?
>,undo? >@ui#n? + >,mo? Ae aqu la secuencia obligada que "a de
seguirse:
1. >Por !"6 debe "acerse? Esta pregunta pone de relieve la verdadera
necesidad del trabajo y sus puntos esenciales.
2. >;"6 se necesita? Las respuestas a este interrogante revelan los tipos y
magnitudes de las actividades necesarias, as como los requisitos en
matera de mquinas y equipos.
3. >D(n#e tendr lugar? Esto destaca las consideraciones de espacio. En
una oficina, en el campo, en una sucursal B >en qu# lugar debe
efectuarse la tarea?
4. >C".n#o se reali!ar? Esto destaca las consideraciones de tiempo.
>,undo comen!ar cada parte de la tarea y cundo terminar? Las
respuestas caractersticas se inclinan, unas por establecer un "orario y
otras por la simultaneidad de las operaciones.
5. <;"i6n lo "ar? Esta pregunta est destinada a poner de manifiesto la
clase y disponibilidad de la capacidad y eperiencia necesarias para
reali!ar la tarea planificada en forma satisfactoria.
Planeamiento Operativo 7
6. <C(&o se "ar? Esta pregunta centra la atencin en la manera
propuesta para reali!ar el trabajo. En realidad, sirve como verificacin de
todo el plan y como prueba de la minuciosidad con que se "ayan
contestado las cinco primeras preguntas.
6ndique si cada uno de los siguientes enunciados es verdadero o falso
escribiendo /:0 o /70 en el espacio en blanco.
2. BBBBBBBBBB. $l utili!ar la lista de control la pregunta para el planificador,
la primera a contestar ser: />(or qu# debe "acerse?
3. BBBBBBBBBB. La respuesta a la pregunta />@u# se necesita?0 indica los
factores de produccin que se necesitarn.
<. BBBBBBBBBBBLa respuesta a la pregunta />,mo se "ar? *iene relacin
con la minuciosidad de todo el plan.
C. BBBBBBBBBB. La respuesta a la pregunta />@ui#n lo "ar?0 se refiere a la
capacidad y cualidades de los individuos necesarios para llevar a
cabo el plan.
Le$$i(n -:
La mayor parte del planeamiento est caracteri!ado por pasos claves que
sirven como base comDn para esa tarea gerencial bsica, a saber:
1. Ver y e5poner el pro,le&a $"ya %ol"$i(n %e e%pera a$ilitar por el
planea&iento. Es importantsimo que el planificador est# en
condiciones de ver con toda claridad aquello que est tratando de
reali!ar, as como qu# obstculos o circunstancias parecen necesitar
modificaciones o ser eliminadas y qu# agregados se estiman oportunos.
Es esencial para todo buen planteamiento ver el caso con absoluta
claridad.
2. O,tener y $la%ii$ar la inor&a$i(n 1til a$er$a #e la% a$tivi#a#e%
prop"e%ta%. Las ideas y los conceptos que deber incluir el plan, se
etraen de arc"ivos, observaciones, entrevistas, eperiencias, prcticas
de otras empresas, artculos de revistas, informes de investigaciones y
libros escogidos. =o obstante, no es necesario obligadamente continuar
"aciendo lo que antes se "aca. (ara que la informacin sea Dtil sebe
ser clasificada. Esto, a su ve!, eige un estudio cuidadoso de la
informacin para ver si tiene relacin con el planeamiento involucrado y
descubrir las relaciones entre los distintos sectores de informacin.
3. Sele$$ionar la% pre&i%a% para el planea&iento. Las creencias del
planificador, el planificador, el propsito del plan y la informacin reunida
sugerirn qu# premisas adoptar. Estas, siempre presentes en un plan,
proporcionan los supuestos necesarios, sobre cuya base se cree que
tendr lugar el desenvolvimiento futuro del plan. Es imprescindible
definirlas, para alcan!ar a comprender el plan a la perfeccin.
Planeamiento Operativo 8
4. Re#a$tar vario% plane% y ele)ir entre ello% el !"e %e 0a #e %e)"ir.
Aay varios medios de alcan!ar una meta. En este paso quedan
reveladas esas distintas posibilidades. Ello eigir, qui!, una buena
dosis de creatividad, pero a menos que se elabore ms de un medio, el
plan ser incompleto. )el grupo de planes posibles se escoge uno. (ara
esta eleccin se tendrn en cuenta especialmente el costo, la
adaptabilidad, la eficiencia, la costumbre y las preferencias personales.
5. Deter&inar lo% #etalle% y el tie&po #el plan ele)i#o y #i%poner lo
ne$e%ario para %e)"irlo. &e estudia a"ora la secuencia correcta de
acciones 1 qui#n "ace, qu# y cundo, instrucciones, formularios y
elementos necesarios. Los resultados logrados son la medida eacta de
la correccin del plan. (ara asegurar buenos frutos, se elaborarn las
disposiciones necesarias para establecer una buena vigilancia del
desarrollo del plan.
6ndique si cada uno de los siguientes enunciados es verdadero o falso
escribiendo /:0 o /70 en el espacio en blanco.
BBBBBBBBBBB 2. &i las premisas del planificador no estn claramente epresadas,
los que revisen el plan tendrn inconvenientes para comprenderlo.
BBBBBBBBBBB 3. El planificador debe concentrarse en la formulacin de una sola
manera de alcan!ar la meta; vale decir, solo un plan debe surgir de cada
proceso de planeamiento determinado.
BBBBBBBBBBB <. El Dltimo punto por investigar es la definicin y comprensin del
problema que el plan resultante "a de resolver.
BBBBBBBBBBB C. La vigilancia es un aspecto esencial de la puesta en accin de
los planes.
Re%p"e%ta% al $"e%tionario #e la Le$$i(n 1:
1. Ver#a#ero. La pregunta />(or qu# debe "acerse?0 es la primera que se
debe contestar, debido a que pone de relieve la real necesidad del
trabajo y sus puntos esenciales.
2. Ver#a#ero. La respuesta a la pregunta />@u# se necesita?0 eige la
determinacin de la clase y la magnitud de las actividades necesarias,
as como de los equipos y mquinas eigidos.
3. Ver#a#ero. respuesta a la pregunta />,mo se "ar?0 sirve como
control de todo el plan, e indica la minuciosidad de las contestaciones de
las otras preguntas.
4. Ver#a#ero. La pregunta />@ui#n lo "ar?0 se refiere a la clase de
capacidad y eperiencia que se necesitarn para reali!ar
satisfactoriamente el trabajo planificado, y tambi#n alude a la
disponibilidad de individuos que posean aquellos requisitos
Planeamiento Operativo 9
Re%p"e%ta% al $"e%tionario #e la Le$$i(n -:
1. Ver#a#ero. Las premisas del planificador deben ser epuestas con toda
claridad, de manera que sea posible comprender el plan
2. 'al%o. Aay varias formas de alcan!ar un objetivo. $ menos que se
defina ms de una forma, el planeamiento ser incompleto.
3. 'al%o. )efinir y comprender el problema es un requisito previo a la
formacin del plan.
4. Ver#a#ero. Es esencial disponer la continuacin para asegurar la
obtencin de resultados satisfactorios.