NORMA TCNICA NTC

COLOMBIANA 3234


1996-10-23




DOCUMENTACIN.
ELABORACIN DE CIRCULARES











E: DOCUMENTATION. WRITING A CIRCULAR LETTER


CORRESPONDENCIA:


DESCRIPTORES: documento; documento de oficina;
circular; documentacin.

















I.C.S.: 01.140.30

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)
Apartado 14237 Bogot, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435


Prohibida su reproduccin Primera actualizacin
Editada 2003-03-17










PRLOGO



El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional
de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.

La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica
est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo
caracterizado por la participacin del pblico en general.

La NTC 3234 (Primera actualizacin) fue ratificada por el Consejo Directivo de 1996-10-23.

Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travs
de su participacin en el Comit Tcnico 000010 Elaboracin y divulgacin de documentos.

CADES
COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA
ICONTEC
SENA DIRECCIN GENERAL
SENA REGIONAL ANTIOQUIA-CHOC
SENA REGIONAL VALLE
SENA REGIONAL RISARALDA
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE
CUNDINAMARCA


ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.



DIRECCIN DE NORMALIZACIN




NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 3234 (Primera actualizacin)

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DOCUMENTACIN.
ELABORACIN DE CIRCULARES









1. OBJETO

Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboracin de circulares.


2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIN

2.1 DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.1.1 Circular: comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo
texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

2.1.2 Acrnimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razn social.

2.1.3 Anexo: documento o elemento que acompaa la circular

2.1.4 Asunto: sntesis del contenido de la circular.

2.1.5 Despedida: palabra o frase final de cortesa.

2.1.6 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se dirige la
comunicacin.

2.1.7 Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento.

2.1.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.

2.1.9 Estilo: orden en la distribucin de las diferentes lneas que conforman la circular.

2.1.10 Fecha: lugar de origen del documento, da, mes y ao de envo.

2.1.11 Interlnea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensin se le denomina rengln.

2.1.12 Lneas especiales: anexos e identificacin del transcriptor.


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2.1.13 Logotipo: smbolo que identifica a una empresa.

2.1.14 Membrete: inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurdica.

2.1.15 Modelo: esquema de distribucin de zonas, que le permite a la empresa la diagramacin
de su papelera.

2.1.16 Nmero o referencia: identificacin consecutiva del documento.

2.1.17 Razn social: nombre que identifica a una empresa.

2.1.18 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

2.1.19 Rengln (lnea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

2.1.20 Saludo o vocativo: lnea de cortesa.

2.1.21 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razn social.

2.1.22 Texto: cuerpo del mensaje.

2.1.23 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

2.1.24 Zona: espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o
escritos.

2.2 CLASIFICACIN

2.2.1 De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:

2.2.1.1 Circular externa o carta circular. Comunicacin con el mismo texto, utilizada para dar a
conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones
de carcter general.

2.2.1.2 Circular interna o general. Comunicacin con el mismo contenido utilizada para dar a
conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, polticas,
disposiciones, rdenes y asuntos de inters comn.

2.2.2 De acuerdo con el estilo se clasifican en:

2.2.2.1 Bloque extremo (vanse las Figuras 2, y 4 ).

2.2.2.2 Bloque (vanse las Figuras 3, 5 y 6)



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3. REQUISITOS

3.1 MRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm .

3.2 ZONAS

3.2.1 Zona 1

Espacio destinado para ubicacin de la razn social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas
respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm
verticales desde el borde superior. (Vase la Figura 1).

3.2.2 Zona 2

Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, tlex, telfono, fax, direccin
electrnica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre
1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho
del papel. (Vase Figura 1).

3.3 CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)

La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para
diferentes destinatarios y para su elaboracin se tiene en cuenta la NTC 3393.

3.4 CIRCULAR INTERNA O GENERAL

3.4.1 Denominacin del documento

A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en
mayscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.

3.4.2 Nmero (referencia)

La numeracin puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para circular. Le
puede anteceder el cdigo de dependencia determinado por cada empresa en particular. Se
escribe de dos a tres interlneas de la palabra CIRCULAR.



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EJEMPLOS.

CIRCULAR

0103- 172


C I R C U L A R

RH-172


3.4.3 Fecha

Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo se escriben de dos a tres
interlneas del nmero (referencia). En forma completa en orden de da, mes (en minscula) y
ao sin separarlo con punto (vase la NTC 3393).


EJEMPLOS.


Medelln, 20 de octubre de 1996


3.4.4 Destinatario

A tres interlneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayscula sostenida,
se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo. (Vanse las
Figuras 5 y 6)


EJEMPLOS.

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES


Nota. La preposicin PARA no va seguida de dos puntos (:).


3.4.5 Asunto (opcional)

Constituye la sntesis del tema expresada mnimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo
destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayscula inicial y seguida de dos puntos (:).


EJEMPLO.

Asunto: Fiesta de integracin



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3.4.6 Texto

Se inicia de tres a cuatro interlneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se
escribe a interlineacin sencilla y doble entre prrafos. En circulares de poca extensin se puede
dejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.


EJEMPLOS.

Con agrado informamos al personal...

La Direccin Administrativa se complace en comunicar....


3.4.7 Pginas subsiguientes

Se tiene en cuenta lo siguiente:

3.4.7.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso slo el logotipo o la razn social

3.4.7.2 La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

3.4.7.3 El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a
dos interlneas del logotipo o de la razn social, con mayscula inicial. Est constituido por la
lnea de identificacin contra el margen izquierdo y nmero de la pgina contra el margen
derecho.

La lnea de identificacin puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviada
o el nmero (referencia); cdigo de dependencia o cdigo de dependencia y nmero.


EJEMPLOS.

Margen izquierdo Margen derecho

Para todo el personal 2
Para todo el personal 96-10-15 2
Para todo el personal 41235 2
DTH-41235 2


3.4.7.4 El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlneas del
encabezado.

3.4.7.5 En caso de que se termine la pgina antes de finalizar un prrafo completo, se dejan
mnimo dos renglones en sta y dos en la siguiente.

3.4.7.6 La ltima pgina debe contener como mnimo, el prrafo de cierre antes de la despedida.


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3.4.8 Despedida

Expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas del texto, contra el margen izquierdo tanto
en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con una expresin breve
seguida de coma (,) o con frase de cortesa terminada en punto (.) (vase la NTC 3393).


Nota. Se usa una de los dos opciones.


Ejemplo:

Atentamente,

Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.


3.4.9 Remitente

El nombre se sita de cuatro a seis interlneas despus de la despedida en mayscula
sostenida. El cargo se anota a una interlnea del nombre, con mayscula inicial, sin centrar.

Para la ubicacin de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.

De preferencia se firma a mano, slo se justifica la firma mecnica (facsmil) o en la matriz,
cuando la cantidad sea excesiva.

3.4.10 Lneas especiales

Los anexos e identificacin del transcriptor se establecen segn lo especificado en los
numerales 3.3.10.1 y 3.3.10.3 de la NTC 3393.

3.5 ASPECTOS GENERALES

La circular interna no lleva saludo.

Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC 3393.


4. APNDICE

4.1 NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSE

NTC 1034: 1993, Documentacin. Escritura numrica de las fechas.

NTC 3393: 1996, Documentacin. Elaboracin de cartas comerciales.




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Figura 1. Zonas para el modelo de circular interna

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Figura 2. Esquema circular interna estilo bloque extremo

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Figura 3. Esquema circular interna estilo bloque

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Figura 4. Circular interna estilo bloque extremo

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Figura 5. Circular interna estilo bloque


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Figura 6. Circular interna estilo bloque con lnea de destinatario centrada