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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PGD

SUB- PROCESO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y Fecha de


REGISTROS Revisión
Fecha de
Aprobación
Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA Regional Norte de INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
Santander RETENCION Y VALORACION DOCUMENTAL, LAS Versión
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION
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OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL.

Proveer al SENA Regional Norte de Santander de un instrumento técnico para la


clasificación, ordenación, organización, conservación y disposición final de la
documentación producida y recibida por las diferentes dependencias de la
entidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

1. Disponer de la documentación organizada, en forma que la información del


del SENA Regional Norte de Santander se convierta en una herramienta
eficaz y eficiente para el uso de la Administración en el servicio al ciudadano
y como fuente de la historia.

2. Contribuir a la racionalización de la producción documental, así como a su


control, acceso y manejo integral.

3. Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la


conformación y desarrollo de los Archivos de gestión mediante una
herramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retención
documental.

4. Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo


de gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en este ultimo.

5. Determinar las actividades para la eliminación de documentos.

ALCANCE:
Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivo
central y/o su eliminación.

1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS


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Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en
cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas
dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención
Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Esos tipos de archivos son:

Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico

2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

Con la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) del SENA


Regional Norte de Santander se pretende agilizar y racionalizar los procedimientos
de producción, tramité, organización, y consulta de documentos permitiendo a la
administración el cumplimiento de sus objetivos institucionales, sus planes
estratégicos, su misión y su portafolio de servicios.

La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con


sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Este instrumento esta compuesto por series documentales, las cuales son "el
conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas".

CUÁLES SON LOS BENEFICIOS QUE TRAE LA ELABORACIÓN DE LAS


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

• Facilitan el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.


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• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de


retención en ella estipulados.

• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen


carácter permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de


archivo.

• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.


LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SON FUNDAMENTALES DESDE
EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO PORQUE:

• Permiten el manejo integral de los documentos.

• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo


Total.

• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

• Identifican y reflejan las funciones institucionales.

• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los


documentos.

• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión


administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.

3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL?

La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que


corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de
épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso del SENA Regional
Norte de Santander, aplica para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.
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Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para el SENA Regional Norte de


Santander, en la actualidad se encuentran pendientes de aprobación por parte del
Archivo General de la Nación (AGN).

4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL?

El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental
como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”

La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una


serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus
características específicas.”

5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA


DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

5.1 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD).

El Formato (Formato No. (1) Archivo 10 Tablas de Retención Documental), de


las Tablas de Retención Documental está compuesto por los siguientes
campos:

Dependencia Productora:

Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención


documental.

Código Dependencia Productora:

Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia del SENA Regional


Norte de Santander. Este código es utilizado por todos los funcionarios de la
entidad y en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central.
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• Entidad Productora: Nombre de la Entidad. Deberá colocarse el nombre


completo del SENA Regional Norte de Santander.

• Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia)


que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones,
Ejemplo Dirección Regional.

• Hoja _ /_: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica


cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas
utilizadas para la elaboración de las tablas de retención del SENA
Regional Norte de Santander. El segundo corresponde al número total de
hojas diligenciadas para el SENA Regional Norte de Santander., ejemplo
hoja 1 / 10

• Código. Este campo está constituido por:

• Código de Oficina: Establecido, para cada dependencia del del SENA


Regional Norte de Santander, por Resolución Nº 172 del 11 de
septiembre de 2007.

• Código de Serie y Subserie: Indica el número de serie y subserie, de


acuerdo con la descripción establecida en el Cuadro de Clasificación del
SENA Regional Norte de Santander.

• Series, Subseries y Tipos Documentales: Constituido por el nombre de la


respectiva serie, subserie y tipo documental, de acuerdo con lo establecido
en el cuadro de clasificación y en las Tablas de Retención Documental del
SENA Regional Norte de Santander.

Código de Serie y Subserie:

Los códigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla de retención
documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden
a una mnemotecnia (memoria) definida para ese fin dentro de las técnicas de
clasificación archivística. Esos códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse
sin introducirles ninguna modificación.
Series y Tipos Documentales:
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En esta columna aparecen los nombres de las series documentales y, en


ocasiones, los tipos documentales que se producen dentro de las series y que
corresponden a los documentos que produce o mantiene cada dependencia, de
acuerdo con sus actividades, derivadas de las funciones que debe cumplir.

Ejemplos:

SERIE: DERECHOS DE PETICION

TIPOS DOCUMENTALES - SOLICITUD


- RESPUESTA
- ANEXOS
RETENCION DOCUMENTAL

Esta columna se divide en dos columnas menores:

ARCHIVO GESTION y ARCHIVO CENTRAL

Folleto No.1
GUIA BASICA PARA LA
APLICACIÓN DE LAS TRD
EN LOS ARCHIVOS DE GESTION
Y SECCION DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA DEL SENA
NORTE DE SANTANDER

DISPOSICION DE LOS
DOCUMENTOS
ORDENADAMENTE Y
LA ORGANIZACIÓN
FISICA DE LAS SERIES
Y SUBSERIES EN LOS
MUEBLES DE
ARCHIVO

Administracion
Documental SENA
Regional Norte de
Santader
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La organización física de las series y subseries se


hace en forma alfanumerica en los muebles de
archivo, comenzando desde la gaveta o estante
superior hasta en la parte inferior del mueble.
Las subseries se ordenan respetando la codificación
que aparece en las TRD. Por su parte las unidades
documentales de cada serie o subserie se organizaran
cronológicamente de acuerdo con el orden natural en
que fueron generadas, bajo el principio de orden
original.

Preparadas de este modo se pueden organizar de


acuerdo con otros criterios de ordenación
(numéricos, alfabéticos o mixtos), según las
características de cada serie, Nosotros utilizamos
el alfanumérico.
En cuanto a los documentos que no hacen parte
de la producción de cada unidad de gestión pero
que se consideren importantes para la función de
la dependencia, también llamados documentos
facilitativos, se les puede dar la disposición que
mejor responde a sus necesidades, sin embargo
no deben ubicarse en el mismo lugar de los
archivos de gestión.
Nota: Para la disposición de los documentos
véase procedimiento conservación preventiva

Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie


Documental. Este número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al
número de años que los documentos deben conservarse en cada fase del archivo.
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Ejemplo:
DEPENDENCIA PRODUCTORA : GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO

CÓDIGO RETENCIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN


SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL
SUB ARCHIVO ARCHIVO
SERIE
SERIE GESTIÓN CENTRAL CT S M E
37 DERECHOS DE PETICIÓN 2 3 X

- Solicitud
- Respuesta
- Anexos

Figura 1 : Períodos de retención


En el cuadro 1, puede observarse que al frente de la serie DERECHOS DE
PETICION aparece debajo de ARCHIVO GESTION 2 y debajo de ARCHIVO
CENTRAL 3. Esto quiere decir que los derechos de petición deben conservarse
en los archivos de gestión, o sea en los archivos de cada dependencia, durante
dos (2) años y al iniciarse el tercer año, la dependencia debe hacer la
transferencia de esos documentos al ARCHIVO CENTRAL. Según lo indicado en
la figura 1, el Archivo Central debe, a su vez, conservar los derechos de petición
por un lapso de tres (3) años.

• Retención en Años. Este campo está constituido, por:

• Archivo de Gestión. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o


unidades documentales en su fase administrativa. Este tiempo esta determinado
en años.

• Archivo Central. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o


unidades documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios
de la información.

• Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de


solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten. Es el archivo de las
oficinas productoras.
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• Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o


trasladados por los distintos archivos de gestión de la SDDE, una vez finalizado su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las dependencias y los
usuarios externos en general.

• Original / Copia. Indica la tradición documental. Si el documento de la oficina


productora es Original o es una copia.

• Disposición Final. Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie,


subserie y tipo documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos;
este campo está constituido por:
• S: Selección. Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien
sea para su eliminación o su conservación total o parcial.

• M: Microfilmación. Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al


análisis documental deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia
y la cultura, al tiempo que se van a conservar, preservar y asegurar.

• D: Digitalización: Técnica de reproducción de información que se le realizará a


los expedientes o unidades documentales que resulten del análisi documental
como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura. Definidos como
Patrimonio Documental de la SDDE.

• E: Eliminación. Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor


primario y secundario, debido a que no poseen valor histórico.

• CT: Conservación Total. Establece qué expedientes y/o Unidades Documentales


se conservarán permanentemente, los que lo tienen por disposición legal o los
que por su contenido informan sobre el orígen, desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia y se convertirán en patrimonio documental de la SDDE
para la investigación, la ciencia, la tecnología y la memoria histórica.

• Procedimientos. En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados


en la modalidad de selección, muestreo, microfilmación, digitalización,
eliminación y o conservación.
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• En esta columna también aparecerán determinados los valores y el marco legal


y el muestreo.

• Valoración. En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de


los expedientes, con el fin de establecer la permanencia en el Archivo de
Gestión, Archivo Central y en el Archivo Histórico.

• Marco Legal. Este campo enuncia las normas que son de competencia directa
de los expedientes y/o unidades documentales. en cada una de las
dependencias; es la base para argumentar las disposiciones finales.

• Muestreo. Operación por la cual se conservan ciertos expedientes y/o unidades


documentales de carácter representativo o especial durante la selección, con
criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre
otros, con el fin de conservarse permanentemente.

SIGLAS Y CONVENCIONES:

D: Código de la Dependencia.

S: Series Sb:

Subseries

S-Sb: Código de las Series y Subseries. CT:

Conservación Total.

M: Microfilmación.

D: Digitalización.

E: Eliminación

S: Selección
CP: Conservación Permanente en el Archivo de Gestión.
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SERIES: MAYÚSCULA SOSTENIDA en negrilla.

SUBSERIE: Mayúscula Inicial en negrilla.

TIPO DOCUMENTAL: En minúscula sin negrilla.

Vo. Bo. Líder de la dependencia: Firma del jefe o Director de la Dependencia.

Aprobó Comité de Archivo: Número de Acta de aprobación por el Comité de


Gestión Documental y Archivo del SENA Regional Norte de Santander.

Fecha de Aprobación: Fecha de Aprobación de las Tablas de Retención


Documental por parte del Comité de Gestión Documental y Archivo del SENA
Regional Norte de Santander.

Fecha de Actualización: Fecha de actualización de las Tablas de Retención


Documental.

Aprobó Consejo Departamental de Archivos: Número de Acta de Aprobación por


parte del Consejo Departamental de Archivos.

Fecha de Aprobación: Fecha de aprobación de las Tablas de retención


Documental del SENA Regional Norte de Santander.

6. CLASES DE DOCUMENTOS

6.1 DOCUMENTOS FACILITATIVOS: Aquellos que son comunes a toda la


administración, debido a que son producto del ejercicio de las mismas funciones;
ejemplo, estudios previos, notas contables, recibos de caja, calificación de objetivos,
etc.

6.2 DOCUMENTOS MISIONALES: Los que se producen en relación con las


funciones misionales de cada entidad; Proyectos de Inversión. Políticas de
Desarrollo Económico.

Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie


Documental. Este número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al
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número de años que los documentos deben conservarse en cada fase del archivo.
Ejemplo:
DEPENDENCIA PRODUCTORA : GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO

CÓDIGO RETENCIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN


SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL
SUB ARCHIVO ARCHIVO
SERIE
SERIE GESTIÓN CENTRAL CT S M E
37 DERECHOS DE PETICIÓN 2 3 X

- Solicitud
- Respuesta
- Anexos

Figura 1 : Períodos de retención


En el cuadro 1, puede observarse que al frente de la serie DERECHOS DE
PETICION aparece debajo de ARCHIVO GESTION 2 y debajo de ARCHIVO
CENTRAL 3. Esto quiere decir que los derechos de petición deben conservarse
en los archivos de gestión, o sea en los archivos de cada dependencia, durante
dos (2) años y al iniciarse el tercer año, la dependencia debe hacer la
transferencia de esos documentos al ARCHIVO CENTRAL. Según lo indicado en
la figura 1, el Archivo Central debe, a su vez, conservar los derechos de petición
por un lapso de tres (3) años.

6. DISPOSICION FINAL

La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada serie documental,
una vez que ha cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas
anteriores.

Como puede observarse en la figura 1, la columna siguiente se denomina


DISPOSICION FINAL, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas, cada una de
las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente:

CT = CONSERVACION TOTAL
S = SELECCIONAR
M = MICROFILMAR
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E = ELIMINAR

Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas
marcadas con una X que indican la disposición final de cada serie documental.

CT = CONSERVACION TOTAL

La conservación total quiere decir que la serie documental correspondiente no


puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo histórico
de la institución.

S = SELECCIONAR

Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido su período
de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse
a cabo un proceso de selección, de acuerdo con unos criterios previamente
establecidos, con el fin de que se conserve una muestra significativa para la
historia.

Usualmente esta opción está asociada con otras acciones establecidas en las
tablas de retención y que están relacionadas con la disposición final de los
documentos.

M = MICROFILMAR

A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua y que se han


desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de
documentos, en la actualidad, es la técnica más utilizada.

Cuando las tablas de retención utilizan esta letra al establecer la disposición final
de una serie documental, los documentos deben ser sometidos a este proceso
antes de aplicar cualquiera otra acción indicada.

E = ELIMINAR

Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido su tiempo
de retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su
eliminación siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin y que se
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mencionarán más adelante.

7. FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL REG-GD-AS-002

El formato se utiliza para relacionar:

7.1 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo de
gestión al archivo central.
7.2 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo central al
archivo histórico.
7.3 Los documentos de apoyo que se requiere eliminar.

8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Según el Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN, “Transferencia documental es la


remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al
histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes”.

Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión


y el archivo central. Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo
entre el archivo central y el archivo histórico.

Cuando las series documentales han cumplido su período de retención en el


archivo de gestión de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El
tiempo de retención se empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el
trámite, es decir, la fecha de la última actuación.

Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes
aspectos:

8.1 Revisión de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que es


pertinente preparar la transferencia.
8.2 Preparación física de la documentación, mediante la cual debe asegurarse
que:
- Los documentos estén organizados cronológicamente o de acuerdo con la
organización lógica para dicha serie documental.
- Cada carpeta tenga hasta doscientos folios.
- Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos
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- El documento que esté impreso en papel termoquímico de fax,


debe ser fotocopiado en papel bond de 70 gr.
- Revisar que la foliación esté completa y correcta, con esfero de
tinta negra en la parte superior derecha. (Si viene una foliatura en
color diferente se deberá colocar una línea transversal sobre el
número y volver a foliar con tinta negra).
- Todos los documentos deben ir legajados, de manera que
coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio.
- Identificar cada carpeta con el rótulo que se muestra en la figura 2
y que incluye la siguiente información:
- Nombre de la dependencia
- Código de la dependencia
- Serie
- Subserie
- Carpeta
- No. de folios
- No. carpeta
- No. caja
- Año

12 x 8 cm.
ROTULO

CARPETA
Figura 2. FORMATO DEL ROTULO QUE SE COLOCA
EN CADA CARPETA DEBAJO DE LA PESTAÑA
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(Su dimensión es de 12 x 8 cm.)

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

CODIGO DEPENDENCIA 0

SERIE

SUB SERIE

CARPETA

No. FOLIOS

No. CARPETA

No. CAJA

AÑO

- Diligenciar el formato de inventario para cada unidad de


conservación, en el cual deberán tenerse en cuenta los elementos
presentados en dicho formato, como son:

-Localización
-Unidad de conservación
-Serie
-Subserie
-Identificación de la unidad de almacenamiento
-Fechas extremas (inicio y finalización del proceso)
-Número de folios
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-Soporte
-Frecuencia de consulta
-Observaciones.

- Tener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el


Grupo de Archivo para el nivel central y en el nivel territorial según
lo coordinado por el jefe y el responsable del archivo.
- Elaborar el acta de transferencia al archivo central
- Entregar al archivo central
- Revisión de la transferencia por parte del archivo central
- Legalización o validación de la transferencia

10.ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL

La base se datos del archivo central debe contener los siguientes datos de
identificación, valoración y localización de los documentos:

- Código de la dependencia
- Nombre de la dependencia
- Código de la serie documental
- Nombre de la serie documental
- Nombre o número de la unidad de conservación
- Fechas extremas
- Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja
- Fecha final de conservación
- Disposición final

Una vez verificada la información registrada se genera copia de respaldo y se


archiva.

El servidor asignado verifica número de la caja y su contenido, examinando que


las unidades de conservación dentro de las cajas se deben encontrar en orden
numérico ascendente de izquierda a derecha, que la caja pueda abrirse de abajo
hacia arriba y que el número asignado en el sistema corresponda a la caja.
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En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia


abajo en orden numérico ascendente.

10. PASOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

El Acuerdo 027 de 2006 del AGN define que: “Documentos de apoyo, son los
generados por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace
parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.”

De lo anterior se desprende que los documentos de apoyo de una dependencia


son aquellos que no aparecen en su TRD.

Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos:

10.1 Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han


cumplido su ciclo de vida útil. (5 años)
10.2 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie
documental ha cumplido su período de retención en el archivo de gestión y
debe eliminarse.
10.3 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie
documental ha cumplido su período de retención en el archivo central y
debe eliminarse.

Cuando una dependencia considera que debe realizar un proceso de eliminación,


previo el análisis de la TRD, debe diligenciar el formato de inventario para describir
los detalles de la serie documental que será sometida a este proceso. El formato
debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el servidor público que lo ha
elaborado y debe ir acompañado de la solicitud presentada al Comité de Archivo
de la PGN.

Esta documentación será enviada al Coordinador del Grupo de Archivo Central,


quien revisará la solicitud para confirmar que se ajusta a lo establecido en la TRD.

El Coordinador del Grupo de Archivo presenta las solicitudes al Comité de Archivo


del SENA Regional Norte de Santander, el cual toma la decisión correspondiente
en cada caso.
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Las aprobaciones de eliminación aparecerán en el acta respectiva del Comité de


Archivo y se comunicarán a cada dependencia.

La dependencia elaborará un acta de eliminación, en la que conste el número de


acta del Comité de Archivo que autorizó la eliminación y adjuntará los formatos de
inventario preparados para el efecto.

Cumplida esta etapa, debe establecerse, como regla general, que los documentos
deben salir destruidos (picados) de la entidad y el proceso de destrucción debe ser
supervisado por funcionarios del Grupo de Archivo y de Control Interno
designados para dicho fin en el nivel central. En el nivel territorial la supervisión de
la destrucción es responsabilidad del jefe de la dependencia.

En la sede central, la recolección de los documentos aprobados para eliminación


radica en el Grupo de Archivo con el fin de programar el retiro de la entidad.

11. ANTECEDENTES HISTORICOS

Por mandato de las normas legales, las primeras y unicas Tablas de Retención
Documental, TRD, para el SENA Regional Norte de Santander se elaboraron en el
presente año y, una vez aprobadas por el Archivo General de la Nación, mediante
resolución del Director del SENA Regional Norte de Santander, que se
mencionará más adelante, entraron en vigencia desde el 13 de julio de 2009.

Estas primeras TRD se elaboraron con base en la estructura orgánica del SENA
Regional Norte de Santander establecida por la Ley 201 de 1995.

Dentro del proyecto de modernización del SENA Regional Norte de Santander se


incluyó el tema de la gestión documental y dentro de este marco se procedió a
elaborar las TRD y para elaborar las Tablas de Valoración Documental.

Estas fueron entregadas a mediados del presente año, y presentadas formalmente


al Comité de Archivo del SENA Regional Norte de Santander el cual les dio su
aprobación y decidió presentarlos al Director Regional para su institucionalización
la cual se llevó a cabo mediante Resolución xxxxx de 2009.
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12. ANTECEDENTES LEGALES.

A pesar de que en Colombia se empezó a legislar sobre los archivos desde la Ley
4 de 1913, se va a iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde
1989.

La Ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación y le asignan sus


funciones y responsabilidades. Antes se conocía con el nombre de Archivo
Nacional de Colombia.

La Ley 594 del 14 de agosto de 2000, conocida como ley general de archivos,
establece lo siguiente en algunos de sus artículos:

Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado.

Artículo 3. Definiciones. … Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas


tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Artículo 4. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el
de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo
total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en:
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a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y


consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través
del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y
conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos
notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios públicos.

Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública


elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Con el fin de ajustarse al artículo 24 de la Ley 594 de 2000, el SENA Regional


Norte de Santander llevó a cabo los pasos necesarios para elaborar las TRD,
anteriormente mencionadas. Las cuales fueron aprobadas por el Consejo
Departamental de Archivo mediante acto administrativo del presente año.

Teniendo como base la anterior aprobación, el Director Regional del SENA


Regional Norte de Santander expidió la Resolución No. xx del xx de julio de 2000
que institucionalizó por primera vez unas TRD para l el SENA Regional Norte de
Santander.

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL


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El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el
conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la
Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina,
técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su
resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

PORQUE SON IMPORTANTES LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

• Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el


adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases.

• Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los


documentos.

• Sirve de guía a la administración y al área de archivo para Realizar las


transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.

• Garantiza el derecho a la información

• Favorece una adecuada selección documental.

• Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico.

• Racionaliza recursos y espacios.


PARA EL DESARROLLO DE LA LABOR ARCHIVÍSTICA

• Contribuyen a la organización de los fondos acumulados.

• Disminuyen racionalmente el volumen documental.

• Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades


actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.

• Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa Del ciclo vital.

• Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo


de muestreo que se debe aplicar.
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• Registran los criterios que se deben aplicar en la selección Documental.

• Identifican la documentación de valor histórico o permanente que debe


conservarse totalmente.

• Promueven la protección y conservación del patrimonio Histórico documental


de la institución.

FONDOS ACUMULADOS

Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional,


sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas condiciones de
conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta
eficiente para los usuarios.

CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD


Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en
cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite
entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración
Documental (TVD).
Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas
TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación
producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados
durante la última etapa de vida institucional.
Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la
creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración
corresponde al concepto de fondos acumulados.
Qué es una Tabla de Valoración Documental: Es el listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.
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CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD


Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe
tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como
punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de
Valoración Documental (TVD).
Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas
TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación
producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados
durante la última etapa de vida institucional.
Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la
creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración
corresponde al concepto de fondos acumulados.
Qué es una Tabla de Valoración Documental: Es el listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.

PROCESOS DE VALORACIÓN
De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del
archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se
protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por
este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar
los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en
un principio, la documentación que por su antiguedad supere los 30 años.

VALORACIÓN DOCUMENTAL
Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se
analizarán desde una triple perspectiva:
1. La trascendencia como testimonio de la entidad.
2. La trascendencia de la actuación de la administración.
3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.
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Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento


General de Archivos para Colombia, se define valoración documental como:
"proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo".
TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS
Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya sido
producida y conservada, las entidades deberán adelantar el análisis de sus Fondos
Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los
documentos en el archivo. Estos son: El respeto al origen o procedencia y el respeto
al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por cada
dependencia.

DEFINICIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL


Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del análisis y
organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones
documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su
valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la
disposición final.
OBJETIVO
El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de
soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios
archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.
ALCANCE
El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico, es
proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que
describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se
convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos y
se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el
cronograma anual para la entidad.
PLAN DE ACCIÓN
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La ejecución del plan deberá estar sujeta a la aprobación definitiva por parte del
comité de archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de
un control, evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados, con
el fin de retroalimentar las etapas propuestas.
La programación de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el
instrumento que se presenta a continuación:

PLAN DE ACCIÓN
Entidad__________________ Fecha_________________________
¿PARA ¿CON
¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN?
QUÉ? QUÉ?
Acción Objetivo Actividad F.I. F.C. F.T. Responsabilidad Recursos Resultado

Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA


F.I= FECHA INICIAL
F.C= FECHA CONTROL
F.T = FECHA TERMINACIÓN

ABREVIATURAS UTILIZADAS EN ESTE DOCUMENTO

AGN = Archivo General de la Nación


TRD = Tablas de Retención Documental
TVD = Tablas de Valoración Documental

BIBLIOGRAFIA

Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PGD
SUB- PROCESO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y Fecha de
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SENA Regional Norte de INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
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Acuerdo 002 de 2004 / Archivo General de la Nación


Acuerdo 027 de 2006 / Archivo General de la Nación