Código: -MA-AM- 1-01-01

GESTION DOCUMENTAL Versión:01

Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO Página
Regional Norte de
Santander

Nombre del cargo: Auxiliar Operativo

Ocupación Mensajero interno

Departamento Centro De Administración Documental

Fecha Actualizado 25 de agosto de 2009

Nivel en el Organigrama
Grupo Ejecutivo
Grupo Profesional
Grupo Técnico y Tecnologico
Grupo Administrativo
X Grupo Operativo

Numero de personas a cargo: Ninguno

Mision del cargo:

Contribuir en el desarrollo de las actividades de todas las dependencias a
través
de la distribución oportuna de la información interna y de la entrega
efectiva de la
información externa.
 Código: -MA-AM- 1-01-01
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Vigente desde:28/09/2009
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FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO INTERNO

HABILIDADES CONOCIMIENTOS
PROCESOS FUNCIONES DEL EMPLEADO PERSONALES ESPECÍFICOS
REQUERIDAS NECESARIOS

Distribución 1. Recoger información del Agilidad. .

de Información casillero y relacionarla en planilla
Interna de control de mensajería interna Creatividad.
para firma del usuario a la entrega
de la información. Discreción.

2. Entregar la documentación en Buena Memoria.

las diferentes dependencias y
recoger firma de control de Capacidad de
entrega. establecer
prioridades
3. Realizar reportes y controles de
la información que se distribuye. Cooperación
4. controlar la documentación que
llega a porterias para radicación
respectiva en el C.A.D.
5. Distribuir y controlar la prensa
que llega a la institución

Resultados esperados:

1. Información muy oportuna en cada dependencia.

2. Entrega segura de documentos.
3. Confiabilidad en el trasporte de la información a entregar.
4. Mucha Discreción con la información
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DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL EMPLEADO

FORMACIÓN: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para

el correcto desempeño del cargo.

x Bachillerato superior, Media vocacional

Estudios técnicos posteriores a secundaria: ¿Cuál?
Tecnologías. ¿Cual?
Profesional. ¿Cuál?
Posgrado. ¿Cuál?

Observaciones:

Se requiere personal con excelente estado físico y buenas condiciones de salud, Su

actividad exige levantar y llevar cajas y paquetes de peso considerable.

Idiomas: Inglés Otro __________________

Conocimientos en informátic
x Procesador de palabras Graficadores
x Hoja de cálculo Programación
x Correo electrónico Mantenimiento
Bases de datos
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EXPERIENCIA REQUERIDA mensajero interno

Entre 0 y un año X Entre uno y dos Entre dos y tres Más de tres años

OBSEVACIONES:___________________________________________________
___________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

________________
Firma
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ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL CARGO

AUXILIAR OPERATIVO I

1. Relacionar información del casillero en planilla “Control de Mensajería

interna” (Fecha, recorrido, dependencia, tipo de documento

destinatario.)

2. Entregar la documentación en las diferentes dependencias y recoger firma

de control de entrega.

3. Realizar reportes y controles de la información que se distribuye.

4. Controlar la documentación que llega a porterías para radicación respectiva

en el Centro de Administración Documental.

5. Distribuir y controlar la prensa que llega a la institución.

6. Las demás asignadas por el jefe inmediato

 Código: -MA-AM- 1-01-02
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL NORTE DE SANTANDER

TITULO DEL CARGO

AUXILIAR DE ARCHIVO

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Resguardar documentos, expedientes y demás informac ión de interés para la Institución,

ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad
de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

· Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.

· Recibe el material para archivar.
· Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la
normativa vigente.
· Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidos.
· Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
· Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos.
· Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
· Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
· Entrega la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización del Thesauro
en términos claves.
· Recibe el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de
la dirección o coordinación.
· Desincorpora de acuerdo con las normas establecidas, documentos y
expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos.
· Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas.
· Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
· Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
· Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
· Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:
Ninguna.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la dependencia,
estudiantes, profesores y funcionarios de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo
relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el públ ico en general, a fin de apoyar y/o ejecutar lo
relativo al área, exigiéndose para ello una buen a habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes, tales como polvo.

RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisiónmanual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso de archivo de seis (6) meses d e duración.
 Código: -MA-AM- 1-01-02
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Santander

EXPERIENCIA:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y de oficina.

B) EDUCACIÓN:
Educación Básica, más curso de archivo de seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas y procedimientos de archivo.
Técnicas y procedimientos de oficina.
Mecanografía.

HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Clasificar documentos, expedientes y otros.

DESTREZAS EN:
Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros.
El manejo de archivo.
 Código: -MA-AM- 1-01-03
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Archivo.
Atención al público.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

II
GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO Y
Ocupación: Mensajero externo FINANCIERO

GRUPO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

PERFIL DE CARGO ADMINISTRATIVO

Nombre del cargo: Auxiliar

Nombre del cargo: Auxiliar Operativo

Ocupación Mensajero Externo

Departamento Centro De Administración Documental

Fecha Actualizado 25 de agosto de 2009

Nivel en el Organigrama
Grupo Ejecutivo
Grupo Profesional
Grupo Técnico y Tecnologico
Grupo Administrativo
X Grupo Operativo

Fecha: Ago 25 / 2009

 Código: -MA-AM- 1-01-03
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO Página
Regional Norte de
Santander

Nivel en el Organigrama

Número de personas a cargo: Ninguno

HABILIDADES CONOCIMIENTOS
PROCESOS FUNCIONES DEL EMPLEADO PERSONALES ESPECÍFICOS
REQUERIDAS NECESARIOS

Distribución 1. Entregar y recoger la Agilidad. Conocimiento de la

de Información documentación en las diferentes nomenclatura de la
externa entidades y llevar control diario en Creatividad. ciudad para
Planilla.
Misión del cargo direcciones
Contribuir en el Discreción.
2. Revisar y recoger diariamente
la información que llega al Buena Memoria.
desarrollo de Apartado Aéreo de la Institución las actividades de todas
las Capacidad de
3. Realizar las diferentes establecer
dependencias diligencias de afiliación y pagos de prioridadesa través
nómina, pensiones, subsidios, C o o p e ra c ió n
de la autoliquidaciones, consignaciones d is trib u c ió n oportuna de
la información interna y de la entrega efectiva de
la información externa
 Código: -MA-AM- 1-01-03
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
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Regional Norte de
Santander

FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO EXTERNO

bancarias, cobro de cheques para Relaciones
cartera, recolección de extractos Interpersonales
bancarios.

4. Relacionar toda diligencia en

Planilla de Mensajería para control
del CAD

Resultados esperados:

1. Garantizar entrega segura y oportuna de toda clase de documentación.

2. Confiabilidad en el trasporte de la información a entregar.x
3. Mucha discreción con la información.

DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL EMPLEADO

FORMACIÓN: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos

para el correcto desempeño del cargo.

x Bachillerato superior, Media vocacional

Estudios técnicos posteriores a secundaria: ¿Cuál?
Tecnologías. ¿Cual?
Profesional. ¿Cuál?
Posgrado. ¿Cuál?

Observaciones:

Preferiblemente se prefiere la persona que sabe conducir motocicleta, tiene

pase y posee el medio de transporte. Se requiere conocimiento de
nomenclatura de la ciudad.

Idiomas: Inglés Otro _Españo_________________l

Conocimientos en informátic
x Procesador de palabras Graficadores
x Hoja de cálculo Programación
Correo electrónico Mantenimiento
Bases de datos
 Código: -MA-AM- 1-01-03
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO Página
Regional Norte de
Santander

EXPERIENCIA REQUERIDA: mensajero externo

Entre 0 y un año x Entre uno y dos Entre dos y tres Más de tres años

OBSEVACIONES:___________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

________________
Firma

FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO EXTERNO

1. Entregar y recoger la documentación en las diferentes entidades y llevar

control diario en Planilla.

2. Revisar y recoger diariamente la información que llega al Apartado Aéreo

de la Institución.

3. Realizar las diferentes diligencias de afiliación y pagos de nómina,

pensiones, subsidios, autoliquidaciones, consignaciones bancarias, cobro
de cheques para cartera, recolección de extractos bancarios.

4. Relacionar toda diligencia en Planilla de Mensajería para control del

Centro de Administración Documental

5. Las demás funciones asignadas por el jefe o autorid ad competente.