Código: -MA-AM- 1-01-04

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
Regional Norte de
Santander

Versión:01
Vigente desde:28/09/2009

PERFIL
PERFIL CARGO DE CARGO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO

Nombre del cargo: Tecnico Administrativo III Página

Ocupación: Administrador documental

Departamento: Centro de Administración Documental.

Fecha: Ago 24 / 2009

Nivel en el Organigrama
Grupo Ejecutivo
Grupo Profesional
x Grupo Técnico y Tecnológico
Auxiliar Administrativo
Grupo Operativo

Número de personas a cargo: Tres

(03)
Misión del cargo:

Realizar los procesos necesarios que conduzcan a garantizar la adecuada

conservación y preservación de la información y proporcionar calidad en el servicio
de consultas de información y documentación, respondiendo a las necesidades
del usuario tanto a nivel interno como externo.
 Código: -MA-AM- 1-01-03
GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
Regional Norte de
Santander

Versión:01
Vigente
OORDINACION GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO desde:28/09/2009
MIXTO

PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO

Página
 Código: -MA-AM- 1-01-04
GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
Regional Norte de
Santander

Versión:01
FUNCIONES DEL CARGO Vigente desde:28/09/2009
FORMACIÓN: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales
HABILIDADES CONOCIMIENTOS
requeridos para el
PROCESOS
correcto desempeño FUNCIONES
del cargo. DEL EMPLEADO PERSONALES ESPECÍFICOS
PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO REQUERIDAS
NECESARIOS

Bachillerato1.Recepción
Disposición superior, Media vocacionalde
y verificación Capacidad de Conocimientos
Página
x
de Estudios técnicos
Información
posteriores
Interna(
a secundaria:
documentación análisis
¿Cuál? archivística,
y de síntesis. técnologicos en
información a
c onservar en el
Tecnologías. ¿Cual? Tecnología en Administración Documental, bibliotecología archivística.
x
para CAD) Buena
consulta 2. Preparación y organización Memoria. Normatividad
Posgrado. ¿Cuál? de documentales en legajos y
series Concentración legal
en archivística.
expedientes. .
Observaciones Creatividad. Tablas de
3. Codificación de información: retención
Documental.
asignación de códigos Capacidad de
documentales
de acuerdo con la serie documental ejecución
y decisión. Bases de Datos
yasignación de la ubicación para
la
recuperación de la Capacidad de
Idiomas: información.
Español Planeacion.
Otro _Ingles_________________
4. Indexación de la información en Expresión Oral y Escrita.
el
sistema digital de consulta Sistema
Conocimientos
de en informática Interés por el
Búsqueda y Recuperación
x Procesadorde de palabras
Información. Graficadores
logro
x Hoja de cálculo Capacidad de
Programación
5. Ubicación física de la información Innovación.
x Correo electrónico
en el Archivo Central.
Mantenimiento
Trabajo en
x Bases de datos equipo.
6 Aplicación de las Tablas de Liderazgo
EXPERIENCIARetención documental a
REQUERIDA: .
la
documentación conservada Diplomacia.
de
acuerdo a la retención estipulada
Entre 0 y un año x Entre uno y dos Entre dos y tresMás de tres años
para
cada serie.

7. Elaboración de reportes
OBSEVACIONES:__________________________________________________
yestadísticas solicitados para informes
y consultas de los usuarios internos

Gestión 1. Elaboración de proyectos Capacidad de

Documental documentales que apoyen ejecución
y decisión.
la
ejecución de procesos
nuevos Capacidad de Planeación

Resultados esperados:
________
1. Información
Firma organizada y dispuesta al usuario
2. Oportunidad en la consulta.
3. Información actualizada.
4. Asertividad en la conservación y administración de la información.
5. Confiabilidad de la información.
 Código: -MA-AM- 1-01-04
GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
Regional Norte de
Santander

Versión:01
DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL EMPLEADO
Vigente desde:28/09/2009
ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL CARGO
Tecnico III
PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO
Recibir la información de los diferentes departamentos para conservar
en el CAD.
Página
Revisar y controlar la documentación recibida de acuerdo con
las
normas y procedimientos establecidos en el CAD, y normas archivísticas
Profesional. ¿Cuál?
vigentes expedidas por la Ley General de Archivos.

Clasificar y asignar a cada serie documental el código correspondiente.

Consignar en la Remisión de documentos el código y la ubicación física

que se asigna a cada expediente.
Preferiblemente un Tecnólogo en Administración Documental y Micrografía
Ingresar en el sistema digital de consulta, los datos correspondientes
a
cada serie.

Preparar y organizar legajos.

Almacenar físicamente la documentación en el Archivo Central.

Colaborar en la implementación y aplicación de las Tablas de Retención

Documental.

Atender consultas de clientes internos y externos.

Verificar y controlar la información que se ha prestado.

Llevar
estadísticas al respecto.

Realizar control de la información que no se está remisionando al CAD

por parte de las dependencias.

Revisar periódicamente los archivos de gestión para determinar las

nuevas series documentales que se estén generando y asignar nuevos
códigos.

Elaborar informes periódicos de actividades realizadas.

Las demás funciones asignadas por el jefe o por autoridad

competente.