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FORMATOS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL NORTE DE SANTANDER

Presentado por:
Oscar Gomez Latorre
Julio Yordano Gálvez León
Azucena Ascensio Núñez
Gabriel Villamizar Villamizar
Tecnólogos Administración Documental

SAN JOSÉ DE CÚCUTA, NORTE DE SANTANDER


NOVIEMBRE, DE 2009
LISTA DE FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Anexo 01. Encuesta Estudio Unidad Documental.

Anexo 02. Instructivo para el Estudio de Tipos Documentales.

Anexo 03. Formato Único de Inventario Documental.

Anexo 04. Instructivo Formato Unico de Inventario Documental.

Anexo 05. Autorización de Eliminación en Archivo Central.

Anexo 06. Formato de Legajo.

Anexo 07. Formato de Descripción Documental Archivo de Gestión o Administrativo.

Anexo 08. Formato de Descripción Documental Archivo Central o Intermedio.

Anexo 09. Formato de Descripción Documental Archivo Histórico o Permanente.

Anexo 10. Formato Encuesta Estudio Aviso Traspaso de Documentos.

Anexo 11 Formato Ficha o Guía de Afuera.

Anexo 12. Formato Inventario Individual de Documentos.

Anexo 13. Formato Rotulo de Cajas.

Anexo 14. Instructivo del Formato Tablas de Retención Documental

Anexo 15. Formato Tabla de Retención Documental.


FORMATOS
Formato 01.
Encuesta Estudio Unidad Documental.
Código: FT-ET-1-01-1
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA FORMATO ENCUESTA Página
Regional Norte de ESTUDIO UNIDAD
Santander DOCUMENTAL

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA:
DESPACHO DE DIRECCION REGIONAL

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica:


DIRECCION REGIONAL depende de la DIRECCION GENERAL

2. Fecha de última asignación de funciones


28 DE ENERO DE 2004

3. Acto administrativo
DECRETO

4. Funciones
El Consejo Regional y el Director Regional cumplirán las funciones
establecidas en los artículos 16, 19 y 20 de la Ley 119 de 1994,
respectivamente.

5. Unidades documentales que tramitan


ACTAS, ACUERDOS, CONVENIOS, RESOLUCIONES, INFORMES,
COMUNICACIONES (correspondencia producida y las circulares)

6. ¿Realizan selección y descarte documental?


SI X NO

7. Sistema de organización de los archivos de gestión


CRONOLOGICO

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?


1 Metros lineales.
Código: FOR-MPA-SGD-1-01-
GESTION DOCUMENTAL 1
Versión:01
Servicio Nacional Vigente desde:28/09/2009
de Aprendizaje SENA
Regional Norte de FORMATO ENCUESTA Página
Santander ESTUDIO UNIDAD
DOCUMENTAL

II UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productora:
DESPACHO DE DIRECCION REGIONAL

2. Nombre la unidad documental


ACTAS

3. Función de la oficina que la genera o la tramita


Las regionales estarán administradas por un Director Regional, que será
representante del Director General, de su libre nombramiento y remoción,
y tendrá la responsabilidad de coordinar, administrar y velar por la
ejecución de las actividades del SENA dentro de su jurisdicción.

4. Caracteres extremos:

4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO


Papel X Expediente
Cinta Magnética Libro
Microfilme Documento simple X
Otro
¿Cuál?

4.3 Ordenación CRONOLOGICA

4.4. Estado de conservación BUENA

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Tablas de retención documental del 2005


6. Trámite Original 1
Número de copias 1

7. La información contenida en esta se halla registrada o condensada


En otra. SI NO X
¿En cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?


ACTAS

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite


EL DESPACHO

10. ¿Con qué periodicidad se produce?


10.1 Diaria 10.2 Semanal 10.3 Mensual
10.4 Otra X ¿Cuál? REUNIONES EXTRAORDINARIAS

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo


Establece? LO CONSERVAN DURANTE UN AÑO SEGÚN LAS
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

12. En el archivo de gestión, la consultan


12.1 La misma oficina X 12.2 Otras Oficinas X
¿Cuáles? OFICINA JURIDICA,
OFICINA GESTION HUMANA
12.3 Otras Entidades ¿Cuáles?

12.4 Personas Naturales


12.5 ¿Por qué la consultan?
13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias
del archivo de gestión a otros archivos?
Central X Histórico Otros ¿Cuáles?

13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?

14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad


documental?

14.1 ¿Con qué frecuencia?


14.2 ¿Qué años?

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y


Conservación de esta unidad documental?
NINGUNA

16. OBSERVACIONES

Funcionarios entrevistados:
Nombre y cargo:
Nombre y cargo:

Funcionario responsable del archivo:


Ciudad y Fecha:
Anexo 02.
Instructivo para el Estudio de Tipos Documentales.
1. PRODUCCION DE DOCUMENTOS

1.1 ELABORACION DE COMUNICACIONES OFICIALES

1.1.1 Formato y Numero de Copias

Las comunicaciones oficiales se elaboran en papel preimpreso, en original y una copia,


original para el destinatario y la copia para la oficina productora. (Cuando se maneja el
aplicativo ONBASE, dependencias 1010 – 1040 - 1060 – 1080 -

Cuando la comunicación se prepare para la firma de los Subdirectores Regionales se debe


elaborar una copia adicional para el archivo de gestión de cada uno de sus despachos.

1.1.2 Tipos Documentales

Los tipos documentales normalizados por la Entidad para las comunicaciones oficiales son:

• Carta
• Memorando
• Circular

1.1.2.1 Carta. La carta se emplea para las comunicaciones que se dirigen al medio
Externo (entidades y personas naturales), en lo relacionado con la función de quien las firma,
y cuando la Entidad comunica a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones,
licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales,
invitaciones a eventos de capacitación, llamados de atención…).
Debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales.
(Resolución 00102/2005). Que son el director Regional, los Coordinadores de Grupos y los
Subdirectores de Centro, se anexa esquema.
1.1.2.2 Memorando. El memorando se utiliza para la correspondencia interna entre jefes
(Director Regional, Subdirectores y Coordinadores de Grupo) con el fin de transmitir
información, orientaciones y pautas alas dependencias.
Debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales.
(Resolución 00102/2005). Que son el director Regional, los Coordinadores de Grupos y los
Subdirectores de Centro, se anexa esquema.

1.1.2.3 Circular. Las circulares se definen como comunicaciones con igual texto
Dirigidas a varios destinatarios. Los tipos documentales son: carta y circular general.

Las circulares generales pueden ser de tipo informativo o normativo y se emplean para
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias. Se dirigen a un Grupo
Destinatario y solamente pueden ser firmadas por el Director Regional, Coordinadores de
Grupos y los Subdirectores de Centro, se anexa esquema.
1.1.3 Recomendaciones Especiales

1.1.3.1 Se debe escribir en la línea de asunto de todas las comunicaciones, el


Nombre de la serie o subserie documental a la cual pertenece, acompañada de los datos
adicionales que se requiera, para facilitar la adecuada organización del archivo de gestión.

1.1.3.2 En los derechos de petición y tutelas, se recomienda adicionar en la línea


Del asunto el numero de radicado dado por la unidad de correspondencia.

1.1.3.3 En procesos, fallos y sentencias judiciales, se recomienda adicionar en la


Línea de asunto el número del proceso, del fallo o de la sentencia, acompañada de todos los
datos que soliciten los Tribunales o Juzgados.
1.1.3.4 Incluir después de las iniciales del transcriptor, el código de la serie o
Subserie documental a la cual pertenece la comunicación, con el fin de facilitar su ubicación en
el archivo.

1.1.3.5 Las comunicaciones oficiales tanto originales como copias, nunca se


Podrán elaborar en papel reciclado.

1.1.3.6 Cuando las comunicaciones se elaboren en mas de dos hojas, a partir de la


Segunda se debe colocar en la parte superior el nombre del destinatario con su titulo y el
numero digito 2, 3,4 etc.

1.1.3.7 En la parte inferior se debe colocar el número del antecedente.

1.2 ELABORACION DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES

Los documentos normativos y contractuales se elaboran en original y un máximo de una copia (original
para el área a cargo de su radicación y copia para la oficina productora).

Se utiliza papel bond de 75 grms, color blanco, tamaño oficio, con recuadro y logotipo contra el margen
izquierdo, nombre de la Regional y del Centro de Formación Profesional. Este formato se puede
diseñar en el computador, si no se cuenta con la papelería impresa. Se anexa modelo.

Los tipos documentales normalizados por la Entidad como documentos normativos son los siguientes:

1.2.1 Documentos Normativos: Acuerdos y Resoluciones

1.2.1.1 Acuerdos: Son documentos que establecen normas y políticas de carácter general, expedidos por
el Consejo Directivo Nacional o Regional y por el Director Regional.
1.2.1.2. Resoluciones: Las resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que
facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo o definen asuntos de
carácter administrativo relativos a la marcha de la entidad a nivel nacional como Regional.
El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen
superior de la hoja, de dos a tres interlineas del recuadro se ubica la palabra ACUERDO o
RESOLUCION, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla
para resaltar.

La numeración de los Acuerdos y las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año
calendario.
Para registrar el número en el área a cargo de su radicación se debe dejar el espacio necesario.

Ejemplo: ACUERDO DE 2008

RESOLUCION DE 2008

1.2.2. Documentos Contractuales: Convenios y Contratos

1.2.2.1. Convenios: Los convenios son acuerdos entre el SENA y otra institución o
Empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones reciprocas
y se comprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos específicos en campos de la
Formación Profesional.
1.2.2.2. Contratos: Los contratos son acuerdos entre dos o mas partes, en donde se
Establecen obligaciones reciprocas.
El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen
superior de la hoja, de dos a tres interlineas del recuadro se ubica la palabra CONVENIO o
CONTRATO, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para
resaltar.

La numeración de los Convenios y Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario.
Para registrar el número en el área a cargo de su radicación, deberá dejarse el espacio necesario.
Ejemplo: CONVENIO DE 2008

CONTRATO DE 2008

1.2.3. Recomendaciones generales en la producción y manejo de los documentos

Las tintas de impresión y de firma de los documentos deben ser de color negro y poseer estabilidad
química, no deben ser solubles al contacto con la humedad, ni presentar modificaciones de color, o
transmitir acidez al soporte.

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del
documento, por lo tanto, NUNCA deben intervenirse los documentos con este tipo de
procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos o escribir con lápiz
sobre el documento.

Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan decepcionado en papel térmico se
deben fotocopiar en papel bond para asegurar la preservación de la información.

2. CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA

Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a la correspondencia en cada una de las
oficinas, es indispensable radicar en las Unidades de Correspondencia o en el Grupo de Administración
de Documentos todas las comunicaciones oficiales que se reciban y produzcan y controlar su tramite a
través de cualquier opción automatizada o manual. Es necesario implementar instrumentos de control.

2.1 Recepción de comunicaciones oficiales y otros envios en la dependencia

El encargado en cada dependencia de la recepción de las comunicaciones oficiales deberá confrontar el


formato de Comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deberá
devolverlo firmado a satisfacción o con las observaciones correspondientes a la Unidad de
Correspondencia.

2.2 Distribución y tramite de la correspondencia en la dependencia

El encargado en cada dependencia de la distribución y trámite de la correspondencia deberá controlar


los siguientes trámites:

2.2.1 Todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios

2.2.2 La fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios de la


dependencia, para evitar que figuren pendientes de trámite.

2.2.3 Cuando se trate de comunicaciones externas (entidades, personas naturales, Regionales y


Centros de Formación Profesional) a las que se les ha dado respuesta escrita, se de be colocar
en la parte inferior de la hoja de respuesta le numero del antecedente, para que los funcionarios
de la Unidad de Correspondencia, puedan registrar que ha sido tramitado y se pueda
descargar.

2.2.4 Registrar las comunicaciones que quedaran como soporte de los archivos de gestión sin
respuesta, porque no lo amerita.

2.3 Recordatorios de Correspondencia


2.3.1 La Unidad de Correspondencia remitirá mensualmente o cuando lo amerite a todas las áreas el
recordatorio de correspondencia pendiente de trámite como alerta de comunicaciones que se
encuentran pendientes de trámite con el fin de darles respuesta o para que se registren como
soporte de los archivos de gestión porque no requieren respuesta.
2.3.2 De igual forma, cada dependencia deberá elaborar un recordatorio interno sobre las
comunicaciones pendientes de trámite a carga de cada uno de los funcionarios.

3. ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

La Ley General de Archivos (594 de 2000) estableció la obligatoriedad para las entidades del estado,
de elaborar las Tablas de Retención Documental, así como la presentación de las mismas al Archivo
General de la Nación, para su aprobación.

Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 de 30/10/2001, el Archivo General de la Nación aprobó
la Tabla de Retención Documental del SENA, la entidad estableció la obligatoriedad en su aplicación
para todas las dependencias con resolución 01515 de 05 de diciembre de 2001

De acuerdo con la restructuración de la entidad

6. PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea
indispensable retirar el expediente, diligencie el formato FICHA O GUIA DE AFUERA, que se
observa a continuación.

El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas
particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe estar
motivado mediante oficio.

En todos los casos diligencie el formato “Ficha o Guía de Afuera” y ubíquela en el lugar de donde
fueron retirados los documentos.

Ejemplo para diligenciamiento de Ficha o Guía de afuera:

FICHA O GUIA DE AFUERA

DOCUMENTO No. FOLIOS NOMBRE DEL FECHA DE FECHA FIRMA


USUARIO RETIRO DEVOLUCION
Actas del Consejo 54 Orbidio Velandia 04-03-10 04-03-23
Directivo Niño, Director
Administrativo y
Financiero
Cuando es un tipo documental ya sea carta, memorando o circular

FICHA O GUIA DE AFUERA

DOCUMENTO No. No. NOMBRE DEL FECHA DE FECHA FIRMA


RADICADO FOLIOS USUARIO RETIRO DEVOLUCION
Carta alcaldía 1-2008- 2 Carlos David 08-11-25 08-11-17
de Ocaña 002805 Triana, Centro
CIES
Anexo 03.
Formato Único de Inventario Documental
Código: INS-MPA-SGD-1-01-2
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FUID Página
Regional Norte de Santander FORMATO UNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL


Dirección
General

OFICINA PRODUCTORA: REGISTRO NÚMERO DE


DE ENTRADA: Día Mes Año TRANSFERENCIA
DEPENDENCIA QUE RECIBE: :

OBJETO:
I

FECHAS UNIDAD DE NÚMERO SOPORT FRECUENCIA NOTAS


NOMBRE DE LAS SERIES, EXTREMAS CONSERVACIÓN DE FOLIOS E DE
No. de CODIGO SUBSERIES O CONSULTA
Orden Inicial Final CAJA CARPEP. TOM OTRO

I
ASUNTOS O

ELABORADO POR: ENTREGADO POR: RECIBIDO POR:


NOMBRE:
CARGO:
FECHA:

FIRMA:
SECRETARÍA GENERAL - Grupo Administración de Documentos Hoja 26 De
Anexo 04.
Instructivo Formato Único de Inventario Documental.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
La transferencia documental es el proceso archivistito mediante el cual la unidad
administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez
cumplido el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental para
el Archivo de Gestión.

Para las áreas administrativas de la Regional y para los Centros de Formación


Profesional el archivo central estará a cargo de la Dirección Regional en cumplimiento
de la Resolución 00102 de 2005.

PASOS METODOLOGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA

• Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.


• Solicite asesoria a los funcionarios del Grupo de Administración de Documentos
o del archivo central de la Regional.
• Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que hayan
cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y deban transferirse al
archivo central.
• Realice la selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente, como son: impresos, publicaciones periódicas
(revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores,
copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de
Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral de expediente; entre otros.
• Ordenación de tipos documentales. Los documentos se ubican uno atrás del otro
en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el ultimo
documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la
carpeta.
• Foliación. La foliación debe efectuarse diariamente en orden ascendente en
atención a la cronología correspondiendo el número uno (1) al documento más
antiguo y el número mayor al documento mas reciente.
• Ordene los expedientes por años y de manera secuencial siguiendo el código y
la cronología en forma ascendente.
• Si ha empleado ganchos metálicos tales como: legajadores, clips o de cosedora,
retírelos. Utilice las tapas legajadoras para agrupar los documentos que
corresponde a cada expediente y amárrelos con cinta de faya. Si se cuenta con
carpetas desacidificadas utilícelas para efectuar las transferencias.
• Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n)
tantas carpetas vaya a transferir.
• Complete los datos registrados en el sticker de las tapas legajadoras o carpeta
de cartulina o desacidificada y registre en el vértice superior derecho, con esfero
o lápiz de mina negra el numero de la carpeta a transferir.

Ejemplo:

Carpeta No. 1 caja ______


SENA –Dirección General
2020 SECRETARIA GENERAL
2020-02 ACTAS
2020-02. Actas de Consejo Directivo Nacional
Fechas: 96-02-01 a 96-12-27
Folios: 55
Expediente 1 de 5

• |Guarde en las cajas de archivo inactivo los expedientes organizados en la


misma forma como quedaron registrados en el inventario para transferencia
documental. Ejemplo:

• Numere las cajas en orden consecutivo ascendente y regístrelo con lápiz en


el inventario documental al frente de la serie y del expediente que se
encuentra en la caja.
• Solicite la asesoria y revisión de la transferencia por parte de los funcionarios
del archivo central.
• Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato
“INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL” e imprímalo en original y copia.
• Cuando el funcionario que ofrece la asesoria conceptué que la transferencia
cumple con los requisitos exigidos por el archivo central, firmara el inventario
documental en la casilla correspondiente.
• La dependencia que transfiere solicitara a los funcionarios del área de
servicios generales su colaboración para trasladar el material documental a
transferir a las bodegas del archivo central y elaborara el memorando
mediante el cual hace entrega formal del material.
• Los funcionarios del archivo central devolverán una copia del inventario
documental con la localización de los documentos en la bodega de archivo
central para facilitar la consulta cuando los requiera para consulta la oficina
productora.
Anexo 05.
Autorización de Eliminación en Archivo Central.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-3
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA ACTA DE ELIMINACION DE Página
Regional Norte de DOUMENTOS
Santander

Regional
Norte de Santander
ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS No. ___ DEL __________

FECHA:

DEPENDENCIA:

OFICINA PRODUCTORA:

PARTICIPANTES:

OBJETO: Autorizar la eliminación de la Serie Documental:

del periodo comprendido entre el:

DESARROLLO:

1. CUMPLIMIENTO TÉRMINOS DE RETENCIÓN

De acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental aprobada mediante Resolución 002626 del 15
de diciembre 2005 de la Dirección General del SENA que establece su obligatoriedad, la Serie
Documental_________________________________, se debe conservar físicamente en el Archivo de Gestión ___
año y ___ años en el Archivo Central, después de terminada la vigencia y una vez microfilmada se podrá eliminar el
soporte físico papel y conservar permanentemente el microfilm.

2. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL

Nombre de las Fechas Unidad de conservación


No. series, extremas No.
Códig Microfilmadas
De subseries y De
o rollos
orden descripción Inicial Final caja legajo carpeta tomo folios
del contenido

CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta que de acuerdo con las fechas extremas de la Serie Documental descrita en el inventario
documental anexo, se ha cumplido el tiempo de Retención establecido en la TRD, se considera que puede eliminarse
el soporte papel previo aval del Comité de Archivo de la Regional Norte de Santander.

__________________________ __________________________
Jefe Oficina Productora Funcionario a Cargo de la Documentación

______________________________
Funcionario a Cargo del Archivo Central

Anexo: Inventario para eliminación documental (____folios).


Anexo 06.
Formato de Legajo.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-4
GESTION Versión:01
DOCUMENTAL
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA LEGAJO Página
Regional Norte de Santander
Anexo 07.
Formato de Descripción Documental
Archivo de Gestión o Administrativo.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-5
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional FORMATO DE DESCRIPCION
de Aprendizaje SENA DOCUMENTAL Página
Regional Norte de ARCHIVO DE GESTION O
Santander ADMINISTRATIVO

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION

FORMATO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

ARCHIVO DE GESTION O ADMINISTRATIVO


1. SIGNATURA: _____________________________

2. TITULO Fondo: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA


Sección:
Subsección:

3. FECHAS DE PRODUCCION

4. NIVEL DE DESCRIPCION

5. a) Volumen
b) Soporte:

6. NOTA /RESUMEN DE ALCANCE Y CONTENIDO _____________________


________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_________________________________________________________
6.A. LUGARES
___________________________________________________________________

6-B NOMBRES / CARGOS _________________________________________


__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

6-C TEMAS _______________________________________________________


_______________________________________________________
Anexo 08.
Formato de Descripción Documental
Archivo Central o Intermedio.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-6
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional FORMATO DE DESCRIPCION
de Aprendizaje SENA DOCUMENTAL Página
Regional Norte de ARCHIVO CENTRAL O
Santander INTERMEDIO

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION

FORMATO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO


1. SIGNATURA: ______________________________

2. TITULO Fondo: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA


Subfondo:
Subsección:

3. FECHAS DE PRODUCCION

4. NIVEL DE DESCRIPCION

5. a) Volumen
b) Soporte:

6. HISTORIA ADMINISTRATIVA / BIOGRAFICAO _____________________


________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_________________________________________________________

7. HISTORIA DE LA CUSTODIA :______________________________________

8. FORMA DE INGRESO

9. SITUACION LEGAL

10. VALORACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION

11. NUEVOS INGRESOS

12. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

12 - A. LEGAJOS _____________ CAJAS ________


12 – B. FOLIOS _____________________________________________________
12 _C. No. DE ORDEN ______________________________
12 – D TIPO DOCUMENTAL ________________________

13. NOTA / RESUMEN DE ALCANCE Y CONTENIDO _____________________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

14. CONDICIONES DE ACCEBILIDAD ___________________________________


______________________________________________________________________

15. INSTRUMENTOS CONSULTA _______________________________________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

16. UBICACIN DE LOS ORIGINALES ___________________________________

17. NOTAS ____________________________________________________________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Anexo 09.
Formato de Descripción Documental
Archivo Histórico o Permanente.

Código: INS-MPA-SGD-1-01-7
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
FORMATO DE DESCRIPCION
Servicio Nacional DOCUMENTAL Página
de Aprendizaje SENA ARCHIVO HISTORICO O
Regional Norte de PERMANENTE
Santander

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION


DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION
FICHA DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE


1. SIGNATURA

2. TITULO

3. FECHAS DE PRODUCCION ___________________________________________


4. NIVEL DE DESCRIPCION ____________________________________________

5. a). Volumen ______________________________________________________


b) Soporte _______________________________________________________

6. HISTORIA ADMINISTRATIVA / BIOGRAFICA __________________________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

7. FECHAS DE ACUMULACION _________________________________________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

8. HISTORIA DE LA CUSTODIA ________________________________________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

9. FORMA DE INGRESO ________________________________________________

10. SITUACION LEGAL __________________________________________________

11. VALORACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION __________________________


______________________________________________________________________

12. NUEVOS INGRESOS __________________________________________________


______________________________________________________________________

13. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ________________________________________


______________________________________________________________________
13-A LEGAJOS _______ CAJAS _______
13-B FOLIOS __________________________________________________________
13-C No. DE ORDEN _____________________________________________________

13-D TIPO DOCUMENAL _______________________________________________


14. – A LUGARES _________________________________________________________
______________________________________________________________________
14-B NOMBRES / CARGOS ________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
14-C TEMAS _____________________________________________________________
_________________________________________________________________________

15. LENGUA DE LOS DOCUMENTOS ______________________________________

16. CARACTERISTICAS FISICAS __________________________________________


_________________________________________________________________________

17. CONDICIONES DE ACCESIBILIDAD ___________________________________


_________________________________________________________________________

18. DERECHOS DE AUTOR / NORMAS SOBRE REPRODUCCION ____________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

19. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION _________________________________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

20. UBICACIÓN DE LOS ORIGINALES _____________________________________

21. EXISTENCIA DE COPIAS ______________________________________________


______________________________________________________________________

22. UNIDADES DE DESCRIPCION RELACIONADAS ________________________


______________________________________________________________________

23. DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA ______________________________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
24. NOTA DE PUBLICACION ______________________________________________

25. NOTAS ______________________________________________________________


______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Anexo 10.
Formato Encuesta Estudio Aviso
Traspaso de Documentos.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-8
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional FORMATO ENCUESTA
de Aprendizaje SENA ESTUDIOAVISO TRASPASO DE Página
Regional Norte de DOCUMENTOS
Santander

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica:


_________________________________________________________________________

2. Fecha de ultima asignación de funciones:


_________________________________________________________________________

3. Acto administrativo:
_________________________________________________________________________

4. Funciones:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_____________________________________________

5. Unidades documentales que tramitan:


_________________________________________________________________________

6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI __ NO __

7. Sistema de organización de los archivos de gestión:


_________________________________________________________________________

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?


_________________________________________________________________________
Código: INS-MPA-SGD-1-01-16
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional FORMATO ENCUESTA
de Aprendizaje SENA ESTUDIOAVISO TRASPAO DE Página
Regional Norte de DOCUMENTOS
Santander

II UNIDAD DOCUMENTAL (U.D)

1. Oficina productora: ______________________________________________________


2. Nombre la unidad documental: _____________________________________________
3. Función de la oficina que la genera o la tramita: _______________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________________

4. Caracteres extremos:
4.1 Soporte
Papel ___
Cinta Magnética ___
Microfilme ___
Otro ___
4.2 Formato
Expediente ___
Libro ___
Documento simple ___
4.3 Ordenación _______________________
4.4 Estado de conservación ____________________
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________
6. Tramite:
Original: _______________________________________
Número de copias: _______________________________
7. La información contenida en esta se halla registrada o condensada en otra unidad:
SI ___ NO ___
¿En cuál o cuáles? ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
_________________________________________________________________
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relación con el tramite:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
________________________________
10. ¿Con qué periodicidad se produce?
Diaria: ___ Semanal: ___ Mensual: ___
Otra: ___ ¿Cuál? ______________________________________
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________
12. En el archivo de gestión la consultan
La misma oficina: ___ Otras oficinas: ____
¿Cuáles? ______________________________________________________________
Otras entidades: ___ Cuales? _____________________________________
Personas naturales: ______________________________________________________
¿Por qué la consultan? ___________________________________________________
13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de trasferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central: ___ Histórico: ___ Otros: ___ Cuales? ___________________
13.1 Con que periodicidad se realizan? _______________________________________
14. En el archivo central, ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? _________
¿Con que frecuencia? _____________________________
¿Qué años? _____________________________________
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta
unidad documental? __________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
______________________________________________
16. OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
____________________________________

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo: _________________________________________________________


Nombre y cargo: _________________________________________________________
Nombre y cargo: _________________________________________________________

Funcionario responsable del archivo: _________________________________________

Ciudad y fecha: ______________________________


Anexo 11.
Formato Ficha o Guía de Afuera.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-9
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA FICHA O GUIA DE AFUERA Página
Regional Norte de
Santander

FICHA O GUIA DE AFUERA

DOCUMENTO No. FOLIOS NOMBRE DEL FECHA DE FECHA DEVOLUCION FIRMA


USUARIO RETIRO
Actas del Consejo 54 Orbidio Velandia 04-03-10 04-03-23
Directivo Niño, Director
Administrativo y
Financiero

FICHA O GUIA DE AFUERA

DOCUMENTO No. RADICADO No. NOMBRE DEL USUARIO FECHA DE FECHA FIRMA
FOLIOS RETIRO DEVOLUCION
Carta alcaldía de 1-2008-002805 2 Carlos David Triana, 08-11-25 08-11-17
Ocaña Centro CIES
Anexo 12.
Formato Inventario Individual de Documentos.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-10
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
Regional Norte de Santander INVENTARIO INDIVIDUAL DE
DOCUMENTOS
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
INVENTARIO INDIVIDUAL DE DOCUMENTOS

ANEXO 2

N°. De
orden N°. Oficio Fecha Asunto N°. Folios Observaciones

Acumulación Folios

Responsable __________________________
Anexo 13.
Formato Rotulo de Caja.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-11
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA FORMATO ROTULO DE CAJA Página
Regional Norte de
Santander

Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
Regional Norte de Santander

PERIODO

No. CAJA: ESTANTE No.

CODIGO: SERIE:

DETALLE AÑO

MICROFILMAR SI: NO:

ROLLO: UBICADO EN :

TERMINO DE RETENCION:

ELIMINAR EL: DD: _____ MM: _____ AA: _____


Anexo 14.
Instructivo de Formato de Tabla de Retención Documental.
EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

Entidad productora: Se coloca el nombre completo de la Institución, así se


identifica la entidad que produjo los documentos.

Oficina Productora:
Corresponde a la unidad administrativa (oficina, dependencia, sección o
grupo), productora y receptora de los documentos tramitados en ejercicio de
sus funciones.

Código: En este campo se consignará el número asignado a las series y


subseries documentales.

Series, Subseries y Tipos Documentales: Se anota el nombre asignado al


conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Es decir, se registra el nombre de la serie,
subserie y tipos documentales que configuran los expedientes.

Para facilitar la visualización e identificación en el cuadro de Tablas de


Retención Documental, las series, subseries y tipos documentales se
escribieron cumpliendo las siguientes características en cuanto a tipo de
letra:

Serie: Mayúscula sostenida y en negrita

Subserie: Mayúscula inicial y en negrita

Tipos Documentales: Tipo oración


Retención: En este campo se define y registra el número de años que la
unidad documental permanecerá de acuerdo con su ciclo vital en el Archivo
de Gestión (AG) y en el Archivo Central (AC).

Retención en el Archivo de Gestión (AG): Se determinó en años el tiempo de


permanencia de los documentos en éste.

Retención en el Archivo Central (AC): En este archivo se salvaguardan los


documentos originales, para ofrecer el servicio de consulta a las diferentes
dependencias de la entidad y por un plazo precaucional de las series
determinando en años.

Tradición Documental: En este campo se define si el documento analizado


es un Original (O) o una Copia (C).

Disposición Final: Corresponde a la selección de los documentos en


cualquiera de sus tres edades con miras a su Conservación Total (CT),
Selección (S), Conservación en otros soportes: Microfilme o digitalización
(M/D) o eliminación (E).

Conservación Total (CT): Para aquellas series y subseries que tienen valor
permanente ya sea por disposición legal o que por su contenido informan
sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la
Institución. Así mismo, son Patrimonio documental los documentos
producidos, utilizados y conservados para la investigación, la ciencia y la
cultura.

Eliminación (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que


han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor
histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la
tecnología.

Microfilmación u Otro Soporte (M/D): Técnicas como la digitalización y


microfilmación.

Selección (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial


de la documentación por medio de muestreo.

Procedimiento: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados


en la modalidad de muestreo, otros soportes y eliminación.

Sobre las muestras se debe tener en cuenta:

Cada vez que cambie el formato, de un documento que la Tabla de


Retención Documental propone eliminar, el jefe de archivo, seleccionará y
conservará una muestra. Esta observación se hace para varios documentos
en la TRD, porque los formatos del mismo documentan prácticas bien sean
contables, económicas, etc. Además con ellas se puede describir la historia
del diseño gráfico.

Las muestras seleccionadas, según las indicaciones de la Tabla de


Retención Documental, la transferirá el Jefe de Archivo Central al Archivo
Histórico de la Institución y son de conservación permanente, de valor
patrimonial.

Ver instructivo para diligenciar formato de TRD en el Anexo 14.


Anexo 15.
Formato Tabla de Retención Documental.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-12
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
Regional Norte de Santander TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA:

Retención Tradición
Código en años documental
Disposición final Procedimientos
Series y tipos documentales
D S Sb AG AC Org. Cop. CT E I S

CONVENCIONES

TRADICION DOCUMENTAL DISPOSICION FINAL SIMBOLOS


Org= Original Cop = Copia CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección * Tipos
documentales

Coordinador de
Archivo: Ciudad y Fecha: