EL OFICIO

El oficio es un documento de carcter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector Pblico; y
por extensin, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen
del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de ms alta
jerarqua.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar,
remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo
REA DE DIFUSIN
El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir, fuera de una institucin; y a nivel
interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente
con aqullas que ocupan cargos directivos; y
A nivel interno, enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una entidad
o institucin.
Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la carta en vez del oficio para su
comunicacin externa.
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
Los oficios de circulacin externa, son firmados solamente por la mxima autoridad de la
institucin o por quien hace sus veces.
Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin, abordando
asuntos especficos de trabajo, pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a
nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
Los oficios de circulacin interna, son firmados por los que desempean cargos directivos en
la institucin.
Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del oficio,
porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus rganos. Estas personas se comunican
con sus superiores o entre ellas, segn los casos, mediante memorandos, informes, cartas o
solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a ttulo personal, sino en representacin de una
entidad o institucin, o en mrito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo, lo usan los
directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las
universidades; los directores de las Instituciones Educativas, etc.; as los trabajadores administrativos
ni los profesores de aula o de asignatura que no desempean ningn cargo directivo.

El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Membrete
2. Lugar y fecha
3. Cdigo
4. Destinatario
5. Asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato C)
6. Texto
7. Antefirma
8. Firma, posfirma y sello
9. Con copia
10. Pie de pgina.
Las siguientes complementarias:
- Nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin externa)
- Referencia
- Anexo
REDACCIN DEL TEXTO
El texto del oficio, por lo general, consta de tres secciones:
Frmula de apertura: que encabeza la redaccin del texto del oficio. Hay muchas frmulas
de apertura, pero las que recomiendan los manuales de redaccin y las directivas internas de
los organismos estatales son dos: Tengo el honor..., cuando el oficio es dirigido a un
superior, y Tengo el agrado, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarqua.
Exposicin: que desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo ms breve posible.
Se inserta a continuacin de la frmula de apertura.
No est dems recordar que al desarrollar el asunto del oficio, debemos dejar de lado
la grandilocuencia y la redundancia. La complejidad del trabajo administrativo de nuestra
poca nos obliga a ser prcticos, directos y econmicos en funcin de ahorrar tiempo y
esfuerzo.
Prrafo de cierre: que, como su nombre lo indica, es un prrafo que se utiliza al finalizar el
texto del oficio.
CLASES
Distinguimos dos clases de oficios: Simple y mltiple.
OFICIO SIMPLE
Usos El oficio simple, conocido comnmente slo como oficio, se emplea para
comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar
gestiones, presentar personas, participar en la realizacin de actividades, coordinar acciones,
transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra informacin a un solo
destinatario.
Estructuracin segn formatos
Los oficios simples y mltiples se estructuran en base a tres formatos: A, B, C, los que se
diferencian por:
a) Redactar o distribuir de manera especial los elementos del destinatario;
b) Llevar asunto obligatoriamente los dos primeros formatos. (En el formato C, el uso del
asunto es opcional); y
c) Ser los dos primeros formatos modernos, y el tercero, tradicional.
Nota: Los formatos que utilizamos para la estructuracin de los documentos administrativos
estn ordenados teniendo en cuenta su grado de difusin, de modo que los formatos
asignados con la letra A son los ms usados.
OFICIO MLTIPLE
Usos El oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin
simultneamente a varios destinatarios.
Sobre este particular, revisando los manuales de redaccin, las directivas internas y los
archivos de los organismos estatales, hallamos dos denominaciones: oficios circular y
oficio mltiple para referirse al oficio que va dirigido con el mismo contenido a varios
destinatarios.
Pocas son las entidades que establecen diferencias entre una y otra denominacin. Estas
pocas instituciones llaman oficio circular a aquellos que comunican disposiciones y oficio
mltiple, a los que proporcionan cualquier otra informacin diferente a disposiciones. Es
decir, que emplean uno u otro nombre teniendo en cuenta el tema o asunto que dichos
oficios comunican.
Pero la mayora de las instituciones no establecen ninguna distincin y utilizan oficio
circular y oficio mltiple indistintamente, sea cual fuere el asunto a transmitir.
Esta falta de diferenciacin en la mayor parte de las entidades estatales crea confusiones e
indecisiones, porque obviamente al tratarse dos denominaciones se piensa tambin en dos
documentos distintos.
Ante esta situacin, hemos estudiado con detenimiento el problema sobre bases reales. Este
estudio nos ha llevado a la conclusin siguiente: que no se trata de dos documentos diferentes,
sino de uno slo con dos denominaciones. Concluimos de esta manera porque en la prctica
comparten las mismas caractersticas.
Esta conclusin, que muy bien nos podra haber llevado a adoptar cualquiera de las dos
denominaciones, nos inclin, sin embargo, a adoptar el nombre de oficio mltiple para aquel
que tiene varios destinatarios, debido a dos motivaciones muy sencillas: primero, si al oficio que
tiene un solo destinatario se le llama oficio simple, al que tiene varios es lgico llamarlo oficio
mltiple, por mera oposicin; y segundo, por reservar la palabra circular como nombre de
otro documento que se emplea en la administracin privada.
Estructuracin segn formatos
El oficio mltiple se estructura en base a los mismos formatos proporcionados para redactar el
oficio simple.



















INSTITUCIN EDUCATIVA
REPBLICA ARGENTINA
NUEVO CHIMBOTE

AO DE PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL
COMPROMISO CLIMTICO
Nuevo Chimbote, abril 08 del 2014
OFICIO N 019 - 14 - IE - RP
Seor: Lic. LUIS PEA ARVALO
Gerente General del Banco Continental
CHIMBOTE
Asunto: Invitamos a Inaugurar Biblioteca Escolar

Es grato dirigirme a su digna persona para saludarlo muy cordialmente y al mismo
tiempo invitarle a inaugurar nuestra Biblioteca Escolar, a realizarse el da martes 22 del
presente a horas 3.00 pm. en nuestra Institucin Educativa.
Es propicia la ocasin para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideracin y
estima personal.


Atentamente,



Lic. MARA LOZANO SOLS
Directora


c.c.: Direccin
Archivo.

MLS/ ams
UNIVERSIDAD NACIONAL
SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO

AO DE PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL
COMPROMISO CLIMTICO
Huaraz, abril 08 del 2014

OFICIO MLTIPLE N 024 -14 UM -SAM
Seor: Dr. LUIS PREZ ACOSTA
Rector de la Universidad Csar Vallejo
TRUJILLO

Asunto: Invitamos a participar al X Campeonato de Fulbito

Es grato dirigirme a su digna persona y al mismo tiempo invitarle a participar al X
Campeonato de Fulbito a nivel interuniversidades, a realizarse el da martes 22 del
presente a horas 9.00 am. en esta Casa Superior de Estudios.
Agradezco anticipadamente por su valiosa participacin, reiterndole los
sentimientos de mi mayor consideracin y estima personal.

Atentamente,



Dr. ALBERTO SARE PALOMINO
Rector

ANEXO: Bases del Campeonato.
DISTRIBUCIN:
Universidades (06)
Archivo.

ASP/rla.