Sei sulla pagina 1di 28

1

CHAPTER I
COMMUNICATION AS THE LIFE-BLOOD OF ORGANIZATION

1. Definition of communication
The term communication can be defined differently. Nevertheless, in general, the term
communcation can be simply defined as a process of transfering or transmiting information, feelings,
ideas, thoughts, or messages from a sources (sender) to a rceiver (recipient). Referring to this definition, it
can be concluded that communication is not only ab event but also a two way process because there are, at
least, two parties (sender and receiver) involved in the process of communication.

2. Elements of communication
On the based of its definition, it is obvious that in the process of communication there must be the
following items:
a. Message or information to be sent
b. Source of message to be sent
c. Receiver of the message or information sent
d. Feedbeck coming from the receiver or recipient as the response to the message or information sent
However, very often, the process of communication does not proceed smoothly because of the
existence of noises. The noises should not be ignored because they do not only hamper the flow of
communication process but also pose misunderstanding or misinterpretation on the part of the receiver.
Therefore, it is very necessary to take into account the bassic essential or qualities of good
communication, like the clearity and tone of the language used.

3. Forms of communication
There are variou forms of communication. In terms of the ways of presenting messages, however,
communication can be identified into two major forms, namely oral communication and written
communication
a. Oral communication
Oral communication, as its name implies, is a form of communication in which the message sent (by
the sender) are presented or conveyed orally (in the spoken words or language), as in sending messages
through telephone, etc. Thus, in this form of communication the message are sent directly from the sender
to the receiver.
b. Written comunication
Different from oral communication, written communication is a form of communication in which
the message sent (by the sendes) are presented or conveyed in the written form, such as letter. This means
that the process of communication (between the sender and the receiver) is carried out indirectly because
it is mediated through the text (letter)
4. Factors of communication
There are seven factors of communication that should be considered in order to create and maintain
objective authority in an organization.
a. The chanels of communication should be known exactly
b. The need of formal communication is esse ntial in an organization
c. The channels of communication should be direct and as short as possible for the sake of efficiency
d. Normally use for communicaton in the sense that the use of inform communication should be
minimized except for some important reasons
e. Skilful human resource towards communication
f. Avoid noise existing in communcation lines
g. The need of legalized communication















2

CHAPTER II
BUSINESS ACTIVITIES AND LETTER WRITING

1. Business Activities
a. Purposes
Business activities serve different purposes or objectives. Whatever their purposes are, business
activities are mainly oriented to get profit (profit-oriented) so that the more profits the better they get.
Therefore, to be successful a busineess organization should always try to improve its organization and
performance so as to meet the customers needs.
b. Parties involved
There are at least two major parties or group involved in business activities, namely producers
(sellers) and buyers (customer). The telatontship between these two parties is almost based in such
principles as suply and demand which is based on the result of market survey.
c. Types of product
The product of busines are various kinds. However, in general, these products can be classified into
major types: tangible product and intangible products.
Tangible products
Tangible products are product that can be toucheed, such as towel, garment, shoes, coffee, and so
forth.
Intangible products
As ite name implies, intangible products are those that can not be touched like services. Although
the products of this types are intangible, it does not mean they can not be measured in terms of
money.

2. Letter writting
a. The importance of letter- writing
Letter writing serves a very important role in bussines activities for some reasons, as in the
following:
1. In spite of oral communication, the writing of letters still continuees in business activities or
transaction with the purpose of confirmation.
2. The writing of letters is often made as an evidence of business activities, such as an evidence of
order, of arrangement or of contract.
3. The writing of letters aims to secure the interest of the reader and his cooperation.
For those reasons, the business letter should be written with care in oredr to avoid misunderstanding
for the reader or the receiver of the letters.

b. The advantages and disadvantages of letter-writing
Letter-writing as a form of commmunication has some advantages as well as disadvantages.
1. Advantages
It provides records, references and legal defenses
The message to be sent can be carefully prepared
It can accomodate both need of a large audience through mass mailings
It promotes uniformity and policy
It can reduce cost (cost efficiency)
2. Diadvantages
It may create a mountain of paper
It may poorly expressed because it is done by ineffective writer
It may provide no immidiate response or feedback from the receiver.
It may be missunderstood or missinterpreted by the reader because of using technical jargons,
ineffective sentence structure, incorrect spelling, and being roo wordy, etc













3

CHAPTER III
THE ROLE OF ENGLISH IN BUSSINES ACTIVITIES

1. English as a global language
It is generally accaepted that English palys a very important role and function in the international
affairs and communication. In addition to functioning as a lingua franca, english has been widely used as
the most effective means of communication in business and related activities, especially in connectin with
export-import matter among nations in the world. Therefore, the mastery of business English and English
business letters is an important determining the success of international business activities because
English has been regarded as global language (language od the world)

2. Business English and english Business Letters
a. Business English
As its name implies, the term business English is defined as the English language used by the people
in the context of business activities, especially among nations (foreign trades). If so, it can be said that the
term business English refers to English for business or commerce, especially the business conducted
between nations. While commerce is the study of the procedure which are followed in trade and related
activities.
b. English Business Letters
The term English Business letterrs refers to the letter written in English as the global language for
the sake of international business activities.










































4

CHAPTER IV
BASSIC QUALITIES OF BUSINESS LETTER

1. Completeness
When writing a business letter, the writer should make sure that every part of his letter is complete
in every way. This means that he should make sure that everything he wishes to state and everything
which the recepient wants to know or might conveably want to know or should be told is included in other
words, the letter is complete if it coves all the information required for both the writer and the reader.

2. Conciseness
A question frequently asked ia as follows:how long should a good business letter be?. The answer
is: as long as it is necessary to say what has to be said. This means that the letter should be concise, in the
sense that it is ot too long or too short but it serves the intended purposes and covers all the information
needed or required (what the reader wants to know).

3. Planning
In in order to write a complete and concise business letter, it is very necessary to plan it first. If the
letter consist of more than one point, for instance, it is advisavble to organize them in sucha way that it
provides complete ideas. Tis what is called planning in the case of writing business letters. Such a
planning can be done on the basis of the order of importance.

4. Clearness and Politeness
The business letter should be clear and polite. The clearness and politeness of the letter can be
idnetified in terms of language and tone.
a. Language
Language is a chief means of communication belonging to people. Therefore, when conducting
communication we should try to choose and arrange our words for the sole purpose of conveying
meaning. Bearing this mind, when writing a business letter it is advisable to use formal but unaffected
language. In relation to the degree of formali ty in the use if language as follows:
1. The letter should be free of slang and colloqualism. This means that the expressions used only in
conversation, outdated and awkward jargons are avoided. The implication is that the language used
should be the modern language, not the old language.
2. The words and expressions chosen should be suitable for comminicating the writters message to the
reader. Therefore, one should choosewords and expressions likely to be understood by the reader or
recipient of the letter.
3. The letter should be written in properly insctructed and grammatically correct sentences, spelt
correctly as well as punctuated sensibly. The implication is that when writing a business letter we
should use plain language in order to be understood by the receiver the letter sent.
4. Tone
In addition to the matter of language used, it is also adviasable to think of the tone of business letter,
that is, the impression is given to the recipient of the senders to him and to the suject of the letter
(correspondence). Therefore,the business should be written in a polite manner in oredr to have a
good impression for the reader or receiver of the letter.
5. Peresentation
Business letter should be tidily and attractively presented. For this, it is adviasable that the letter
should be logically hand-written or well-typed, and the various parts of the letter should be suitably
and attractively spaced.
















5

CHAPTER V
TANDA BACA DAN GAYA BAHASA DALAM SURAT-SURAT BISNIS

5.1. Tanda Baca
Tanda baca merupakan bagian penting dalam berbagai tulisan, termasuk surat-surat bisnis. Tanpa
tanda baca, tulisan sebagus apapun tidak akan bisa dipahami karena tanda baca mempengaruhi kejelasan
bahasa. Memang benar bahwa tidak aturan yang pasti tentang tanda baca, tetapi menurut Mavor (1998)
ada dua prinsip yang harus diingat dalam pemakaiannya di dalam berbagai tulisan.
a. Tanda baca digunakan dengan pertimbangan bahasa tulis, bukan untuk keprluan jeda atau tanda
baca.
b. Semakin sedikit jeda, tulisan semakin baik asalkan tidak ada kekaburan makna.
Untuk memberikan tanda baca dengan baik, anda harus mengerti dengan baik tanda-tanda baca yang
harus dipakai. Seperti halnya lampu lalulintas di jalan raya, tanda baca memberikan nformasi khusus
kepada kita, seperti berhenti, istirahat sejenak atau jeda, dan sebagainya.
5.1.1 Titik (.)
a. Tanda titik dipakai untuk mengakhiri kalimat. tanda ini memberitahu kepada pembaca bahwa
kalimat telah selesai dan pembaca harus berhenti.
Contoh: I have one years business training at Business College Yogyakarta
b. Tanda titik juga dipakai sesudah sebagian besar singkatan
Contoh: P.M
1.1.1. Tanda tanya (?)
Tanda tanya digunakan untuk mengakhiri suatu pertanyaan.
Contoh: when will the consignment come?
5.1.2. Tanda Seru (!)
Tanda seru digunakan untuk mengakhiri suatu pernyataan keras yang menunjukkan emosi. Anda
sebaiknya tidak terlalu banyak memakai tanda baca ini dalam surat bisnis.
Contoh: Congatulation on your first export!
5.1.3. Titik Koma (;)
a. Titik koma dipakai untuk memisahkan dua atau lebih kalimat yang berkaitan dan seimbang
strukturnya.
Contoh: I was sick on Monday; my secretary too.

b. Titik koma juga dipakai untuk memisahkan pernyataan yang menurut pikiran kita berkaitan erat
sekali, tetapi secara gramatikal tidak berkaitan.
Contoh: the table was covered with papers and files; prospectuses spilled from a cardboard box;
in one tray scientific journals were atacked. There seems to be no order anywhere.
5.1.4. Titik Dua (:)
Titik dua dipakai sebelum kutipan panjang atau digunakan untuk memperkenalkan serangkaian
benda atau hal. Jadi, titik dua harus dipakai sesudah perntaan lengkap.
Contoh: I ordered the following items: papers clips, pencils, pens, and erasers.
5.1.5. Tanda Hubung (-)
a. Tanda hubung dipakai untuk menghubungkan dua kata atau lebih sehingga membentuk
keterangan baru. Tanda ini dotempatkan sebelum kata benda.
Contoh: -forty-five dollar notes
b. Tanda hubung digunakan untuk menunjukkan perubahan pikiran secara mendadak dan
menekankan pada sesuatu yang mengikutinya.
Contoh: evryone will have to wprk carefully especially the accounting staffs
c. Tanda hubung juga berfungsi sama dengan tanda kurung
Contoh: a wek later-at te end of January-the secretary handed in her report.
5.1.6. Koma (,)
Tanda baca koma perlu mendapat perhatian khusus. Koma memberikan tanda kepada pembaca
untuk berhenti sejenak. Berikut ini enam aturan dalam pemakaian tanda koma.
a. Letakkan koma sebelum and, but, or, nor, for, so, dan yet, jika kata-kata tersebut menghubungkan
dua kalimat lengkap.
Contoh: I was veri impressed with his work, and i told him that he had a bright future career in this
company
b. Letakkan koma di antara rangkaian benda atau hal
Contoh: we will buy many new equipments such as calculators, computers, typewriters, and adding
machines.
c. Letakkan koma di muka atau sebelum suatu pemikran tambahan (after thought).
Contoh: When you finish typing the letter, put it on my desk. It was an important client, I think.
d. Letakkan koma sebelum dan sesudah nama orang yang diajak bicara.
Contoh: I wan to tell you, Rick, that you will be promoted
6


e. Letakkan koma sebelum dan sesudah ungkapan yang memotong kelancaran kalimat, seperti
however, moreover finally, threfore, of course, by the way, on the other hand, I am sure, I think, dan
sebagainya,apabila kata-kata tersebut muncul di tengah kalimat.
Contoh: I know, of course, that you have been working hard to meet the orders.
f. Letakkan koma sebelim dan sesudah klausa yang tidak begitu penting bagi kalimat utama.
Contoh: Mr. Dick, who found the accounting errors will explain to about them.
Akan tetapi, apsbila klausa tersebut sangat penting bagi kalimat utama, tanda koma tidak digunakan.
Contoh: The staff who found the accounting errors will explain to us about them.
5.1.7. Apostrop ()
Dalam bahasa Inggris, tanda apostrop digunakan untuk menunjukkan milik. Pada semua kata benda
tunggal dan jamak yang berakhiran selain s digunakan tanda apostrop dan huruf s, sedangkan pada kata
benda jamak lainnya (yang berakhiran s) cukup digunakan tanda apostrop saja.
Contoh: put the letter on the secretarys desk
He asks me where the mens rest room is
The managers reports were very complete
5.1.8. Tanda Kutip ()
a. Tanda kutip dipakai untuk kutipan langsung
Contoh: The director said, I am very pleased with the progress.
b. Tanda kutip dibubuhkan sebelum dan sesudah nama atau judul cerita, artikel koran atau majalah, acara
televisi atu radio, lagu, karya pendek lainnya, jika kita mengetik dengan mesin ketik manual. Jika kita
mengetik dengan komputer, nama-nama atau judul tersebut dicetak miring.
Contoh: We have to run our advertising campaign by sponsoring Basho
5.2. Huruf Besar
Huruf besar dipakai untuk menuliskan sebagai berikut.
a. Huruf pertama suatau kalimat.
Contoh: We will handle the matters.
b. Huruf pertama suatu kutipan.
Contoh: He said, It is alright.
c. Huruf pertama setiap kata penting pada suatu judul.
Contoh: Ibeen reading The Review of Indonesian economy.

d. Huruf pertama nama diri atau orang , tempat, bahasa ras, negara, bulan, hari, hari libur, dan
sebagainya.
Contoh: James F. Sundah
Indonesia
Malang
Asian
February
New Year
Thanksgiving
e. Gelar akademis dan kecakapan profesional
Contoh: Ph.D, B.A
Tanda-tanda baca di atas tidak semuanya digunakan dengan frekensi yang sama. Tanda titik, koma,
titik dua, tanda hubung, dan huruf besar adalah yang paling banyak dipakai.
5.3. Gaya Kalimat
Tujuan kita dalam semua penulisan, termasuk surat-surat bisnis, adalah untuk menyampaikan
gagasan kita kepada pembaca. Untuk melakukan hal itu kita menggunakan kalimat.
Di dalam surat bisnis kalimatbpendek dan ringkas lebih disenangi karena dapat menciptakan kesan
kesedrhanaan, kejelasan, dan suasana yang positif. Perhatikan contoh berikut
Thank you for your letter of Decemberv2004. The mistake was made in our mailing department. The
books you ordered on 26 November 2004 were sent to your branch in Malang instead of your main office
at Tembaan Barat , Surabaya.
We have today sent a replacement delivered by PELNI Packet service to your branch address in
Malang. This should reach you by Tuesday, 25 January 2005. Perhaps you would ring me when it arrives
so that I know that it has been received. Wevdo regret this mistake and and the inconvenience it caused
you.
Sebagaimana yang kita lihat, surat di atas menggunakan kalimat-kalimat yang pendek sehingga
menghasilkan gaya bahasa yang sederhana, jelas, dan positif. Kesalahn diberitahukan dan diuraikan
dengan benar. Permintaan maaf dilakukan. Segala hal diuraikan dengan gaya bahasa yang tepat, ekonomis
dalam hal penggunaan kata-kata, tetapi penuh makna. Gaya bahasa seperti inilah yang harus dipakai untuk
membuat dokumen-dokumen resmi dan surat bisnis
7

Untuk ,e,perjelas poin ini, berikut adalah Gaya 8c(the eight Cs style) yang diberikan untuk
tulisan-tulisan bisnis, termasuk surat.

1. Concise atau Ringkas
Jangan mengobral kata-kata. Pastikan bahwa setiap kalimat mengungkapkan apa yang anda maksud,
dengan menggunakan kata-kata sedemikian mungkin.
2. Clear atau Jelas
Pastikan bahwa pesan anda jelas bagi pembaca. Kejelasan juga berarti suatu kesatuan masing-masing
paragraf; setiap paragraf harus mencakup hanya satu gagasan utama dan disusun dengan urutan yang
logis.
3. Complete atau lengkap
Mencakup semua informasi yang perlu diketahui oleh pembaca. Apabila sebagian informasi tertinggal,
pembaca hanya bisa melakukan perkiraan. Perkiraan yang salah akan menhakibatkan interpretasi yang
salah terhadap pesan.
4. Concrete atau Nyata
Tuliskan kenyataan apa adnya, mengacu pada tanggal da nomor pesanan dengan tepat. Identifikasikan
pesanan, jumlah, nomor, dan nama dengan benar.
5. Conversational atau Bersifat Percakapan
Hindari ungkapan-ungkapan yang kaku. Misalnya, lebih baik menuliskan the previous infotmation dari
pada the aforementioned case.
6. Construktive atau Bersifat Membangun
Tuliskah nada yang positif. Hindari kata-kata seperti failure, ignorance, dan sebagainya. Sebaliknya,
gunakan kata-kata positif agreeable, happy, success, dan sebagainya. Kata-kata yang bersifat positif
seperti itu turut membantu menciptakan suasana yang positif.
7. Courtesy atau Sopan
Pastikan bahwa surat Anda sopan dan tidak menyakiti penerimanya. Cobalah menghindari kalimat
perintah dan penggunaan tanda seru. Surat yang sopan meninggalkan kesan yang baik, tidak
menyinggung perasaan.
8. Correct atau Benar
Setiap kata harus ditulis dengan benar. Jadi, koreksilah surat tersebut sebelum ditandatangani atau
diberikan kepada atasan Anda.
































8

CHAPTER VI
BAGIAN-BAGIAN DAN BENTUK SURAT BISNIS, SAMPUL SURAT, DAN COMPLIMENT
SLIP
6.1 Bagian-Bagian Surat Bisnis
Sebuah surat bisnis terdiri dari beberapa bagian. Ada sejumlah bagian yang harus dicantumkan,
namun ada bagian-bagian yang bersifat pilihan. Bagian-bagian penting dapat dibedakan menjadi dua
kategori, yaitu formal parts dan body. bagian pilihan disebut other parts.
Perhatikan tabel berikut ini!
Formal parts Body Other Parts
Heading (letterhead) (kop surat) Opening
(pembukaan)
Refernce (refernsi)
Date (tanggal) Message (pesan) Subject heading (pokok
surat)
Inside address (alamat yang dituju) Closing (penutup) Attention line (garis bawah)
Salutation (salam pembuka) Enclosure copies (lampiran)
Complimentary close (salam
penutup)
Postscript (salinan)
Signature (tanda tangan) Mailing instruction (petunjuk
pengiriman)

Sebagaimana yang dijelaskan sebelumnya setiap surat bisnis memiliki formal parts dan body. Tidak
semua surat mengandung other parts dan jika ada, posisinya bisa beragam. Perhatikan contoh berikut.
Contoh pertama adalah surat yang hanya berisi dua bagian penting dan contoh kedua berisi semua bagian.







































TOY FANCY LTD.
2489 William blvd, Galentine, IL 61337

1 August 2011
Mr. Prabowo Sugiarto
Garuda, Electronic Ltd.
Jalan Raya Bekasi
Jakarta 13789
INDONESIA

Dear Mr. Sugiarto :

Please would you send me details of yourn Egletone sound
system which were advertisedvi n the april edition of
Indonesian Business
I am paeticularly interseyed in the fancy body of the equipment
that you specialize in.


Yours sincerely,

B. Tamara
Purchaing manager

letterhead


date
Inside address





Salutation

Body (opening)

Body (message)

Complimentary
close


Signature
9




















































6.2. Bentuk dan Kerangka Surat Bisnis
6.1.1. Bentuk Surat
Berdasarkan tanda baca dalam formal parts yang dipakai dalam surat, surat bisa dibedakan menjadi
closed punctuation, , dan mixed-punctuation pattern
a. Closed-punctuation pattern
Closed-punctuation atau full punctuatio pattern dianggap tradisional dan jarang dipakai di Amerika
Serikat maupun negara-negara lain. Namun, di sebagian kecil negara-negara Eropa, pola ini masih
dipakai. Ciri-cirinya antara lain:
1. Baris tanggal diakhiri titik
2. Tiap baris inside address diakhiri koma. Kecuali baris terakhir yang diakgiri titik.
3. Salam pembuka diakhiri titik dua
4. Salam penutup diakhiri koma.
Garuda Electronic : Ltd.
Jl. Raya Bekasi Km. 27, jakarta 13910-Indonesia
Telp: (021) 460770
Telex: 49876 GE IA, fax: (021) 460756

Your ref : 22 March 2004
Our ref : B/S KF
30 March 2004
Mr. B. Tamara
Toy Fancy Ltd
2489 William Blvd.
Galentine, IL 61337
USA

DearMr. Tamara :
Catalog and Price List
Thank you very much for your enquiry we received today.
I am enclosing our catalog and pricelist for the equipment you
were interested in. I would like to draw your attention to pages
25-27 in the catalog where you will find details of our Fancy body
range.
We would wlcome any further enquires you have, and look
forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

P. Sugiarto
Marketing manager

Enc: Catalog and price list
P.S. : we will send the newest one next month.
letterhead




reference

date
Inside address




Salutation

Subject line

Body (opening)

Body (message)


Complimentary
close

Signature


Enclosure
postscript
10

5. Setiap blok tanda tangan ditandai dengan koma, kecualo yang teakhor diberi titik.
6. Pola ini terutama dipakai dalam indented letters.
b. open-punctuation pattern
sekarang ini, kecendrungan dalam dunia bisnis adalah pengurangan semua tanda baca sehinnga
menjadi sesedikit mungkin dan dengan demikian mempercepat dan menyederhanakan proses
pengetikan surat. Akibatnya, muncullah open-punctuation pattern ini.
c. mixed-punctuation pattern
Ciri-cirinya antara lain:
1. Akhir baris tanggal tidak diberi tanda baca, meskipun koma antara hari dan tahun tetap.
2. Akhir baris inside address tidak diberi tanda baca.
3. Salam pembuka dibubuhi titik dua.
4. Salam penutup diberi koma.
5. Akhir blok tanda tangan diberi tanda baca.
6. Pola ini dipakai dalam surat-surat dengan kerangka block, modified block, modified semi block,
maupun hanging indented.
Berikut adalah contoh surat bisnis yang ditulis dalam block style dengan mixedd-punctuation pattern.















































BURT & BURT LTD.
SIER Blok D/145 Surabaya Telp. (021) 46598
20 December 2003

Indonesian Consulate
Visa Section
20-237 Maroubra Rd.
Sydney 2053
AUSTRALIA
ATTENTION: Ms. Terry Sudrajat:
Subject: Visa application Mr. John Smith
This letter is in support of a business visa applocation for Mr. John Smith.
Burt&Burt ltd. Is presently developing a new mill and infrastrucutre in Surabaya site. Mr. Smith
has had extensive experience in computing and Training System and Burt & Burt Ltd.
Guarantees to provide accomodation and maintenance for Mr. Smith while in Indonesia.
We would be most grateful if yuo could therefore issue Mr. John Smith a business visa to enter
Indonesia and performs these consulting services.
Yours faithfully,

Bambang Sunaryo
Manager of HRD Dept
9361220/SH/UR
Enclosure
cc. Mr. John Smith
Please, inform us the result before 2 february 2011

p


11

6.1.2. Kerangka Surat
a. I ndented Form


























b. Hanging Indented Form


































PERKASA PLASTIK & CO.LTD.
Jl. Brigjend Slamet Riyadi 10, Malang-Indonesia
Telp. (0341) 560489,
25 Agustus 2010

The Chief Buyer,
Golden Stones Ltd.,
21 Bridge Street.
Manchester M 14 4M6.
UNITED KINGDOM.


Dear Sir:
Subject: XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Yours faithfully,

Alfi Rahmawati,
Sales Manager
AR/SGH

letterhead

date (2-3
spaces)
Inside address
(2-3 spaces)






Salutation

Subject line
Body (opening)

Body (message)

Complimentary
close (right
center)
Signature (right
center)
reference
PERKASA PLASTIK & CO.LTD.
Jl. Brigjend Slamet Riyadi 10, Malang-Indonesia
Telp. (0341) 560489,
25 Agustus 2010

The Chief Buyer,
Golden Stones Ltd.,
21 Bridge Street.
Manchester M 14 4M6.
UNITED KINGDOM.

Dear Sir:

Subject: XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Yours faithfully,

Alfi Rahmawati,
Sales Manager
AR/SGH
cc. Xxxx


letterhead


date

Inside address





Salutation

Subject line

Body (opening)


Body (message)


Body (closing)

Complimentary
close
Signature


reference
copies
12

c. Block Form

























d. Semi-Blocked atau Modifies-Block Form




































PERKASA PLASTIK & CO.LTD.
Jl. Brigjend Slamet Riyadi 10, Malang-Indonesia
Telp. (0341) 560489,
25 Agustus 2010

The Chief Buyer,
Golden Stones Ltd.,
21 Bridge Street.
Manchester M 14 4M6.
UNITED KINGDOM.

Dear Sir:

Subject: XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Yours faithfully,

Alfi Rahmawati,
Sales Manager

AR/SGH
cc. Xxxx
letterhead


date

Inside address





Salutation

Subject line

Body


Complimentary
close

Signature


Reference
copies

PERKASA PLASTIK & CO.LTD.
Jl. Brigjend Slamet Riyadi 10, Malang-Indonesia
Telp. (0341) 560489,
25 Agustus 2010

The Chief Buyer,
Golden Stones Ltd.,
21 Bridge Street.
Manchester M 14 4M6.
UNITED KINGDOM.

Dear Sir:

Subject: XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Yours faithfully,

Alfi Rahmawati,
Sales Manager

AR/SGH

letterhead


date

Inside address





Salutation

Subject line

Body



Complimentary
close

Signature


Reference
13

e. Full-Block atau Complete Block Form




























f. Square Blocked


















g. Simplified atau AMS (Administrative Management Societ)














PERKASA PLASTIK & CO.LTD.
Jl. Brigjend Slamet Riyadi 10, Malang-Indonesia
Telp. (0341) 560489,
25 Agustus 2010

The Chief Buyer,
Golden Stones Ltd.,
21 Bridge Street.
Manchester M 14 4M6.
UNITED KINGDOM.

Dear Sir:

Subject: XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Yours faithfully,

Alfi Rahmawati,
Sales Manager

AR/SGH
Cc. Xxxx
Xxxxxxxxxx

letterhead


date

Inside address





Salutation

Subject line

Body



Complimentary
close

Signature


Reference
Copies
Mailing
instruction
PERKASA PLASTIK & CO.LTD.
Jl. Brigjend Slamet Riyadi 10, Malang-Indonesia
Telp. (0341) 560489,
25 Agustus 2010

The Chief Buyer,
Golden Stones Ltd.,
21 Bridge Street.
Manchester M 14 4M6.
UNITED KINGDOM.

Dear Sir:

Subject: XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Yours faithfully,

Alfi Rahmawati,
Sales Manager

AR/SGH
Cc. Xxxx
Xxxxxxxxx
14

2.1.Sampul Surat atau Amplop
alamat pengirim






















Alamat penerima yang dituju
Pada waktu menulis alamat pada sampul surat, perhatikan hal-hal berikut ini.
a. Amplop harus diberi alamat sama dengan inside address-nya
b. Dalam amplop surat bisnis yang standar alamatharus dimulai empat inci dari tepi kiri dan empat
belas inci dari tepi atas.
c. Alamat harus ditulis rata dan satu spasi serta mencakup kode pos.
d. Petunjuk khusus (seperti attention line dan tanda Confidential) harus ditulis empat baris di
bawah alaamat pengirim surat.
e. Alamat pengirim harus sama atau cocok dengan kepala surat.alamat surat ini biasanya sudah
tercetak pada sampul surat.
6.2.
6.3. Compliment Slips
Compliment Slips adalah selembar kertas kecil dengan detail penuh yang sama seperti kepala surat.
Di bagian tertentu pada kertas tersebut tercetak kata-kata WITH COMPLIMENTS atau WITH THE
COMPLIMENTS. Fungsi compliment slip ini adalah untuk menulis berbagai surat atau pesan rutin
seperti surat-surat untuk membalas permintaan informasi dari para pelanggan, petunjuk pembayaran, dan
sebagainya.






















International Publishing .Ltd.
Block 213 Henderson Road # 08-04
Henderson Industrial Park Singapore
Tel 65-217-2765 Fax: 4325 7, 65



WITH COMPLIMENTS
International Publishing .Ltd.
Block 213 Henderson Road # 08-04
Henderson Industrial Park Singapore
Tel 65-217-2765 Fax: 4325 7, 65
14 spasi











10 cm
The Sales Manager
Penerbit Karunia publ. Co. Ltd.
Jl. Vinolia 165, Deresen
Yogyakarta 55423
INDONESIA

15

HAPTER VII
INQUIRY DAN JAWABAN ATAS INQUIRY

7.1.I nquiries (atau enquiries)
Suatu inquiry selalu merupakan surat permohonan, tetapi tidak semua surat permohonan adalah
surat inquiry . surat permohinan dapat dibedakan menjadi:
a. Inquiry
b. Orders (pemesanan)
c. Reservation or booking (pemesanan kamar hotel)
d. Collection letters (surat tagihan)
Surat inquiry adalah surat yang menanyakan informasi tentang sesuatu kepada institusi tertentu.
Misalnya, syarat-syarat untuk belajar di universitas tertentu atau deskripsi rentang suatu produk tertentu.
Ada dua macam inquiry, yaitu solicited (memiliki sumber informasi) dan unsolicited (dimulai tanpa ada
informasi sebelumnya). Berikut adalah cintoh unsolicited inquiry.












Berikut adalah contoh solicited inquiry




































BRAMASTYA DEVI & CO. LTD.
10 Ansari Road, New Delhi 110 102

7 June 2007

Good Equipment, Ltd
Jl. Tembaan Barat 172
Surabaya 36035
INDONESIA

Dear sirs,
We shald be glad to receive your latest catalog and price list of your
new equipments.
We are about to open a branch office in Surabaya and may need to order
a range of office equipment from you. Could you please send the catalog
and price list air mail

Yours faithfully

John Caine
Purchasing Manager


Letterhead


Date

Inside address



Salutation
Inquiry


Complimentary
close

signature
BRAMASTYA DEVI & CO. LTD.
10 Ansari Road, New Delhi 110 102

7 June 2007

Good Equipment, Ltd
Jl. Tembaan Barat 172
Surabaya 36035
INDONESIA

Dear sirs
Your advertisement in the Indonesia Times interests us greatly.

We are a selling agent for ceramic wares in India. As the company
develope greatly, we need to open a branch office in Surabaya, east
Java, Indonesia. Therefore, we need to order sme office equipment,
soon. Could you please send us a brochure, catalog, and price list
of the offce equipment you produce? Please ensure that the catalog
and the price list are sent by air mail, not surface mail.

Yours faithfully

John Caine
Purchasing Manager
Our Ref JC/BC










Salutation
Opening +
source

Introduction +
reason
Inquiry
closing
16

7.2.Jawaban atas inquiries
Dalam menjawab inquiry, pihak pemasok atau instusi yang ditanya harus:
a. Memberitahukan tentang diterimanya inquiry tersebut
b. Menjawab pertanyaan
c. Menyertakan katalog, brosur, daftar harga, dan sebagainya
d. Menutup dengan nada positif

















7.3. Jawaban dengan quotation
Sering kali inquiry dari suatu perusahaan tidak menanyakan katalog atau brosur yang lengkap,
tetapi hanya menanyakan beberapa informasi tentang produk-produk tertentu, seperti: harga, diskon,
syarat pembelian, dan sebagainya. Inilah yang disebut quotation. Berukut adalah kosa kata yang
digunakan dalam quotation.
a. Harga
1. Net price (harga bersih) adalah harga yang tidak memasukkan biaya-biaya dan beban tambahan.
2. prices are subject to change artinya harga mungkin berubah.
3. Suatu perusahaaan membuat a firm offer (penawaran pasti) apabila mereka akan memberikan
harga tertentu pada barang-barang tersebut untuk periode waktu tertentu bagi calon pelanggan yang
memesannya
b. Biaya Transportasi dan Asuransi
c. Diskon
d. Metode Pembayaran
e. Pengiriman

























Salutation
Acknoeledgment
Enclosing a
brochure

Additional
information

Closing



























ddddddd
dddddddddd

Dear Ms Rahmawati
We thank you for your letter of 23 June, and are glad to inform you that
we have a great range of typewriters for modern office. We are
enclosing a brochure for the item you are interested in. If you wish to
place a firm order, will you please arrange for settlemen of the invoice
by draft through your bank, and advise us at the same time.
We can guarantee delivery to Malang withun 4 weeks of receiving your
oders. Besides the brochures, we are enclosing details of our terms of
payment, and would be happy to discuss discounts with you if you
would kindly let us know how large your orders are likely to be.
We are looking forward to hearing from you, and ensure that your orders
will receive our immediate attention.
Yours faithfully


dswdasdda


























17

CHAPTER VIII
INVOICING (Pembuatan Faktur) dan Pembayaran

Dalam perdagangan intemasional, kita mengenal berbagai macam dokumen yang berkaitan
dengan pembayaran. Dalam bab ini akan kita bahas beberapa dokumen penting seperti invoice, statement
of account, bill of exchange, dan letter of credit. Setelah itu akan kita pelajari cara menyusun surat-surat
pembayaran sesuai dengan petunjuk atau saran pembayaran, pemberitahuan atas pembayaran, dan
collecting letters.
Guna memahami keseluruhan pembahasan di bawah ini, kita harus mengerti dahulu berapa kata
seperti beneficiary, draft, remittance,dan current account. Beneficiary adalah penerima
uangyargdikirimkan. Uang yang dikirimkan disebut remittance. Current account adalah rekening yang
bisa digunakan untuk menarik atau mengambil cek. Sementara, dokumen-dokumen yang digunakan untuk
mengarnbil uang (check, B/E, L/C' IMO' dan sebagainya) disebut draft. Akan tetapi, biasanya
kebanyakan orang memakai istllah draft yang berarti suatu B/E yang belum diterima.
8.1. I nvoice(Faktur) dan Pro-forma Invoice
Ada dua macam invoice, yaitu invoice dan pro-forma invoice. Invoice adalah suatu catatan yang
menggambarkan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Catatan ini dibuat oleh
penjual dan biasanya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk
menginformasikan tagihan apabila pernbayaran akan dilakukan dengan dasar kredit (jikapembeli memiliki
open account denganPemasok barang). Dalam hal yang kedua (pro-forma invoice), pemasok barang
mengirimkan rangkuman atau kumpulan transaksi pada waktu-waktu tertentu, misalnya setiap tiga bulan
sekali, untuk meminta pembayaran. Kumpulan dari keseluruhan transaksi sepanjang periode tertentu
dinamakan statement of account (atau disingkat statement).
Faktur memiliki beberapa keuntungan bagi pembeli karena:
a. Memberitahukan kepada pembeli tentang jumlah uang yang harus dibayarkan
b. Memungkinkan pembeli untuk mengecek kebenaran barang-barang yang dikirimkan
c. Memberitahukan atau mengingatkan pembeli tentang syarat perdagangan dan perincian transaksi.
Faktur biasanya dikirimkan bersama-sama dengan pengiriman barang atau terkadang dan disertakan
pada surat pengantar.
Aristocratic Furniture
35, Valley Street, Leeds LS25 IND
Tel. 0532 973 0976

10 Oclober 2003
Sentral Furniture
JI. DiPati gkul ?56
SURABAYA
Dear Sirs
We are pleased to enclose our invoice No. IK 3976 for the
furniture you ordered on 14 September 2003. All have
have been made up and sent to you by S.S. Queen. They
should reach Surabaya in few days.

Yours faithfully

J. Thompson
Letterhead



Date
inside address


salutation
- enclosing
invoice
- telling
Delivery
complimentary
close

signature
















18


INVOICE
No. IK 3976
Aristocratic Furniture
35 Valley Street, Leeds LS25 IND Registered: London No. 128753
Tel. 0532 973 0976 VAI Reg. No. 145 786635

To: Sentral Furniture Date: 10 October 2003
Jl. Dipati Ukur 756
SURABAYA

Your order: FUR 9875

Quantity Description Cat. No. Unit Price Total

10 sets royal table RT. 103 $ 750 S $ 7500.00
5 sets royal dining table RDT. 56 $ 723 S $ 3615.00
15 sets luxury guest table LGT. 09 $ 800 $ 12000.00
S 23115.00
less 30% trade disc. $ 6934. 5 $ 6934. 50

TOTAL $ 16180.50

E&OE
Catatan:
E&OE adalah singkatan dari Errors and Omissions are Excepted, yang berarti bahwa apabila terdapat
kesalahan maka pemasok barang memiliki hak untuk membetulkannya dengan jalan meminta uang lebih
banyak atau memberikan pengembalian uang.
Pro-forma invoice adalah faktur dengan kata-kata pro-forma yang tercetak atau tertempel pada faktur
tersebut. Berbeda dengan faktur pada umumnya, faktur semacam ini dikirimkan sebelum barang-barang
pesanan dikirim kepada pembeli. Pro-forma invoice digunakan apabila:
a. Pembeli harus melakukan pembayaran sebelum menerima barang (disebut pembayaran terhadap pro-
forma invoice), dan
b. Pembeli ingin meyakinkan jumlah uang yang harus dia bayarkan nanti

8.2. Debit Note dan Credit Note
Suatu debit note (d/n) dikirimkan apabila terjadi kesalahan dalam pembuatan faktur sehingga
pemasok barang menarik pembayaran lebih kecil daripada seharusnya (undercharge). Formulir atau bentuk
d/n ini mirip sekali dengan faktur, tetapi memuat nomor faktur, memberikan keterangan, dan meminta
maaf atas kesalahan yang terjadi: Sebuah debit note bias dikirimkan dengan atau tanpa surat pengantar.

DEBIT NOTE
No. 257
Aristrocratic Furniture
35 Valley street, Leeds LS25 IND Registered: London No. 128753
Tel. 0532973 0976 VAT Reg. No. 145 7866 35

To: Sentral Furniture
Jl. Dipati Ukur 756
SURABAYA You order: FR 9875
Our Invoice: z 3976

15 Oct. Invoice No. IK 3976 UNDERCHARGE
2003 The descriPtion should have read
10 sets royal- table G $ 760 each $760000
NOT
10 sets royal table @ $ 750 each $7500'00
We apolog ize for the error and debit your
account for the amount of S 100'00
Catatan lain yang hampir sama adalah credit note (c/n). Kebalikan dari debit note, credit note
dikirimkan apabila pemasok barang overcharge yakni menarik pembayaran lebih dari yang seharusnya
kepada pembeli, atau barang-barang dikembalikan karena alasan-alasan tertentu. Kredit note dikirimkan
dengan atau tanpa surat pengantar .
19

8.3. Statement of Account
Jika sudah lama berbisnis, seorang pemasok barang bisa memberikan kredit dalam bentuk open
account facilities untuk jangka waktu tertentu yang telah disepakati, biasanya satu atau tiga bulan. Dalam
hal ini pemasok barang mengirimkan statement of accountst (biasanya hanya disebut statement) pada akhir
jangka waktu tersebut.
Statement satu atau tiga bulanan tesebut mencantumkan semua transaksi yang terjadi di antara
kedua belah pihak dalam periode itu termasuk jumlah yang telah dibayar atau diambil.
8.4. Metode atau Cara Pembayaran
Dalam perdagangan internasional, rekening dapat dibayar dengan berbagai metode pembayaran.
Sejauh ini metode pembayaran yang paling umum dilalkukan adalah check, international giro,
international money order, bank transfer, international bankers draft. promissory note, bil of exchange,
dan documentary credit (letter of credit)
8.4. 1. I nternational Giro
Formulir international giro dapat diperoleh di sebagian besar kantor pos. Pembeli harus mengisi
formulir tersebut dan mengirimkannya bersama-sama dengan uang melalui kantor pos.. Kantor pos akan
mengirimkan giro tersebut kepada kantor pos di Negara penerima (penjual). Dari kantor pos antaregara ini,
penjual akan menerima cek dari sejumlah uang yang telah dikirimkan. Penjual bisa menguangkan cek
tersebut atau menyimpan dalam rekening bank.
8.4.2. I nternational Money Order (I MO)
International money order sangat mirip dengan cek, tetapi anda tidak harus memiliki suatu current
account guna mendapatkan IMO tersebut. Pembeli bisa membeli IMO begitu saja dari bank. Bank akan
mengisi draft untuk pelanggan, kemudian memberikannya kepada pembeli. Pembeli dapat mengirimkan
draft tersebut kepada penjual (penerim uang) di luar negeri. IMO bisa diuangkan ataupun disimpan di
rekening.
8.4.3. Bank Transfer
Bank transfer atau transfer bank adalah mentransfer uang dari suatu rekening (pembeli) kepada
rekening penerima (penjual).
8.4.4. I nternational Banker's Transfer
International banker's transfers mirip sekali dengan IMO. Satu-satunya perbedaannya adalah
IMO berupa formulir yang harus diisi, sedangkan international bankers merupakan formulir yang telah
lengkap dengan jumlah face value tertentu (nilai yang tercantum pada cek). Pembeli tinggal membeli
beberapa saja (sebanyak uang yang ingin dikirimkan), kemudian mengirimkannya kepada penerima
kiriman uang.
8.4.5.Promissory Notes
Promissory notes adalah janji tertulis dari debitur kepada kreditur untuk sejumlah uang pada
waktu yang akan datang. Lihatlah contoh berikut ini.
PROMISSORY NOTES
No. 654
Jakarta, 8 August 2003
$1,100.00
Month after date I promise to pay to Mr. Ahmad Ashffar of order the sum of one thousand
and one hundred dollars, value received

(Signed) S. Amid;ojo
General Manager

8.4.6. Bill of Exchange
Bill of exchange adalah permintaan untuk melakukan pembayaran. Permintaan ini dikirim oleh
kreditur sebagai penagih- orang yang meminta uang- kepada debitur sebagai orang tertagih-orang yang
hars membayar. Tertagih kemudian menandatangani bagian belakang B/E tersebut (berarti sudah
menerima) dan mengirimkannya kepada kreditr melalui bank atau kantor pos
Ada dua macam B/E, yaitu sight draft dan after sight draft. Sight draft atau sight bill
merupakan B/E yang dibayarkan pada saat ditunjukkan (akan dibayar jika kreditur menunjukkan B/E
tersebut kepada bank yang ditunjuk). Apabila kreditur (atau pemasok barang) menunjukkan bill tersebut
bersama-sama dengan dokumen-dokumen pengapalan (pengiriman barang melalui kapal) dan kemudian
bank pembeli membayarkan uangnya maka istilah pembayaran ini disebut documents against payment.
After sight draft atau after sight bill adalah bill dengan spesifikasi tanggal yang dinyatakan
dengan frasa days after sight. Misalnya, jika jangka waktunya 2l hari, maka akan terbaca "21 days after
sight ..." yangberarti bahwa akan dibayar 2l hari setelah bill itu ditunjukkan. Periode yang biasa dipakai
adalah 7 ,21, atau 30 hari.



20

Perhatikanlah contoh berikut ini.
B/E No. 8787 December 18, 2003
21 days after sight pay to the order of
Karachi Publishing Co. Ltd., Karachi
One thousand and one hundred dollars onlv
value received payable at the current rate of exchange for
Banker's sight draft on Karachi.
To: S. Amidjojo
BRILLIANT BOOK STORES
Wisma Metropolitan signed .......
Jl-. Jend. Sudirman Kav. 31 General Manager
JAKARTA L2920
8.4.7.Letter of Credit (L/C) atau Documentary Credit
Metode lain yang cukup populer untuk melakukan transaksi adalah letter of credit (L/C).
Banyak orang lebih suka menyebutnya documentary credit guna membedakan letter of credit dengan
travelers check, selain karena L/C selalu disertai dengan dokumen-dokumen, Letter of credit merupakan
semacam surat yang memberikan kekuasaan kepada penerima kiriman uang untuk.mencairkan sejumlah
uang, apabila dia sudah melakukan keselurhan syarat yang diperinci di dalam L/C.
Ada dua macam letter of credit, yaitu irrevocable L/C dan revocable L/C.Irrevocable credit
berarti tidak dapat dibatalkan atau diubah. Dengan irrevocable L/C, debitur tidak dapat mengubah atau
membatalkan pembayaran sebagaimana yang terperinci dalam L/C. Sebaliknya, dengan revocable L/C
debitur bisa mengubah L/C tersebut atau membatalkan pembayaran tanpa izin eksportir (kreditur).
Proses pelaksanaan transaksi dengan letter of credit adalah sebagai berikut.
a. Pembeli (importir, debitur atau tertagih) meminta bank-nya untuk membuka sebuah kredit (untuk
mendapatkan L/C) bagi pemasok barang (eksportir, kreditur atau penagih) dengan mengisi atau
melengkapi formulir yang telah disediakan oleh bank.
b. Bank importir kemudian mengirimkan L/C tersebut kepada eksportir (biasanya melalui bank cabang
atau bank yang mempunyai hubungan kerja di negara tempat tinggal eksportir tersebut).
c. Eksportir mengirimkan barang-barang melalui kapal kepada importir sebelum kredit tersebut
kedaluwarsa, dengan menyertakan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagaimana yang terperinci
di dalam L/C dan menunjukkanrrya kepada bank yang telah mengesahkan L/C tersebut. Dia
mencairkan sejumlah uang dari bank itu sebesar nilai invoice-nya. Kemudian bank mengirimkan
dokumen-dokumen tersebut kepada bank importir untuk disampaikan kepada importir yang
bersangkutan.
d. Sesudah semua proses tersebut selesai, importir dapat mengirimkan surat berikutnya kepada eksportir
yang memberitahukan bahwa dia telah membuka sebuah kredit untuk ekportir.



























21

CHAPTER IX
ISTILAH-ISTILAH YANG BIASA DIPAKAI DALAM SURAT-SURAT BISNIS

A
Arange : koleksi representatif.
Accept (a bill) : menyetujui syarat-syarut yang dirincikan dalam BIE dan kemudian
menandatangani B/E tersebut.
Acknowledgement : pemberitahuan kepada pengirim bahwa surat atau paket telah diterima.
Adapted : disesuaikan.
Advance freight : pengangkutan yang dibayar sebelumnya, baik pada waktu penukaran dokumen-
dokumen pengapalan maupun pada waktu lain yang ditentukan di dalam kontrak.
Advice of dispatch : surat yang memberitahukan kepada penerima bahwa pengiriman (barang) telah
dilakukan.
After date : tanggal setelah penandatanganan bil/drart. Bill/draft biasanya diambil atau dapat
dibayar dalam periode tertentu sesudah tanggal draft tersebut.
After sighft :setelah tanggal penerimaan bill, digunakan dalam kaitannya dengan B/E atau draft
untuk menunjukkan bahwa B/E tersebut akan bisa dibayar dalam periode tertentu
sesudah diberikan.
Agenci ; perusahaan yang beroperasi untuk kepentingan perusahaan-perusahaan lain dan
biasanya mendapat hasil berupa komisi sebesar "sekian persen" dari harga jual.
Ahead of : sebelum.
All-around price (overhead price): harga yang mencakup semua hal yang biasanya dibebankan sebagai
tambahan di atas harga dasar.
All-round: umum ; diterapkan pada semua produk.
Apologize : meminta maaf.
Appraise : memperkirakan nilai sesuatu, biasanya dengan rnaksud untuk suatu penjualan.
Laporan tertulis hasil perkiraan disebut "appraisement'.
Appreciative : menunjukkan rasa terima kasih.
Appropriate : sesuai; cocok.
Artitation : suatu tempat untuk menjernihkan perselisihan dalam hubungan bisnis di mana ada
beberapa orang yang netral, disebut "arbitrator", yang ditunjuk untuk
menjemihkan perselisihan. Keputusan yang diambil oleh para arbitrator tersebut
dinamakan "award".
Arbitration : penyelesaian perselisihan dengan penunjukan pihak ketiga sebagai penengah.
Arrears : hutang yang belum terbayar walaupun jatuh tenrpo sudah lewat.
Assets :semua jenis barang dan properti milik suatu perusahaan atau individu yang bisa
digunakan untuk mernenuhi tanggungan atau utang (aset inventaris).
Assurance : janji pasti.
At maturity : saat jatuh ternpo.
At our disposal : untuk kepentingan kita.
At sight : suatu istilatr yang dipakai pada B/E atau drafi apabila B/E tersebut bisa diuangkan
atas permintaan
Automatic : otomatis.


B
Balance sheet: neraca lajur; pernyataan yang menunjukkan aset dan tanggungan usaha perdagangan pada
waktu-waktu tertentu, biasanya pada akhir tahun anggaran.
Bale : bal; paket atau barang dagangan seperti wol, katun, dan se-bagainya yang hanya
diikat dengan pengikat besi atau tali atau dibungkus dalam kanvas, kain terpal,
dan sebagainya
Bank bill : B/Eyangdikeluarkan atau diterima oleh sebuah bank.
Bank notes : promissory notes yang dikeluarkan oleh beberapa bank yang berwenang, dapat
dibayarkan pada pemegang apabila diminta (tadang-kadang juga berarti uang
kertas).
Bank transfer: wesel bank ; pernindahan uang secara langsung oleh satu bank ke bank lain.
Banker's draft : semacam cek yang dipakai oleh bankiruntuk menarik uang tunai dari salah satu
cabangnya atau dari bankir lainnya. Bankers draft biasanya dijual kepada
masyarakat
Banker's order : permintaan tertulis oleh pelanggan kepada banknya untuk melakukan pembayaran
atau serangkaian pembayaran untuk kepentingannya.
Bankruptcy : ketidakmampuan membayar hutang; kebangkrutan.
22

Base rate : tingkat bunga yang ditetapkan oleh bank, yang dipakai sebagai dasar untuk
menentukan tingkat bunga deposito atau dikenakan pinjaman.
Bill brokers : orang yang membeli dan menjual B/E dan promissory notes.
Bill ofexchange (B/E) : surat yang biasa disebut draft, yaitu suatu surat terbuka dari seseorang kepada
orang lain yang berisi permintaan untuk membayar sejumlah uang yang
disebutkan kepada penulis surat atau kepada pihak ketiga yang mewakilinya.
Bill of lading : pemberitahuan tentang pengapalan barang, juga berisi syarat dan hal-hal yang
disepakati untuk pengangkutannya.
Board : dewan direktur perusahaan umum atau pimpinan institusi yang secara umum
disebut sebagai "The Board,'.
Booklet : buku kecil dengan sampul kertas.
Bookt ceeping : pembukuan; seni mengatur c atatan;pencatatan transaksi bisnis secara teratur,
ringkas, dan akurat.
Box : wadah atau tempat yang terbuat dari karton, kuyu, atau plastik.
Breakage : biaya atau kelonggaran untuk barang yang rusak.
Brochure : brosur; pamflet atau buku kecil yang menjelaskan tentang produk.
Bulk buyer : seseorang yang membeli barang dalam jumlah sangat besar, biasanya dengan harga
lebih rendah.
Bulk cargoes : segala sesuatu (barang) yang dikapalkan tanpa dikemas.
Bulk carrier : kapal yang membawa barang-barang dalam jumlah besar, yang tidak dikemas,
misalnya batu bara.

C
Cancel : menghentikan sesuatu yang telah disepakati atau direncanakan; membatalkan.
Captain's protest : suatu deklarasi yang dibuat oleh kapten kapal yang memberikan perincian
kerusakan atau kecelakaan terhadap kapal ataupun muatannya.
Cargo : barang yang dikirimkan dengan kereta api, kapal, dan sebagainya.
Cargo capacity : jultah maksimum barang yang bisa diangkat.
Carferry : pengangkutan mobil melintasi perairan sempit.
Cash discount : diskon yang diberikan atas pembayaran yang cepat dilakukan.
Cash on delivery :pelayananyang memungkinkan pedagang mengirim parcel dan ongkosnya akan
ditagih dari si penerima lewat pos.
Cashier : kasir; orang yang menerima dan membayarkan uang.
Catalog : daftar barang-barang yang dijual, biasanya disertai dengan harganya.
Certificate of origin : suatu dokumen yang memberi perlakuan khusus pada importir atas bea cukai
tertentu.
Chamber of commerce: asosiasi para pengusaha lokal atau perusahaan-perusahaan yang mereka wakili,
biasanya dibentuk demi pengaturan dan perlindungan secara cepat atas
keuntungan perusahaan umum.
Charges forward : istilah yang dipakai dalam perdagangan, yang menyatakan kapan biaya
pengangkutan dan biaya-biaya lainnya harus dibayar oleh pembeli kalau barang
sudah diterima.
Clear a balance : membayar hutang.
Clear one's account : membayar saldo terutang.
Clearing agent : orang yang mengurus barang-barang pada saat barang tersebut tiba.
Comission : biaya dengan persentase tertentu yang ditarik oleh agen untuk pembelian dan
penjualan barang bagi orang lain atau untuk transaksi berbagai bisnis.
Comission agent : agen yang membeli dan menjual barang bagi orang lain atau perusahaan bisnis
asing dan menerima komisi tertentu.
Comission house : agen-agen komisi yang dikelola sebagaimana perusahaan pada umumnya.
Commitment : kewajiban yang diterima atau yang harus dipenuhi.
Compensation : sejumlah uang untuk mengganti barang-barang yang hilang.
Competitor : pesaing.
Compliment slips : selembar kertas bertuliskan ucapan formal "With compliments" dan nama serta
alamat pengirim.
Complimentary reference: kata-kata pujian.
Comply with : melaksanakan.
Concession : hak untuk menggunakan properti orang lain untuk tujuan-tujuan bisnis; biaya
pengganti.
Concise: singkat ; padat (ringkas)
Carriage : biaya transportasi barang dari satu tempat ke tempat lain.
Conclusive : akhir.
Confidential : rahasia; hanya untuk pengirim dan penerima.
23

Confine : membatasi
Confirmation letter : surat yang menyatakan bahwa booking telah dilakukan.
Confirmed credit: L/C; kredit yang dibuka oleh seorang importir dengan memberitahukan kepada eksportir
asing bahwa dalam kondisi tertentu banknya akan membayar sejumlah yang
tertera.
Confirm : mengatakan atau menjelaskan yang sebenarnya.
Conform to : meniru; sesuai dengan.
Consecutive : terus-menerus (rangkaian hari).
Consignee : penerima barang.
Consignment : pengiriman barang kepada seseoftmg untuk dijual.
Consignment note : catatanyang menyebutkan bahwa barang telah dikirim.
Consignor : pengirim barang.
Consular invoice : faktur yang ditandatangani oleh konsul negara tujuan ekspor.
Consultant : penasihat profesional; konsultan.
Container : segala sesuatu yang bisa memuat barang; peti kemas.
Convenient : menyenangkan.
Cost, insurance, and freight (C.I.F.): harga yang mencakup biaya pengangkutan dan asuransi.
Cost and freight (price): harga yang mencakup biaya pengangkutan, tetapi tidak termasuk berbagai polis
asuransi.
Counter proposal : altematif dari proposal seseorang
Couriers : kurir.
Courteous : sopan; bijaksana.
Covering letter : surat pengantar yang menyertai dokumen-dokumen.
Credit note : dokumen yang dikirim kepada seseorang yang menyebutkan bahwa dia diberi
kredit sebanyak yang tercantum.
Credit standing : posisi keuangan.
Credit transfer : suatu sistem yang bisa memindahkan uang dari rekening nasabah bank tertentu
kepada rekening nasabah lainnya.
Creditor : orang yang memberikan pinjaman kepada orang lain atas barang-barang yang
dikirimkan atau pelayanan yang diberikan kreditur
Credit-worthy : bisa dipercaya secara finansial.
Currency of a bill : periode antara tanggal pemerolehan bill sampai jatuh tempo.
Currency rate : kurs mata uang.
Cut losses : mengurangi kerugian.

D
Dating forward : pemberian tanggal pada faktur sebelum barang-barang dikirim.
Days after sight : beberapa hari setelah penerimaan B/E.
Deadline : tanggal terakhlir pembayaran
Debit note : suatu pemyataan yang menyebutkan bahwa rekening seseorang telah dipotong.
Debit "to debit someone" berarti membebankan biaya kepada orang tersebut atau kepada rekeningnya.
Debitor : seseorang yang meminjam uang orang lain.
Decline : menolak.
Default : tidak mernenuhi tanggung jawab sebagaimana yang ditetapkan dalam persetujuan.
Defer : menangguhkan.
Defer payment : menunda pembayaran
Demand draft : B/E yang dapat dibayar bila diminta, yaitu setelah B/E tersebut ditunjulkan dan
dengan demikian tidak perlu adanya penandatanganan forrnal.
Demand : keperluan; kebutuhan.
Demi pension : akomodasi di hotel yang meliputi makan pa$ dan makan malam.
Demonstration : peragaan.
Diplomatic : diplomatis.
Discount a bill : mendapat uang dari bank untuk B/E sebelum jatuh tempo. Jumlah yang , diterima
untuk nilai bill tersebut dikurangi persentase tertentu. .pishonored a bill tidak
membayar bill.
Dispatch note : surat yang menyebutkan bahwa barang-barang telah dikirim.
Dispose of the consignment: menjual barang.
Dispute : ketidaksepakatan.
Document against acceptance (D/A) term: dokumen diberikan hanya apabila B/E telah diterima.
Document against payment @/P): dokumen diberikan apabila pembayaran telah dilakukan.
Documentary credit : Ietter of credit (L/C).
Draft : B/E sebelum ditandatangani.
Draw on us : mengirim B/E untuk ditandatangani.
24

Drawee : orang atau bank yang diminta oleh drawer untuk melakukan pembayaran.
Drawer : orang yang menulis cek atau bill yang meminta dratyee mernbayar sejumlah uang.
Due date : jatuh tempo.
Durable : tahan lama.

E
Elaborate : rumit.
Endorse a bill : menandatangani bagian belakang B/E (untuk dijual, didiskonkan, atau diuangkan).
Ensure : menyakinkan.
Executive : orang yang bertanggung jawab atas administrasi bisnis.
Exporter : eksportir; orang yang menjual barang ke luar negeri.
Ex-works : harga yang tidak mencakup biaya pengangkutan dari pabrik.

F
Favorable : nyaman.
Ferry : kapal yang membawa penumpang atau barang melintasi perairan.
Firm : perusahaaan.
Finn condition : persyaratan pasti.
Firm offer : penawaran untuk periode tertentu yang di dalamnya terdapat syarat-syarat bisnis
yang tidak akan diubah.
Firm order : permintaan pasti.
Firm price : harga yang tidak berubah dalam jangka waktu tertentu.
Firmer in tone : ungkapan yang lebih keras.
Fixed terms : syarat yang tidak bisa ditawar.
Formal Forwarding agent: agen yang mengatur transportasi barang.
Fragile : mudah pecah.
Franco : bebas biaya, istilah yang menunjukkan bahwa pembeli barang tidak akan diminta
membayar biaya-biaya selain harga pembelian.
Free alongside ship (F.A.S): istilah yang menunjukkan bahwa pemasok barang akan membayar
pengangkutan barang hanya sampai di samping kapal.
Free on board (F.O.B): istilah yang menunjukkan bahwa penjual bertanggung jawab mangangkut barang
sampai dalam kapal.
Free overside (F.O.) : istilah yang menunjukkan bahwa penjual tidak bertanggung jawab lagi setelah
barang dimuat ke dalam kapal.
Freight rate : biaya tansportasi.
Freight : biaya pengiriman barang.
Frustrated : rusak; kalah.
Full board : termasuk seluruh makan (makan pagi, makan siang, dan makan malam).
Full pension : full board

G
Good merchantable quality and condition: frase yang dipakai dalarn penyusunan kontrak Untuk
menunjukkan bahwa barang-barangyang dipasok harus sesuai dengan standar
kualitas dan dalam keadaan baik.
Goodwill : reputasi bisnis yang baik.
Goodwill : keinginan untuk menolong orang lain.
Gross weight : berat barang total termasuk kemasannya
Guarantee : dokumen resmi yang menjanjikan bahwa barang tertentu berkualitas bagus;
jaminan.
Habitual : biasanya.
Half board : hanya termasuk dua kali makan (makan pagt dan makan malam).
Holding company : perusahaan yang memegang lebih dari 50% nilai nominal dari perusahaan lain dan
mengatur susunan jajaran direksi.
Hold-ups : penangguhan.
Honored : dibayar saat jatuh tempo.

I
Importer : importir; orang yang membeli barang dari negara lain.
In bond : gudang barang yang terkena bea cukai dalam gudang pabean, sampai cukai
dibayar.
In duplicate : rangkap dua.
In full settlement : pembayaran hutang secara penuh.
In proportion : sesuai dengan.
25

In strict rotation : sesuai urutannya.
In the long run : pada akhirnya.
In triplicate : rangkap tiga.
Inconvenience : kondisi yang tidak menyenangkan.
Indent : pesanan, khususnya dari luar negeri.
Indent : pesanan yang diterima pedagang dari pelanggannya di luar negeri yang meminta
jenis barang tertentu.
Indispensable : sangat penting.
Individual items : satu macam saja.
Individually examined: masing-masing diperiksa secara terpisah.
Inducement to buy : alasan membeli.
Initial order : permintaan pertama.
Installation : pemasangan alat- alat
Installment : angsuran.
Insurance cover : perlindungan kerugian.
Investigation: penelitian.
fraktur; catatan yang memuat kuantitas, kualitas, harga barang yang dijual, isi masing-masing
kemasan,harga,dan sebagainya.Catatan ini dikirim oleh pemasok barang kepada
pembeli.
Leaflet: selebaran yang memberi informasi, dipakai untuk mempropagandakan sesuatu.
Legal action: "to take a legal action" berarti memeja-hijaukan.
Letter of apology: surat permintaan maaf.
Letter of credit (LlC): surat yang dikeluarkan oleh bank atas permintaan nasabah yang menunjukkan
bahwa bank tersebut berkehendak untuk memberikan kredit untuknya guna
membayar pemasok barang.
Liabilities: jumlah pinjaman seseorang.
Lines: barang-barang; jenis bisnis.
Longdated bill: B/E yang memiliki periode panjang, contohnya six months after sight atau before reaches
maturity.
Look into the matter: menyelidiki masalah untuk menemukan penyebab kesalahan.
M
Manifest: keterangan rinci tentang muatan kapal, dikirim oleh pemilik barang di tempat pengapalan
kepada agennya di luar negeri. Salinannya harus dikirim ke bea cukai dalam
waktu enam minggu setelah kapal berangkat.
Maturity: tanggal B/8, promissory notes, dan dokumen jatuh tempo lain atau yang secara resmi dapat
dibayar.


Merchandise: barang-barang perdagangan.
Minimum: paling sedikit.
N
Negotiable terms: syarat-syar at yang dapat berubah (melalui perundingan).
Net price: harga yang tidak dapat dikurangi oleh diskon;harga bersih.
Net profit: laba bersih; segala pemasukan setelah dikurangi semua biaya atau pengeluaran.
Net sales: penjualan dikurangi kerusakan atau barang yang dikembalikan.
Notary public: notaris.
Note of hand: istilah umum untuk promissory note (dokumen yang menyatakan bahwa
sejumlah uang yang disebutkan pada tanggal tertentu bisa dibayarkan).
Notiff : memberitahukan.
O
Obsolete: kuno.
On account: pembayaran sebagian.
On approval: untuk pemeriksaan dan dikembalikan jika tidak diinginkan.
On consignment: barang on consignment 'dikirim sebagai spekulasi kepada agen yang akan menjualnya.
On time: tepat waktu.
Open account term: syarat kredit dengan pembayaran periodik.
Order form: formulir resmi yang bisa dipakai perusahaan untuk menulis permintaan atau pesanan.
Out standing: tetap belum terbayar.
Out-of-date: kuno.
Overcharge: biaya yang lebih tinggr dari yang semestinya
Overdue: tetap tak terbayar.
Oversight: penghilangan secara tidak sengaja.
Overall cost: biaya total.
26

P
Pari passu: dalam proporsi seimbang.
Pattem: pola; cara umum terjadinya sesuatu.
Payment against document term: pembayaran dilakukan hanyaa pabila dokumen diserahkan.
Payment due: pembayaranm yang harus ditakukan karerna batas atkhir telah terlewati.
Payment on account: pembayaran sebagian.
Payment on invoice: pembayaran dilakukan jika faktur diserahkan.
Penalty clause: klausa yang diselipkan dalam kontrak yang menyatakan jumlah uang yang harus dibayar
oleh pihak tersebut jika dra gagaL memenuhi perjanjian.
Plant: pabrik.
Precaution: pencegahan.
Precise: akurat.


Preference rate system: sistem yang menawarkan biaya muatan yang lebih rendah kepada anggota
konferensi.
Preliminary: pendahuluan; awal.
Premise: kantor pusat.
Premium: pembayaran untuk asuransi.
Prestige: pengaruh; reputasi.
Price list: daftar harga.
Principal: pimpinan perusahaan; uang untuk pembayaran bunga; seseorang yang mernberi kuasa kepada
agen.
Prior to: sebelum.
Pro forma invoice: faktur yang dikirim hanya untuk memberikan informasi, biasanya dikirimkan sebelum
pengiriman barang.
Profit margin: perbedaan antara pendapatan dari penjualan dan biaya penjualan.
Prolonged: berlangsung lama.
Promissory note: surat atau janji yang ditulis oleh seorang pembeli yang menyatakan bahwa dia akan
mernbayar sejumlah uang baik atas permintaan maupun bila waktunya tiba.
Prompt: tepat waktu.
Properties: perumahan atau gedung-gedung lainnya.
Prospective: diharapkan.
Prospectus: dokumen yang memberikan informasi guna menarik pembeli atau pelanggan
Prospect: harapan.
Protest a bill: meminta kembali dokumen untuk membuktikan bahwa B/E belum dibayar
Provisional order: pesanan sementara.
Provisional reservation: pemesanen tempat tergantung pada konfimrasi.
Provisionally: sementara bisa direvisi.
Provisions: persyaratan; peraturan untuk memberi petLlnjuk dalam suatu perjanjian.
R
Ready sale: penjualan cepat.
Reassuring : meyakinkan.
Rebate: pembayaran kenrbali; pengembalian uang.
Reciprocate: membalas pelayanan serupa.
Recourse to law: mengambil tindakan hukum.
Referee: orang yang dapat memberikan laporan atau informasi tentang karakter atau kemampuan kerja
seseorang.
Reference: seseorang atau perusahaan yang dapat dijadikan rujukan.
Refund: uang kembalian.



Remic: mengirim uang.
Renew a bill "to renew a bill" berarti mengganti B/E lama dengan BIE baru karena debitor tidak dapat
membayar sampai B/E tersebut jatuh tempo.
Renumerative: menguntungkan.
Representative: wakil perusahaan.
Representative selection: seleksi yang mencakup semua jenis barang.
Resenting: merasa terhina karena.
Reservation: pemesanan tempat duduk atau kamar; booking.
Reservation fee: biaya pemesanan tempat.
Resort to: mengambil; mengajak
27

Resources: posisi finansial.
Reshaint: konfrol atau pengawasan menyeluruh.
Retail : eceran.
Retail price: harga eceran.
Retailer: orang yang menjalankan bisnis eceran, menjual barang langsung kepada masyarakat.
Retire a bill: membayar pada saat jatuh tempo.
Reveal: mengungkap; menunjukkan.
Revocable: bisa dibatalkan atau diubah.
Round off: mengakhiri dengan rapi.
Round voyage: perjalanan pulang pergi.
S
Sample: contoh; sebagian kecil barang yang digunakan untuk menunjukkan gambaran keseluruhan barang.
Selling point: kelebihan suatu produk.
Separate post: kiriman pos lain.
Set or bill: bill asli dan salinannya (biasanya ada dua atau tiga salinan).
Settlement: pelunasan pembayaran
Ship broker: agen yang ditunjuk oleh pemiliknya unhrk melakukan fiansaksi bisnis kapal dan mendapat
barang dan penumpang.
Shipping agent: agen yang mengatur transportasi barang melalui laut.
Short bills: B/E yang bisa dibayar apabila diminta atau dilakukan kurang dari sepuluh hari sebelum jatuh
tempo.
Show room: ruang pamer.
Sight bills: B/E yang bisa dibayar atau diserahkan ke bank.
Sight draft: B/E yang bisa dibayar pada waktu tertentu setelah ditandatangani.
Sixty days sight: untuk pembayaran dalam jangka waktu 60 hari setelah penandatanganan.
Specification: deskripsi atau keterangan rinci.
Specimen: contoh.
Standing credit : kredit dengan jumlah pasti.
Standing: status; reputasi.
Status enquiry : sebuah permohonan, biasanya kepada bank, tentang keadaan finansial seseorang
atau perusahaan
Subsidiary company : suatu perusahaan yang dikontrol oleh holding company (perusahaan pemegang
lebih dari 50% nilai nominal perusahaan lain).
Substitute : penggantian.

T
Tanker : kapal khusus untuk membawa cairan (misalnya minyak).
Tariff : daftar harga dan biaya.
Tenor of a draft : periode untuk penarikan B/E.
Term of bill : waktu untuk penarikan B/E, misalnya:30 days afier sight (30 d/a).
Territory : wilayah.
Testimony : bukti.
Time basis : penarikan biaya berdasarkan waktu yang telah dipakai; scheduled: terdaftar
Trade discount : diskon khusus yang diberikan oleh pemasok barang kepada pembeli yang membeli
barang-barang itu dengan tujuan untuk dijual.
Trade price : harga pasar barang dikurangi diskon grosir yang diberikan pada pengecer yang
harus menjualnya lagi.
Transit shed : gudang yang dilalui barang.
Transit : pengangkutan.
Trial order : pesanan dilakukan sebagai percobaan.
Trunks : kotak/peti untuk mewadahi barang/pakaian selama perjalanan.
U
Undercharge : memberi harga lebih rendah daripada yang seharusnya.
V
Valid : ikatan secara legal.
Venture : perjalanan dan risikonya.
Vital : penting sekali.
Voluntary : sukarela.
W
Way bilt : dokumen yang berisi daftar penumpang atau muatan yang dibawa.
Wholesale price : harga yang diberikan kepada pedagang yang membeli barang-barang dari
pedagang partai besar, biasanya ada trade discount.
28

Wholesaler : tengkulak, yaitu seseorang yang membeli barang dari pabrik dan menjualnya
dalam jumlah besar kepada pedagang eceran.