Sistemas y Procedimientos Administrativos

Podemos extraer de Papers de Sistemas y Mtodos Administrativos, de Alberto R.

Lardent, el siguiente texto:
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de
acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organizacin. Esto
quiere decir que un conunto de procedimientos relacionados ! dentro de determinadas
condiciones, constitu!en un sistema. As", el sistema de control de produccin, por
eemplo, consiste en un conunto de procedimientos de pedidos de materiales,
procedimientos de despac#o o ruteo, procedimientos de control, etc$tera. %bs$r&ese la
condicin de 'relacin( como elemento indispensable para que un conunto de partes
configuren un sistema. En toda definicin de sistema aparece siempre ese factor como
com)n denominador que transforma la indi&idualidad de cada componente de tal modo
que !a no tiene sentido sino dentro de un conunto.
Los profundos cambios experimentados en los )ltimos a*os en el ambiente
socio+pol"tico+econmico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los
a&ances de la tecnolog"a, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelacin
! adecuacin al concepto de sistema. Es indudable que en la gestin empresarial
sobre&i&en aqu$llos que utilizan los meores procedimientos ! emplean los meores
medios ,l$ase tecnolog"a ! conocimiento- para alcanzar sus obeti&os.
La empresa actual en funcin de dos estructuras ,.arrios, /. D.: Sistemas y
Procedimientos, Editorial Roble, 0$ico, p1g. 23-: una, que podr"a llamarse
organizacional, que define las funciones ! responsabilidades de sus componentes ! el
grado de relacin entre los mismos4 se trata de una estructura de car1cter est1tico, dado
que determina a tra&$s del organigrama ! la definicin de tareas, qu$ es lo que debe
efectuar cada sector responsable, pero no indica qu$ mo&imientos son necesarios para
que la organizacin se mantenga al comp1s de la realidad del ambiente ! le permita
alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a tra&$s de una segunda estructura, de
naturaleza din1mica que es el refleo de la aplicacin de los sistemas administrativos a
la resolucin de los problemas din1micos surgidos en la empresa.
Debemos dear bien en claro que el an1lisis de sistemas no debe encararse simplemente
'como un medio para establecer la meor manera de #acer con una computadora lo que se
est1 #aciendo manualmente( ,Roc5art, /. 6.: Nuevos criterios para el anlisis de
sistemas. Re&ista Administracin de Empresas. Ed. 7ontabilidad 0oderna. 8omo 2. P1g.
93:-. Por el contrario debe enfocarse como un proceso de deteccin de problemas ,#o!
agregar"amos ! tambi$n de oportunidades- ! apo!arse en un modelo. En este caso existir1
ma!or seguridad de que ,Roc5art, ob. citada, p1g. 99;-:
(a) no deje de verse algn aspecto importante;
b) se observen y corrijan las deficiencias de los mtodos en uso;
c) ue el sistema de informaci!n sea apto para adaptarse a los mejoramientos
futuros ue puedan introducirse en el proceso(.
<i bien nosotros consideramos que los sistemas ! procedimientos constitu!en un
'campo( de acti&idad as" como 'produccin( ! 'comercializacin( representan otros
campos, debemos reconocer que toda funcin de organizacin ! conduccin lle&a
impl"cita la responsabilidad de formular los sistemas ! procedimientos necesarios para
cumplir su propsito. =uiere decir que, en ese sentido, ese campo puede ser clasificado
como uno de los &arios elementos del maneo administrati&o.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
<e definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de
operaciones de oficina eecutadas generalmente con la participacin de &arias personas en
una o m1s oficinas, establecida para asegurar el maneo uniforme de transacciones
repetiti&as.
%bs$r&ense los elementos b1sicos de esta definicin:
> 7onunto de 'operaciones( de oficina ,por su naturaleza administrati&a- dispuestas en
un orden secuencial in&ariable4
> Participacin de &arias personas en una o m1s oficinas4 o sea los procedimientos
pueden abarcar m1s de un sector de trabao4
> Asegurar el maneo uniforme de transacciones repetiti&as4 podemos #ablar de
procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de
operaciones que es necesario eecutar para lle&ar a cabo transacciones que se repiten con
frecuencia dentro de la organizacin.
?n procedimiento o rutina define:
> =u$ tarea debe ser realizada por los distintos participantes4
> =ui$nes son esos participantes4
> 7u1ndo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesi&o ! el
momento.
Principios en los ue se !asan los sistemas
Los sistemas tiene los fundamentos de su actuacin en unos principios, cu!a permanencia
debe ser buscada a fin de mantenerlos en condiciones de eficacia, de esta forma la
construccin del sistema se &e inspirada por el conunto de aspectos que definen a un
sistema: Estos principios b1sicos de los sistemas son:
Principio de <ubsidiaridad:
@ing)n sistema es completo en si mismo. 8odo sistema es un subsidiario, en su
delimitacin ! en sus aportes, de otros sistemas e n &irtud de los cuales act)a ! que
forman su entorno.
Principio de Anteraccin:
8odos los sistemas que forman la empresa est1n mutuamente relacionados con su
comportamiento de manera que las acciones desarrolladas por unos de ellos tienden a
influir en el comportamiento de los dem1s, trascendiendo los efectos del mismo a lo largo
de todo el sistema total.
Principio de Determinismo:
8odo fenmeno de conunto que act)e en. % a tra&$s, de los sistemas, es el resultado de
causas definidas ! constatables
Principio de Equifinalidad:
El sistema debe estar dise*ado de forma que puedan alcanzar un mismo obeti&o a tra&$s
de medios ! acciones diferentes entre s".
Caracter"sticas de los sistemas
Las propiedades que deben caracterizar a los sistemas son &arias, pero de ellas algunas
poseen un inter$s indudable !a que sin que existan no puede #ablarse de sistema
propiamente dic#o. Estas caracter"sticas de las que deben goza todo sistema son:
Estabilidad ,#omeostasis-:
La estabilidad es la cualidad por la cual el sistema permanece en funcionamiento eficaz,
frente a las acciones de los factores externos al mismo. Es por tanto la cualidad de
conser&arse estructuralmente apto para realizar su obeto, absorbiendo los efectos de
agentes negati&os para su integridad4 lgicamente la estabilidad se conser&a dentro de
m1rgenes determinados, ! el sistema se dise*a para conser&ar su estructura en cierto tipo
de actuaciones.
Esta caracter"stica se encuentra, por lo tanto, "ntimamente ligada con el concepto de
retroalimentacin de los sistemas abiertos.
Adaptabilidad:
Es la cualidad que debe poseer el sistema, mediante la cual es capaz de e&olucionar
din1micamente con arreglo a su entorno, de manar que atra&iese diferentes estados en los
que conser&e su eficacia ! su orientacin al obeti&o que constitu!e su finalidad.
La cualidad de adaptable define al sistema como un conunto e&oluti&o, que es capaz de
poner en uego la equifinalidad.
Eficiencia:
Podemos se*alar le eficiencia como la cualidad por la cual el sistema atiende a su
obeti&o con econom"a de medios, poniendo en uego procesos que le permite ser
adaptable ! equilibrado.
<inergia:
Es la cualidad por la cual la capacidad de actuacin del sistema es superior a las de sus
componentes sumados indi&idualmente.
El ciclo de vida de los Sistemas de In#ormaci$n
El desarrollo completo de un sistema de informacin, desde el reconocimiento de la
necesidad que &a a satisfacer #asta el funcionamiento computadorizado ptimo, atra&iesa
distintas etapas que conforman lo que se denomina el ciclo de &ida de un sistema. Aunque
la enumeracin ! denominacin de estas etapas &ar"a de acuerdo con distintos enfoques
metodolgicos ! pr1cticos, las diferencias no son sustanciales. En definiti&a, las tareas
in&olucradas en el desarrollo eficiente de un sistema de informacin son las mismas,
cualquiera sea el criterio con que se las clasifique, agrupe o denomine.
Desde este punto de &ista, se describe, en los siguientes p1rrafos, un esquema b1sico !
completo del ciclo de vida de un sistema.
La 6igura se ex#ibe un resumen gr1fico de dic#o esquema.
El ciclo de vida de un sistema se di&ide en dos fases: el estudio del sistema ! la
explotacin.
El estudio del sistema presenta cuatro etapas principales: estudio preliminar, anlisis,
desarrollo e implementaci!n.
El propsito del estudio preliminar es obtener una idea general del sistema obeto del
estudio ! conocer las moti&aciones para la iniciacin del pro!ecto.
En la etapa de anlisis, se realiza el estudio de la situacin actual ! se define globalmente
un nue&o sistema que satisfaga los requerimientos planteados. Esta etapa est1 di&idida en
dos subetapas: la de investigaci!n, que implica el rele&amiento de toda la informacin
necesaria para e&aluar el sistema actual ! conocer los requerimientos, ! la de dise"o
conceptual, cu!a finalidad consiste en desarrollar propuestas alternati&as que, teniendo en
cuenta las restricciones que debieran admitirse, satisfagan los requerimientos.
La etapa de desarrollo inclu!e la elaboracin del dise*o conceptual en t$rminos que
#agan que el sistema sea operable. Para ello, comprende dos subetapas: la de dise"o
detallado, cu!o propsito es especificar, con el ma!or grado de detalle, los elementos del
sistema pro!ectado, ! la de construcci!n, cu!o obeto fundamental es la confeccin de
los programas de computacin que dar1n cumplimiento a las especificaciones definidas.
La etapa de implementaci!n ,o implantacin- traduce en #ec#os todo lo construido en la
etapa anterior. 7omprende dos subetapas: la subetapa de prueba y conversi!n est1
destinada a probar el adecuado funcionamiento de los programas, ! a generar o con&ertir
los arc#i&os que el nue&o sistema demanda. La subetapa de puesta en marc#a implica dar
comienzo efecti&o a la operacin del sistema dise*ado. Paralelamente a las etapas de
an1lisis ! desarrollo, ser1 necesario elaborar el plan de implementacin ! apropiar o
preparar los recursos #umanos, el equipamiento computacional, las instalaciones, el
entrenamiento de los usuarios, etc. 6inalmente, el ciclo de &ida culmina con la
e$plotaci!n del sistema, es decir, su funcionamiento en r$gimen regular.
<imult1neamente con la operacin, se inicia la acti&idad de mantenimiento, cu!o
propsito es ir adaptando el sistema a las modificaciones de contexto, a las cambiantes
necesidades del usuario ! a los austes ! optimizaciones que se &an generando a partir de
la utilizacin del sistema.