DIRECCION NACIONAL DE TALENTO HUMANO, GUIA PARA EL ESTUDIO DE CARGAS DE TRABAJO 2013

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GUIA METODOLGICA PARA EL ESTUDIO DE CARGAS DE TRABAJO
2013
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TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCION ................................................................................................................. 3
2 OBJETIVOS ......................................................................................................................... 4
Objetivo general ........................................................................................................................... 4
Objetivos especficos .................................................................................................................... 4
3 JUSTIFICACIN ................................................................................................................... 5
4 GENERALIDADES ................................................................................................................ 5
5 ETAPAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN ESTUDIO DE CARGAS LABORALES ........... 6
6 PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS ...................................................... 6
Mtodo de estndares subjetivos ................................................................................................ 7
INSTRUMENTOS ................................................................................................................................... 9
Formato 1. Medicin de cargas de trabajo por dependencia (Ejemplo para un proceso) ........... 9
Formato 2. Cargos requeridos por dependencia y niveles (Ejemplo) ........................................ 10
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1 INTRODUCCION

Los estudios de cargas de trabajo se constituyen en instrumento para la gestin estratgica del
talento humano en cuanto permiten planear y organizar las plantas de personal y apoyar otros
procesos de toma de decisiones.

Los estudios de cargas de trabajo en la Universidad tienen viabilidad normativa para su ejecucin y
la informacin que aportan es de utilidad para la gestin del talento humano en diferentes procesos
como planeacin del talento humano, integracin a la institucin, salud ocupacional,
compensacin, organizacin y desarrollo.

En este documento se presentan los lineamientos para el estudio tcnico de cargas de trabajo
derivados del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos.


















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2 OBJETIVOS

Objetivo general

Orientar los estudios de cargas de trabajo para determinar de manera tcnica el volumen de
trabajo que se deriva del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos de las
dependencias que conforman la estructura organizativa de la Universidad Nacional de Colombia.

Objetivos especficos

Establecer los lineamientos metodolgicos para determinar los requerimientos y necesidades de
personal de las dependencias que conforman la estructura organizativa de la Universidad Nacional
de Colombia.

Presentar los instrumentos para el levantamiento de la informacin de las cargas laborales de las
dependencias de la Universidad Nacional de Colombia.

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3 JUSTIFICACIN

El estudio de Cargas de Trabajo se desarrolla en razn a dos aspectos fundamentales:

En cumplimiento a las directrices de la Rectora, en el marco de lo ordenado por la Contralora
General de la Repblica mediante Funcin de Advertencia contenida en el oficio 2012EE18253O
del 26 de marzo de 2012, para la reduccin de la contratacin por servicios y eventual creacin de
cargos temporales.

El desarrollo del proyecto Modelo de Gestin por Competencias para los Cargos de la Planta del
Personal Administrativo, presentado en el encuentro de Jefes de Talento Humano, llevado a cado
el pasado 8 y 9 de noviembre de 2012.



4 GENERALIDADES



El estudio de cargas de trabajo corresponde a la aplicacin de tcnicas para la medicin de
trabajos administrativos que determina la cantidad de personal necesario para la eficiente
realizacin de las tareas que se originan de las funciones asignadas a cada dependencia.

El objetivo general de las cargas laborales es determinar de manera tcnica el volumen de trabajo
que se deriva del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos propios de cada una de
las dependencias o unidades que conforman la estructura organizacional de la Universidad.


Para el desarrollo de una efectiva medicin de cargas de trabajo es necesario dos insumos:

Los formatos de procesos y procedimientos que determina el quehacer y operacin integral
de la dependencia.
El manual de funciones y competencias laborales que se constituye en el soporte tcnico
que justifica y da sentido a la existencia de los cargos de cada dependencia.

La condicin ms importante a tener en cuenta en un estudio de cargas de trabajo es que no se
miden cargos, se mide el desarrollo de actividades o tareas asociadas a los procedimientos y
procesos de las diversas unidades o dependencias en funcin del tiempo estndar de desarrollo de
cada actividad (registrada en el manual de procedimientos) y la frecuencia (en un periodo de
tiempo determinado: das, horas, minutos) con que se desarrolla cada actividad del procedimiento
de forma permanente.

Es importante resaltar que el estudio que se lleva a cabo tenga rigor tcnico y metodolgico para
que los resultados obtenidos estn debidamente justificados para la modificacin de planta de
personal.

La medicin de cargas de trabajo en la Universidad, implica la colaboracin de todo el personal que
integra las dependencias objeto de estudio y su participacin en las fases de planeacin, aplicacin
de metodologa y consolidacin y anlisis de resultados.


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5 ETAPAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN ESTUDIO DE CARGAS
LABORALES

Se recomienda que cada dependencia desarrolle de manera secuencial las siguientes fases o
etapas para desarrollar la medicin de cargas de trabajo:

Fase Actividad
Planeacin 1. Difundir a travs de las Jefaturas de Talento Humano o quien
haga sus veces en la sedes, la informacin sobre el desarrollo
del Estudio de Cargas de Trabajo.
2. Disear y organizar el trabajo de campo.
3. Sensibilizar a la comunidad frente al desarrollo y propsito del
proceso.
Aplicacin de la
metodologa
1. Recolectar la informacin de cargas de trabajo en cada
dependencia
Consolidacin y
anlisis de
resultados
1. Organizar y sistematizar la informacin recogida.
2. Analizar la informacin.
3. Elaborar y presentar el documento tcnico final.


De acuerdo con la Circular de Rectora No. 02 del 19 de febrero de 2013 Las dependencias y
Sedes debern entregar los resultados del Estudio a las Oficinas de Talento Humano a ms tardar
el quince (15) de abril de 2013, por lo que el cronograma de actividades debe terminar en la fecha
sealada.




6 PROCEDIMIENTO Y DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS


Para el diligenciamiento de formulario N 1 que se encuentra en la parte final de este documento,
se debe registrar inicialmente en la parte superior del formulario, el nombre de la dependencia en la
cual se va a realizar la medicin de las cargas de trabajo, el responsable del diligenciamiento y la
fecha en la cual se termina de realizar el estudio.

Los pasos que se deben seguir concretamente son los siguientes:



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a. Columna 1. Procedimiento. Determinar los procedimientos para cada uno de los servicios o
productos de la dependencia y plasmarlos en la columna 1 del formulario.

b. Columna 2. Actividades. Identificar para cada procedimiento cada una de las actividades
requeridas en su ejecucin y registrarlas en la columna 2 del formulario.

c. Columna 3. Tareas. Puntualizar para cada actividad, las tareas necesarias para su logro y
relacionarlas en la columna 3 del formulario.

d. Columna 4. Nivel del empleo o de la Orden de Prestacin de Servicios ODS. Identificar en
la columna 4 del formato, el nivel del empleo que debe realizar la tarea. En el formato que
acompaa esta gua (hoja de calculo), se debe elegir de una lista desplegable para facilitar la
automatizacin en la columna 8.

e. Columna 5. Requisitos de formacin y/o experiencia para realizar la tarea. Escribir en la
columna 5 del formulario los requisitos que debe tener el cargo para la ejecucin de la tarea. Si se
desea, se puede relacionar la experiencia requerida. La Resolucin de Rectora No. 392 de 2010
Por la cual se expide el Manual de Requisitos Mnimos para los empleos de la Planta de cargos de
Personal Administrativo de la Universidad Nacional de Colombia, sirve de gua para esta
informacin.

f. Columna 6. Cantidad de veces que se repite la tarea en el mes. Registrar en la columna 6 del
formulario el nmero de veces que en promedio se repite la tarea en el mes.

g. Columna 7.Tiempo de trabajo por cada tarea (Tiempo estndar): El tiempo estndar es el
tiempo que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo normal un trabajo
especfico en condiciones bien determinadas y segn mtodos definidos. Al tiempo medido de las
tareas, se le agrega un tiempo suplementario por fatiga, ruido o temperatura, y condiciones fsicas
o ambientales del puesto de trabajo el cual corresponde a un estimado de 7%.

Para esta actividad debe medir el tiempo de trabajo en horas requeridas para la ejecucin de cada
tarea descrita en la columna 3, y relacionarlo en la columna 7 del formulario.

Las condiciones para la aplicacin de stas tcnicas son dos:
Las tareas objeto de estudio deben estar perfectamente identificadas.
Las tareas han de ser observables y medibles.

Mtodo de estndares subjetivos

Para este proceso se eligi la tcnica de estandarizacin de tiempos mediante los Estndares
Subjetivos que implica identificar mediante entrevista de la siguiente informacin:

1. Cantidad promedio de veces que se repite la tarea en el mes
2. Tiempo mnimo de realizacin de la tarea: en minutos, horas o das
3. Tiempo promedio de realizacin de la tarea: en minutos, horas o das
4. Tiempo mximo de realizacin de la tarea: en minutos horas o das
5. Cantidad de productos generados en el mes: Cantidad de servicios o productos, resultado
de las actividades.

A partir de estos datos, se hace la estimacin de los siguientes valores:




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El tiempo resultante para realizar la tarea se calcula con la siguiente frmula:


T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6.


Donde:
T = Tiempo resultante.
Tm = Tiempo mnimo asignado a la tarea.
Tp = Tiempo promedio asignado a la tarea.
TM = Tiempo mximo asignado a la tarea.

En esta frmula se le da ms ponderacin al tiempo promedio (4 veces). Se divide por 6, debido a
que son seis (6) los tiempos que se tienen en cuenta.

Para facilitar la recoleccin de la informacin y las estimaciones que requiere esta frmula, el
formato No. 1 (diseado en una hoja de clculo) incluye la formulacin, de manera que la persona
responsable del diligenciamiento, puede optar por completar solamente las columnas que aparecen
en blanco y las columnas en gris son estimadas automticamente mediante la formulacin. Las
columnas en blanco corresponden a la informacin que es recolectada mediante la entrevista.

h. Columna 8. Total Promedio Mes -Horas Tarea Por Niveles. El formato calcula este valor en
forma automtica por lo que no es necesario relacionar ningn valor, basta con sealar en la
columna 4 el Nivel del empleo o de la ODS.

l. Fila 9. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin del empleo, etapas y
procesos. Sumar el tiempo total en el mes de cada tarea por nivel y denominacin de la columna
8. Este valor se genera automticamente.

j. Fila 10 Total personal requerido por nivel. Para determinar el personal requerido por nivel y
denominacin se divide el total de horas en el mes por 167 horas (constante de tiempo de trabajo
de un empleado pblico en un mes, Artculo 33 Decreto 1042 de 1978, modificado por Decreto 85
de 1986). Por lo cual se dictan disposiciones en materia de jornada de trabajo.


Para el diligenciamiento del formato No.2 Cargos requeridos por dependencia y niveles, que se
encuentra en la parte final de este documento, esencialmente se trasladan todos los totales de
personal requerido por nivel (ltima casilla de la fila 10 del formato No.1) para cada dependencia y
luego se suma el total por dependencia.


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Instrumentos

Formato 1. Medicin de cargas de trabajo por dependencia (Ejemplo para un proceso)

FECHA
Columna Columna Columna Columna Columna Columna Columna
1 2 3 4 5 6 7
Seg Min Horas Das Seg Min Horas Das Seg Min Horas Das DIRECTIVO ASESOR EJECUTIVO PROFESIONAL TCNICO ASISTENCIAL
Dilengiar Dilengiar Dilengiar Dilengiar: Elegir de lista Dilengiar Dilengiar Automtica Automtica Automtica Automtica Automtica Automtica Automtica Automtica Automtica Automtica
Identificar el tema de
consulta
Remitir al profesional
asignado
ASISTENCIAL BACHILLER 200 30 0 0 0 0,008333333 0 1 0 0 0,016666667 0 2 0 0 0,033333333 0,019319444 0 0 0 0 0 3,863888889
Atender consulta Resolver consulta PROFESIONAL
TITULO
PROFESIONAL EN
ADMINISTRACIO
N DE EMPRESAS
20 0 0 4 0 4 0 0 4 0 4 0 0 4 0 4 4,28 0 0 0 85,6 0 0
PROYECCIN DE
ACTOS
ADMINISTRATIV
OS
Revisin de normatividad
Bsqueda de
antecedentes
normativos
PROFESIONAL
TITULO
PROFESIONAL EN
ADMINISTRACIO
N DE EMPRESAS
20 0 0 4 0 4 0 0 4 0 4 0 0 4 0 4 4,28 0 0 0 85,6 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 171,2 0 3,863888889
0,00000 0,00000 0,00000 1,02515 0,00000 0,02314
RESPONSABLE DEL DILIGENCIAMIENTO
DEPENDENCIA
Direccin Nacional de Admisiones
Tiempo mnimo - Tm
Tiempo
Promedio - TP
(Horas)
Columna
7 - Tm 7 - TP
Columna Columna Columna
TOTAL PROMEDIO MES -HORAS TAREA POR NIVELES
8 7 - TM
FILA 9 TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIN DEL EMPLEO, ETAPAS Y PROCESOS
FILA 10 TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL
ATENCION DE
CONSULTAS
PERSONALES Y
TELEFONICAS
NIVEL DEL EMPLEO O
DE LA ODS
TAREA
Tiempo Mnimo -
Tm (Horas)
Diligenciar solo uno
Tiempo Mximo -
TM(Horas)
Tiempo Promedio TP Tiempo Mximo - TM
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO
TIEMPO DE
TRABAJO POR
CADA TAREA
(Horas)
CANTIDAD DE
VECES QUE SE
REPITE LA TAREA
EN EL MES
REQUISITOS DE
LA TAREA
Diligenciar solo uno Diligenciar solo uno

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Formato 2. Cargos requeridos por dependencia y niveles (Ejemplo)

DEPENDENCIA Facultad de Agronoma FECHA
DIRECTIVO ASESOR EJECUTIVO PROFESIONAL TECNICO ASISTENCIAL
Decanatura
1 1 1 3
Vicedecanatura Acadmica
1 1 1 3
Secretaria de Facultad
1 1 1 1 4
Oficina de Registro y Notas
1 1 2 1 5
Unidad Administrativa
1 2 3 1 7
Tesoreria
1 1 1 3
Marengo
1 1 1 1 4
Informtica
1 1 2
TOTAL PERSONAL REQUERIDO
POR NIVEL
5 0 1 8 9 8 31
TOTAL CARGOS
NECESARIOS POR
DEPENDENCIA
DEPENDENCIA
NIVELES