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Unidad 5: Comunicacin efectiva

Habilidades Directivas II IGEM


Instituto Tecnolgico Superior de Apatzingn
1 Ing. Esbn Isa Escobedo lvarez
Ingeniera Industrial


COMUNICACIN EFECTIVA
Es la comunicacin que a travs de buenas destrezas y formas de comunicacin, logra el propsito de lo que se
quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicacin efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera
exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.
Tambin tenemos que la comunicacin efectiva es "Explorar las condiciones que hacen posible que la
comunicacin sea provechosa y eficaz".
Los seres humanos estamos inmersos en la comunicacin como peces en el agua, generalmente nos movemos
entre palabra y significados sin ser consciente de las dinmicas subyacente.
A travs de las palabras pensamos, nos comunicamos, reflexionamos, nos expresamos, opinamos, nos peleamos
e incluso nos distanciamos de lo que verdaderamente nos interesa.
Segn sea la calidad de comunicacin que mantengamos con una persona, dentro de un grupo o en una
empresa as ser la calidad de la relacin que obtendremos. De hecho, si nos detenemos a pensarlo un instante,
todas las personas que consiguen un xito solid y un respeto duradero (ya sea en el campo laborar,
empresarial o familiar) saben comunicar de manera efectiva, aun intuitivamente, sus ideas, propsitos y
emociones.
Solo conociendo y practicando los principios de una comunicacin efectiva podemos coordinar, ensear,
aceptar, dirigir, pero sobre todo lograr un clima propicio que nuestras acciones nos conduzcan a los que
realmente buscamos.
5.1 IMAGEN DIRECTIVA
5.1.1CONCEPTO
Es un fragmento ptico de la realidad hecho material posee, en su propia materialidad, una independencia
respecto a las apariencias que vehicula (lo que posibilita la existencia de una historia de las representaciones
visuales).
Para tener una imagen directiva se necesita:
1) Las palabras.
2) El tono de las palabras.
3) Lenguaje corporal.
4) Lo que entusiasma al cliente.
5) Los apoyos visuales.
6) La imagen.
7) Comunicacin no verbal.
8) La ropa.
9) protocolo.
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DIRECTIVA: La directiva es un medio de comunicacin muy importante, su uso y su aplicacin har que una
institucin marche ordenadamente y por ende el xito en su propsito se ver comandado con el prestigio y
confianza de la comunidad.
5.1.2 PROTOCOLO DIRECTO
Un protocolo es el conjunto de normas para comunicarse dos o ms entidades (objetos que se intercambian
informacin).
LOS ELEMENTOS QUE DEFINEN UN PROTOCOLO SON:
- Sintaxis: formato, codificacin y niveles de seal de datos.
- Semntica: informacin de control y gestin de errores.
- Temporizacin: coordinacin entre la velocidad y orden secuencial de las seales.
LAS CARACTERSTICAS MS IMPORTANTES DE UN PROTOCOLO SON:
- Directo/indirecto: los enlaces punto a punto son directos pero los enlaces entre dos entidades en diferentes
redes son indirectos ya que intervienen elementos intermedios.
- Monoltico/estructurado: monoltico es aquel en que el emisor tiene el control en una sola capa de todo el
proceso de transferencia. En protocolos estructurados, hay varias capas que se coordinan y que dividen la tarea
de comunicacin.
- Simtrico/asimtrico: los simtricos son aquellos en que las dos entidades que se comunican son semejantes
en cuanto a poder tanto emisores como consumidores de informacin. Un protocolo es asimtrico si una de las
entidades tiene funciones diferentes de la otra (por ejemplo en clientes y servidores).
- Normalizado/no normalizado: los no normalizados son aquellos creados especficamente para un caso
concreto y que no va a ser necesario conectarlos con agentes externos. En la actualidad, para poder
intercomunicar muchas entidades es necesaria una normalizacin.
5.2 CONDUCCIN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS
Las diferencias entre una presentacin oral adecuada y una presentacin oral profesional son muy sutiles. Sin
embargo, es relativamente fcil llegar a desarrollar una presentacin altamente profesional si se le planifica de
antemano y se practica. El objetivo de este informativo es explicitar aquellos factores que conducen a una
presentacin efectiva y exitosa.
Presentaciones Orales
Al prepararse para una presentacin oral de un trabajo, debe considerar una minuciosa planificacin del
esquema a seguir, con la finalidad de encontrar un ptimo del tiempo de presentacin antes de efectuarse la
misma. Deje lo menos posible a la improvisacin, ya que por lo general sta trae consigo prdida de tiempo. Si
es posible, ensaye su presentacin antes de efectuarla, y realice en ese tiempo los ajustes necesarios. Para
improvisar exitosamente es por lo general necesario un mnimo de experiencia previa en planificacin de
presentaciones. Siga las indicaciones a continuacin:
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1.-El lmite de tiempo para las presentaciones ser, sin excepcin, de 10 min. Un exceso del tiempo disponible
podr ser penalizado. Al finalizar la presentacin, se abrir una discusin de no ms de 5 min. Al final de la
sesin de presentaciones se abrir un periodo de discusin general.
2.-Aproveche el equipo audiovisual disponible en su presentacin. Este consiste en proyectores de diapositivas y
lminas de acetato. Hacer esto ayuda a: (1) fijar la atencin del auditorio, (2) lograr una mejor transferencia de
informacin, y (3) ayudarle en la organizacin y recuerdo de los puntos a comunicar. Una presentacin oral
carente de apoyo audiovisual corre el riesgo de tornarse desorganizada y retrica.
3.-Las lminas y/o diapositivas deben contener poca informacin escrita, ya que un exceso de texto puede
desviar la atencin del auditorio, y si existen limitaciones de tiempo, podra inclusive resultar en prdida de
material. Considere el ejemplo extremo de presentar en varias lminas un texto extenso, mientras el relato oral
se concentra en resumir este texto: por lo general no habr tiempo para que el auditorio tenga oportunidad de
leer el texto, al mismo tiempo que su retencin del relato oral ser poca, al estar concentrado en la lectura.
4.-La presentacin no debe ser una mera lectura de las lminas y/o diapositivas. Esto da la impresin de que el
presentador no sabe de lo que est hablando, adems de que implica no observar al auditorio e inclusive darle
la espalda.
5.-En muchas ocasiones, la mejor forma de transmitir la informacin en lminas y/o diapositivas es mediante el
uso de grficos y esquemas. A menos que sean de tamao reducido o sean el punto central de una discusin, las
tablas ocasionan el mismo efecto que el exceso de texto. No incluya la misma informacin en formato de grfico
y tabla.
6.-El nmero total de lminas y/o diapositivas vara segn la cantidad de informacin en cada una y el uso que
haga de ellas el expositor. Sin embargo, considere que existe un tiempo mnimo para el cambio de lminas,
usualmente no aprovechado.
7.-Es convenientes que las lminas, esquemas o grficos resalten un ttulo conciso e informativo, que permitan
al auditorio en primera instancia decidir si desean prestarle atencin a la lmina, al expositor, o a ambos.
8.-Nunca suponga que el auditorio sabe lo que usted quiere decir, pero tampoco abunde en explicaciones sobre
detalles. Sea concreto en los puntos de su exposicin, y evite usar trminos que abran caminos a discusiones
que no van a ser abordadas por usted. Durante la discusin podr hacerlo.
9.-Observe al auditorio en el momento de hablarles, ya que esta prctica crea un puente que facilita con
frecuencia la comunicacin y el inters, pero no permita que las expresiones asumidas por las personas frente a
usted modifiquen el esquema previamente establecido.
Presentaciones escritas:
Las presentaciones escritas (ya sean guas de lectura, trabajos prcticos, etc) deben ser entregadas en la fecha
establecida por el docente, la que es previamente comunicada.
El mismo da de la presentacin, cada grupo deber presentar al menos una (1) copia escrita de un resumen de
su trabajo, siguiendo las siguientes indicaciones:
1. Los resmenes deben ser informativos, es decir, no deben fundamentarse en la discusin de los resultados,
sino en los resultados en s mismos. El aspecto central del resumen es la exposicin de los objetivos, la cual debe
ser clara y concisa. Los resultados deben corresponderse con tales objetivos, y en la mayora de los casos es
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necesaria una breve explicacin de la metodologa empleada. Asimismo debe resumirse las principales
conclusiones derivadas del estudio, una vez ms en correspondencia con los objetivos planteados.
2. Los resmenes no deben ser nicamente indicativos. El texto debe hilarse con coherencia para facilitar su
comprensin, y no consistir meramente en una compilacin de frases independientes.
3. El texto debe ser breve. El conjunto de ttulo, autores, y texto del resumen no deber exceder una cuartilla,
siguiendo las indicaciones de formato.
4. A excepcin de circunstancias inusuales, los resmenes no incluyen referencias bibliogrficas. Un caso comn
en el cual esto no se cumple es cuando uno de los objetivos importantes del trabajo est referido al apoyo o la
crtica del trabajo citado.
5. El texto debe escribirse en un solo prrafo, sin dejar sangra al inicio.
6. Formato: mrgenes de pgina convencionales (3 cm superior e izquierdo, 2 cm inferior y derecho); si es
escrito en computadora, tamao de letra 12; escrito a doble espacio; dos espacios entre ttulo y autores, dos
espacios entre autores e inicio del resumen; el ttulo debe centrarse en el tope de la pgina y escribirse en
maysculas; los autores deben centrarse justo debajo del ttulo; el texto del resumen no debe estar justificado,
sino alineado a la izquierda.
7. El ttulo del resumen debe ser informativo. Debe iniciarse con una palabra que indique el rea general dentro
de la cual el trabajo puede ser clasificado, con la finalidad de facilitar su bsqueda en bases de datos indexadas.
No debe contener ms de quince palabras.
5.3. ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIN EFECTIVA
* Profundidad de la investigacin:
El desarrollo de ideas debe ser mayor que el tiempo dedicado a preparar las diapositivas. Bsqueda de
informacin.
Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un argumento slido que cubra los tpicos y
dimensiones exigidos por el tema a tratar.
* tica:
Desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor, observando a lo largo de la
presentacin el citar las fuentes de las cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentacin
(texto, fotografas, imgenes, mapas, etc.).
* Diseo:
Seleccionar texto e imagen. Utilizar la creatividad.
Se debe tener un guin como base para una estructura lgica, y guin con los temas y subtemas puede ser la
diapositiva inicial de la presentacin.
A partir de sta se definen los ttulos de las otras diapositivas y bajo cada ttulo se incluye el texto explicativo, las
imgenes de apoyo y las notas personales.
El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva debe contener
slo seis lneas de texto, no importa que un par de diapositivas tengan 8 lneas, pero que esto no sea la regla.
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Se debe tener especial cuidado con la redaccin y ortografa.
La presentacin es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de ste, debe hacer comentarios
adicionales.
Simplificar, volver a editarla
Armona
Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentacin.
Sea consistente en el tipo de letra, su tamao y formato.
Se debe usar un tipo de letra clara y fcil de leer.
Como Arial, Tahoma o Verdana. As como fondos de pantalla sencillos.
Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar ms alejado del saln. Las combinaciones de maysculas y
minsculas son las ms legibles.
* Eliminar Distracciones.
Los diseos muy vistosos y coloridos pueden opacar el impacto del mensaje.
Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es ms fcil leer cuando el
texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las transiciones, pues no todas las diapositivas
requieren efectos especiales.
Una presentacin muy cargada distrae a la audiencia
* Presentacin:
Hablar.
Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a
darle mayor credibilidad y confianza.
El orador efectivo crea una conexin fuerte con la audiencia y establece contacto visual con cada miembro.
Actuar.
No se puede olvidar su primera y mas til herramienta audiovisual: uno mismo!.
Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le permitan acercarse ms a su audiencia.
Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el presentador adems del contacto visual y el entusiasmo,
consiste en contar ancdotas personales.
* La audiencia.
Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia.
Si el mensaje llega a la audiencia de una manera convincente, es probable que varios de los asistentes den
seales de aprobacin mediante alguna forma de lenguaje corporal.
Es importante que dentro del tiempo de la presentacin haya espacio para hacer preguntas.
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TECNOLOGA PARA UNA PRESENTACIN EFECTIVA
La herramienta tecnolgica idnea para apoyar presentaciones es el Power Point.
Existen otros software como: Los procesadores de textos grficos.,
Procesador de palabras Word, Publisher aplication, Excel, Flash, otras herramientas menos sofisticadas, como:
los retroproyectores, fotografas, vistas fijas, diapositivas, apuntadores lser, etc.
Seis pasos para lograr una presentacin efectiva
1. Empiece por el principio
2. Sea informativo, No abrumador
3. Prepare una visin general de la presentacin
4. Preprese para su presentacin como si usted fuera un actor.
5. Prese y haga su presentacin de manera clara y comprensible
6. Tenga un plan B.
Conduccin de la Entrevista
1. Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio (Honestidad).
2. Explicar la funcin propietaria como analista y la funcin que se espera conferir al entrevistado.
(Imparcialidad).
3. Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
6. Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestin.
8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse alas respuestas (Comunicacin).
5.4. CONDUCCIN DE ENTREVISTAS
Entrevista
Como una herramienta que permite recabar informacin e indagar diversas reas de un modo detallado como
parte de un proceso que conduce a la toma de decisiones en el mbito administrativo de la Org. El entrevistador
debe tener bien claros sus objetivos. Una de las partes compra un producto y la otra vende. Se adapta a
diferentes mbitos y circunstancias, basada en un dilogo donde sus participantes hablan, intercambian
palabras, gestos, silencios. El entrevistado tambin evala al entrevistador segn sus intereses tanto
profesionales como materiales.
Generalmente se habla de asimetra de la entrevista que existe pero de forma alternada. Si bien hay dentro del
imaginario un poder que es asignado al entrevistador como aquel que puede otorgar, la funcin medular que le
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corresponde es la de dirigir la entrevista segn objetivos. Deben tenerse en cuenta las necesidades del mercado
pues en aquellos perfiles con alta demanda y poca mano de obra, suele invertirse la ilusin de quien detenta el
poder. En esos casos es el entrevistado quien tiende a dirigir la entrevista y a establecer abiertamente las
condiciones.
La funcin de la entrevista no pasa por la ilusin de un supuesto poder sino por el relevamiento de informacin
objetiva y sinceridad con la que se manejan los actores. Ambos actores decidirn sobre la base de sus intereses
finalizada la entrevista.
En un mercado deprimido la asimetra tendr un sustento real pues el entrevistado tratar por todos los medios
de vender su producto aunque sobrepase las necesidades de la org.
Puede suceder que el entrevistado considere sus capacidades acordes con un perfil que no concuerda ni con su
experiencia ni conocimientos y basa su demanda en las necesidades econmicas. Le interesa el salario, por lo
tanto le falta criterio de realidad. La asimetra deberamos ignorarla pues es la trampa que obstaculiza la
objetividad. necesito trabajar estoy harto de que mi perfil sea alto y la avaricia de explotar conocimiento y
experiencia por parte de la org. conduce a la desmotivacin, pues una vez lograda la posicin el candidato
tratar de ocupar una superior por todos los medios. No son tan pacientes, ocupados respondiendo otras
demandas laborales acordes a sus deseos. Su rendimiento no ser el esperado, el entrevistador err su
cometido.
El rol del entrevistador debe centrarse en los objetivos de la posicin y de los resultados significativos que
fueron previstos tanto para el empleado como para la org. Pone a prueba su capacidad para discernimiento en
la escucha objetiva, sea sta verbal o gestual o llena de silencios.
Cuatro tipos de entrevistas:
Seleccin de personal: Responsabilidad de marcar como positivo a un postulante para pasar a la categora de
candidato al puesto de trabajo.
Entrevista de ingreso: Establecer la puesta en marcha del contrato psicolgico.
Evaluacin de desempeo: Enunciar aciertos y defectos del empleado y tener la capacidad para establecer
feedback capaz de neutralizar efectos negativos y motivar para lograr objetivos esperados.
Entrevista de desvinculacin: marcar con pruebas evidentes una decisin de org.
Una entrevista es eficaz si logra el objetivo de comunicar mutua informacin sobre el tema invocado, dentro de
un perodo de tiempo razonable.
Objetivos:
* Determinar las calificaciones del entrevistado en lo profesional
* Determinar aptitud/actitud del entrevistado para desempearse en la tarea
Preparacin del entrevistador:
* Conduccin de la entrevista
* La tcnica de escuchar
* La tcnica de interpretar en el momento
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* La tcnica de evaluar a posteriori
La conduccin de la entrevista:
* Las tareas especficas del puesto
* Responsabilidades del cargo
* Esclarecer el tipo de persona ms adecuada
* Informar a quines deber reportar
* Salario, horarios y lugar de trabajo
* Preguntas sobre CV poco claras
* Objetivos de la entrevista
Preparacin de la entrevista:
La preparacin es fundamental para lograr el objetivo. Se debe recordar las normas bsicas de cortesa y
consecuencias legales que pudieran derivarse de este trabajo. Preparar una estrategia a travs de la lectura del
CV, se debe contar con los antecedentes del empleado en la desvinculacin como en la evaluacin de
desempeo.
Se debe realizar en privado, el entrevistado debe abrirse al entrevistador quien debe propiciar su apertura y
espontaneidad. Se debe sentir cmodo ya as mostrar su verdadero perfil y que piense menos en las
consecuencias negativas que puedan tener sus comentarios acerca de s mismo.
El entrevistado debe sentirse cmodo, las tcnicas son variadas y depende del entrevistador. Es aconsejable
invitar al entrevistado a que se exprese con total libertad desde el inicio de la entrevista. Hay que dejarlo hablar,
sin intervenciones demasiado largas. Tomarse el tiempo necesario para reflexionar sobre la persona, evaluar la
informacin e interpretar los hechos.
Errores en la entrevista:
El ms habitual es hablar demasiado lo cual imposibilita recabar los datos necesarios para tomar una decisin
lgica y objetiva.
Algunos toman una actitud parca, creando incomodidad, aumentando la ansiedad y provocando prdida de
informacin valiosa.
Tratar al postulante como a un nombre en una ficha es deshumanizarlo lo que provocar reticencias.
Es importante aportar una pizca de intuicin sin confundirlo con juicio apresurado.
El entrevistador debe poder predecir con razonable procesin el futuro desempeo del postulante y tomar
registro de su impresin como dato.
Cuidado con prejuicios y estereotipos que afloran de manera inconsciente.
Efecto de halo consiste en la tendencia natural de juzgar por inferencia las contestaciones que el postulante da a
preguntas no directas y expresamente formuladas por el entrevistador y a las que ste confiere una carga
subjetiva fuerte. Esto puede llevar a desear a alguien en un puesto cuando quizs no sea la mejor eleccin.
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No conviene hacer:
* Preguntas de respuestas si/no Mejor preguntas abiertas
* Preguntas de respuesta breve
* Preguntas sugerentes que den por seguro la respuesta
* Preguntas frontales
* Preguntas capciosas
Las tcnicas que debe desarrollar un entrevistador deben tender como mximo ideal a predecir, no slo a
describir y justificar
Escuchar es un arte; es necesario un autoanlisis para saber cules son nuestros filtros, conocer los prejuicios,
creencias y actitudes que influyen en nuestra percepcin.
El 30% para hablar y el 70% para escuchar, haciendo preguntas referidas al trabajo, sobre aptitudes y actitudes.
A todos los postulantes se deben preguntar las 2, 3 o 5 preguntas clave que juzga esenciales para luego poder
discernir en igualdad de condiciones.
Dejar unos minutos finales para que el entrevistado pueda agregar algo
Se deben entrevistar tantos candidatos como se requieran para asegurar el xito duradero del vnculo entre la
empresa y la carrera del postulante.
Se deben realizar tantas entrevistas como se requieran para la toma de una decisin objetiva.
Clasificacin de entrevistas:
Cerradas: Preguntas de respuestas del tipo si/no. Se utilizan cuando se privilegia cuantitativamente la economa
de tiempo y recursos. Por ej.: la seleccin masiva de personal.
Pautadas: Entrevista donde se focalizan los objetivos que se ha propuesto el entrevistador marcando los temas
a tratar segn un plan de entrevista. Es aconsejable cuando queremos obtener informacin cualitativa que
permite profundizar puntos oscuros o dudosos.
Abierta: Es usual en la prctica psicolgica clnica o en cualquier otro mbito donde lo que se intenta es que el
entrevistado elija libremente qu y cmo va a decir. Modalidad que insume mucho tiempo y poca participacin
del entrevistador, quien escucha siguiendo al entrevistado.
Clasificacin segn cantidad de participantes:
Individuales: Participan entrevistador y entrevistado
Grupales: Participan ms de un entrevistador o ms de un entrevistado. Permiten comparar diferentes estilos.
Pasos de la entrevista:
Preparacin: Planificacin de temas a tratar teniendo la mayor informacin del entrevistado. Se decide la
estrategia y se organizan las preguntas.
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Apertura: Momento en que se recibe al entrevistado y se anticipa qu temas se tratarn, duracin y dinmica.
As se reduce la ansiedad.
Desarrollo: Se abordarn temas de inters de acuerdo a los objetivos procurando preguntas claras, concisas. La
escucha es un arte que permite tomar el tiempo necesario antes de pasar de un tema al otro.
Devolucin: Consideraciones preliminares y puntos de vista, que el entrevistado recibe con respecto a su
actuacin. Esto baja ansiedades y evita la generacin de expectativas infundadas. Un entrevistador debe poseer
la idoneidad para poder neutralizar, minimizar, ansiedad, angustia y expectativas que trae todo sujeto
convocado y que concurre porque es algo que desea, ms en el caso de seleccin de personal, evaluaciones
tcnicas o promociones. En el caso de evaluacin de desempeo y desvinculacin la devolucin es
imprescindible.
Cierre: Se despide al entrevistado y se le informa los pasos a seguir
Evaluacin: Se plasma el resultado de la entrevista. Nuestras consideraciones, las que incluyen dudas,
afirmaciones y puntos negativos del entrevistado.
5.5 CONDUCCIN DE JUNTAS
Cuntas veces hemos llevado a cabo juntas de trabajo en las que el comn denominador es prdida de tiempo y
falta de solucin del problema a tratar. Una junta de trabajo es una reunin entre colaboradores (empleados y
jefes) con un objetivo comn, en un mismo espacio y a un determinado tiempo. Las juntas de trabajo pueden
llevarse a cabo para solucionar algn problema, revisar resultados, darle seguimiento a planes anteriores o
generar algn nuevo plan.
Vamos a la junta semanal, otra vez!, T sabes para que vaya a ser? Slo es para perder el tiempo, ya que
nunca llegamos a nada Le suena conocida la historia? Muchas juntas de trabajo son altamente improductivas
porque los que acuden a ellas adolecen de cuatro factores indispensables para que se de una buena junta de
trabajo. Estos factores son: un antecedente para los participantes, un objetivo comn, un moderador/facilitador
y una conclusin con su minuta.
El antecedente es la invitacin, o la minuta de anterior junta, de tal manera que el participante sepa que pas
antes de la reunin. El objetivo es la razn por la que se est realizando la junta y cul ser el parmetro para
medir si la junta termin y para evaluarla. Durante el desarrollo de la reunin, deber haber una persona que
facilite dicha junta. Facilitar significa hacer que los participantes lleguen a cumplir el objetivo propuesto.
Finalmente la conclusin es el resumen dnde se comenta lo que se hizo en la junta, y cul ser el siguiente
paso. Junto con la conclusin deber elaborarse una minuta para consolidar los acuerdos a los que se han
llegado durante la reunin.
El facilitador es la personalidad central de una junta de trabajo, a continuacin describo algunas sugerencias
para mejorar el desempeo del mismo. Tambin incluyo una gua para detectar los diferentes tipos de
participantes en las juntas.
El factor ms importante a considerar en las juntas, son los participantes a ellas. Cada da la tendencia es hacer
las juntas ms interactivas, de tal modo que quienes acuden a ellas, puedan tener un mayor provecho de la
interaccin con el expositor. Anteriormente las juntas eran para or que deca el jefe, pero ahora, adems de or
la opinin de jefe, l tambin escucha la de nosotros.
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Para que los participantes a una junta puedan llegar al objetivo propuesto, debern estar en un ambiente clido
y a su gusto.
Existen varios problemas a evitar en juntas de trabajo; el facilitador, deber ayudar a que el grupo supere los
siguientes estereotipos:
* Vaciladores: divagaciones, bromas, prdida de tiempo improductivamente. Comprende a las personas que
constantemente estn hablando de otra cosa: futbol, el huracn o la ltima versin del software. Son los tpicos
que opinan slo para contar chistes, relacionados o no al tema de la junta.
* Despticos: no aceptan ideas, usan su poder para opacar opiniones, no comparten con los dems. Es el tpico
jefe que regaa al ayudante: cmo crees! eso est mal, a quin se le ocurre! de plano, slo a ti se
ocurre eso, qu no piensas?!
* Dominantes: Hacen menos a los dems, acaparan el tiempo, imponen sus ideas. Usan frases como: estoy
seguro de lo que les estoy diciendo! Lo he probado miles de veces! Crees que no se?
* Reacios: estn callados, se conforman con todo lo que pasa, no opinan. Slo mueven la cabeza
espordicamente aseverando o negando, pero nunca hablan. Este tipo de participantes, es muy comn que al
salir de la junta se quejen de todo y exterioricen todos los errores que detectaron en la junta. Estn en un
rincn, callados.
* Apresurados: Tienen urgencia de terminar, apresuran las presentaciones, cierran las sesiones de preguntas.
Constantemente comentan: bueno, pues con esto terminamos
* Sordos: No atienden ms que a sus opiniones, no escuchan al moderador.
* Desviadores: sacan al grupo del tema, mueven la conversacin a otro tema.
* Rivales: exteriorizan conflictos anteriores, usan el foro para aclarar problemas anteriores.
El facilitador deber identificar rpidamente a los participantes con estas caractersticas, para poder
contrarrestarlas y as interaccionar con todos ellos en la junta.
Las siguientes sugerencias pueden ayudarle a manejar a los participantes de cada tipo:
* Vaciladores: hacerles preguntas directas.
* Despticos: hacerles preguntas directas sobre su opinin, reconocer cuando tienen un acierto.
* Dominantes: hacerles preguntas con respuesta negativa como: entonces usted lo que dice es que? Es
importante para este tipo de preguntas conozcamos que la respuesta va a ser negativa, de tal modo que el
participante acepte decir no.
* Reacios: hacerles preguntas dicotmicas (SI/NO), para que se vayan integrando. Al participar reconocer dicha
participacin ante el grupo: muy bien!, excelente opinin!
* Apresurados: Identificar algn tema de inters relacionado con la presentacin e involucrarlos. Preguntarles:
de qu forma se relaciona este tema con su rea de competencia?, nos podra platicar un poco ms de?
* Sordos: Realizar preguntas guiadas: verdad que es mejor? est usted de acuerdo que?, reconocer las
intervenciones que tengan.
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* Desviadores: Hacer preguntas de regreso a tema como: de que forma se relaciona su comentario con?
podramos utilizar lo que usted comenta para?.
* Rivales: Evitar que se confronten, desviando las preguntas directas de un rival a otro, contestndolas usted
mismo, o invitando a otro participante a opinar. Usar frases como: un momento, de lo que usted acaba de
comentar me gustara conocer la opinin de
Definitivamente el manejo de participantes difciles no es fcil, pero de esto depende que la junta de trabajo
pueda ser altamente efectiva, y no se vea opacada por participantes atpicos y apticos. Estos puntos que se
mencionaron debern practicarse, tanto la identificacin del tipo de participante como el manejo del mismo.
La repeticin y prctica de los anteriores puntos harn que se desarrolle en ustedes una habilidad para manejo
de grupos y conduccin de reuniones de trabajo.
5.5.1 QUE ES UNA JUNTA
Una junta es el acto de reunir o congregar a un nmero determinado de personas para tratar un tema o varios
temas sobre los ms diversos aspectos. Una junta se sustenta entre otras muchas cosas, en la persona que la
dirige. Hay que definir de forma muy clara los temas a tratar, los objetivos de la reunin y hay que hacer una
correcta preparacin de los temas. Hay que trazar un correcto plan de desarrollo y prever posibles situaciones
que se puedan producir. Hay que evitar, en la medida de lo posible, la improvisacin.
Dirigir una junta, no es tarea fcil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunin se exteriorizan cualidades personales
como educacin, conocimientos generales, la formacin de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y
cualidades. Y sobre todo conocemos si domina el tema de la reunin o si realmente slo conoce ciertos aspectos
generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rgidos que den lugar a posibles
discusiones o alteraciones de los objetivos finales.
5.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA
Hay distintas formas de organizar el tiempo y las actividades de una junta de trabajo en un grupo de autoayuda.
Se suele variar el tipo de reunin conforme a las necesidades de cada situacin. Aunque es comn tener varias
formas de trabajo, frecuentemente hay una que se aplica en la mayora de los casos.
En algunos grupos el formato ms usado es flexible y abierto. En otros, lo normal puede ser la junta de estudio,
llevada con base en una lectura hecha entre todos. Se genera as una situacin que permite a cada uno
compartir distintas experiencias personales. La forma de trabajo que se aplica define el tipo de trabajo a
realizar, la manera de tratar los temas e inclusive la manera de sentarse. Sin embargo, es poco frecuente que el
plan de junta se especifique por escrito. Generalmente se establece cada tipo de junta como parte de los usos y
costumbres aprendidos con la participacin.
En algunos casos puede ser que en los ltimos minutos de la que termina se prepare la junta siguiente. En otros
casos se llega a planear con anticipacin el trabajo de varias semanas o meses, por ejemplo usando propuestas
hechas primero por un comit y luego acordadas por todos.
Mucho se ha hablado sobre cmo realizar juntas de trabajo efectivas. En realidad es muy sencillo poder llevarlas
a cabo, slo debemos de tomar en consideracin algunos puntos. Que a continuacin se describen:
Prepara la agenda de la junta por escrito: Especifica claramente lugar, fecha, hora de inicio y trmino de la junta,
as como las personas que tomaran parte en la junta de trabajo. Realiza por escrito los temas a tratar durante la
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sesin, los tiempos asignados para cada tema, el objetivo o propsito de la junta. Bastar con un par de
enunciados. No te extiendas demasiado. Eso si el objetivo debe de ser claro para todos.
En cuanto a la seleccin de las personas que tomaran parte de la junta de trabajo, ten en consideracin que
debes de ser muy cuidadoso a la hora de seleccionar, esto con el fin de no convocar a personas que no tengan
relacin alguna con los temas a tratar. Esto es uno de los principales problemas que se presentan.
Enva una copia de la agenda, ya sea por va correo electrnico, fax o copia fotosttica antes de la junta a cada
persona que tomar parte en la sesin. Cercirate que hayan recibido la agenda. Lleva un par de copias ms a la
junta de trabajo, debido a que es muy comn que personas que asistan olviden llevar su agenda.
Empieza y termina la junta a la hora pactada: Por respeto a las personas que llegaron puntales comienza la
junta, puedes aprovechar este periodo de tiempo, para repartir o proporcionar el material necesario para la
junta de trabajo, como podran ser copias de informes, marcadores, etc. Esto con el fin de dar un espacio de
tiempo a que todas las personas lleguen.
Ten siempre en consideracin los tiempos para cada tema, as como la hora de finalizacin de la junta. Esto es
nuevamente por respeto a las personas y sus tiempos.
Repasa la agenda con el grupo: Mediante una breve introduccin repasa con el grupo, todos los temas a tratar,
tiempos asignados, as como los objetivos o propsito de la junta de trabajo. Esto con el fin de lograr que todos
los miembros tengan una imagen clara de los resultados que se esperan obtener. Y se encuentren en la misma
sintona.
Respeta la agenda cumpliendo con todos los puntos establecidos. Lleva a cabo la sesin cumpliendo con el
orden establecido en la agenda, as como con los tiempos previamente establecidos. Esto no quiere decir que
una vez que el tiempo de un tema se ha terminado debe de continuar con el siguiente. Este punto se deja a
consideracin de la persona responsable o lder de la junta. Debido a que un tema puede ser de suma
importancia para conseguir el objetivo o propsito de la sesin.
Evita las desviaciones: Es muy comn que durante las juntas de trabajo, las personas se desven con
comentarios o ideas, que pueden no aportar mucho al objetivo establecido en la agenda. Por lo cual debes de
prestar suma atencin a los comentarios de los participantes e intervenir rpidamente, para evitar as una
mayor desviacin del objetivo o propsito de la junta de trabajo. Si durante la realizacin de la junta de trabajo
se presentan problemas, que no puedes solucionar utiliza algunas herramientas para la solucin de problemas y
as continuar con la sesin.
Diversifica la participacin: Permite que todas las personas asistentes participen y colaboren, esto con el fin de
enriquecer los temas tratados. Recuerda todas las ideas son muy valiosas. Evita a toda costa que una persona
monopolice la conversacin. Asigna tiempos para hablar, o te puedes valer de la asignacin de un orden
especfico para que los miembros puedan aportar sus ideas.
Resume los temas tratados: Una vez que todos los temas de la junta sean abordados realiza un pequeo
resumen de cada una de ellos en donde especifiques claramente, que fue lo que se acord as como el
responsable de llevar a cabo las acciones mencionadas dentro de la junta de trabajo. Puede realizar una minuta,
en donde se registren todos los acuerdos y acciones a tomar por todas las personas, ah mismo puede recabar
las firmas de compromiso de sus colaboradores, y envirselas por los medios ya mencionados anteriormente.
Para poder dar seguimiento a los temas tratados.
5.5.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA
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PREPARARSE PARA UNA JUNTA
1. Definir los objetivos y los resultados deseados. Saber que estn tratando de lograr si es que tienen una junta.
2. Determinar si una actividad diferente puede ser aparte de las juntas. Muchas juntas son canceladas cuando
llamadas, correos electrnicos, o uno a uno pudo haber sido la mejor opcin.
3. Determinar los temas de los que se necesitan hablar y la mejor forma para discutir cada uno de ellos. Saber lo
que quieren lograr para la junta.
4. Estimar el tiempo de la junta la gente necesita planearse para el tiempo de la junta.
5. Crear una agenda que est muy bien programada.
6. Entregar las agendas con anticipacin para que los participantes tengan tiempo de planear y se preparen para
la junta.
7. Hacer cada junta un evento de a prendimiento, incorporar creatividad y avanzada educacin en un tema.
8. Usar variedad de herramientas y actividades para hacer la junta productiva y divertida hacer que los vecinos
estn entretenidos.
EMPEZAR LA JUNTA
1. Comunicar el propsito y el resultado deseado para todos los participantes.
2. Aclarar el tipo de participacin e interaccin deseada.
3. Poner las reglas: cuando la junta se termine y cada miembro sea escuchado. Que es lo que se espera.
4. Demostrar que sus ideas, opiniones, y preguntas tienen valor.
ASIGNAR ALGUIEN QUE TOME NOTAS
1. Quien atendi.
2. Cules fueron los problemas que se discutieron.
3. Decisiones que se tomaron.
4. Siguientes pasos: quien necesita acabar una tarea, la fecha de cuando empezara y que es lo que exactamente
se necesita.
CONDUCIR LA JUNTA
1. Tomar el tiempo y escuchar historias.
2. Aclarar y parafrasear ideas.
3. Preguntar por diferentes puntos de vista.
4. Usar tcnicas juntando ideas.
5. Estar enfocados en los temas de la agenda. No salirse del tema o distraerse.
6. Capturar ideas que fueron fuera del tema y escribirlas en un papel separado para despus discutirlas.
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7. Asignar los siguientes pasos durante la junta.
MANTENER LA JUNTA ENFOCADA
1. Apuntar informacin y datos de la junta. Asegurarse que todos sean escuchados.
2. Dejar que la gente entienda el contenido. Usted gui el proceso.
3. Reconocer y reinformar contribuciones constructivas.
4. Usar la agenda para mantenerse en el mismo tema.
5. Vari el Paso: rpido, despacio y tomar descansos.
6. De vez en cuando resuma los puntos ms importantes y pregunten si estn de acuerdo.
7. Ayudar al grupo que alcanc conclusiones.
BIBLIOGRAFIA
Comunicacin afectiva:
http://www.buenastareas.com/ensayos/Habilidades-Directivas-Ii/2404131.html
www.emagister.com
www.monografias.com
www.gestiopolis.com
Imagen directiva:
http://www.monografias.com/trabajos70/comunicacion-efectiva/comunicacion-efectiva.shtml