Gastos devengados

Con los aos, las oficinas han mejorado en los gastos acumulados. Sin embargo, las acumulaciones
incorrectas de gastos siguen siendo la mayor deficiencia que se identifica en la auditora. Cuando un
gasto no se devenga adecuadamente, conduce a cargos, tiempos y pruebas significativamente cada
vez ms grandes para los auditores y trabajo adicional para la oficina que identific el error. El
personal de Finanzas de Visin Mundial se ve afectado al tener que presentar ms documentacin y
dar ms explicaciones a los auditores. No olviden que todos los gastos se contabilizan cuando se
reciben los bienes o el servicio y no cuando se pagan. El gasto se debe devengar aunque todava no
se haya recibido la factura. En tal caso, el gasto devengado puede basarse en el precio cotizado.
Estn preparados para suministrar documentacin de respaldo en caso de que su pas sea
seleccionado para dar pruebas de gastos.

Este ao hemos agregado una nueva lista relacionada con la acumulacin de gastos. La nueva Lista
AB requiere que cada oficina elabore una lista de gastos conocidos del AF13 que no hayan sido
registrados en el AF13 (sino en octubre, noviembre o diciembre del AF14). Le pedimos que a
medida que se pagan las facturas en octubre, noviembre y diciembre, revise cuidadosamente que el
gasto sea registrado en el ao fiscal correspondiente. Si encuentra un gasto que supera los $10,000
(por factura, no por la suma de varias facturas) y que debera haber sido registrado en el AF13, pero
no se registr, reprtelo a Contabilidad del CG en la lista AB. Contabilidad del CG entonces
compilar esta informacin y registrar aquellos gastos que figuren en los estados financieros
auditados. De esta manera esperamos que disminuya notoriamente la cantidad de errores y
constataciones de auditora ofrecindole a las oficinas una segunda oportunidad para devengar
gastos del AF13. Recuerden que este proceso no reemplaza la acumulacin apropiada de cuentas
por pagar al cierre del ejercicio. Este proceso le brinda a las oficinas una ltima oportunidad para
verificar que las cosas se acumulan adecuadamente.



Los siguientes son los errores ms comunes de gastos encontrados en aos anteriores:
Error de Gasto Acumulado Adecuado de Gastos
Los contratos de seguros se reflejaron como gasto
cuando se pagaron.
Bajo contabilidad devengada los contratos de seguros
se deben contabilizar como gastos prepagados y
reflejarse como gastos en los perodos a los cuales se
relaciona la cobertura.
Un empleado pag por espacio en un hotel por una
conferencia que se extendi ms all del cierre del
ejercicio fiscal. El gasto completo se contabiliz en un
ao.
Este costo debi haberse dividido con base en el ao
fiscal en que ocurri el gasto.
El pasaje areo se reflej como gasto cuando se
compr.
El pasaje areo debi reflejarse como gasto el ao en
que se produjo el vuelo, independientemente del
momento en que se compr el boleto.
La bonificacin al final de un contrato de empleo de
corto plazo se reflej como gasto cuando se pag al
trmino del contrato.
Pagos como bonificaciones, que se relacionan con el
contrato completo, deben reflejarse como gastos a lo
largo de la duracin del contrato.
El gasto se registr por un contrato de construccin
para construir edificios, sin embargo poco o ningn
trabajo se haba realizado al final del ao.
El gasto debe contabilizarse en el perodo en que se
reciben los bienes o servicios.
El gasto no se acumul al cierre del ejercicio cuando
segn contrato, la construccin no se haba
terminado.
Aunque al momento del cierre del ejercicio la
construccin no se haya completado al 100%, el gasto
se debe acumular por el % completado al cierre del
ejercicio, por tanto una evaluacin.
El pago total de 6 meses de renta de la oficina (Julio
a Diciembre) se contabiliz como gasto en julio
cuando se pag.
El gasto slo deber contabilizarse cuando los bienes o
servicios hayan sido recibidos y no cuando se pagan. El
prepago deber registrase como un activo.
Los servicios pblicos de todo el ao se pagaron y
contabilizaron como gasto en Enero.
El gasto debe contabilizarse en el perodo en que se
reciben los servicios. Si se realiza un prepago, el monto
deber registrarse como un activo y reflejarse como
gasto tal como se utiliz.
Los gastos que ocurrieron en un ao fiscal no se
contabilizaron como gasto sino hasta que se pagaron
despus del cierre del ejercicio.
Los gastos deben reflejarse como gastos cuando el
gasto ocurre y no cuando se paga.
Los gastos no se contabilizaron porque una factura
no se recibi a tiempo, un proveedor retras la
emisin de una factura o hubo un retraso en la
recepcin de un reporte de inspeccin.
Los gastos que se sabe que ocurrieron pero cuya
factura an no se ha recibido debern tambin ser
reflejados como gastos en el ao en que ocurrieron
utilizando una cuenta de gastos acumulados. Los
gastos tambin se anotarn en libros por fecha del
reporte de inspeccin si aplica.
Los gastos se registraron de conformidad con los
trminos de una donacin, por restricciones de
presupuesto o por el ao fiscal de un donante
Todos los gastos se deben contabilizar en el ao en
que ocurren y usar el ao fiscal de Visin Mundial
Internacional que termina el 30 de setiembre.

Srvase tener en cuenta estos ejemplos a medida que nos preparamos para el cierre del ejercicio. Un
poquito de atencin extra al corte de gastos nos ahorrar mucho tiempo despus en la auditora.