Calculo Inventario Critico PDF

Charlas para la gestin del mantenimiento
Fernando Espinosa Fuentes

La funcin administrativa asociada al inventario y
abastecimiento tiene un alto impacto en la
productividad del mantenimiento.
Cmo influyen?:
La siguiente lista son algunas de las formas de como
pueden afectar la productividad del mantenimiento:
Preparado por Fernando Espinosa
Espera por materiales
Tiempo de viajes para obtener materiales
Tiempo requerido para transportar materiales
Tiempo requerido para identificar materiales
Tiempo requerido para encontrar materiales sustitutos
Tiempo requerido para encontrar los materiales en las bodegas locales
Tiempo requerido para tramitar una orden de compra
Perdida de tiempo debido a:
Otras actividades con retraso debido a los materiales
Materiales equivocados planificados y entregados
Ordenes de compra con materiales equivocados
Materiales fuera de stock
Parte de la planificacin del mantenimiento es el detalle de
todos los materiales necesarios para realizar el trabajo,
asegurando que estarn en stock y disponible antes de que el
trabajo sea ejecutado.
Si el trabajo est bien planificado, los retrasos mencionados
deberan ser eliminados. Pero si el mantenimiento es
responsable de la planificacin del trabajo, qu es lo que se
necesitan de inventario y de adquisiciones para ser eficaz?
La siguiente informacin es la mnima requerida:
Informacin en tiempo real de las partes
Hard Copy" del catlogo de inventario
Listado de los equipo dnde se utiliza el repuesto
Piezas ordenadas
por centro de costo, departamento, equipamiento, etc.
Las cantidades disponibles que se precisan
Las fechas de entrega previstas
El planificador debe conocer a la hora de seleccionar las
piezas para un trabajo cuales estn en stock, fuera de stock,
en trnsito, etc.
El planificador debe disponer de informacin actualizada. Si el
trabajo se planifica sobre la base de informacin que es de
das, semanas o meses de antigedad, cuando los operarios
vayan a recoger las piezas, se puede experimentar todos los
tiempos de retazos ya indicados.
Si la informacin que el planificador tiene es actualizada,
entonces sabr qu medidas se pueden tomar.
La informacin mnima que el planificador necesita de
las partes incluye:
Nmero de la pieza
Descripcin de la pieza
Cantidad en inventario (bodega)
Ubicacin de la parte
Cantidad reservada para otro trabajo
Cantidad en la orden de compra emitida
Nmero de las partes sustitutas (alternativas)
Esto es cierto incluso si se ha informatizado el sistema de
inventario.
El catlogo permite el acceso al personal de mantenimiento a
la informacin de los proveedores. Este catlogo no se utiliza
para la planificacin, sin embargo, el catlogo permite que el
personal de mantenimiento saber si las piezas son artculos
de stock o no disponible de inmediato.
Esto puede ayudar a acelerar el proceso si es necesaria una
cierta parte ya que impide el retraso donde varias personas
busquen en la bodega para encontrar una parte, si no se
almacena. Esta situacin se produce con frecuencia durante la
reparacin de una avera o un tipo de emergencia.
Si el sistema de inventario dice que hay suministro suficiente de una
parte para hacer un trabajo, el planificador puede enviar un operario a
buscarlos. Cuando este descubre que las partes no existen, el sistema
de inventario pierde credibilidad. Esto afectar la utilidad de los
sistemas de inventario de mantenimiento.
Si se tiene que ir fsicamente a la ubicacin de las bodegas y
comprobar cada vez que una parte prevista est, el departamento de
mantenimiento experimentar una enorme prdida de productividad.
Las fechas de entrega previstas son importantes, ya que no siempre se
tendr en la bodega cada parte cuando se solicita. Saber cuando la
parte se entregar permite al planificador programar el trabajo basado
en esa fecha. Esto pone de relieve la necesidad de que el rendimiento
de la entrega de los proveedores sea buena tambin.
Saldos actualizados de todos los elementos, incluidos los repuestos, las
reservas y las devoluciones
Mantener un listado de piezas para cada equipo
Los costos de los repuestos y el historial del movimiento
Referencia cruzada de piezas de recambio con alternativos
Tener la capacidad de reserva de artculos para un trabajo
Tener la habilidad de notificar a un solicitante, cuando se reciben un
tem para un trabajo
Tener la capacidad de generar una orden de trabajo para fabricar o
reparar un elemento
Tener la capacidad de notificar cuando es necesario reorganizar el tem
y hacer un seguimiento de la recepcin de reabastecimiento
Tener la capacidad de rastrear los pedidos, rdenes de compra, recibos
y pedidos especiales
Tener la capacidad de producir informes de rendimiento, tales como la
exactitud del inventario, el volumen de movimientos, y agotamiento de
las existencias
La organizacin de las bodegas para el mantenimiento tambin es
crtico para la productividad del personal de mantenimiento.
A continuacin se enumeran los dos tipos de opciones de las tiendas
de mantenimiento:
Bodegas Centralizadas
Reducido mantenimiento de registros de bodegas
Reducido los costos laborales del personal
Aumento de viajes de operarios de Mantenimiento
Prdida de productividad
Bodegas Descentralizadas
Reducido nmero de viajes para buscar repuestos
Aumento de la productividad
Aumento de registros de mantenimiento
Aumento de costos laborales por bodegas
Aumento de los niveles de inventario
El mantenimiento tiene muchos tipos de repuestos que deben ser
controlados a travs de la funcin de inventario. La lista de algunas
de las categoras ms comunes:
Repuestos de libre uso
Stock de tems controlados
Repuestos crticos o piezas de recambio seguros
Piezas de recambio reparables
Consumibles
Herramientas y equipos
Residuos o de excedentes de piezas
Residuos o piezas de recambio intiles
El anlisis de estas categoras ayudar a los encargados de
mantenimiento para asegurar que los controles correctos se
colocan sobre los tems ms importantes, mientras que los
que menos importancia tiene menos controles.
Disponibles en forma libre son materiales que tienen poco
valor individual con gran volumen de uso.
Artculos controlados son similares a los elementos de tem
libre, a excepcin de su acceso es limitado. El auxiliar de
almacn entregar los tems, que requieren una solicitud o el
nmero de orden de trabajo para el tem.
tems crticos o piezas de recambio seguros son los
elementos que no tienen mucho uso, pero debido al tipo de
orden, la fabricacin y los plazos de entrega se debe
mantener en stock en caso de que se necesitan.
El factor que tambin debe ser incluido en la decisin es el
costo de la prdida de produccin o la cantidad de tiempo de
inactividad que ser contabilizado si la parte no se almacena.
Si este costo es alto, ser mejor para las acciones almacenar
una partida que arriesgar el costo de una avera.
Repuestos reparables incluira elementos como bombas,
motores, cajas de engranajes, u otros elementos que el costo
de reparacin (materiales y mano de obra) es menor que el
costo de reconstruirla. Estos artculos tambin son
generalmente caros y estos repuestos deben mantenerse en
buenas condiciones ambientales.
Los consumibles son elementos que se toman de las bodegas
son usados y desechados despus de un perodo de tiempo.
Estos elementos pueden incluir bateras de la linterna, jabn,
aceites, grasas, etc. No se realiza un seguimiento de uso y se
acusa un nmero de orden de trabajo o un cdigo contable.
En algunas empresas, herramientas y equipos se mantienen
en la ubicacin de los almacenes o en un depsito de
herramientas y anotados como artculos de inventario. Slo se
rastrean las herramientas con un valor concreto alto o donde
hay relativamente pocas en toda la compaa. No se debe
rastrear las herramientas de mano comn.
Los administradores se dan cuenta o no, es costoso tener los
repuestos.
El esquema del sistema ABC es:
tems A son
20% del stock de tems
80% del total del inventario valorado
tems B son
30% del stock de tem de repuestos
15% del total del valor del inventario
tems C son
-50% del stock de repuestos
-5% del costo total del inventario
Tipo "A" son de costo alto, elementos de este tipo con
seguridad deben estar en la bodega. Es bueno contar con
polticas de inventario riguroso en el uso y circulacin de
estos artculos. Dado que hay relativamente pocos tems "A",
el control de estos artculos de inventario no es difcil.
Los del tipo "B" son ms numerosos que los "A", pero no tan
costosos. Estos elementos tambin deben ser controladas con
un mtodo de seguimiento estricto.
Mediante el control de los artculos "A" y "B", se est
controlando slo aproximadamente el 50% del total de los
artculos del inventario, pero alrededor del 95% de los costos.
La clase "C", representan alrededor del 50% del nmero total
de los elementos, pero slo alrededor del 5% de los costos. Es
un desperdicio de tiempo y energa para tratar de controlar
elementos "C para el nivel que hace con "A" y "B.
Costo de capital asociado en la pieza de recambio -15%
Costo de funcionamiento del espacio de almacenamiento,
impuestos de la propiedad, el costo de la energa, seguros,
gastos de mantenimiento-5%
Costo de la ocupacin de espacio, alquiler y amortizacin-8%
Costo de la contraccin del inventario, obsolescencia,
deterioro, robo, contaminacin-5-10%
Sumando: l costo real total de administrar los artculo de
inventario por ao, puede llegar entre el 30 al 40% del valor
del tem
Dado que los costos de los inventarios son tan altos, qu
otras actividades se pueden hacer para reducir o controlar
estos costos? :
Estandarizacin de equipos de la planta
Estandarizacin de los proveedores
Alianzas con proveedores
Localizacin de bodegas en reas clave
Especificacin precisa de los suministros de mantenimiento y de
proveedores
Reducir o eliminar piezas de repuesto obsoletas
Reducir la cantidad de desperdicio
Control de piezas de repuesto desaparecidas
El planeamiento y control del inventario apropiado de las
piezas de repuesto es un componente crtico de un programa
eficaz de la gerencia de activo.
Si las piezas correctas no estn al alcance cuando son
necesitadas para el mantenimiento rutinario o las
reparaciones el tiempo muerto se prolongar ms all de lo
necesario.
Si muchas piezas estn disponibles en bodega, la empresa
incurre en costos excesivos y los gastos indirectos de llevar el
inventario.
Hay que implementar estrategias adecuadas para manejar el
inventario de repuesto para ayudar a la gerencia eficaz del
activo.
Es usable cuando la poblacin de equipos es grande y los
datos de las falla estn disponibles y el modo de falla es
similar e importante en todos ellos.
Este modo de falla indica el tem de preocupacin para el
inventario.
Ej.: estn los datos de un conjunto de bombas y la poblacin
es de 18 fallas para todas ellas:
La media de la distribucin est en 1011 horas, as que se
asume que el 50% de las bombas van a fallar antes de ese
tiempo.
Si el administrador desea que el 80% de las bombas estn
operacionales, entonces deber mantener una cantidad
suficiente del repuesto para mantener el nivel de servicios
deseado.
Del grfico se ve que el 20% (18 x 0,20 = 3,6 bombas)
esperado de bombas que podran fallar est en torno a las
820 horas de bombeo.
Este valor es para definir las tareas de mantenimiento y elevar
las solicitudes de los pedidos de repuestos para tenerlos
disponibles.
El primer paso en una aproximacin analtica es identificar la
tasa de fallas de una parte especfica. Por ejemplo, considere
un repuesto (parte) que ha fallado 200 veces en 10
6
horas en
la operacin de un equipo en particular. Estimar el nmero de
partes necesarias para 1 ao de operacin continua con una
confidencialidad del 96%.
El nmero de partes N necesarias para una condicin de
funcionamiento operacional segura en un 95% es:
As, reemplazando los valores se tiene que el nmero estimado de
repuestos es 7 para el ao de operacin.
Se supone que el tiempo entre fallas es exponencial y el modo de falla
de componente es debido a deformacin o friccin.
El objetivo principal es minimizar el costo de operacin y del
sistema de inventario. Los costos relevantes son el costo de
mantenimiento en el inventario y costos de procura del
repuesto.
El tamao del lote econmico (Q*) que minimiza el costo total
del inventario es determinado de la siguiente forma:
El nivel de reordenamiento corresponde al nmero de tems en
inventario para el cual la nueva orden de adquisicin debe ser
emitida. Este punto debe ser determinado y es funcin del tiempo
demora en el abastecimiento y del riesgo que se desee asumir de no
tener repuestos durante el perodo de abastecimiento.
Los parmetros de demanda y desviacin estndar durante el
perodo de abastecimiento se calcula como sigue:
El stock de seguridad depender de dos factores que el
administrador deber equilibrar.
por un lado est el riesgo de no tener el repuesto durante el perodo
de abastecimiento y
por otro el costo que significa tener un inventario alto de repuestos.
Esta cantidad est destinada para ser usada en caso que se
produzca un alza en la demanda media durante el perodo de
espera por reposicin del repuesto.
Para determinar el nivel del inventario de seguridad se usa el
concepto del nivel de servicio, que se expresa como:
Nivel de servicio = 1 probabilidad de faltar el repuesto
Si se especifica un nivel de riesgo de dficit, el punto de
reordenamiento R se determina por:
Sea el siguiente caso: durante el tiempo de abastecimiento de un cierto tipo
de rodamiento la demanda est normalmente distribuida con una media de
150 unidades y una desviacin estndar de 5 unidades. El administrador del
mantenimiento desea implementar una poltica donde el rodamiento slo
este no disponible el 1% de las veces cuando este es demandado. Calcular el
tamao del inventario de seguridad que debe ser mantenido en bodega:
Los repuestos necesitan ser evaluados en trminos de costos
y criticidad. El anlisis ABC de Pareto entrega una buena
alternativa para clasificar los repuestos de acuerdo a su
costo.
Para definir el criterio para la criticidad del repuesto, este
puede ser analizado de la siguiente forma:
1. Alta criticidad, C
A
. Partes que son absolutamente esenciales
para la operacin del equipo.
2. Criticidad moderada, C
B
. Partes que podran tener un impacto
leve a moderado negativamente en la operatividad del equipo si
ellos no estn disponibles.
3. Baja criticidad, C
C
. Partes que no son absolutamente esenciales
para la continuidad operacional del equipo.
En la siguiente tabla se indican las estrategias para cada
combinacin de costos y criticidad de repuesto.
Los nmeros indican el tipo de estrategia.
Costo Criticidad
C
A
C
B
C
C
A 1 1 2
B 1 2 2
C 2 3 3
1. Estrategia 1: para las partes agrupadas como clase 1, mantener una
cantidad dada de tems. El stock inicial puede ser estimado mediante
una aproximacin analtica. Cuando ocurra una falla, procure el tem
para reemplazar cuando fue consumido por la reparacin o el
reemplazo. Es comn agregar una unidad adicional en la adquisicin
inicial y usar un 99% en el nivel de servicio.
2. Estrategia 2: para las partes agrupadas en la clase 2 el modelo
estndar EOQ puede ser usado y mantener un stock de seguridad para
trabajar durante el periodo de abastecimiento.
3. Estrategia 3: en casos donde las partes pueden ser almacenadas para
una duracin larga sin deterioro y donde las partes no estn
disponibles rpidamente en el mercado, calcule los requerimientos de
N para un perodo ms largo que el indicado. Tambin puede ser
usada la estrategia 2 para esta clase de partes.
El mtodo de clasificacin ABC-XYZ es una extensin del
mtodo ABC clsico.
El mtodo de clasificacin ABC-XYZ tiene en cuenta el valor
del repuesto y la variabilidad de la demanda por este
Por ejemplo, basado en el coeficiente de variacin de la
demanda semanal.
Los productos de Clase X se caracteriza por un bajo coeficiente de
variacin (por ejemplo, la desviacin tpica/media<2/3), es
estable y puede ser predicho.
Los productos de la clase Y, por un coeficiente de valor medio
Los productos de la clase Z por un alto coeficiente de variacin.
No es estable y no puede ser predicho con seguridad su consumo
A B C
X
Implementar la gestin de
inventarios tan exacta
como sea posible. Mantener
mayormente los elementos
en stock.
inventarios exacta.
Mantener mayormente los
artculos en stock.
Mantenga mayormente los
artculos en stock.
Compre los artculos en
grandes lotes para
disminuir el costo de
manejo.
Y
inventarios tan exacta
como sea posible. Mantenga
los repuestos crticos en
stock; tomar basado en el
costo
la decisin de mantener en
bodega los otros artculos.
Mantenga los artculos
crticos en las bodegas;
hacer basado en el costo
bodega los otros artculos..
Mantenga mayormente los
artculos en stock.
Compre los artculos en
grandes lotes para
disminuir el costo de
manejo.
Z
Emplear principalmente el
enfoque de entrega segn
orden; slo mantener
repuestos crticos en stock.
tomar basado en el costo
bodega los otros artculos..
tomar basado en el costo
bodega los otros
artculos..
La clasificacin eficiente de los productos apoya el
establecimiento de los niveles de existencias de
seguridad.
El correcto nivel de inventario de seguridad de cada
producto depende, entre otras cosas, del pronstico de su
demanda, su tiempo de entrega, as como riesgo de la
obsolescencia.
Alcanzar el punto ptimo de los niveles de inventario
especfico no es posible cuando la gestin de productos
es en grupos.
Debido a la gran cantidad de piezas de recambio, la
administracin manual de los parmetros de control de
inventario para cada artculo y la ubicacin de tems no es
factible.
Esto significa que al menos un cierto nivel de
automatizacin se debe aplicar a la gestin de inventario.
Los mtodos para el clculo de los niveles de existencias
especfico de seguridad para piezas de repuesto, deben
ser analizados y adecuados para cada situacin.
Para determinar los puntos de re-ordenamiento de los niveles de
existencias y de seguridad para las piezas de repuesto lo ms
adecuado es la ayuda de la simulacin.
Bsicamente, un modelo de simulacin para replicar el proceso de
reposicin de inventario se crea teniendo, por ejemplo, los plazos
de entrega y las limitaciones de tamao del lote en la contabilidad.
Datos de la demanda real, con sus alzas naturales y los perodos de
ninguna demanda, se utiliza como datos de entrada cuando el
software lleva a cabo numerosas simulaciones para encontrar el
punto ms eficiente de los parmetros de control de inventario que
cumplan los objetivos de nivel de servicio deseado.
As pues, la naturaleza del proceso de reposicin, el patrn de la
demanda individual de cada elemento, as como el plazo real
pueden tenerse en cuenta en la optimizacin de los parmetros.
Este enfoque da muy buenos resultados.
Limitaciones del tiempo de demora en la entrega y la criticidad de los elementos
especficos hace que sea necesario almacenar determinadas piezas de repuesto
para el usuario.
Sin embargo, para la mayora de los artculos, es posible elegir la ms rentable
entre varias opciones de entrega. La opcin de entrega ms eficiente depende de
la demanda del elemento, su valor, y los costos de la entrega o las opciones de
almacenamiento.
La regla general es que almacenan tems con bajo valor econmico y con altos
volmenes de uso, mientras que los artculos caros y que rara vez se usan se
ordenan slo cuando hay demanda.
Sin embargo, los costos especficos del producto y del proveedor a menudo
varan considerablemente y por lo tanto tienen un impacto sobre la opcin de
entrega ms eficiente para cada uno de los tems especficos.
Costos y la demanda tambin puede cambiar con el tiempo, lo que hace necesario
re-evaluar peridicamente las decisiones de inventariar.
Aislar las fuentes de demanda de piezas de repuesto.
Mejorar los procesos para la creacin de un inventario de las
necesidades previstas.
Mejorar el clculo del stock seguridad .
Mejorar los procesos de necesidades de partes no previstas.
Optimizar pedido de partes y piezas.
Es posible minimizar el capital invertido en el inventario sin poner en
riesgo los equipos y el tiempo de inactividad de produccin o de las
interrupciones ocasionadas por el mantenimiento preventivo cclico.
Para lograr este objetivo, los administradores deben:
Dos tipos principales de demanda que impulsan el inventario
de piezas de repuestos:
Los requerimientos planificados, que incluyen:
Piezas utilizadas durante el mantenimiento programado, la
limpieza o la inspeccin de calidad de los procesos de. La mayora
de estos artculos son de consumo, y los requisitos para ellos son
predecibles en el tiempo.
Las piezas de recambio cuya necesidad se puede predecir por la
edad y condicin de los equipos y el tiempo medio entre fallos
(MTBF) cuyos datos son proporcionados por el fabricante.
Los requisitos no planificados, que se derivan de fallos
imprevistos en el equipo o accidentes.
Tpicos inventarios de piezas de repuesto previstos pueden
ser minimizados a travs de:
El cumplimiento riguroso de los procesos de control de inventario.
Datos exactos sobre la cantidad en inventario.
Datos con precisin sobre los tiempos de abastecimiento.
Datos precisos sobre MTBF.
Ciclos de mantenimiento programado conocidos.
Listas de piezas con precisin para los requisitos de las de
rdenes de trabajo de mantenimiento preventivo.
Flexibilidad del sistema de inventario para hacer la actualizacin
y sustituir las piezas en forma oportuna a travs del sistema
formal.
El clculo de la cantidad del stock de seguridad implica
mltiples variables, tales como:
Verificacin si el equipo de apoyo se encuentra todava en
servicio.
Costo de la pieza.
El tiempo de entrega ms corto de todas las fuentes, incluyendo el
almacenamiento fuera del almacn, los puntos de distribucin de
los proveedores, y las instalaciones similares.
MTBF y desviacin estndar del la vida de la parte .
Criticidad de los equipos de la parte o repuesto que se usa.
Disponibilidad de piezas de sustitucin o de trabajo en torno a los
procesos.
Es comn en los inventarios de repuestos a menudo tener componentes
principales para la misin de los equipos crticos en una cantidad adicional.
Estos componentes con frecuencia se adquieren al mismo tiempo que el
equipo y que se capitalizaron como parte de la compra total. En todas las
instalaciones muy a menudo en varios sitios se duplican estos componentes
y rara vez es necesario usarlas hasta que se retiran los equipos, resultando
en la necesidad de descartar esencialmente componentes nuevos.
La comparacin de las existencias de componentes disponibles en diferentes
sitios y la reduccin de los inventarios de componentes cuando el equipo se
acerca a su fecha de sustitucin puede reducir al mnimo esos gastos.
Para maximizar el intercambio entre mltiples sitios, el personal deber
aplicar rigurosamente un sistema comn de describir las partes de manera
que las bsquedas de los inventarios de los sitios devuelve resultados
correctos con rapidez.
Cada vez son ms eficaces los programas de mantenimiento preventivo para
reducir la demanda de los inventarios no planificados de partes y repuestos.
La realidad indica, sin embargo, que nunca la demanda de estos
componentes se reduce a cero.
Idealmente, cada parte se ordena cuando la demanda proyectada
generada a partir de un programa para trabajos de mantenimiento
excede a la cantidad en la mano, menos existencias de seguridad.
La orden de compra con fecha de vencimiento se calcula como sigue:
Empezar con la fecha requerida por el mantenimiento preventivo programado.
Adelantar esta fecha por el tiempo necesario para la recoleccin y armado del
material para la orden de trabajo de mantenimiento.
Adelante esta nueva fecha por la recepcin interna, la inspeccin, y el tiempo de
prueba.
Adelante esta nueva fecha por el tiempo de entrega desde el sitio proveedor o
punto de distribucin para el punto de recepcin.
Adelante esta nueva fecha exactamente al tiempo de abastecimiento del
proveedor.
Adelante la nueva fecha por algn factor de seguridad de tiempo (en caso
necesario sobre la base de proveedor y la fiabilidad de transporte).
Adelante la nueva fecha por el tiempo para el procesamiento interno de la
orden de compra y la aprobacin.
Reduccin al mnimo de los requisitos de la orden negociados con el proveedor.
Introducir iniciativas en la cadena de suministro, tales como la consolidacin de
proveedores y pedidos electrnicos. A menudo, estas ya estn en vigor para las
rdenes de compra de gran tamao. La extensin de la aplicacin a las cantidades de
tems pequeo y caractersticos de repuestos a menudo es rentable.
La eliminacin de tiempo de seguridad utilizados para garantizar la entrega oportuna
de las partes. Tiempo de seguridad (que no debe confundirse con el stock de
seguridad) con frecuencia puede ser reducido o eliminado cuando los programas y
comunicacin con el proveedor evolucionan.

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