Departamento de Soporte Tcnico Derechos Reservados Aspel de Mxico, S.A. de C.V.

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Procedimiento para importar informacin de Excel a Aspel-SAE


Muchas veces las empresas al comienzo de un nuevo ao requieren depurar cierta informacin de
sus sistemas administrativos con el fin de hacer ms eficiente el control y operacin de est. Otras
empresas, deciden migrar de su sistema actual a Aspel-SAE pero quieren trasladar su informacin,
por lo que extraen su informacin y la almacenan en hojas de Excel, realizando en ellas la
depuracin necesaria. Cuando se tiene este caso, sugerimos la siguiente alternativa para poder
incorporar dicha informacin a los catlogos de Aspel-SAE.

Aspel-SAE 5.0 permite la importacin de informacin por tipos de archivo de Texto, Excel y
documentos XML, lo cual reduce el tiempo de captura. La informacin que es posible importar es:

Listas de precios
Catalogo de clientes
Catalogo de proveedores
Catalogo de inventarios
Movimientos al inventario
Captura de existencias.


Para ejemplificar el proceso, se ha elegido el catlogo de Inventarios, ya que generalmente es uno
de los catlogos ms importantes que requieren las empresas incorporar sin tener que volver a
capturar manualmente la informacin.

A continuacin se indica el procedimiento a realizar para importar la informacin de una hoja de
Excel al catlogo de Inventarios en Aspel-SAE.



Pasos a seguir en el sistema Aspel-SAE.

1. Crear una nueva conexin de base de datos.
2. Verificar la estructura requerida por Aspel-SAE para poder importar la informacin.
El Layout se puede consultar en el Ayuda del sistema.
Las columnas que en REQUERIDO indiquen NO, pueden quedarse vacas, sin
embargo, algunos campos deben contener forzosamente un valor.


A continuacin se muestra el Layout del catlogo de Clientes e Inventarios.















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CLIENTES:
























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INVENTARIOS:







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3. Generar el archivo a importar.

El sistema cuenta con archivos de ejemplo para importar informacin, mismos que se
encuentran en el DAC / Sistemas Aspel\SAE5.00\Ejemplos\Importador.









4. Ingresar al catlogo de Productos y Servicios / Edicin / Importacin o con el icono ,
mostrando un asistente el cual se deber seguir paso a paso:

a) Paso 1 - Bienvenida: En esta ventana se da una breve introduccin de lo que es el
proceso de importacin. Tambin se configuran las definiciones para la importacin,
entendiendo como definicin, a una platilla generada previamente mediante el
asistente el cual se podr llamar cada que se realice la importacin.























b) Paso 2 - Archivo de importacin: En esta ventana se debe especificar el tipo de archivo
a importar, en este caso se seleccionar Libro de Excel, la ruta donde se encuentra el
archivo y en que hoja del libro se encuentra la informacin. Seleccionar la operacin que
se desea realizar si Agregar informacin o Actualizarla. Adicionalmente se indica el tipo
de asociacin de la informacin que puede ser Automtica o Manual.



Figura 2 Ventana de bienvenida del asistente de importacin
Figura 1. Ejemplo de archivo para importacin de Productos



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c) Paso 3- Asociacin de informacin: Si se selecciono el tipo de asociacin manual en
esta ventana se deber asociar cada valor contenido en el archivo de importacin a su
campo correspondiente. Si el tipo seleccionado fue Automtico la informacin ya se
mostrara asociada.



























Figura 3. Ventana para indicar el tipo de archivo y ruta
Figura 4. Asociacin de la informacin



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d) Paso 4 - Vista Preliminar: Esta ventana muestra una vista previa de la informacin que
se importara en los campos, en caso de que alguno de ellos no se encuentre en la
columna correcta se podr regresar a realizar el cambio. Aqu tambin se observa el
nmero de registros que se van a actualizar, agregar, si hay registros con error y el
nmero total de entradas que se realizaron.

























5. Basta con dar clic en el botn para realizar el proceso.











Atentamente
Aspel Soporte Tcnico



Figura 5. Vista preliminar de los datos a importar
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