Subdireccin de Fortalecimiento Institucional.

2013.

Lineamientos para la
Elaboracin de
Organigramas.
Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de
Campeche





ndice

I. Definicin de Organigrama.
II. Tipos de Organigramas.
III. Requisitos.
IV. Informacin bsica requerida para la
elaboracin de organigramas.
V. Fuentes de Informacin.
VI. Anlisis de Informacin.
VII. Diseo de Organigramas.
VIII. Revisin y actualizacin






Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de
Campeche

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS

I. Definicin de Organigrama.

Es la representacin grfica o esquematizada de cada uno de los elementos o
reas que integran la estructura de una organizacin, la cual permite entender de
manera general la funcionalidad de stas, ya que nos muestra los tipos de
unidades que la componen, los canales de comunicacin, de dependencia y
jerarqua, le da sentido de ubicacin al personal, muestra la posible duplicidad de
actividades, as como informar de una manera muy genrica las funciones de las
unidades que conforman la institucin.

II. Tipos de Organigramas.

Para los fines de la elaboracin de los manuales de estructura y organizacin se
manejarn tres tipos de organigramas con presentacin vertical, es decir que las
reas que se presenten en las ramificaciones se representarn de arriba hacia
abajo, colocando al titular del rea en el nivel superior, mientras que las dems
que sean necesarias para el funcionamiento, se plasmarn en los renglones de
abajo, lo que se traduce en la diferenciacin jerrquica, las lneas de
comunicacin y dependencia existente.

Los tipos de organigramas a manejar en el Manual de Estructura y Organizacin
son:
a. Generales
b. Especficos y
c. Analticos.

Los organigramas generales son aquellos que presentan la estructura
organizacional hasta jefaturas de departamento. (Fig. 1)



Fig. 1 Organigrama General.

Los organigramas especficos consisten en presentar la estructura en que est
organizada cada una de la unidades administrativas que conforman la general,
sta, debe presentarse hasta nivel jefaturas de departamento o equivalentes. (Fig.
2)


Fig. 2 Organigrama especfico.

Los organigramas analticos muestran una parte de la estructura organizacional
en una forma muy detallada, es decir, en ste se visualizan todas las relaciones
hasta el ltimo nivel de la organizacin.
Debe distinguirse de igual manera las lneas de mando de forma analtica para
cada uno de los diferentes puestos funcionales, con su correspondiente nivel
jerrquico (Fig. 3).




Fig. 3 Organigrama Analtico.

III. Requisitos.

1. Antes de elaborar el organigrama de la institucin deber tomarse en
cuenta lo establecido en el reglamento interior, en caso de que las reas
nuevas propuestas a modificarse y que no se encuentren enmarcadas en
dicho reglamento, se deber presentar la estructura propuesta ante la Junta
Directiva para su aprobacin.
Para la elaboracin de la propuesta, se debern tener bien definidas las
reas que conformarn la institucin, las interrelaciones entre stas, su
dependencia y su nivel jerrquico.
2. Ya aprobada la estructura se proceder a modificar el reglamento
mencionado con anterioridad, para que posteriormente d el visto bueno la
Junta Directiva.
3. Respecto a la vigencia tanto de la estructura como de los reglamentos
interiores, sta no es definitiva, ya que debido a los cambios en las
administraciones o a nuevos requerimientos de operacin de las
instituciones es necesario revisarlos continuamente y en caso de necesitar
actualizacin, deber realizarse con el fin de una coherencia administrativa.

4. Aprobada la estructura general de la institucin se disearn los
organigramas especficos y analticos de la misma.
5. Para tener un mejor entendimiento del mismo es conveniente la
uniformidad
1
de lneas y figuras al momento de su desarrollo.
6. En la elaboracin de los organigramas deben participar todos y cada uno de
los responsables de las reas que forman parte de la estructura de la
organizacin, esta tarea no es exclusiva ni de una persona, ni de un rea
especfica; ms sin embargo es imprescindible la asignacin de un rea
especializada (que tenga conocimientos tcnicos en la elaboracin de
documentos administrativos) que capte la informacin generada en la
dems estructura para posteriormente dar forma a los mapas
organizacionales general y especficos y analticos.
7. Concluidos los organigramas especficos y analticos se debern enviar a
validacin por parte de cada uno de los responsables de las reas que
integran la institucin.

IV. Informacin bsica requerida para la elaboracin de los Organigramas.

La provisin de los datos que se requieren para la creacin de los mapas
estructurales es responsabilidad de cada una de las reas de la organizacin as
como de la administrativa o de recursos humanos, ya que sta tiene el
compromiso de entregar el analtico de plazas con sueldos.

El acopio de informacin corresponde a los siguientes datos:

a) rganos que integran a la institucin y/o a las reas que componen la
estructura operativa, sto para la construccin del organigrama general,
especficos o analticos respectivamente.

1
Semejanza o igualdad que debe existir en las caractersticas de los diferentes elementos que
conforman una estructura o conjunto. hefreedictionary.com

b) Los niveles jerrquicos de cada uno de los rganos identificados para la
operacin de la institucin.
c) La relacin que guardan cada una de estas reas con la alta jerarqua o
con los responsables de las unidades administrativas que forman parte de
la estructura, dependiendo del o los mapas que se quieran elaborar.
d) Las funciones que realizan cada una de estos rganos que conforman las
estructuras tanto general como de cada una de las reas, los puestos
existentes, as como el nmero de plazas por rea.

V. Fuentes de Informacin.

Para la obtencin de los datos descritos en el inciso anterior se requerir de la
siguiente documentacin:

Reglamento Interno de la Institucin, el cual va a dar la pauta de cmo se
encuentra originalmente aprobada la estructura organizacional, sobre la
cual se realizarn las adaptaciones correspondientes de tal manera que sea
funcional en la operacin de la institucin, este sealar las facultades de
cada uno de los elementos que integran la estructura que guarda
actualmente, es decir antes de las adecuaciones, las cuales nos servirn de
base para realizar los mencionados cambios.
El plan o planes estratgicos de la administracin actual, en el cual se
encontrarn las directrices o estrategias a aplicar que den como resultado
el cumplimiento de la visin organizacional. De este documento tomaremos
las directrices que corresponden a la institucin y determinaremos que tipo
de estructura es ideal y funcional tanto en trminos operativos como
econmicos para que se lleven a cabo dichas estrategias.
La plantilla de personal, en la cual se describa las reas de adscripcin de
cada una de las personas que operan en la organizacin, sus puestos o
cargos, el tipo de puesto (confianza, contrato, base u otra), clave del
empleado (en caso de que cuenten con ello) y nivel del puesto. Es

importante recalcar que el mencionado documento solo contenga al
personal que se le pague su sueldo con recursos asignados a la institucin.
(Fig. 4)

Nm. Tipo
Clave del
Empleado
Nombre del Empleado Puesto Nivel Adscripcin
1 Confianza 1234 Mercedes Lozano Romero Director 2.1 Direccin General
2 Base 2341 Monserrat Vargas Heredia Secretaria 8.1 Direccin General
3 Contrato 3412 Gilberto Moreno Hernndez Asesor 5.2 Direccin General
Fig. 4 Plantilla o analtico de plazas.


VI. Anlisis de la Informacin.

Es muy importante recalcar que despus de haber recopilado la informacin
bsica, los organigramas especficos y analticos de cada rea, sean analizados
con la finalidad de detectar anomalas, duplicidades o contradicciones que puedan
mal interpretarse. Para lograrlo, se requiere la constante colaboracin de todas las
reas con el fin de aclarar cualquier duda o confirmacin de datos.

VII. Diseo de Organigramas.

Los componentes grficos a utilizar para representar cada una de las partes de la
estructura organizacional, as como las relaciones existentes entre stas son:

Figuras para representar las unidades administrativas de la Institucin.
Lneas las cuales indican las relaciones y canales de comunicacin entre
las reas de la institucin.

Las principales recomendaciones en el diseo de organigramas son:


Las figuras (generalmente rectngulos) representan cada uno de los
rganos de la Institucin, pueden ser directivos, operativos o sustantivos,
de apoyo, de asesora, desconcentrados y descentralizados.
stas deben ser todas de la misma forma, es decir utilizar la misma para
todos los rganos de la institucin, igualmente deben tener las mismas
dimensiones para todo caso.
Para las posiciones de las figuras se debe considerar:
1. El nivel jerrquico del rea que se est representando.
2. Las reas operativas o sustantivas se plasmarn de lado izquierdo,
mientras las reas de apoyo irn acomodndose a la derecha, de tal
manera que aparezca estructurado de acuerdo a la participacin o
secuencia de actividades, si estn en un mismo nivel jerrquico.
(Fig. 5)

Fig. 5 Organigrama General donde se muestra las posiciones en un mismo nivel jerrquico.
Las lneas representan las relaciones de subordinacin, responsabilidad y
comunicacin, para ello, deben considerarse los siguientes puntos:

1. Las lneas de conexin deben representarse con lneas simples no
deben iniciar o terminar con flechas cuando se quiera indicar
subordinacin.


REAS OPERATIVAS REAS DE APOYO

2. Todas las reas que dependan de un superior deben quedar
ligadas a este por una lnea.
3. No debe haber ramificaciones que incluyan tramos injustificados.
4. Todas las lneas deben de ser del mismo grosor, no deben
adelgazarse o engruesarse a medida que se ascienda o descienda.
5. Ninguna lnea puede cruzarse.
6. La relacin que se de entre rganos que proporcionan informacin
tcnica o asesoras a los de mando, se representan por lneas de
trazo discontinuo, colocadas perpendicularmente a la autoridad
principal del rgano que asesoran.

VIII. Revisin y Actualizacin.

La revisin y actualizacin de estos mapas organizacionales, as como de todos y
cada uno de los documentos administrativos que deben normar las decisiones y
operaciones de la institucin, debe ser de manera constante, originado por los
probables cambios que se den para hacer una estructura ms eficiente y para
afrontar los cambios que se presenten en base a nuevas necesidades de
operacin.

Hay que tener en cuenta que los documentos administrativos y estructuras son
dinmicos y no estticos. La responsabilidad de la revisin recae en primera
instancia en la ms alta jerarqua institucional y en los encargados de cada una de
las reas.