Estudio de Tiempos y Movimientos Gerencias de Crdito y Recuperacin de Cartera

Octubre 2004

Estudio de Crdito - Objetivos

Identificacin de procedimientos actuales.

Determinar oportunidades de mejora. Identificar elementos de retraso. Contribuir con la simplificacin del trabajo realizado. Ayudar a mejorar la utilizacin de los recursos disponibles.

Premisas y Conceptualizacin

Los das laborables equivalen a 6.8 horas (Tiempo efectivo de trabajo).

El mes laboral equivale a 21.66 das de trabajo. FTE= Full Time Equivalent. Tiempo dado que define la utilizacin de un recurso en base a tiempo efectivo.

Crdito Estudiantil Situacin Actual

Intervencin de puestos: 9 Transportaciones : 12 Actividades : 14 Tiempo efectivo: 1.6 Hrs Tiempo Transp/Demoras: 66.7 Hrs Tiempo total : 10 das

Crdito Estudiantil Proceso Propuesto

Intervencin de puestos: 5 (- 44%) Transportaciones : 6 (-50%) Actividades : 9 (- 30%) Tiempo efectivo : 1. 2 Hrs (- 25%) Tiempo Transp/ Demora : 19 Hrs (- 71%) Tiempo en das : 3 (- 70%)

Crdito Institucional Situacin Actual

Intervencin de puestos: 6 Transportaciones : 8 Actividades : 12

Crdito Institucional Proceso Propuesto

Intervencin de puestos: 4 (- 33%) Transportaciones : 4 (- 50%)

Actividades : 8 (- 33%)

Recuperacin de Cartera

Estudio Recuperacin de Cartera Objetivos

Determinar puntos de oportunidad.

Ayudar con la eficientizacin de las labores de recaudacin.

Contribuir con el aprovechamiento de los recursos.

Ayudar a ofrecer un mejor punto de vista en cuanto a las tareas diarias del departamento y su programacin.

Enfoque y Premisas de Estudio

La situacin actual de la cartera se asumen como informacin promedio. Los oficiales de cobro tienen una asignacin de casos equivalente y de forma aleatoria.

No se asumen expedientes al da en las carteras Descargada y de Terceros.

Los expedientes con ms de 1 ao de atraso se encuentran en va de localizacin. Gestin del 100% de la cartera en 1 mes.

Premisas de Estudio
Los elementos probabilsticos tomados de los reportes de cartera estn basados en las siguientes informaciones
Rango
Ms de 361 das de atraso Entre 120 y 360 das de atraso Entre 120 y 360 das de atraso Entre 0 y 3 meses de atraso Premisas Localizacin Renegociacin Procesamiento descuentos Gestin de cobro

Productivo
30% 9% 9% 53%

Descarg. 3eros
66% 10% 10% 14% 58% 11% 11% 20%

Tareas Identificadas
Actividades crticas
Localizacin - Procesamientos y llamadas - Hoja entrevista Renegociacin - Preparacin inicial (Anlisis) - Llamada de gestin - Preparacin Expedientes + Cargos + Renegociacin - Hoja Entrevista Procesamiento de descuentos - Indicacin de Informaciones para Prep. Carta - Llamada de gestin - Hoja Entrevista Llamada de gestin - Llamada y gestin (Recordatorias / Atrasos) - Hoja Entrevista - Investigacin y Anlisis Tiempo Prom por Contacto (Mins.) 33.9 30.3 3.6 35.3 2.4 9.5 19.8 3.6 15.0 4.9 6.5 3.6 17.6 11.55 3.6 2.4 101.77 Produccin / Da % 33% 89% 11% 35% 7% 27% 56% 10% 15% 33% 43% 24% 17% 66% 21% 14% 74 23 27 12 por Actividad 12 *

* Productividad en base a 1 recurso

Situacin actual
Produccin por cartera
Productiva Loc alizac in Renegoc iac in Proc esamiento desc uentos Gestin de c obro 100% 2,600 Prob/ Neces. Diaria = 120 Prod. Diaria Caso Recs Necesrs 33.9 12 30% 3.0 35.3 12 8% 0.8 15.0 27 9% 0.4 17.6 23 53% 2.7 Personal 7 100% 1,412 Probabilidad / Neces. Diaria = 65 Prod. Diaria Caso Rec s Nec esrs 33.9 12 66% 3.6 35.3 12 10% 0.6 15.0 27 10% 0.2 17.6 23 14% 0.4 Personal 5 100% 4,168 Probabilidad / Neces. Diaria = 192 Prod. Diaria Caso Recs Necesrs 33.9 12 58% 9 35.3 12 11% 2 15.0 27 11% 1 17.6 23 20% 2 Personal 14 100% 25 36 10 11 64 120

Descargada Loc alizac in Renegoc iac in Proc esamiento desc uentos Gestin de c obro

43 7 7 9 65

Terceros Loc alizac in Renegoc iac in Proc esamiento desc uentos Gestin de c obro

112 21 21 38 192

Total Expeds. Efectivos

378 187

E xpedientes Localizados E xpedientes No localizados

187 191

49.5% 50.5%

Situacin Actual Indices de Productividad

Resultados
Recursos necesarios Recursos utilizados actualmente Contactos efectivos Recursos 25 16 Productvd esperada 378 242 187 Efectividad 100% 64.0% 49.5%

Localizacin

Demanda diaria = 191 Casos/da Recs. Necesarios 15 23 20

Localizacin Localizacin + Renegociacin Localizacin + Descuentos

31.3 48.9 43.3

13 8 9

Localizacin - Alternativas

Ocuparnos de sanear la cartera en conjunto con las labores de recuperacin.

Hacer esfuerzo o proyecto de saneamiento interno utilizando personal exclusivamente a esta tarea. Subcontratacin de la actividad de localizacin.

Posible Escenario
Premisas:

Reduccin del tiempo de renegociacin eliminando las labores manuales de esta actividad. No hacer gestin de cobro a los expedientes al da. Los expedientes en localizacin procesados se reintegran a la cartera.

Posible Escenario
Produccin Productiva Renegociacin Procesamiento de Descuento Gestin de cobro 2,600 19.7 15.0 17.6 Probabilidad / Prod. Diaria Caso Recs Neces 21 23% 1.3 27 36% 1.6 23 28% 1.4 87% 4

Localizaciones Nota: Expedientes sin atrasos

Descargada Renegociacin Procesamiento de Descuento Gestin de cobro

1,412 19.7 15.0 17.6 Prod. Diaria 21 27 23

Probabilidad / Caso Recs Neces 23% 0.7 36% 0.9 28% 0.8 87% 2

Localizaciones Nota: Expedientes al da

Terceros Renegociacin Procesamiento de Descuento Gestin de cobro

4,168 19.7 15.0 17.6 Prod. Diaria 21 27 23

Probabilidad / Caso Recs Neces 23% 2.1 36% 2.6 28% 2.3

CONCLUSIONES

El estudio permiti detectar los cuello de botellas que presentan los procesos de crdito y recuperaciones.
Con la puesta en ejecucin de las recomendaciones, ya iniciada, se dar un servicio ms rpido y eficiente.

CONCLUSIONES

El estudio ofrece las herramientas para dar seguimiento a cada caso y resolver rpidamente las dificultades. Tambin permitir realizar una evaluacin individual de los oficiales de crdito y recuperaciones.