Word Avanzado

Compilado* por Jos M Vitaller Talayero

Departamento de Didctica y Teora de la Educacin Facultad de Formacin de Profesorado y Educacin Universidad Autnoma de Madrid

* Fuente: apuntes del programa Ramn y Cajal del Gobierno de Aragn

ndice

1. Estilos..................................................................................................... 3 1.1. Aplicar un estilo de carcter o de prrafo. .............................................. 3 1.2. Crear un estilo de carcter ................................................................... 3 1.3. Crear un nuevo estilo de prrafo ........................................................... 4 1.5. Uso del rea de estilo .......................................................................... 4 1.6. Organizar estilos................................................................................. 5 2. Encabezados y pies de pgina .................................................................... 6 2.1. Autotexto en el encabezado ................................................................. 6 3. Columnas ................................................................................................ 7 4. Cuadros de texto ...................................................................................... 8 5. Formularios ........................................................................................... 10 5.1. Qu es un formulario?...................................................................... 10 5.2. Cmo crear un formulario? ............................................................... 10 5.3. Ventana de configuracin de un campo tipo texto.................................. 10 5.4. Ventana de configuracin de un campo tipo casilla de verificacin............ 12 5.5. Ventana de configuracin de un campo tipo lista desplegable .................. 12 5.6. Trabajar con formularios.................................................................... 12 6. Combinar correspondencia ....................................................................... 14 6.1. Creacin del documento principal ........................................................ 14 6.2. Crear origen de datos........................................................................ 14 6.3. Insertar campos ............................................................................... 16 6.4. Finalizar el proceso ........................................................................... 16 6.5. Creacin de etiquetas........................................................................ 16

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1. Estilos
Un estilo es un grupo de atributos de formato que puede aplicarse de una sola vez. El estilo de carcter da formato a palabras o lneas, mientras que el estilo de prrafo da estilo a prrafos completos. La plantilla normal lleva asociados una serie de estilos que puedes ver desplegando estilo. Pero estos estilos pueden modificarse y aadir otros nuevos, utilizando el men formato/estilo.

1.1. Aplicar un estilo de carcter o de prrafo. Se supone que el estilo est predefinido, as que slo hay que seleccionar la palabra o palabras a modificar, desplegar estilo y seleccionar el deseado. En el caso de que el estilo a aplicar sea de prrafo, basta con que el cursor est dentro del prrafo para que se aplique a todo. 1.2. Crear un estilo de carcter La creacin de un estilo de carcter se hace desde Formato/estilo. Aunque el punto de partida puede ser doble. Para estilo de carcter definiremos las caractersticas manualmente, mientras que la forma automtica la definiremos en estilo de prrafo. En el cuadro de dilogo que aparece es necesario introducir un nombre que identifique al estilo y decidir si deseamos un estilo de carcter o de prrafo. En el desplegable basado en, elegiremos un formato concreto, si deseamos que conserve alguna de las caractersticas de ese formato, en caso contrario, podemos hacerlo partiendo de texto normal. Seguidamente, mediante el men formato, podemos aplicar las caractersticas de Fuente que deseemos dar al nuevo estilo.

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Al crear un nuevo estilo, ste se habr agregado al desplegable estilo, por lo que, para aplicarlo, seguiremos los pasos descritos en Aplicar estilo. 1.3. Crear un nuevo estilo de prrafo Probablemente, la forma ms sencilla de crear un estilo (sea de carcter o de prrafo) es partir de uno ya creado. Supongamos que pretendemos dar a varios prrafos unas caractersticas concretas de sangras, vietas, bordes, sombreados... Podemos dar el formato a uno de los prrafos y crear el estilo de prrafo partiendo del ya formateado. Simplemente, habr que sealarlo, entrar en Formato/Estilo, seleccionar nuevo, ponerle nombre, indicarle que es estilo de prrafo y comprobar, en la descripcin, que estn todas las caractersticas que queramos introducir. 1.4. Modificar estilos Un estilo de prrafo o de carcter puede modificarse consiguiendo que esa modificacin se traslade a todas las partes de texto en los que se ha usado. El procedimiento es el siguiente: Marcar el texto en el que deseemos modificar el estilo (de prrafo o de carcter) y modificarlo. A continuacin, entrar en el desplegable estilo en el que estar seleccionado el estilo que estemos modificando, y hacer clic en l como si furamos a aplicarlo. Saldr este cuadro de dilogo:

Si seleccionamos redefinir el estilo, todas las partes del texto que tuvieran aplicado ese estilo quedarn reformateadas automticamente. 1.5. Uso del rea de estilo Un documento puede incluir un rea que muestre los nombres de estilo aplicados a todo el texto, esta rea slo ser visible en las vistas normal y esquema. Para visualizar el rea de estilo, entraremos en Ver/Normal o Ver/Esquema y una vez que el documento se vea en alguna de estas vistas, entraremos en Herramientas/ /Opciones/Ver. En el rea Opciones de la vista normal y esquema, escribiremos 1 en el Ancho del rea de estilo. Tras aceptar, el rea de estilo aparecer en la pantalla.

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Para ocultar el rea de estilo, seguiremos el mismo procedimiento, escribiendo el valor 0 en Ancho del rea de estilo. 1.6. Organizar estilos Eliminar un estilo, puede hacerse desde el organizador que aparece en Formato/Estilo. Habr que seleccionar el estilo de la lista y eliminarlo. Desde aqu tambin podremos incorporarlo a la plantilla normal copindolo de la ventana derecha a la ventana izquierda.

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2. Encabezados y pies de pgina

Los encabezados y los pies de pgina contienen informacin que se imprime en las partes superior e inferior de cada pgina. Por ejemplo, en este manual, aparece como encabezado de pgina informacin y nmeros de pgina. Para trabajar con encabezados y pies de pgina, se utiliza una barra de herramientas que se abre automticamente cada vez que queremos trabajar con ellos con Ver/encabezado y pie de pgina. La zona de encabezados y pies de pgina aparece delimitada por un rectngulo discontino.

Antes de comenzar a trabajar con los encabezados y los pies, tenemos que asegurarnos de que hemos dejado suficiente margen para ellos (Archivo/Configurar pgina/Mrgenes). Desde este mismo lugar o utilizando el botn configurar pgina de la barra de herramientas encabezado y pie de pgina, podemos configurar nuestro documento para que no aparezcan los encabezados y pies de pgina en la primera, si se trata de una portada, para poner encabezados y pies diferentes segn se trate de pginas pares o impares (si queremos imprimir por las dos caras conviene que el nmero de pgina siempre quede en el lado exterior de la pgina) o aplicar diferentes encabezados y pies de pgina a diferentes partes del documento. 2.1. Autotexto en el encabezado Mediante el botn de Insertar Autotexto, podemos aadir a nuestros encabezados y pies de pgina algunas entradas predefinidas. La informacin personal que utiliza el programa depende de la que hayamos introducido en la configuracin de Herramientas/Opciones/Informacin del usuario.

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3. Columnas
Para crear columnas pulsamos Formato-Columnas. Nos aparece la siguiente ventana y all le indicamos el nmero de columnas, el ancho y el espaciado entre columnas. Si desactivamos la opcin Columnas de igual ancho podemos hacer columnas diferentes. Tambin podemos hacer que aparezca una lnea de separacin entre las columnas.

Si hemos activado las columnas en un documento (no sobre un texto previamente escrito) y queremos pasar de una columna a otra, puede realizarse de dos formas: esperarnos a que acabe la pgina o hacer un salto manual de columnas. Para realizar el salto manual abrimos el men Insertar-Salto y en la ventana de dilogo elegir la opcin Salto de columnas. La creacin de columnas puede realizarse bien aplicando el formato de columnas a un texto ya escrito, bien seleccionando la caracterstica de columnas antes de escribir el texto. La primera de las opciones, parece la ms adecuada, ya que Word intenta hacer una distribucin de texto equilibrada entre ambas. La segunda de las opciones requiere que definamos previamente las caractersticas de las columnas y que, una vez escrito el texto en la columna izquierda, insertemos un salto de columna donde consideremos oportuno para que pase a la columna derecha todo lo que queda por debajo del salto; esta segunda posibilidad parece ms adecuada cuando deseamos dejar desequilibrado el nmero de lneas de una u otra columna; sin embargo, su comportamiento es ms rgido: en el primer caso, si insertamos texto, ambas columnas se reequilibran, si lo hacemos en columnas creadas con salto, el texto se incorpora en la columna donde pongamos el punto de insercin. Recuerda que cada vez que cambies el formato de columnas, Word insertar un salto de seccin continuo, lo que permite que en una pgina haya una estructura compleja mezclando una o varias columnas. Si utilizamos columnas muy estrechas, no conviene usar el ajuste justificado que puede dejar muchos espacios en blanco para realizar el ajuste o, si lo usas, utilizar la separacin de palabras con guiones. La verificacin de la casilla Empezar columna permite insertar, desde ese punto, el salto de columna. El texto que haya a partir del punto de insercin se desplazar al inicio de la siguiente columna.

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4. Cuadros de texto
Un cuadro de texto es un elemento grfico en el que podemos incluir texto u otro objeto dentro de l (tablas, imgenes, etc.). Se puede mover y colocar en cualquier parte del documento. Al igual que las imgenes se puede modificar su formato, basta con seleccionarlo haciendo clic sobre l y con el botn derecho elegir Formato del cuadro de texto. Nos aparecer una ventana con varias pestaas y desde all cambiarle ajustes, posiciones, lneas, etc. de la barra de dibujo o Para insertar un cuadro de texto pulsaremos el botn tambin desde el men Insertar-Cuadro de texto. El cursor se convierte en una cruz para que dibujemos el cuadro. Una vez dibujado podemos escribir el texto que deseemos. Con los botones de seleccin le podemos cambiar el tamao. Si deseamos moverlo nos situaremos en la lnea exterior del mismo y arrastraremos el ratn y si queremos salir fuera del cuadro hacemos clic en el documento. Para volver a escribir en el cuadro de texto basta con hacer clic en su interior. Al ser un elemento grfico a este cuadro de texto le podremos aplicar todas las opciones que disponemos en la barra de dibujo: grosores de lneas, sombreados, 3 dimensiones, etc. Cuando se inserta un cuadro de texto aparece una barra de herramientas flotante que facilita el trabajo con cuadros. Su principal caracterstica es que permite vincular dos o ms cuadros, de forma que fluya el texto entre ellos. As, podemos trabajar con la misma estructura de vietas que suelen utilizar en las imprentas. Del mismo modo, podemos romper el vnculo entre dos cuadros, movernos al cuadro anterior o al siguiente y trabajar con la orientacin del texto. La forma de hacerlo es sencilla: se escribe el texto en el primer cuadro, aunque desborde el tamao. Posteriormente, se selecciona o crea otro cuadro de texto o una autoforma a la que se definir como cuadro de texto mediante agregar texto. Marcando el primero, se pulsa el botn crear vnculo y, al acceder al segundo, aparecer el cursor como una jarra. Bastar con hacer clic para que el texto fluya entre ambos. Si borramos texto del primer cuadro, parte del que hay en el segundo pasar a ocupar ese espacio. Lo contrario suceder si aadimos texto en el primero.

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En realidad, cualquier autoforma puede hacer el papel de un cuadro de texto, bastar con hacer clic derecho sobre ella seleccionando agregar texto; entonces, la autoforma pasa a convertirse en un cuadro de texto con las mismas caractersticas. Slo hay una diferencia: si queremos modificar el contenido de un cuadro de texto, bastar con entrar con el ratn, mientras que si lo queremos hacer en una autoforma, ser necesario hacer clic derecho en ella para seleccionar modificar texto.

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5. Formularios
5.1. Qu es un formulario? Podemos decir que un formulario es un documento electrnico destinado a ser rellenado por los usuarios mediante verificaciones de casillas, elecciones en listas o rellenado de campos. Este documento suele partir de una plantilla en la que est creado el formulario y su destino puede ser guardarlo en disco, imprimirlo, enviarlo por correo electrnico e, incluso, publicarlo en la Web. Los formularios abren un interesante campo en las aplicaciones didcticas, ya que permiten elaborar cuestionarios que el alumnado puede rellenar manualmente o en el ordenador; en este caso, el cuestionario nos lo puede devolver en papel, en disco o por correo electrnico. 5.2. Cmo crear un formulario? La creacin de formularios puede hacerse en un texto normal, aunque, muchas veces, sobre todo si se trata de un cuestionario, es recomendable hacerlo en una tabla. Por otra parte, y teniendo en cuenta que su destino es ser rellenado por ms de un usuario, lo ideal es crear una plantilla que, al abrirla, se convierta en documento. De esta forma, garantizamos que el formulario base quede sin modificaciones para que se pueda continuar usando. La creacin de formularios electrnicos se realiza mediante la apertura de su barra de herramientas correspondiente. Como puedes ver, hay cuatro tipos de campos: Campo de texto: Es un campo destinado a contener informacin escrita con el teclado. Podemos aplicar distintos formatos de texto: normal, numrico, fecha... Definir un campo como clculo, puede permitirnos que se reflejen en l resultados de operaciones matemticas realizadas con otros campos numricos que existan en el formulario. Casilla de verificacin. Es un campo que, al hacer clic en l, se verifica o desmarca. Lista desplegable, que permite seleccionar una opcin de entre varias propuestas.

Cada una de las modalidades indicadas tiene una serie de opciones de configuracin a las que accederemos usando el botn opciones de campos de formulario o haciendo doble clic sobre el campo insertado. Las ventanas de configuracin de cada una de estas modalidades aparecen ms abajo. Vers que, en la barra de herramientas, aparecen tambin botones para trabajar con tablas, facilitando as la colocacin de los campos de formulario en celdas. 5.3. Ventana de configuracin de un campo tipo texto El desplegable tipo permite seleccionar las opciones del campo texto: adems del texto como tal, fecha, hora, nmero y clculo.

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En cada caso, el desplegable formato del texto permitir seleccionar los parmetros que lo definan. En el caso de contenido numrico, pueden seleccionarse distintos formatos decimales y de moneda. El tipo clculo incorpora el signo = en la casilla texto predeterminado para que puedan introducirse las funciones que servirn para realizar el clculo. En los restantes tipos de texto podemos optar por dejarlo en blanco o escribir expresiones del tipo "escribe aqu".

Tamao mximo sirve para determinar el nmero de caracteres a introducir. Existe la posibilidad de ejecutar una macro al entrar o al salir. Imagina que se trata de un cuestionario de evaluacin y que has elaborado un documento resumen del tema a valorar, puedes introducir una macro que permita el ac-

ceso a ese documento cuando se entra en el campo.

Si has introducido un campo de clculo, la opcin calcular al salir puede estar activada. La que tiene que estarlo siempre es relleno activado, pues de lo contrario, no puede rellenarse el campo. Finalmente, puede insertarse una ayuda que aparecer en la barra de estado o al pulsar F1.

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5.4. Ventana de configuracin de un campo tipo casilla de verificacin Una casilla de verificacin es un cuadro que, al hacer clic, se marca o se desmarca con una X Si configuramos el tamao de la casilla como automtico, se adaptar al tamao de la fuente que estemos usando. De lo contrario, es necesario marcar un campo exacto e indicar el tamao de la casilla en puntos. Tambin podemos optar por que la casilla aparezca marcada o sin marcar en valor predeterminado. El resto de las opciones: ejecutar macro, especificaciones y agregar ayuda, funcionan igual que hemos descrito en las casillas de tipo texto.

5.5. Ventana de configuracin de un campo tipo lista desplegable Al entrar en un campo de lista, aparece un desplegable para que se seleccione una opcin de entre las previstas. Desde elemento de la lista, agregamos o quitamos los elementos, en el caso de que no estemos convencidos con el orden, mover facilita el cambio de posicin.

Los campos desplegables muestran siempre la primera opcin seleccionada. Si no se desea que aparezca para evitar crear confusin en cuestionarios, puede sustituirse por expresiones del tipo "selecciona tu respuesta" o bien escribir un signo del tipo ">" o ".", por ejemplo. No es posible dejar la primera entrada en blanco. Cuando se accede a un campo desplegable aparece la flecha que permite desplegarlo y se hace un poco ms grande. Por eso conviene dejar algunos espacios extra tras ellos si se contina escribiendo texto en la misma lnea.

5.6. Trabajar con formularios A continuacin, te damos unas recomendaciones para trabajar con formularios 1. El campo de formulario se inserta en un rectngulo que puede copiarse, moverse o cortarse como cualquier texto.

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2. Si se desea dar un formato especfico a la fuente de un campo, basta con marcar el campo y aplicarle el tipo de fuente, color, etc. que queramos, cuando insertemos texto, o lo elijamos de un desplegable, aparecer con las caractersticas de formato definidas. 3. Cuando estamos diseando un formulario, conviene activar el sombreado de campo, porque nos facilitar controlar la posicin de cada campo. 4. Si aparecen dos corchetes enmarcando el campo de formulario, podemos desactivarlos desde herramientas/opciones/ver, quitando la verificacin de marcadores (no olvides que hemos comentado que cada campo de formulario es un marcador). 5. Para realizar clculos en un campo de texto tipo clculo, tienes que tener en cuenta las funciones descritas en las tablas. 6. Una vez finalizado el formulario, hay que protegerlo para impedir que se puedan modificar los campos. Finalmente, lo ideal, como se ha comentado, es guardarlo como plantilla. 7. Una vez guardado, la mejor forma de moverse por un formulario, para rellenar sus campos, es la tecla tabulador, aunque tambin podemos hacerlo con el ratn.

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6. Combinar correspondencia
La combinacin de correspondencia supone obtener informacin en un documento (documento principal) obtenida de otro documento (el origen de datos) para crear un nuevo documento que contendr la informacin de ambos. El documento principal puede ser, por ejemplo, una carta que va dirigida a distintas personas y que puede contener distintas entradas de datos. El origen de datos contiene los datos que se incluirn en esas entradas cuando se visualice o imprima el documento final, fusin de ambos. La combinacin de correspondencia requerir, pues, tres pasos: 6.1. Creacin del documento principal Procederemos, como en cualquier otro caso, abriendo un documento en blanco y escribiendo el documento principal, en el que tendremos que prever la ubicacin de los datos que se insertarn ms adelante. Posteriormente entraremos en herramientas/combinar correspondencia y, en la pantalla siguiente, elegiremos Crear documento principal, seleccionando alguna de las opciones que se nos ofrecen:

Si ya tenemos el documento creado, seleccionaremos la opcin ventana activa. 6.2. Crear origen de datos Observars que, a medida que vamos avanzando en el proceso, se activan nuevas opciones, en este caso, origen de datos. De entre las opciones que aparecen, selec-

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cionaremos crear origen de datos si no disponemos de ellos, en caso contrario, optaremos por alguna de las restantes posibilidades. La creacin de un origen de datos se hace desde este cuadro de dilogo:

Se trata aqu de agregar o quitar campos a los que nos aparecen por defecto en la columna de la derecha. Tras aceptar, tendremos que guardar el origen de datos con el nombre y en la carpeta que deseemos. Con ello, tendremos creada la estructura para introducir datos, pero faltar llegar a la introduccin de la informacin, cosa que haremos mediante modificar origen de datos:

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Aparecer una ficha en pantalla con los campos que nosotros hemos seleccionado, en ella podremos rellenar los datos de cada individuo y pasar al siguiente mediante Agregar nuevo. Una vez introducida toda la informacin, podemos volver al documento principal mediante aceptar. 6.3. Insertar campos Es el momento de volver al documento principal, al que se habr aadido una barra de herramientas nueva:

El desplegable Insertar campo de combinacin nos proporciona la lista de campos seleccionados para que los coloquemos en las partes del documento que deseemos. 6.4. Finalizar el proceso En esta ltima parte, podemos usar tres botones de la barra de herramientas combinar correspondencia: Revisar errores: para comprobar el documento principal antes de combinar para imprimir o guardar. Combinar al imprimir: que permite realizar la combinacin y enviar los resultados por impresora. Combinar en un documento nuevo: realiza la combinacin en un nuevo documento que tendr tantas pginas como destinatarios de las cartas personalizadas. Puedes verlo mediante la presentacin preliminar.

6.5. Creacin de etiquetas El procedimiento para crear etiquetas de correspondencia es muy similar: 1. Partimos de un nuevo documento en blanco. 2. En el men Herramientas, seleccionar Combinar correspondencia. 3. En la seccin Documento principal, hacer clic en crear y seleccionar etiquetas postales y ventana activa. 4. En origen de datos, puedes crear un nuevo origen o seleccionar uno ya existente. 5. Si tienes que crear uno nuevo, procede como hemos descrito anteriormente para crear un origen de datos e introducir los registros. 6. En preparar (de la seccin crear origen de datos), configura el cuadro de dilogo opciones para etiquetas o bien crea una etiqueta nueva.

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7. Si tienes que crear una nueva, introduce sus dimensiones

8. En el cuadro de dilogo crear etiquetas, inserta los campos de combinacin correspondientes.

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9. Al aceptar, la pgina mostrar un aspecto como el siguiente. 10. A partir de este momento, ya puedes imprimir las etiquetas.