ACTIVIDAD 3 ASPECTOS SANITARIOS EN LA ALIMENTACION Y LA NUTRICION.

ALUMNA: JOHANNA CAROLINA NOCUA MENDOZA

CMO SE REALIZA EL PROCESO DESDE LA RECEPCIN HASTA LA DISTRIBUCIN DE UN DOCUMENTO? - DETERMINE SI LA COMUNICACIN SE GENERA DE FORMA INTERNA O EXTERNA.

- TENIENDO EN CUENTA LA FORMA DE COMUNICACIN QUE SE GENERE EN LA EMPRESA DETERMINADA MENCIONE CULES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU DESTINO? - FINALMENTE ELABORE UN MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANICE LA INFORMACIN OBTENIDA EN ESTA ACTIVIDAD.

SOLUCION La Unidad de Correspondencia es responsable que los originales lleguen oportunamente a su destino; utilizando mensajero interno, Fax, correo electrnico y servicios de correo y mensajera externa autorizados por la empresa. Con el fin de realizar esta actividad en forma eficiente el responsable de la Unidad de Correspondencia, cuando numere, registre y clasifique las comunicaciones y los dems documentos, los ubicar en un casillero identificado con cada una de las dependencias de la Entidad y una para el medio externo; en donde reposarn los documentos hasta la hora de los recorridos. 1. Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos.

MEDIOS Transmisin de fax La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisin de Fax diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar. El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la informacin correspondiente al envo del fax. Al llegar en el recorrido la tirita de confirmacin del envo del fax, el usuario debe firmar en la planilla del recorrido la recepcin del mismo. Cuando se requiera enviar una comunicacin nicamente por va fax, las dependencias deben elaborar las cartas en original y una copia. Mensajero interno Se refiere a la entrega de documentos que se realicen entre dependencias Se imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida para realizar el recorrido y se registra en la misma el nombre claro del usuario en seal de recibido. El mensajero debe registrar en la planilla Control Recorrido Interno la hora de salida y la hora de llegada. El mensajero ser el encargado de recoger las solicitudes de bienes y servicios que se centralicen con las secretarias de cada dependencia, para que sean entregadas por los mensajeros Mensajero externo Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que deben ser enviadas fuera de la entidad. Todas las diligencias deben ser registradas en la planilla Informe Mensajero Externo, con fecha y hora de ejecucin de cada trmite y enviarla a la Direccin de Archivo y Correspondencia, para confirmar la ejecucin satisfactoria de la misma. Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el consecutivo, en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir. Correo certificado La dependencia que necesite enviar comunicaciones, paquetes o cajas por correo certificado, debe enviar en una hoja en Excel el listado de los mismos (nombre del destinatario, direccin del envo, ciudad y telfono), va correo electrnico, a la Direccin de Archivo y Correspondencia (para casos que superen los treinta (30) sobres). Todas las comunicaciones, paquetes o cajas deben ir debidamente marcados con los datos del remitente y destinatario (nombre, direccin, ciudad y telfono).

 Cuando el envo es personal y contiene dinero o cheque, debe diligenciar el formato Entrega de Dinero En el momento en que la Direccin de Archivo y Correspondencia decida enviar comunicaciones o documentos por medio de correo certificado, elegir la empresa autorizada por la Institucin. En el evento en que se realice un envo por correo certificado, la Direccin de Archivo y Correspondencia deber comunicar el valor del mismo a la dependencia solicitante, para que sta a su vez de la aprobacin para realizar el envo por este medio. Archivo y Correspondencia deber entregar una orden de trabajo (talonario entregado por la empresa de correo) a la empresa de correo certificado, en donde se adjunte la relacin y los documentos a enviar. Adems, se debe especificar la cantidad y destino de los mismos (urbano, nacional o internacional). La empresa de correo debe entregar a la Direccin de Archivo y Correspondencia un informe de las diligencias realizadas con las pruebas de entrega correspondientes, igualmente, debe entregar un informe de las diligencias que no fueron efectuadas. Entrega personal Se refiere a la entrega de comunicaciones que directamente al destinatario desea hacer la dependencia. En el evento en que las dependencias ubicadas en la Sede principal generen correspondencia y su entrega sea directamente al destinatario, debern solicitar previamente la radicacin del documento en la oficina de Archivo y Correspondencia.