FUNDAMENTOS GENERALES DE LA ARCHIVISTICA

PRESENTACIN Para abordar el tema de la Arch !"#t ca$ e# %ece#ar o &rec #ar$ e%te%der ' com&re%der (%a #er e de co%ce&to# )(e &erm ta% co%ocer #( alca%ce ' lo*rar el ma%e+o de (% #,lo le%*(a+e e%tre la com(% dad arch ! #ta al re-er r#e a lo# a#&ecto# &ro& o# de la or*a% .ac ,%$ ma%e+o ' #er! c o# de lo# arch !o#/ La b(e%a o mala # t(ac ,% de lo# arch !o# e% la# e%t dade# &0bl ca# o &r !ada#$ obedece a m0lt &le# -actore#$ &ero &r %c &alme%te a la ca&ac dad de *e#t ,% del tale%to h(ma%o$ 'a #ea &or la# l m tac o%e# o red(cc o%e# de -(%c o%ar o#$ la care%c a de lo# co%oc m e%to# b1# co# e% el 1rea arch !"#t ca o la -alta de l dera.*o &ara d r * r ' e+ec(tar &roce#o# arch !"#t co#/ Por lo a%ter or$ #e b(#ca )(e lo# a# #te%te# a e#te #em %ar o &(eda% a&ro& ar#e de lo# co%oc m e%to# b1# co# &ara el e%te%d m e%to ' de#arrollo de #(# labore# relac o%ada# co% la *e#t ,% doc(me%tal/ 2/ IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Lo# arch !o# #o% m&orta%te# &ara la adm % #trac ,% ' la c(lt(ra$ &or)(e lo# doc(me%to# )(e lo# co%-orma% #o% m&re#c %d ble# &ara la toma de dec # o%e# ba#ada# e% a%tecede%te#/ Pa#ada #( ! *e%c a$ e#to# doc(me%to# #o% &ote%c alme%te &arte del &atr mo% o c(lt(ral ' de la de%t dad %ac o%al/ Lo# arch !o# reco& la%$ co%#er!a% ' d -(%de% %-ormac ,% re* #trada$ *e%erada o rec b da &or (%a e%t dad$ *r(&o o &er#o%a e% -(%c ,% de la# act ! dade# )(e 3#ta real .a/ D cha %-ormac ,% &(ede e#tar co%te% da e% doc(me%to# #obre &a&el o c(al)( er otro #o&orte4 med o# le* ble# &or e)( &o# mec1% co# o electr,% co#$ como c %ta#$ d #co# de com&(tador$ m cro-orma#$ -oto*ra-"a#$ -o%o*rama#$ ! deoc %ta#$ &el"c(la#$ & %t(ra#$ d b(+o#$ ma&a#$ etc/ Lo# arch !o# co%#t t('e% &arte e#e%c al de lo# rec(r#o# de %-ormac ,% de (% &a"#$ &or c(a%to e% #( doc(me%tac ,% #e e5&re#a$ e% -orma or * %al$ el de#arrollo h #t,r co de #( m # ,%$ -(%c o%e# ' act ! dade#/ S( m&orta%c a #e &odr"a com&re%der a &art r del !alor )(e t e%e% &ara4 la adm % #trac ,%$ la %!e#t *ac ,%$ la com(% dad$ el de#arrollo eco%,m co$ #oc al$ c e%t"- co ' tec%ol,* co$ el -ome%to de la c(lt(ra ' la co%#ol dac ,% de la de%t dad %ac o%al/

2/2/ Para la Adm % #trac ,% S &art mo# del #(&(e#to b1# co de )(e lo# arch !o# #o% creado# or*1% came%te &or &er#o%a# e %#t t(c o%e# e% el de#arrollo de #(# tarea#$ &ara #(# &ro& o# - %e#$ hemo# de co%cl( r )(e todo *ob er%o$ de&e%de%c a$ e%t dad o em&re#a debe rec(rr r co% -rec(e%c a a lo# doc(me%to# )(e ha &rod(c do o rec b do$ &ara determ %ar &recede%te#$ !er - car &ro'ecto# a%ter ore#$ c(m&l do# o &e%d e%te#$ lle!ar a cabo %!e#t *ac o%e#$ tomar dec # o%e#$ re#&o%der a tr1m te# ' dema%da# de orde% le*al$ adm % #trat !o$ - #cal o a re)(er m e%to# de lo# c (dada%o#/ La -(%c ,% de lo# arch !o# como memor a %#t t(c o%al cobra ma'or m&orta%c a a med da )(e &a#a el t em&o/ Co% arch !o# b e% or*a% .ado# %o #e te%dr1% )(e %!ert r ma'ore# rec(r#o# % t em&o e% la b0#)(eda de %-ormac ,% )(e e% # t(ac o%e# de de#or*a% .ac ,% #er"a %-r(ct(o#a lo )(e &rod(c r"a %e- c e%c a$ atra#o$ co%-(# ,% ' e% *e%eral #e &rod(c r"a (%a de- c e%te adm % #trac ,%/ 2/6/ Para la %!e#t *ac ,% Lo# arch !o# t e%e% la re#&o%#ab l dad de co%#t t( r#e e% -(e%te# &r mar a# de %-ormac ,%$ l(#trac ,% ' me+oram e%to &ara todo# lo# #ectore# de la com(% dad$ lo m #mo )(e &ara toda# la# c e%c a# del #aber$ e% ta%to )(e co%t e%e% %-ormac ,% e% doc(me%to# )(e #o% te5to de &r mera ma%o$ )(e &(ede% ' debe% a&ro!echar#e e% el traba+o creador$ &or &arte de %!e#t *adore# ' e#t(d o#o# lo# arch !o# # r!e% &ara de#c(br r la !erdad$ &ara e%co%trar !er# o%e#$ a !ece# d !er*e%te#$ #obre lo# aco%tec m e%to#$ #o% 0t le# &ara la# %!e#t *ac o%e# relat !a# a la h #tor a$ la adm % #trac ,%$ la eco%om"a$ la *eo*ra-"a$ lo# &roce#o# #oc ale#$ &ol"t co#$ la c e%c a$ la tec%olo*"a ' otra# d #c &l %a#/ 2/7/ Para la com(% dad ' el E#tado Al e#tar deb dame%te or*a% .ado# lo# arch !o#$ t e%e% la ca&ac dad de doc(me%tar derecho# ' debere# de la# &er#o%a#$ de la# or*a% .ac o%e#$ del E#tado m #mo$ ' de 3#te co% otro# e#tado#/ Toda &er#o%a de#de #( %ac m e%to % c a (%a relac ,% co% la doc(me%tac ,% )(e #e acrec e%ta e% el tra%#c(r#o de #( ! da$ e#ta relac ,% le &erm te e+ercer como c (dada%o/ I*(al #(cede co% la# e%t dade# ' or*a% .ac o%e# al crear#e ' em&re%der #(# act ! dade#/ S( creac ,%$ e5 #te%c a$ de#em&e8o$ ' de#a&ar c ,% #o% # em&re demo#trable# &or med o de doc(me%to#/ Por otra &arte lo# arch !o# #o% -(%dame%tale# &ara el co%trol &0bl co ' #oc al$ lo c(al -a!orece la &art c &ac ,% c (dada%a$ la l(cha co%tra la corr(&c ,%$ (%a ma'or e- cac a ' (%a me%or !(l%erab l dad del E#tado/ A#" m #mo$ lo# arch !o# -ortalece% la m&leme%tac ,% de la# e#trate* a# )(e #e &r ! le* a% e% lo# &la%e# %ac o%ale# de de#arrollo$ &(e# como ce%tro# ' # #tema# de %-ormac ,% %c de% de ma%era tra%#!er#al e% toda# la# e#trate* a#/ E% co%#ec(e%c a e# (% deber del E#tado re&re#e%tado e% todo #( a&arato &ol"t co9adm % #trat !o$ hacer lo# ma'ore#

e#-(er.o# &or &o# c o%ar lo# arch !o# e% e#trecha co%corda%c a co% lo# &r %c &ale# de#a-"o# del orde% eco%,m co$ &ol"t co$ #oc al ' c(lt(ral a - % de ate%der la# dema%da# ' e5&ectat !a# de de#arrollo de la com(% dad ' del &a"#/ E% (% 1mb to m1# am&l o$ e# e#e%c al )(e (% &a"# ma%te%*a (% re* #tro &erma%e%te de #(# derecho# ' obl *ac o%e# e% relac ,% co% otro# e#tado# ' co% la com(% dad %ter%ac o%al e% #( co%+(%to/ S %o #e co%#er!a% lo# tratado#$ co%!e% o# ' dem1# ac(erdo# %ter%ac o%ale# o %o #o% de -1c l acce#o$ #e &re#e%tar1% de#a!e%e%c a# co% otro# e#tado# ' co%tro!er# a# ' co%-l cto# %ter%ac o%ale#/ :Rhoad#$ &/2;</ 2/=/ Para el de#arrollo eco%,m co ' #oc al El me+oram e%to de la# co%d c o%e# de ! da de la &oblac ,% e# (% ob+et !o co%#ta%te e% toda# la# &ol"t ca#$ &la%e# ' &ro*rama# de de#arrollo eco%,m co ' #oc al de lo# *ob er%o#/ Para lle!ar a cabo %(e!a# % c at !a#$ el co%oc m e%to ' la com&re%# ,% de lo# a%tecede%te# #obre &ro*rama#$ med da# ' &roced m e%to#$ lo*ro# ' -raca#o#$ e# de m(cho !alor/ Al rec(rr r a lo# arch !o#$ *ober%a%te# ' &la% - cadore# te%dr1% la *ara%t"a de tomar ' &ro'ectar dec # o%e# co% ba#e# #,l da#$ &(e# 3#to# aco& a% *ra% ca%t dad de %-ormac ,% #obre4 &oblac ,%$ -(%c o%am e%to de lo# #ectore# &rod(ct !o# de #er! c o#$ %d(#tr a$ comerc o$ a*r c(lt(ra$ b e%e#tar$ a# #te%c a #oc al ' ed(cac ,%$ e%tre otro#/ 2/>/ Para el de#arrollo c e%t"- co ' tec%ol,* co Lo# errore# de &la%eam e%to le c(e#ta% caro a la# %ac o%e# ' a #(# *e%te#$ )( e%e# m(cha# !ece# debe% &a*ar %cl(#o co% #(# ! da# tale# de#&ro&,# to#/ A(%)(e (% &a"# como Colomb a &o#ee %me%#o# rec(r#o# h(ma%o# ' %at(rale#$ #( caracter .ac ,%$ c(a%t - cac ,%$ co%#er!ac ,% ' de#arrollo$ ha de #er a#(m da &or la# em&re#a# e %#t t(to# e#&ec al .ado# del E#tado$ &or el #ector &r !ado ' &or a#oc ac o%e# ' cor&orac o%e# m 5ta# )(e re0%a% lo# rec(r#o# ' e#-(er.o# &0bl co#$ &r !ado# ' com(% tar o#/ La %!e#t *ac ,% e# co%d c ,% &ara el a!a%ce c e%t"- co ' tec%ol,* co? #(# re#(ltado# &erm te% a&l cac o%e# &r1ct ca# ' la *e%erac ,% de co%oc m e%to# &ert %e%te# &ara la# %ece# dade# de lo# d -ere%te# #ectore# del &a"#/ Gra% &arte de la co%tr b(c ,% de lo# arch !o# al de#arrollo c e%t"- co ' tec%ol,* co e#t1 dado &or #( ca&ac dad de &ro&orc o%ar %-ormac ,% #obre %#(mo# ' re#(ltado# obte% do# d(ra%te lo# &roce#o# de %!e#t *ac ,%/ 2/@/ Para el -ome%to de la c(lt(ra ' el de#arrollo de la de%t dad %ac o%al Lo# arch !o# doc(me%ta%$ de#de #(# or"*e%e#$ la ! da de la# com(% dade# ' de la# %ac o%e# a la# )(e &erte%ece%$ #( e%tor%o$ la# relac o%e# e%tre #" ' co% otra# com(% dade#$ &(eblo# ' %ac o%e#/ De *(al ma%era$ co%#er!a% lo# re* #tro# de

la# d #t %ta# e5&re# o%e# creat !a#$ art"#t ca#$ a#oc ada# al de#arrollo eco%,m co$ &ol"t co$ c(lt(ral/ Lo# arch !o# e#t1% "%t mame%te l *ado# al #(r* m e%to del E#tado/ Co% el t em&o -(ero% de- % 3%do#e como &arte# e#e%c ale# del &atr mo% o c(lt(ral de la Nac ,%4 #(#te%ta% #( de%t dad$ &erm te% co%ocer la# ra"ce#$ re* #tra% la e5&er e%c a colect !a de la com(% dad ' #o% e#e%c ale# &ara el reco%oc m e%to de lo# derecho# de lo# c (dada%o#/ E% lo# arch !o# &erd(ra la memor a del &a#ado )(e #e co%#t t('e e% -(%dame%to del &re#e%te ' e% #o&orte del -(t(ro/ El acer!o h #t,r co &re#er!ado ' c(#tod ado &or la #oc edad &erm te )(e %o# # %tamo# m embro# #ol dar o# de Colomb a$ &rota*o% #ta# ' art"- ce# de %(e#tro &ro& o de#arrollo e% armo%"a co% el m(%do )(e %o# rodea/ 2 2. DOCUMENTO

MEJIA, Myriam. Servicios de Archivo. Serie Gu as y Ma!ua"es No. 1. Acceso y Di#usi$! de "a I!#ormaci$!. Archivo Ge!era" de "a Naci$!, %o&o'(, 1))*.

6/2/ Co%ce&to E% (% #e%t do m(' am&l o$ doc(me%to e# el te#t mo% o de la act ! dad del hombre re* #trado de -orma &erd(rable e% c(al)( er t &o de #o&orte -"# co De#de el &(%to de ! #ta arch !"#t co el doc(me%to %ace como &rod(cto %at(ral de la act ! dad adm % #trat !a de (%a e%t dad$ #e co%#t t('e e% & e.a 0% ca )(e # r!e como te#t mo% o$ %-ormac ,% ' &(ede% #er (t l .ado como &r(eba o -(e%te de %!e#t *ac ,%/ Se*0% el Re*lame%to Ge%eral de Arch !o#$ doc(me%to e# %-ormac ,% re* #trada$ c(al)( era #ea #( -orma o el med o (t l .ado/ 6/6/ Cla#e# ' caracter"#t ca# de lo# doc(me%to# E% lo# doc(me%to# #e d #t %*(e% !ar o# a#&ecto# como4 el #o&orte -"# co$ #( d #e8o ' #( co%te% do/ C(a%do #e habla de de%t - car t &o# doc(me%tale# e% ate%c ,% al #o&orte -"# co$ e%co%tramo# doc(me%to# e% #o&orte &a&el$ tela$ &er*am %o$ & el$ acetato$ &el"c(la#$ c %ta#$ metal$ & edra$ etc/ Lo# doc(me%to# tamb 3% #e &(ede% cla# - car &or #( d #e8o$ e# dec r$ la -orma como #e e%c(e%tre% elaborado#/ A#" e%co%tramo# &or e+em&lo4 doc(me%to# ma%(#cr to#$ t &o*ra- ado#$ le* ble# &or m1)( %a$ etc/ De#de el &(%to de ! #ta del co%te% do o atr b(to adm % #trat !o )(e d o or *e% a lo# doc(me%to#$ #e d #t %*(e% tre# cate*or"a# doc(me%tale#4 Doc(me%to# d #&o# t !o#4 a)(ello# e% lo# )(e la# a(tor dade# e5&re#a% (%a !ol(%tad )(e debe #er c(m&l da$ tale# como le'e#$ decreto#$ #e%te%c a#$ orde%a%.a#$ ac(erdo#$ re#ol(c o%e#$ d rect !a#/ Doc(me%to# te#t mo% ale#4 lo# )(e #e ace&ta% le*alme%te como &r(eba de (% hecho &or e+em&lo4 &ate%te# d &loma#$ e#cr t(ra#$ acta#$ e5&ed e%te# adm % #trat !o#$ e5&ed e%te# +(d c ale#/ Doc(me%to# %-ormat !o#4 c(a%do reco*e% (%a %-ormac ,% determ %ada &ro!e% e%te de c(al)( er &er#o%a o *rado adm % #trat !o$ &or e+em&lo4 carta#$ memora%do#$ o- c o#$ %-orme#$ com(% cado#$ %ot c a#$ doc(me%tale#/

6/7/ Doc(me%to de Arch !o

Doc(me%to de Arch !o/ Re* #tro de %-ormac ,% &rod(c da o rec b da &or (%a &er#o%a o e%t dad e% ra.,% de #(# act ! dade# o -(%c o%e#$ )(e t e%e !alor adm % #trat !o$ - #cal o le*al o !alor c e%t"- co$ eco%,m co$ h #t,r co o c(lt(ral ' debe #er ob+eto de co%#er!ac ,%/ De *(al -orma$ de#de el &(%to de ! #ta del co%te% do$ lo# doc(me%to# #o% elaborado# e% c(m&l m e%to de (%a# -(%c o%e# e%come%dada# a (%a &er#o%a o e%t dad ' como tal #e cla# - ca% e%4 Fac l tat !o#4 So% a)(ello# de car1cter adm % #trat !o com(%e# a c(al)( er %#t t(c ,% ' )(e c(m&le -(%c o%e# de a&o'o/ S(#ta%t !o#4 #o% a)(ello# doc(me%to# &rod(cto de la e#&ec al dad m #ma de cada e%t dad$ &or e+em&lo (%a e%t dad )(e #e ded ca a &re#tar #er! c o# de #al(d &rod(c r1 a *ra% e#cala doc(me%to# relac o%ado# co% h #tor a# cl"% ca# ' (%a e%t dad ded cada a &re#tar #er! c o# de ed(cac ,% adm % #trar1 doc(me%to# relac o%ado# co% cal - cac o%e#$ cert - cac o%e#$ &ro*rama# acad3m co#$ etc/ +. A,C-I.O

Co%+(%to de doc(me%to#$ #ea c(al -(ere #( -echa$ -orma ' #o&orte mater al$ ac(m(lado# e% (% &roce#o %at(ral &or (%a &er#o%a o e%t dad &0bl ca o &r !ada$ e% el tra%#c(r#o de #( *e#t ,%$ co%#er!ado# re#&eta%do a)(el orde% &ara #er! r como te#t mo% o e %-ormac ,% a la &er#o%a o %#t t(c ,% )(e lo# &rod(ce ' a lo# c (dada%o# o como -(e%te &r mar a de %-ormac ,% &ara la h #tor a/ Tamb 3% #e &(ede e%te%der como la %#t t(c ,% )(e e#t1 al #er! c o de la *e#t ,% adm % #trat !a$ la %-ormac ,%$ la %!e#t *ac ,% ' la c(lt(ra/ 7/2 Cla# - cac ,% de lo# Arch !o# 9 C clo ! tal de lo# doc(me%to# E% la d #c &l %a arch !"#t ca lo a%ter orme%te e%(%c ado #e t e%e el %ombre de CICLO VITAL DEL DOCUMENTO$ )(e el Re*lame%to Ge%eral de Arch !o# de- %e como AEta&a# #(ce# !a# &or la# )(e atra! e#a% lo# doc(me%to# de#de #( &rod(cc ,% o rece&c ,% e% la o- c %a ' #( co%#er!ac ,% tem&oral$ ha#ta #( el m %ac ,% o %te*rac ,% a (% arch !o h #t,r co/ Le' >B= de 6CCC$ Art"c(lo# 62$ 66 ' 67$ obl *a a la# e%t dade# del E#tado a elaborar ' a&l car Pro*rama# de Ge#t ,% Doc(me%tal$ &(d e%do co%tem&lar el (#o de %(e!a# tec%olo*"a# ' #o&orte#$ e% c('a a&l cac ,% deber1% ob#er!ar#e lo# &r %c & o# ' &roce#o# arch !"#t co#$ lo m #mo )(e$ la -ormac ,% de lo# arch !o# te% e%do e% c(e%ta el c clo ! tal de lo# doc(me%to#/ Act(alme%te e% %(e#tro &a"# el c clo ! tal del doc(me%to #e e%t e%de ba+o el co%ce&to de ARCHIVO TOTAL$ e# dec r$ el co%trol ' #e*( m e%to de todo el &roce#o arch !"#t co )(e com&re%de la# d -ere%te# -a#e# de -ormac ,% del arch !o$ la# c(ale# #e de#cr be% a co%t %(ac ,%/6 7/2/2/ Arch !o# de Ge#t ,% Com&re%de toda la doc(me%tac ,% )(e e# #omet da a co%t %(a (t l .ac ,% ' co%#(lta adm % #trat !a &or la# o- c %a# &rod(ctora# ( otra# )(e la #ol c te%/ S( c rc(lac ,% o tr1m te #e real .a &ara dar re#&(e#ta o #ol(c ,% a lo# a#(%to# % c ado#/ 7/2/6/ Arch !o# Ce%trale# E% lo# )(e #e a*r(&a% doc(me%to# )(e &or d #&o# c ,% de la Tabla de Rete%c ,% Doc(me%tal #o% tra%#-er do# &or lo# d #t %to# arch !o# de *e#t ,% de la e%t dad re#&ect !a$ c('a co%#(lta %o e# ta% -rec(e%te &ero )(e # *(e% te% e%do ! *e%c a ' e# ob+eto de co%#(lta &or la# &ro& a# o- c %a# ' &art c(lare# e% *e%eral/ El Arch !o Ce%tral de la e%t dad t e%e e%tre otra# -(%c o%e#$ el co%trol ' tratam e%to de la# #er e# doc(me%tale# de#de #( -a#e de &rod(cc ,%$ a#" como la
2

A,C-I.O GENE,A/ DE /A NACION. Ges'i$! Docume!'a". %o&o'(, 1))0.

de%t - cac ,%$ !alorac ,%$ #elecc ,%$ tra%#-ere%c a o el m %ac ,%/ El &(%to de &art da b1# co &ara a#(m r d cha# tarea# debe #er el am&l o co%oc m e%to de la# -(%c o%e# ' act ! dade# de la e%t dad$ lo )(e )( ere dec r )(e el cam&o de acc ,% del Arch !o Ce%tral !a m1# all1 de #er # m&le c(#tod o de lo# doc(me%to# e% #( eta&a #em act !a$ lo )(e m&l ca (% e#trecho acercam e%to co% lo# arch !o# de o- c %a %!ol(cr1%do#e act !ame%te e% el co%oc m e%to ' -(%c o%am e%to adm % #trat !o &ara %ter!e% r e% t3c% ca# ' d #e8o# de doc(me%to#$ e% el co%trol de %0mero de e+em&lare# )(e debe% &rod(c r#e$ a#" como tamb 3% coord %ar la c rc(lac ,% de lo# doc(me%to# e! ta%do d(&l cac o%e# %%ece#ar a#/ 7/2/7/ Arch !o# H #t,r co# So% a)(ello# a lo# )(e #e tra%#- ere% de#de el arch !o ce%tral lo# doc(me%to# de arch !o de co%#er!ac ,% &erma%e%te$ dado )(e cobra% e#&ec al !alor &ara la %!e#t *ac ,% la c e%c a ' la c(lt(ra/ La re#er!a le*al #obre c(al)( er doc(me%to ce#ar1 a lo# tre %ta a8o# de #( e5&ed c ,%$ c(m&l do# 3#to#$ el doc(me%to &or e#te #,lo hecho %o ad)( ere el car1cter h #t,r co ' &odr1 #er co%#(ltado &or c(al)( er c (dada%o$ ' la a(tor dad )(e e#t3 e% #( &o#e# ,%$ ad)( ere la obl *ac ,% de e5&ed r a )( e% lo dema%de co& a o -otoco& a# de lo# m #mo#/ S % embar*o$ toda# la# &er#o%a# t e%e% derecho a co%#(ltar lo# doc(me%to# de arch !o# &0bl co# ' a )(e #e le# e5& da co& a de lo# m #mo#$ # em&re )(e d cho# doc(me%to# %o te%*a% car1cter re#er!ado co%-orme a la co%#t t(c ,% ' a la Le'/ La# a(tor dade# re#&o%#able# de lo# arch !o# &0bl co# ' &r !ado# *ara%t .ar1% el derecho a la %t m dad &er#o%al ' -am l ar$ ho%ra ' b(e% %ombre de la# &er#o%a# ' dem1# derecho# co%#a*rado# e% la Co%#t t(c ,% ' la# le'e#/

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

A,C-I.O DE GESTI1N

A,C-I.O CENT,A/

A,C-I.O -IST1,ICO

.A/O,ES 2,IMA,IOS SECUNDA,IOS

.A/O,ES

3 ADMINIST,ATI.O 3 /EGA/ 3 4ISCA/ 3 CONTA%/E 3 T6CNICO

3 CU/TU,A/ 3 -IST1,ICO 3 CIENT54ICO

*. 4ONDOS DOCUMENTA/ES

=/2/ T &o doc(me%tal/ Hace re-ere%c a a la (% dad doc(me%tal # m&le$ )(e re0%e toda# la# caracter"#t ca# %ece#ar a# &ara #er co%# derada como doc(me%to$ &or e+em&lo4 Fact(ra$ re#ol(c ,%$ ac(erdo$ c rc(lar$ &,l .a$ etc/ La de%t - cac ,% t &ol,* ca de lo# doc(me%to# e# ab#ol(tame%te %ece#ar a$ e% ta%to )(e e# el re#(ltado de tr1m te# ' act ! dade# adm % #trat !a# ' como tal #e !a% a a*r(&a%do e% e5&ed e%te# lo# c(ale# !a% a d #t %*( r la# #er e# doc(me%tale# )(e &rod(ce (%a o- c %a/ Lo# doc(me%to# o (% dade# doc(me%tale#$ &(ede% #er # m&le# o com&(e#ta#/ E%tre lo# doc(me%to# # m&le# te%dremo# &or e+em&lo4 (%a re#ol(c ,%$ (% acta$ (%a &,l .a/ E%tre ta%to$ (%a (% dad doc(me%tal com&(e#ta$ e#t1 co%-ormada &or !ar a# & e.a# doc(me%tale# )(e #e ha% a*r(&ado e% de#arrollo de (% m #mo a#(%to$ -orma%do (% e5&ed e%te/ Por e+em&lo4 (%a h #tor a laboral$ (%a h #tor a cl"% ca$ (% co%trato$ (% co%!e% o$ (% e5&ed e%te adm % #trat !o$ (% &roce#o +(d c al$ etc/ =/6/ E5&ed e%te E# el co%+(%to de doc(me%to# relac o%ado# co% (% a#(%to e#&ec"- co ' )(e co%#t t('e% (%a (% dad arch !"#t ca/ Tamb 3% #e co%oce como la (% dad doc(me%tal -ormada &or (% co%+(%to de doc(me%to# *e%erado# or*1% ca ' -(%c o%alme%te &or (%a o- c %a &rod(ctora e% la re#ol(c ,% de (% m #mo a#(%to/ =/7 Ser e 9 S(b#er e Co%+(%to de (% dade# doc(me%tale# de e#tr(ct(ra ' co%te% do homo*3%eo#$ ema%ado# de (% m #mo ,r*a%o o #(+eto &rod(ctor como co%#ec(e%c a del e+erc c o de #(# -(%c o%e# e#&ec"- ca#/ E+em&lo4 H #tor a# laborale#$ acta#$ h #tor a# cl"% ca#$ %-orme#$ &ro'ecto#$ %-orme#/ Cada #er e doc(me%tal$ de&e%d e%do de #(# caracter"#t ca# adm % #trat !a# ' -(%c o%ale#$ #e &(ede d ! d r e% #(b#er e#/ E+em&lo4 SE,IE ACTAS SU%SE,IES Ac'as de Ju!'a Direc'iva Ac'as de Comisi$! de 2erso!a" Ac'as de Comi'7 de Archivo Co!'ra'os de Arre!damie!'o Co!'ra'os de Co!su"'or a Co!'ra'os de Com8rave!'a Co!'ra'os de 2res'aci$! de Servicios 2royec'o de Sa!eamie!'o %(sico 2royec'os de I!'ercam:io Cu"'ura"

CONT,ATOS

2,O9ECTOS

 2royec'os de Desarro""o Mu!ici8a" =/=/ Secc ,% 9 S(b#ecc ,% La #ecc ,% e#t1 co%-ormada &or a*r(&ac o%e# doc(me%tale# *e%erale# e% la# c(ale# #e #(bd ! de (% -o%do doc(me%tal$ ' e#t1 %te*rado &or el co%+(%to de #er e# doc(me%tale# &ro!e% e%te de cada (%a de la# d ! # o%e# o #(bd ! # o%e# de (%a e#tr(ct(ra or*1% ca/ La #ecc ,% doc(me%tal e#t1 de%t - cada como la d ! # ,% adm % #trat !a$ o- c %a o de&e%de%c a de &r mer % !el +er1r)( co$ #e*0% la (b cac ,% e% el or*a% *rama de cada e%t dad/ E+em&lo4 SECCI1N DI.ISI1N ADMINIST,ATI.A 9 4INANCIE,A SU%SECCION Gru8o de Ta"e!'o -uma!o Gru8o de Tesorer a y 2a&adur a Gru8o de Co!'a:i"idad Gru8o de 2resu8ues'o Gru8o de Servicios Ge!era"es I!s8eccio!es de 2o"ic a I!s8ecci$! de 2esas y Medidas I!s8ecci$! de Tr(!si'o y Tra!s8or'es Comisar a de 4ami"ia 2ro&rama de Idiomas 2ro&rama de Cie!cias Socia"es 2ro&rama de Educaci$! 4 sica I!&e!ier a de Mi!as I!&e!ier a Me'a";r&ica I!&e!ier a Am:ie!'a" Medici!a E!#ermer a

SEC,ETA,5A DE GO%IE,NO

.ICE3 ,ECTO,IA ACAD6MICA

4ACU/TAD DE EDUCACI1N 4ACU/TAD DE INGENIE,5A 4ACU/TAD DE CIENCIAS DE /A SA/UD

=/>/ Fo%do doc(me%tal E# la total dad de la doc(me%tac ,% &rod(c da ' rec b da &or (%a %#t t(c ,% o &er#o%a e% el de#arrollo de #(# -(%c o%e# o act ! dade#/ El -o%do #(ele de%t - car#e co% el arch !o ce%tral o h #t,r co de la e%t dad c(a%do la doc(me%tac ,% e# co%#er!ada &or ella m #ma$ # % embar*o c(a%do la doc(me%tac ,% e# tra%#-er da a otra e%t dad &ara #( co%#er!ac ,%$ 3#ta ad)( ere la cate*or"a de (% Fondo m1# de la e%t dad )(e lo rec be ' lo co%#er!a/

Al or*a% .ar#e (% -o%do debe te%er#e e% c(e%ta # 3#te &erte%ece a (%a e%t dad de#a&arec da$ ca#o e% el c(al #e de%om %a D-o%do cerradoE o a e%t dade# act !a#$ de%om %ado# D-o%do# ab erto#E/ E% el ca#o e% )(e #e #(&r ma (%a e%t dad ' otra a#(ma #(# -(%c o%e# #e co%# dera )(e el -o%do %o #e c erra # %o )(e # m&leme%te camb a de %ombre? co%#t t('3%do#e de e#ta ma%era e% (% -o%do doc(me%tal m 5to/ E+em&lo4 A,C-I.O A,C-I.O UNI.E,SIDAD DIST,ITA/ A,C-I.O MUNICI2A/ 4ONDO Archivo U!iversidad Dis'ri'a" 4o!do A"ca"d a Mu!ici8a" 4o!do Co!ce<o Mu!ici8a" 4o!do I!s'i'u'o de a&ua 2o'a:"e 4o!do Co"e&io Mu!ici8a" I!'e&rado... 2reside!cia de "a ,e8;:"ica Mi!is'erio de -acie!da Mi!is'erio de" Tra:a<o y Se&uridad Socia" Mi!is'erio de Educaci$! Mi!is'erio de De#e!sa Nacio!a" 4errocarri"es Nacio!a"es

A,C-I.O GENE,A/ DE /A NACI1N

=. PRINCIPIOS ARCHIVFSTICOS Lo# &r %c & o# de la or*a% .ac ,% arch !"#t ca de lo# -o%do# doc(me%tale# #o% el re#&eto al or *e% ' al orde% %at(ral de lo# doc(me%to# lo# c(ale# e#t1% dado# &or la o- c %a &rod(ctora de lo# m #mo#/ >/2/ Pr %c & o de Procede%c a E# a)(el #e*0% el c(al$ cada doc(me%to debe e#tar # t(ado e% el -o%do doc(me%tal del )(e &rocede$ te% e%do e% c(e%ta )(e debe ma%te%er#e la (% dad e %de&e%de%c a de cada -o%do ' e% 3#te la %te*r dad ' car1cter #er ado de la# #ecc o%e#$ #er e# ' e5&ed e%te#/ E#te &r %c & o e# !1l do ta%to &ara lo# arch !o# h #t,r co# como &ara lo# adm % #trat !o#$ &(e# e% todo# lo# ca#o# debe co%ocer#e o reco%#tr( r#e la e!ol(c ,% e#tr(ct(ral h #t,r ca de la %#t t(c ,%$ de%t - ca%do e% ella la# de&e%de%c a# ' -(%c o%e# )(e de#arrolla o de#arroll, e% el &a#ado$ %te*rado e% tor%o a cada (%a lo# doc(me%to# corre#&o%d e%te# a*r(&ado# e% #er e#/ Para la a&l cac ,% del &r %c & o de &rocede%c a$ debe de%t - car#e la e%t dad &rod(ctora de lo# doc(me%to#$ la de&e%de%c a &rod(ctora$ la# -(%c o%e# de#arrollada# ' lo# doc(me%to# &rod(c do# a*r(&ado# e% #er e#/ E% otra#

&alabra# debe hacer#e (%a cla# - cac ,% doc(me%tal reco%#tr('e%do la e#tr(ct(ra de -o%do doc(me%tal/

>/6/ Pr %c & o de Orde% Nat(ral Hace re-ere%c a al orde% )(e #e co%#er!a% lo# doc(me%to# de%tro de cada car&eta o e5&ed e%te (b c1%dolo# de ma%era co%#ec(t !a de ac(erdo como #e d ero% la# act(ac o%e# adm % #trat !a# )(e d ero% l(*ar a #( &rod(cc ,%/ C(a%do (%a #er e doc(me%tal e#t1 com&(e#ta &or !ar o# e5&ed e%te# o car&eta#$ 3#ta# tamb 3% debe% e#tar (b cada# de ma%era co%#ec(t !a re#&eta%do el orde% %at(ral e% el )(e #e -(ero% co%-orma%do/7 @/ ORGANIGACION DE ARCHIVOS

Com&re%de el co%+(%to de o&erac o%e# t3c% ca# ' adm % #trat !a# c('a - %al dad e# la a*r(&ac ,% doc(me%tal relac o%ada e% -orma +er1r)( ca co% cr ter o# or*1% co# ' -(%c o%ale# &ara re!elar #( co%te% do/ D cha# acc o%e# e#t1%
+

A,C-I.O GENE,A/ DE /A NACION. Or&a!i>aci$! de docume!'os de archivo. %o&o'(, 1))=.

e%cam %ada# a cla# - car$ orde%ar$ de#cr b r ' #er! r lo# doc(me%to# )(e co%-orma% (% arch !o/

@/2/ Cla# - cac ,% Labor %telect(al med a%te la c(al #e de%t - ca% ' e#tablece% la# #er e# )(e com&o%e% cada a*r(&ac ,% doc(me%tal :-o%do$ #ecc ,% ' #(b#ecc ,%< de ac(erdo co% la e#tr(ct(ra or*1% co9-(%c o%al de la e%t dad/ La labor de cla# - car doc(me%to# de arch !o$ e#t1 "%t mame%te l *ada co% el &r %c & o de &rocede%c a/ @/6/ Orde%ac ,%

Noviem:re 1C Oc'u:re 2= Ju!io ?2 4e:rero 1= E!ero 22

%o&o'(, e!ero22 de 2? Doc'or CA,/OS CA,,I//O 2reside!'e 4ONDO NACIONA/ DE

= * + + *

= * +

2 11

2 1

,es8e'ado Doc'or A'ye!'ame!'e Co! e" #i! 2adar<< <ha#?

Car8e'a No.@@@@@@@@@@Ca<a No.@@@@@@@@@@ SEC,ETA,IA GENE,A/ +??.2* IN4O,MES +??.2*.?2 I!#ormes de Ac'ividades 4echas EA'remasB 1)))312312 a 2???312312 4o"iosB 1==

Co%# #te e% la (b cac ,% -"# ca de la# #er e#$ e5&ed e%te# o car&eta# ' & e.a# doc(me%tale# e% el orde% &re! ame%te e#tablec do/ E# dec r$ e% el orde% cro%ol,* co e% el )(e #e &rod(+ero% o rec b ero%/ @/7/ De#cr &c ,% E# el &roce#o de a%1l # # de lo# doc(me%to# de arch !o o de #(# a*r(&ac o%e#$ mater al .ado e% re&re#e%tac o%e# )(e &erm ta% la de%t - cac ,%$ local .ac ,% ' rec(&erac ,% de la %-ormac ,% &ara la *e#t ,% o la %!e#t *ac ,%/ LA TECNOLOGFA EN LOS ARCHIVOS CINTA MAGNETICAB U!idad de a"mace!amie!'o de i!#ormaci$!, :asada e! 8u!'os ma&!e'i>ados e im8u"sos hacia "a C2U, co! ca8acidad de 1C? mi""o!es de :y'es DISDUETEB U!idad #"eAi:"e de a"mace!amie!'o de i!#ormaci$!, es u! medio ma&!7'ico cuyo uso es recome!da:"e 8ara e" 'ra!s8or'e de "os da'os, mas Eue como medio de a"mace!amie!'o DISCO DU,OB Memoria auAi"iar y u!idad de a"mace!amie!'o 8ri!ci8a", o#rece mayor co!#ia:i"idad 8ara e" a"mace!amie!'o de i!#ormaci$! CD3,OMB Disco com8ac'o de so"o "ec'ura y archivos ;!icos de 'eA'o DISCO O2TICOB So8or'e de a"mace!amie!'o de &ra! ca!'idad de i!#ormaci$! co! u!a r(8ida recu8eraci$!. E! u! com8u'ador se di&i'a"i>a! im(&e!es com8"e'as e! u! sca!!er, media!'e #ue!'es de "u>, 8ara a"mace!ar"as so:re u! disco cuya su8er#icie es 8er#orada 8or rayos "(ser. MIC,O4I/MACIONB Su u'i"i>aci$! se remo!'a a 1)+C co! e" 8royec'o de micro#i"maci$! de" 8eri$dico de -arvard U!iversi'y /i:rary. Es'a '7c!ica 8ermi'e #o'o&ra#iar docume!'os y o:'e!er 8eEueFas im(&e!es e! 8e" cu"a. AUTOMATIGACIN4 E# la a&l cac ,% de lo# med o# tec%ol,* co# a lo# &roce#o# de almace%am e%to ' rec(&erac ,% de la %-ormac ,% doc(me%tal DIGITALIGACIN4 S #tema med a%te el c(al #e tra%#-orma (%a ma*e% a%al,* ca o real e% (%a ma*e% d * tal$ (t l .a%do co%!ert dore# a%1lo*o# d * tale#/

C-I.O DJUNTOB Co!<u!'o de docume!'os o archivo reci:ido 8or correo B

CORREO ELECTRNICO4 E# (%a -orma de %tercamb o de %-ormac ,% e% la )(e (%o o m1# (#(ar o# rec be% o e%!"a% me%#a+e# de (% com&(tador a otro !"a I%ter%et/ ARCHIVO ADHUNTO4 Co%+(%to de doc(me%to# o arch !o# adher do# a (% me%#a+e e%! ado o rec b do &or correo electr,% co ARCHIVO ELECTRONICO4 E# el co%+(%to de doc(me%to# electr,% co#$ &rod(c do# ' tratado# arch !"#t came%te$ # *( e%do la e#tr(ct(ra or*1% co9-(%c o%al del &rod(ctor$ ac(m(lado# e% (% &roce#o %at(ral &or (%a &er#o%a o %#t t(c ,% &0bl ca o &r !ada$ e% el tra%#c(r#o de #( *e#t ,%/ DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO4 E# el re* #tro de %-ormac ,% *e%erada$ rec b da$ almace%ada ' com(% cada &or med o# electr,% co#$ )(e &erma%ece e% e#to# med o# d(ra%te #( c clo ! tal? e# &rod(c da &or (%a &er#o%a o e%t dad e% ra.,% de #(# act ! dade# ' debe #er tratada co%-orme a lo# &r %c & o# ' &roce#o# arch !"#t co#/

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