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CONVENCIONES
TEMAS Y
SUBTEMAS
• 1 Planeación y organización:
Planeación y Justificación, tipo de evento, objetivos,
organización participantes
de eventos • 2 Elección del lugar
• 3 Programa General:
Pre-evento, Post-evento, acompañantes
• 4 Determinación de los eventos a incluir
• 5 Integración del comité organizador:
estructura orgánica y funciones
• 6 Investigación y Análisis de prestadores
de servicios:
selección y contratación
TEMAS Y
SUBTEMAS
• 1 Medios electrónicos
Estrategias 2 Medios impresos
de • 3 Exteriores
Comercializa 4 Promoción de ventas
ción • 5 Relaciones públicas
• 6 Venta personal
• 7 Publicity
• 8 Tele marketing
• 9 Artículos promocionales
• 10 Otros medios
TEMAS Y
SUBTEMAS
• Transportación
Desde la coordinación de un solo pasajero que desea el servicio de
transportación a su hotel hasta la movilización de todo un congreso con
acompañantes.
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• Logística de Evento
GCI le apoya a organizar su evento, congreso o
convención, contando con las herramientas y el personal
profesional ideal para su necesidad.
Producción de Exposiciones
Preocupado por incursionar en un mercado poco
conocido, GCI le ofrece aterrizar sus ideas y producirlas
y asesorarlo con personal altamente conocedor del
mercado.
Renta de Equipo
Una sola compañía es la que usted tendrá que coordinar
para recibir de forma integral todas sus necesidades.
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• GRUPOS Y CONVENCIONES
Nuestra misión consiste en proveerle el mejor y más
completo servicio. Por esta razón, nuestro
Departamento de Grupos y Convenciones está a su
disposición para realizar eventos de cualquier
magnitud, atendiendo a sus especificaciones.
Nuestro equipo de consultores se encarga de toda
la logística para asegurarse de que su evento se
realice sin ningún tipo de problema. Los acuerdos
que tenemos con varios mayoristas, nacionales e
internacionales, además de las líneas aéreas, nos
permiten ofrecer precios razonables de los mejores
proveedores de viajes.
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• CancunVacaciones como agencia consolidada en el sector turístico y una de las más
fuertes en el destino desde hace varios años, pionera en servicios en Reservaciones
por Internet ofrece como parte de sus servicios reservaciones grupales y servicios
orientados y especializados a GRUPOS. Estamos comprometidos con nuestros
clientes a ayudarlos a crear y desarrollar sus actividades grupales desde hospedaje,
conferencias, transportación terrestre, hasta excursiones, actividades acuáticas, golf,
programas de cenas, actividades para acompañantes, fiestas tema, centros nocturnos
y discotecas etc., siempre encontrará un equipo profesional deseoso de ayudarle y
sugerirle actividades de acuerdo a las características de su grupo y programa.
Contamos con una amplia gama de hoteles, tours, actividades que se ajustan a las
necesidades de sus grupos y presupuestos. Para mayor información favor de
contactarnos para programas y actividades de grupos con una excelente tarifa
garantizada: Capacidad de Salones para Juntas y Convenciones de Hoteles
Hoteles de Gran Turismo
Hoteles de Cinco Estrellas
Hoteles de Cuatro Estrellas
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• Paquetes de hotel para Grupos
Paquete de Hotel con sólo habitación
Paquete de Hotel con plan Todo Incluido
• Tours y Actividades:
Tours Arqueológico
Tours Ecológicos
Tours Acuáticos e Islas
Actividades de Día
Tours de Compras
Golf
Cruceros de Noche y Fiestas Tema
Cenas para Grupos
Discotecas para Grupos Organizamos desde una simple junta hasta congresos y
convenciones contamos con asesoría para eventos y lo mas importante el trato y
servicio directo de un representante que en todo momento le ayudara.
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• Grupos y Convenciones de American Express® Corporate Travel le ofrece a su Empresa un servicio
especializado en la planeación, organización, desarrollo y seguimiento de sus:
• Viajes de incentivo
• Juntas de consejo
• Lanzamiento de productos
• Convenciones
• Congresos
• Seminarios
• Eventos especiales
• Usted no tiene que preocuparse por hospedaje, transportación aérea, alimentos, salas de juntas, equipo y todo lo
necesario para que su evento sea todo un éxito.
Cualquiera que sea su presupuesto y el tamaño de sus requerimientos, cuente con la experiencia de American
Express, que tiene más de 1,700 oficinas de Servicios de Viaje en todo el mundo y presencia local en los
principales destinos de Grupos.
Con Grupos y Convenciones de American Express Corporate Travel, usted y su Empresa obtienen:
• Coordinación total de su convención
• Operación del evento desde su concepción
• Conciliación de gastos y su pago
• Preparación de materiales promocionales
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• Meicer International
• DestinosGruposRenta de Autos Hoteles Paquetes Vacacionales
• Servicios Especializados
• Reservación hoteles
Transportación aérea
Transportación terrestre
Eventos de Tenis, golf y pesca
Coordinación de juntas y congresos
Fiestas tema
Cenas de gala
Excursiones especiales fuera de los hoteles sede
GRUPOS Y CONVENCIONES
• Nuestro personal con más de 10 años de experiencia en el
sector turístico es el resultado de la capacitación continua.
Cumple con las más altas expectativas de nuestros grupos en
viaje de incentivo, congresos y convenciones
• Debidamente uniformados e identificados, nuestro personal es
toda una empresa trabajando por un mismo objetivo: “ La
Satisfacción de Usted “
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• SERVICIOS
• Recepción en el aeropuerto en autobuses y camionetas Van de
lujo, con pancartas a color con el logo del evento
• Los mejores tours del destino especializados para grupos,
convenciones y viajes de integración
• Renta de autobuses, camioneta y vehículos ejecutivos, a
disposición debidamente requisitados ante la SCT con
conductores especializados en la zona
• Mesas de hospitalidad y servicio a clientes personalizadas para
sus grupos con personal bilingüe
• Apoyo de predocumentación para grupos y convenciones
• Teléfono de emergencia 24 horas en atención a grupos y
convenciones
• Servicios especializados para VIPs
• Organización de actividades de integración empresarial
• Catering en las mejores locaciones del desarrollo
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• GRUPOS Y CONVENCIONES
• Degustación de café de exportación de la zona
• Pruebas gastronómicas de productos de la región y catación de mezcales
• Clases de comida oaxaqueña, de lo mejor del mar y comida internacional
• Nuestras famosas noches tema: casino, pirata, mexicana, lunadas, beach party, entre otras
• Oaxaca Tradicional: Calenda y Guelaguetza
• Reservación y cenas especiales en los mejores restaurantes, bares y discoteques de la zona
• Contrataciones de grupos musicales, mariachi, marimba, bandas, trios, jazz y ballet folklóricos
• Shows cómicos y animadores
• Fuegos pirotécnicos artesanales
• Regalos típicos y arreglos florales
• Renta de radios de comunicación dentro del desarrollo turístico y sus alrededores
• Renta de equipo audiovisual
• Montaje y decoración de escenarios y stands para exposiciones
• Servicio de edecanes, modelos, demostradoras, traductores, extras y servicios secretariales
• Sistema de reservación SABRE y ventas de boletaje nacional e internacional
• Renta e instalación de computadoras, impresoras, redes e internet
• Renta de equipo de fotocopiado y scaners
• Deportes acuáticos: buceo, pesca, viajes de snorquel, kayak de río y mar
• Renta de motos acuáticas, bananas y balsas inflables
• Deportes extremos: rafting nivel I, II y IV, tirolesa, bicicleta de montaña y escalada en roca
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• Seminarios cruceros - Viajes en grupo - Agencia incentive
•
• El cruceros es sin duda alguna la mejor forma de conciliar fácilmente los intereses de los miembros de su
grupo.
•
1. Facilidad de presupuesto gracias a nuestra formula « todo incluido »
2. Servicio y confort de un hotel de 4 estrellas a 5 estrellas
3. Descubrimiento de destinos de ensueño (El Caribe, El Mediterráneo …).
4. Espectáculos internacionales todas las noches
5. Mesa de calidad y variada (diferentes menús cada día)
6. Equipos y actividades que sabrán satisfacer a sus invitados :
- piscina, sala de fitness, terreno multi-deportes …
- Min-club, canguro
- Baños turcos, sauna, salón de belleza
- discoteca, bares, casinos, máquinas de juegos, concursos
7.Una garantía de satisfacción: +del 95% de clientes satisfechos.
• Pero también:
- La convivialidad de la vida a bordo
- Niños GRATIS (salvo tasas portuarias) durante las vacaciones escolares
- La posibilidad de privatizar una parte del buque para aquellas ocasiones especiales..
• Nuestro departamento Grupos pone a su disposición su experiencia y se ocupa de la integralidad de la
logística para que la organización de su evento sea tan fácil como una simple llamada telefónica.
• Gracias a nuestro volúmen de ventas, hemos negociado las mejores condiciones con las mayores
compañías de cruceros. Un interlocutor único le ayudará a comparar las mejores ofertas de distintas
compañías para así encontrar el producto que mejor corresponda a sus expectativas..
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• Grupos y Convenciones
• Carlson Wagonlit Travel dispone de un departamento especialmente dedicado a la
organización y manejo de sus viajes de grupos, incentivos, convenciones y congresos con
el respaldo de más de 75 años de experiencia en México.
• Misión:
• Ser un socio de negocios estratégico que brinda servicios integrales en la organización y
coordinación de juntas de trabajo, convenciones, viajes de incentivo y eventos especiales
mediante esquemas de trabajo armados a la medida de nuestros clientes, permitiéndoles
optimizar su proceso actual y alcanzar sus objetivos tanto cualitativos como cuantitativos.
• CWT presenta una propuesta de valor única:
• "Proporcionar un servicio de alta calidad en cada proyecto asegurando precios
competitivos y buscando siempre la satisfacción tanto de la corporación, como de sus
participantes. Eficiencia y profesionalismo durante el proceso integral, desde la
organización del proyecto hasta el cierre del mismo".
• Nuestros Servicios:
• Convenciones (hasta 300 participantes)
• Sesiones de trabajo y/o capacitación
• Viajes de Incentivos (hasta 300 participantes)
• Eventos Especiales (hasta 300 participantes)
• Lanzamiento de Productos
• Inscripción a Congresos Nacionales e Internacionales
• NOTA: CWT Eevents podrá operar eventos mayores a 300 personas, siempre y cuando el
staff de coordinadores este disponible y la logística del mismo lo permita.
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• Convenciones (hasta 300 participantes)
• Selección del destino y manejo del presupuesto del evento.
• Organización de Viajes de Inspección.
• Servicios de alojamiento.
• Contratación de los salones y/o centros de convenciones.
• Transportación aérea (tarifas grupales, bloqueos, charters, etc.).
• Transportación terrestre (autobuses, camionetas, limusinas, etc.).
• Asesoría y selección de menús.
• Selección de restaurantes.
• Equipo audiovisual y de traducción simultánea.
• Iluminación, ambientación y escenografía.
• Fotografía y video.
• Fiestas tema.
• Expositores, shows y artistas.
• Servicios adicionales como edecanes, florería, gafetes, mantas, etc.
• Tours.
• Actividades recreativas.
• Seguros de viaje.
• Obsequios.
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• Viajes de Incentivos (hasta 300 participantes)
• Selección del destino y manejo del presupuesto del evento.
• Organización de Viajes de Inspección.
• Servicios de alojamiento.
• Contratación de los salones y/o centros de convenciones.
• Transportación aérea (tarifas grupales, bloqueos, charters, etc.).
• Transportación terrestre (autobuses, camionetas, limusinas, etc.).
• Asesoría y selección de menús.
• Selección de restaurantes.
• Iluminación, ambientación y escenografía.
• Fiestas tema.
• Shows y artistas.
• Servicios adicionales como edecanes, florería, gafetes, mantas, etc.
• Tours.
• Actividades recreativas.
• Seguros de viaje.
• Obsequios.
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• Qué es MPI?
Meeting Professionals International, de origen Norteamericano,
se fundó en 1972 y se ha convertido en la Asociación líder
mundial que actualmente integra a más de 19,000 profesionales
de la industria de reuniones, congresos y convenciones en 60
países (60 Capítulos y 4 Clubes), de 3 Continentes (América,
Europa y Asia). Grandes oportunidades para la identificación y
captación de negocios.
Oportunidad de convertirse en un profesional con
reconocimiento internacional a través de programas de
certificación. Profesionalización a través de programas
educativos y Networking a todos los niveles. Entrenamiento
para desarrollar el liderazgo. Noticias e información
actualizada de las tendencias y comportamiento del mercado a
través de su páginas web y boletines mensuales.
CENTROS EN MEXICO
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
• MEXICO CONVENTION BUREAU
• Elda Laura Cerda Martínez, Executive Director
Viaducto Miguel Alemán 105, 5th fl, Escandón, 11800
Miguel Hidalgo, Mexico City
(5255) 5278-4200, ext 1500;
Toll free from the U.S. and Canada:
1-800-446-3942
Fax (5255) 5278-4200 ext 1502
ecerda@visitmexico.com
www.visitmexico.com
• UNITED STATES OFFICE
• Chicago-Midwest USA
Eduardo Chaillo Ortiz
225 N. Michigan Ave., Suite 1850,
Chicago, IL 60601
(312) 228-0517; fax (312) 228-0515
chicago@visitmexico.com
• Meeting planners searching for a destination rich in business services, extensive meeting
venues, top-of-the-line accommodations, reliable transportation systems and exciting and
rewarding incentive options will find all these qualities and more in one place - Mexico.
• And perhaps the most appealing bit of news for meeting planners about hosting an event in
Mexico is the fact that - in this land of 42 convention centers in 56 cities, 245,000 hotel
rooms and 58 international airports - business conventions, seminars and meetings are
exempt from federal income taxes (VAT). This privileged tax code status can have some
beneficial effects on your client’s budget. Contact the Mexico Tourism Board for exemption
details at 1-800-44 MEXICO.
Centros de congresos y
•
convenciones
Only 20 minutes from Cancun's International Airport and within a very short walking distance of 4,700 hotel rooms,
Cancun Center is situated at the heart of the Hotel Zone, Providing the perfect venue for international congresses,
conventions and exhibitions with up to 8,000 attendees.
The recently remodeled, fully air-conditioned facility offers 13 column-free meeting rooms, which can be subdivided
into 36 break-out rooms, enabling simultaneous sessions to be held within 75,350 sq ft, as well as 77,900 sq ft of
exhibition space, divided in two levels.
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PRINCIPALES CENTROS A NIVEL
INTERNACIONAL
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space, 1,728,000 square feet; number of meeting rooms, 80; (011)
49-30-3038-3000; www.icc-berlin.de
• Berliner Congress Center; exhibit space, 108,000 square feet;
number of meeting rooms, 23; (011) 49-30-23-80-67-50;
www.bcc-berlin.de
• Estrel Convention Center; exhibit space, 62,000 square feet;
number of meeting rooms, 49; (011) 49-30-68-31-0; www.estrel.com
• Axica Conference & Meetings Center, exhibit space, 9,040 square
feet; number of meeting rooms, seven; (011) 49-30-20 24-16
PRINCIPALES CENTROS A NIVEL
•
INTERNACIONAL
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meeting planning simple, successful and affordable because each year we
organize more than 4,000 meetings, both in our own Conference Centers and at
dozens of other venues across the country.
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requirements of training sessions, conferences, business and planning
meetings with facilities in 5 convenient locations:
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• AMA Chicago in an executive parklike atmosphere just 10 minutes away from
O'Hare Airport
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Theater District
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Capitol itself!
PRINCIPALES CENTROS A NIVEL
•
INTERNACIONAL
AMA's Executive Conference Centers offer:
• Meeting rooms that offer flexible room configurations accommodating groups up to 220
people
• State-of-the-art audiovisual equipment
• High-speed Internet access
• Executive chairs
• Complimentary beverage stations located throughout the Center
• Professional on-site conference staff
• No Service charges, set-up charges or freight in/out charges and no sleeping room
commitment.
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50% less than comparable facilities. Our comprehensive meeting package includes meeting
room, continuous beverage service, 2 flipcharts, screen, overhead projector and
VCR/monitor.
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Executive Conference Centers are the right solution when your meeting needs exceed your
own office space. Hold your next meeting at an AMA Executive Conference Center and let
AMA help make your next meeting a success.
Formulación del plan de trabajo
(ruta crítica)
• Determinación de objetivos
• Fijación de políticas y procedimientos
• Presupuesto
• Selección del lema y del logo
• Coordinación del programa
• Selección de ponentes
• Determinación de áreas necesarias
• Determinación de equipos, montajes y
señalización a utilizar
• Selección de la sede
Formulación del plan de trabajo
(ruta crítica)
• Cotización de transportación, hospedaje,
alimentación, eventos.
• Fam trip
• contratación de proveedores
• Promoción y publicidad y relaciones públicas
• Propuesta y elección de alimentos y bebidas
• Variedad y entretenimiento
• Decoración y ambientación
• Salones, planos de montaje, equipo, servicios de
apoyo
Formulación del plan de trabajo
(ruta crítica)
• Listado de participantes
• Reservaciones
• Logística de traslado
• Organización del registro
• Apertura y autorización de cuentas maestras
• Supervisión de sesiones, eventos, comidas, montajes,
equipos, materiales, personal
• Eventos adicionales para acompañantes
• Organización del check out
• Logística de transportación de regreso.
El proceso administrativo aplicado
a los grupos y convenciones
• El proceso administrativo es la base para la
organización y desarrollo de las convenciones
de acuerdo a las siguientes etapas:
• Mecánica
a) previsión: que se puede hacer?
b) Planeación: que se va a hacer?
c) Organización: como se va a hacer?
El proceso administrativo aplicado
a los grupos y convenciones
• Dinámica
a) Integración: con que y con quien se va a
hacer?
b) Dirección: ver que se haga
c) Control: como se hizo?
Previsión
• Es la anticipación de acontecimientos y
situaciones futuras para planear lo que se va a
hacer.
• En este paso se realizaran las siguientes
actividades:
• Fijación de objetivos de la reunión
• Investigar los factores pasados, presente y
futuro que influirán la reunión
• Analizar las alternativas y decidir las mas viables
Integración de comités.
• La integración de comités corresponde a la
etapa dinámica en el proceso de integración.
• Se deberá siempre evaluar objetivamente a los
candidatos para obtener el mejor resultado de
cada uno de ellos.
• Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino,
duración, tipo de evento y programas que lo
integran se determinará el tamaño del comité
organizador.
Integración de comités.
• Es un factor primordial para el éxito del
evento y de su coordinación dependerá el
desarrollo de la reunión. Todos los detalles
deben planearse con anticipación y cada
comité deberá enfocarse en llevar a cabo
su objetivo y en coordinarse con los otros
comités a fin de lograr que la reunión se
lleve a cabo sin problemas, detalles o
contratiempos.
Clasificación de comités.
• Comité organizador: de acuerdo a lo planeado
en la organización se designará la presidencia,
vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente
de comité, gerente de subcomité.
• Comité de honor: estos solo se realizan por
compromiso, por el prestigio que tienen esas
personas o para conseguir facilidades para el
evento, pero por lo general no desempeñan un
papel en la organización del evento.
Clasificación
• Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico
• Comité de programa: se encarga de organizar e informar
la serie de actividades que se llevarán a cabo.
• Comité de publicidad: su objetivo es promover la
asistencia y difusión del evento tanto en el lugar de
origen como en el destino y otros puntos importantes.
• Comité de alojamiento: su función es lograr que los
participantes cuenten con una habitación de acuerdo a
sus necesidades.
Clasificación
• Comité de festejos: tiene a su cargo la
celebración de actividades artísticas, recreativas
o culturales de los eventos sociales de la
convención.
• Comité de registro: su función es lograr que el
registro de los participantes sea fácil, correcto,
cómodo y rápido
• Comité de recepción y hospitalidad: su papel
será el de anfitrión de los asistentes en todos los
eventos de la reunión.
Clasificación
• Comité de transporte: se encarga del traslado e
información de los detalles del viaje.
• Comité de exposición: realizará los trámites para
la obtención del espacio para las exhibiciones y
la información de los detalles a los expositores.
• Comité de servicios generales: verificará los
detalles de los servicios para llevar a cabo los
eventos.
• Comité de ornato y rotulación: se encarga de los
anuncios, rótulos y decoración de los eventos.
Funciones y obligaciones de cada
comité
• El comité organizador es un organismo de
trabajo y de acción, es que el ejecutará y pondrá
en movimiento el plan elaborado con
anticipación.
• Presidencia: es ocupada por los mas altos
ejecutivos de la empresa u organización con
amplios conocimientos administrativos y
experiencia en este tipo de eventos. Atiende las
desiciones respecto a la integración de su
equipo de trabajo.
Funciones y obligaciones de cada
comité
• Vicepresidente ejecutivo: llamado también coordinador
general, fungirá como OPR, debido a su experiencia es
contratado externa y temporalmente para dirigir y tomar
la responsabilidad de organizar las reuniones, de modo
que se informará de su contratación al presidente y al
comité organizador del evento.
• Vicepresidente de finanzas: también llamado tesorero o
contralor, debe tener amplios conocimientos de finanzas
y contable para realizar el control financiero, ingresos,
egresos y saber coordinarse con los otros miembros del
comité organizador.
Funciones y obligaciones de cada
comité
• Presidente de comité: llamado gerente o
vicepresidente, es una persona cuya habilidad,
experiencia y capacidad, le permiten ejercer
exitosamente las responsabilidades que asume
cada comité, la integración de esos comités
debe ser prerrogativa del OPR.
• Gerentes de subcomité: es el encargado de
atender áreas específicas, pero
interrelacionadas dentro del funciograma del
comité correspondiente. La designación es
hecha por el responsable de cada comité
Coordinación de comités
• Es fundamental la buena coordinación de los
comités para alcanzar todos los objetivos, para
lograr esto la comunicación será fundamental.
Para este fin debe programar en fechas
predeterminadas sus reuniones generales a las
cuales deberán asistir los responsables de cada
comité para llevar a cabo una orden del día
elaborando minutas e informes de progreso.
• Las reuniones deben reunir las siguientes
condiciones:
Coordinación de comités
• Elaborar un calendario de juntas con fecha,
hora, lugar y objetivo y distribuirlo entre todos los
involucrados.
• Las reuniones deben ser estrictamente de
trabajo y no desviarse en otros asuntos.
• Proveer café y refrescos o coffee break
• Considerar el equipo necesario: proyector,
rotafolios, plumones, hojas, lápices, etc.
• No permitir personas extrañas al fin
• Aconsejable una secretaria o una grabadora.
Análisis de las características del
evento y sus objetivos.
Determinación de los objetivos del
evento
• Todo evento sea pequeño o grande, nacional o
internacional tiene un fin, causa, justificación o
razón de realizarse. La fijación de objetivos debe
ser clara y definitiva y su establecimiento es la
base para definir los lineamientos y parámetros
que regirán las acciones a seguir y será la base
del proceso administrativo a seguir y definirán
las dediciones importantes como la sede, el
presupuesto, el programa, la publicidad, etc.
Determinación de los objetivos del
evento
• Los objetivos pueden ser generales o
particulares.
• Por generales se entienden aquellos que están
por encima de los otros y que abarcan de forma
mas amplia los interés fundamentales de la
empresa o asociación que organiza la reunión.
• Los objetivos generales pueden ser educativos,
informativos o motivacionales o una combinación
de estos.
Determinación de los objetivos del
evento
• Los particulares varían según el punto de
vista del organizador o de los asistentes.
• El conocimiento de tales diferencias es de
singular relevancia, pues su omisión o
desconocimiento afectará el resultado de la
reunión.
• A continuación detallamos ejemplos de
objetivos particulares.
Determinación de los objetivos del
evento
• Para la asociación: • Para el asociado:
• Imagen • Educación y capacitación
• Ingresos • Interrelaciones
• Prestigio • Foro de exposición
• Para la empresa: • Para el empleado
• Cumplimiento de las • Capacitación y mejora
leyes personal
• Nuevos productos • Ampliación de elementos
• Relaciones industriales y de ventas
publicas • Ascenso y
reconocimiento personal
Selección de la sede
• Existen una serie de factores que inciden
en la decisión de donde se llevará a cabo
la reunión, una de los primeros factores a
considerar es el presupuesto.
• En base a los fondos disponibles se podrá
decidir si el lugar estará cerca o lejos de la
mayoría de los convencionistas para
determinar cuanto se podrá desembolsar
para el transporte de los mismos.
Selección de la sede
• Otros factores importantes para tomar esta
decisión son:
• Información histórica acerca de convenciones
anteriores
• Procedencia de la mayoría de los participantes y
la ubicación estratégica de la ciudad sede
• Numero de participantes y disponibilidad de
hoteles con espacio suficiente en términos de
hospedaje y salones de convenciones.
• Disponibilidad de otros atractivos para
actividades adicionales.
Selección de la sede
• Tipo de ubicación, ya sea playa, ciudad,
campestre.
• Favorece el ambiente al objetivo de la
convención o de los participantes?
• Es adecuado de acuerdo al tipo de
convencionistas
• Viajaran con acompañantes o familiares
• Se ajusta el lugar a las posibilidades económicas
de los asistentes?
• Accesibilidad y adecuación según la procedencia
de los participantes
Selección de la sede
• El clima imperante será adecuado?
• Posee toda la infraestructura necesaria?
• El transporte local es adecuado?
• Existe un ambiente socio-político estable?
• Los nativos tienen una buena relación con
la empresa o institución?
Viaje de inspección
• A pesar de que normalmente las empresas
cuentan con el apoyo de una agencia de viajes
de incentivos o de profesionales en la
organización de congresos y convenciones
quienes, regularmente, conocen los diversos
lugares donde se llevan a cabo las
convenciones, el gerente de convenciones de la
empresa o institución deberá realizar un viaje de
inspección para verificar todos los detalles y
asegurarse que cumple con todos los requisitos.
Viaje de inspección
• En esta visita, que se realizará al menos con un
año de anticipación se verificará lo siguiente:
• Estado general de las instalaciones,
habitaciones, salones, restaurantes
• Calidad de los servicios que ofrece el hotel
• Numero, tamaño y equipamiento de los salones
• Infraestructura del sitio
• Medios de transporte y los tiempos de traslado
Viaje de inspección
• Planes de construcciones o modificaciones al
edificio.
• En cuanto al alojamiento
a) Numero de cuartos disponibles
b) Clasificación por tipo
c) Cantidad de cuartos con dos camas o king size
d) Horarios de llegada y salida
e) Amenities ofrecidos
Viaje de inspección
• En cuanto a los salones
• Cantidad y capacidad
• Equipo audiovisual disponible
• Áreas de servicio y registro
• Estacionamiento disponible
• Servicio de cocina y de meseros
Planeación.
• Si en la previsión se establece lo que se puede
hacer, Planeación es la determinación del
camino que se tomará y lo que se hará
conjuntamente con las acciones cronológicas de
trabajo para lograr los objetivos previamente
trazados, aquí se establece el rumbo que se
tomará, estableciendo las reglas, políticas y
procedimientos que ayudaran a alcanzar el
objetivo, el orden de las operaciones y la
determinación de los tiempos y presupuestos
para lograrlo.
Planeación.
• En todo proceso de planeación existen tres
principios que hay que tener en cuenta:
• Principio de precisión: la planeación debe ser
precisa y detallada, pues regirá acciones
concretas
• Principios de flexibilidad: debe haber un margen
de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y
fuera de control
• Principio de unidad: se debe diseñar una
planeación para cada acción y coordinar todas
entre si.
Formulación del programa tentativo
• En esta fase se establecen los planes, o la
secuencia de acciones y tiempos, que harán que
se logre el objetivo. Esto es responsabilidad del
OPR quien deberá establecer toda acción
posible que afectárá el resultado de la reunión.
• Las revisiones a este programa y los
consecuentes cambios agruparan de forma
lógica diversas acciones que por sus
caracteristicas y objetivos deben estar
vinculadas.
Formulación del programa tentativo
• Una vez realizadas las revisiones, las
acciones se agruparan bajo una serie de
subtitulos que permitan agruparlas para
alcanzar cada objetivo especifico, por
ejemplo, muchas acciones dentro del plan
general de trabajo se agruparan bajo
subtitulos, como programa técnico-
cientifico, programa social, de promoción,
de hospedaje, de registro, etc.
Formulación del programa tentativo
• De acuerdo a la magnitud del evento, al
número de asistentes esperados, a la
cantidad de colaboradores, al presupuesto
asignado y al conocimiento y
profesionalismo del comité organizador la
realización y cumplimiento de las acciones
agrupadas bajo los diversos títulos serán
ejecutadas por los subcomités
correspondientes
Formulación del presupuesto
• Una de las mas grandes e importantes
responsabilidades del OPR para lograr el éxito
de la reunión es la cuantificación económica de
cada una de las acciones que se realizarán.
• El presupuesto es la elaboración de planes para
un periodo determinado y a futuro en términos
contables. Determina, con la máxima exactitud
posible, el capital o inversión requerida para
realizar la reunión y su posible recuperación.
Clases de presupuesto
• De egresos e ingresos
• De tiempo, espacio y productos
• Gasto de capital
• Efectivo
• Balance
Clases de presupuesto
• También podemos clasificarlos según el tipo de
reunión, ya que en las convenciones
empresariales, el gasto es absorbido por la
empresa de acuerdo al budget elaborado en
forma general por la empresa al inicio de sus
ejercicio en la partida destinada a reuniones.
• Las condiciones generales de la empresa, su
situación económica y el tipo de reunión que se
celebrará determinan el presupuesto asignado.
Por lo que el programa se sujeta a este.
Clases de presupuesto
• Mientras que en la mayoría de las reuniones de
asociaciones y organismos similares, el
presupuesto se sujeta a la reunión.
• El programa general de trabajo se cuantifica,
determinándose así, el presupuesto necesario
para ejercerlo. El tipo de reunión, así como sus
programas y acciones a efectuar así como su
recuperación, son los determinantes del monto
requerido.
Elaboración de presupuestos
• Toda acción que muestre una valoración
contable se debe incluir en el presupuesto. Por
norma general, los presupuestos se dividen en
dos renglones principales:
• Egresos
• Ingresos
Egresos
• También conocidos como gastos o inversiones,
los egresos debe representar toda la valoración
contable que satisface el logro de servicios y
elementos materiales en función directa de la
reunión.
• Los diversos renglones y la cuantificación de los
recursos para el logro de las metas que se
indican detalladamente en el plan general de
trabajo proporcionaran la totalidad de egresos
estimados que requiere la reunión.
Ingresos
• Los ingresos deben representar toda
valoración contable para el beneficio
económico vinculado directamente con la
realización del evento, los cuales pueden
provenir de:
• Cuotas de inscripción o registro, cuotas de
acompañantes, cuotas especiales,
subsidios o contribuciones, patrocinios y
contribuciones.
Elaboración de cotizaciones
• Una de las actividades primordiales es
determinar los precios de los traslados,
transportación, hospedaje, alimentación,
eventos, equipo, etc.
• Es necesario negociar los mejores precios para
el hospedaje de los participantes y tratar de
obtener precios razonables para los banquetes,
fiestas, cócteles, etc.
• Adicionalmente, es muy importante negociar los
servicios extras y espacio para exhibiciones por
el beneficio que implica.
Elaboración de cotizaciones