ENSAYO EXPLICATIVO

a. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato. Cada uno de los datos por s mismo no nos da informacin. Para crear informacin de los datos, necesitamos ordenarlos interpretar y transmitirlos. Las etapas en este proceso son: Recoleccin: Es cuando me transmiten diferentes datos, los escucho, los busco; en este momento acabo de recolectarlos, para su siguiente etapa ordenarlos Procesamiento: Cuando ya tengo los datos, por el canal por donde me haya llegado llega a la etapa de proceso, aqu debo buscarle las lgica y ordenarlos Transformacin: Cuando tengo los datos ordenados, llega el proceso de transformacin: los analizo y los transmito en forma de informacin.

b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administracin documental.

Hace referencia a la clase o tipo de documento que se puede generar segn la actividad para la cual est diseada y la informacin y mensaje que se desea transmitir, como se seala a continuacin: -Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares. La correspondencia comercial es muy importante porque a travs de ella se inician, fomentan y fortalecen los vnculos comerciales, presupuestal y poltico. La importancia de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeo que sea el negocio o empresa siempre requerir de la transmisin de un mensaje escrito, de transar, hacer negociaciones.

-Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para el registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros. Los documentos contables son importantes porque vienen a ser la columna de la organizacin. Son el fin por el cual se ha creado la organizacin. Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales. Son importantes porque pueden contener actas, certificaciones, imgenes etc. Que son nicos que no pueden ser reproducidos o tienen un valor incalculable para la empresa. Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e incluso registros de pagos y cobros Los documentos son importantes porque sirven como pruebas en caso de controversias judiciales, por lo que los escritos que manejamos en la redaccin sirven o funcionan como prueba plena de los compromisos o palabras hechas por la persona o empresa o su representante.

Referirse al valor de los documentos, produce a su vez la clasificacin de stos en el archivo de gestin, central o histrico. Es por ello que se debe tener en cuenta cules apoyan directa y diariamente los procesos y cules pueden permanecer estticos, aunque vigentes, segn la funcin que respalden (Ver figura).

c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y explique el porqu de sus aportes.

En primer lugar se puede afirmar que un dato es diferente a la informacin, aunque algunas veces se tiende a la confusin. Esas diferencias se aclararn a continuacin para mayor comprensin. 1.1. El Dato Se considera como una unidad pequea, elemental y de gran importancia, ya que con la ausencia de uno slo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisin de la informacin. Adems, un dato puede ser representado a travs de un smbolo, letra o nmero para as identificar una cualidad o una cantidad. 1.1.1. Clases de datos Los datos se pueden clasificar de la siguiente manera segn su funcionalidad. Numricos: Son aquellos que nos permiten estimar una calificacin, una medida, un porcentaje o una operacin que lleva implcita una funcin de tipo matemtico o estadstico. Por ejemplo cuando identificamos cantidad de compras al ao mes a mes, precios de productos, cantidades de clientes. En Cadena: Se denominan de esta manera porque generalmente estn incluidos en un texto y permiten que ste tenga una secuencia lgica dentro del contenido. Se distinguen porque estn representados con un smbolo en representacin de una funcin, o encerrados entre comillas, en signos de admiracin, con apstrofes, entre otros. Por ejemplo cuando se afirma: An a este tiempo una de las obras ms ledas y recordadas sigue siendo: El Hidalgo Caballero Don Quijote.a Mancha. Lgicos: Estos permiten emitir un juicio de razn que puede estar contenido en uno o varios criterios, como por ejemplo cuando en una encuesta se pide determinar una sola respuesta SI o No, femenino o masculino o por ejemplo determinar un rango. Ej. (5,10, 15, etc.).

1.2. Etapa de un Dato

Para que un dato tenga efectividad en su contenido requiere atravesar las siguientes fases: Recoleccin Procesamiento Transformacin Como se puede observar claramente en la grfica anterior, en la medida en que se recolectan los datos se procede a realizar un procesamiento de stos, para que as se transformen en informacin.

1. EL DATO Y LA INFORMACIN

1.3. La Informacin Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicacin en una actividad, una investigacin o estableciendo de manera comparativa una situacin o un fenmeno. La informacin cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir tomar una decisin, tanto a nivel personal como empresarial que conllevar a un punto de dificultad, pero a su vez a una solucin.
De acuerdo a lo anterior, se puede entender que la informacin no divaga en su cuerpo sino que, por el contrario, se concreta como se puede observar en el siguiente esquema: (Ver grfico). 1.4.Tipos de Informacin Al igual que los datos, la informacin tiene una caracterizacin diferente, dependiendo de la naturaleza de su contenido: Personal: Es aquella que nos da a conocer ciertos rasgos de un personaje o personajes especficos, cualidades, sentimientos y actuaciones. Institucional: Rene en sus contenidos aportes acerca de las acciones de tipo administrativo, operativo y funcional de una entidad. Documental: Facilita informacin acerca de uno o varios documentos.

2. DOCUMENTO Empecemos por decir que un documento es un instrumento que contiene la informacin necesaria para realizar la transmisin del conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situacin facilitando el acceso a temas especficos.
2.1. Documento de Archivo Se puede definir como un soporte u objeto de conservacin que registra evidencias de diferente ndole propias de una organizacin, que giran en torno a la funcin administrativa, y son producto de una gestin de orden cultural, jurdico, histrico, entre otros. 2.2. Documento Electrnico Es aquel que est constituido por la informacin que se genera, recopila, analiza e incluso se enva a travs de dispositivos de carcter digital o electrnico, previamente seleccionado y seriado, acorde con los datos contenidos en l. Adems se origina de una fuente de su misma naturaleza, como por ejemplo el internet, los correos, el tlex, telefax, chips de memorias, entre otros. 2.3. Caractersticas de los Documentos de Archivo Se agrupan segn su naturaleza, situacin, persona o entidad que las produce: 1. Internas 2. Externas 1. Internas: Son aquellas caractersticas que hacen parte de la esencia del documento y que estn implcitas en l. Las ms comunes son: Entidad Productora: Hace referencia a la persona (autor) o empresa que expide el documento, registrado por lo general en el membrete o como remitente de ste. Esta

caracterstica se hace presente tanto en el sector pblico como en el privado. Orgenes Funcionales: Se entiende por aquella funcin, cargo o trmite que motiva la elaboracin y produccin del documento. Tambin se le llama funcin facilitativa, ya que apoya la ejecucin de una actividad y sirve de soporte a una respuesta o inquietud. En caso de que se requiera su descripcin detallada se denomina: funcin sustantiva. Fecha y Lugar de Produccin: Seala con precisin el origen del documento en tiempo y espacio, es decir, el da, mes y ao, as como la ubicacin en el cual fue realizado. Contenido sustantivo o substancial: Se refiere especficamente al cuerpo o contenido del documento de una manera amplia y detallada. 2. Externas: Son aquellas caractersticas que no dependen del cuerpo del documento, sino que son parmetros que hacen que ste se realice de determinada manera, y se pueden clasificar de la siguiente manera: Clase: Se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento. - Textual: Porque sus contenidos estn escritos en el papel. - No Textuales: En algunas ocasiones pueden contener escritos pero la diferencia radica en que se elaboraron para ser interpretados visual, auditiva e incluso manualmente, como por ejemplo: los documentos informticos, fotogrficos, grficos, sonoros, mapas y planos. Tipo: En este caso se refiere al motivo que genera la creacin del documento y la entidad misma que lo emite, por ejemplo las cartas, memorandos, circulares, informes, y que por la destinacin, requiere cumplir con las normas tcnicas. Forma: Seala especficamente su contenido en original y copia. Se debe identificar el original con alguna clase de marquilla, en algunos casos se emplea la mencin N/A, que significa no aplicable con el nimo de que no sea empleado para el trmite, sino que lo conserve el primer interesado. Formato: Refleja la presentacin en fsico del documento dependiendo su clase, por ejemplo: - Los textuales: Se organizan por legajos, cajas, libros, entre otros. - Los no textuales: Como las imgenes y los sonoros, ejemplo: cintas, microfilms, cds. Cantidad: Hace referencia al nmero de ejemplares del documento.

2.4. Caracteres de los Documentos de Archivo Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como parte de la legalidad, importancia y veracidad que los identifica: Carcter Seriado: Se conoce por este trmino a la generacin de documentos uno a uno, producto de acciones repetitivas, como por ejemplo las actas, los acuerdos y resoluciones, los cuales estn encaminados a funciones especficas. Carcter de Unicidad: Este indica que cada documento en su produccin es nico y no hay ms ejemplares idnticos, ni publicaciones. Las copias deben ser tenidas en cuenta como un documento ms que cumple con las condiciones necesarias para trmites determinados, por esta razn no rompe este carcter. Carcter de Objetividad: Como su nombre lo indica, el documento debe cumplir con el objeto o con la actividad institucional o personal para la cual fue diseada y no debe dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido. Como muestra de esto, en la mayora de los documentos se anota el asunto o la referencia, y en algunos, como en el caso de los contratos, el mismo ttulo que indica la descripcin precisa y orienta su contenido especficamente a lo que persigue. Integridad: El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su forma interna ni externa, por esta razn es necesario que sus especificaciones sean lo suficientemente precisas y claras para que de esta manera se proteja de modificaciones. Interrelacin: De ninguna manera un documento con carcter archivstico cumple una funcin aislado de otras actividades registradas en otros documentos. Por el contrario, acta como una pieza de un conjunto, e interacta con los dems de la unidad. Por ejemplo si en las bodegas de un almacn, se genera un documento de una devolucin se afecta otra rea con estos documentos. Es decir, si la de contabilidad registra en documentos las acciones, pero a su vez, determina que la situacin se present por negligencia de un funcionario en el desempeo de su cargo, puede realizarse una notificacin hacia la gerencia y repercute al rea de Talento humano, que seguramente tomar medidas y se manifestar mediante la expedicin de un memorando. 2.5. Elementos de un Documento de Archivo Se definen como aquellas caractersticas que hacen posible la clasificacin de un documento para que ste pueda ser archivado segn sus especificaciones, como se puede observar a continuacin: Soporte: Se considera soporte al material a travs del cual se realiza la transmisin de conocimiento en medios electrnicos, magnticos, evidencias fsicas, entre otros.

 Tcnica: Hace referencia a los medios que normalmente se utilizan para la transmisin del contenido documental. (Ver imagen). Estructura: Constituye los datos especficos que conforman el documento y que lo hacen diferente de los otros, por ejemplo fecha, destinatario, saludo, clusulas, despedida, contenidos, anexos y firmas. Contenido: Se puede describir como el mensaje interno o la actividad especfica que desea expresar y transmitir la institucin o persona

3. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Como se ha venido destacando en el transcurso de este contenido, los documentos permiten que las actividades propias de una empresa se puedan ejecutar adecuadamente en cada una de sus reas, y que una vez cumplida la funcin constituyan un archivo sujeto a las disposiciones legales. Es por ello que se hace pertinente mencionar los aspectos ms importantes del papel que respalda un documento: Como ejercicio de las funciones administrativas transmiten informacin y sirven de evidencia de las gestiones desarrolladas a travs de sus diferentes formas de soporte. Constituyen un medio de comunicacin humana.
Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que as lo requieran. Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones. Soportan procesos legales personales e institucionales.

4. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Los documentos de archivo se clasifican segn la funcin que pretendan cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios, de la siguiente manera: 4.1. Segn el Soporte

Se clasifican por sus caractersticas fsicas y condiciones de conservacin as: Textuales: Esta clase de documentos son los que ms se emplean en la gestin empresarial, algunos ejemplos de ellos son los manuscritos (notas, borradores, apuntes rpidos), etiquetas e impresos.
4.2. Segn su Productor o Autor Se refiere a la empresa o persona que elabore el documento y la funcin a la cual se destine. Se clasifican en: Pblicos: Se entiende por documento pblico a aquel instrumento que se tramita ante un funcionario pblico, que cumple una funcin que atae directamente al Estado y tiene carcter representativo. Estos pueden ser registrales, judiciales y notariales. Privados: Son aquellos que se realizan sin la intervencin de un funcionario estatal, por lo general con un formato libre y propio de las partes que intervienen para su realizacin, as como con el asunto o actividad que estimen conveniente. 4.3. Segn su Finalidad Como el enunciado lo indica, los documentos cumplen una funcin con un objetivo que deben cumplir. Pero segn la circunstancia hace que se genere la informacin que est soportando. De acuerdo a lo anterior se clasifican en: Documentos dispositivos: En estos documentos encontramos normas, reglamentos o pronunciaciones que esperan ser acatadas o cumplidas. En el sector pblico vemos el caso de los acuerdos, las resoluciones, los decretos y otros. En el sector privado tienen este carcter los reglamentos internos, comunicaciones y disposiciones administrativas. Documentos testimoniales: Se llaman de esta manera a todos los documentos, tanto del sector pblico como del privado, que constituyen sus contenidos como un soporte, prueba o evidencia ante alguna situacin especfica, por ejemplo las actas, escrituras, contratos, convenios. Documentos informativos: Son aquellos fundamentados en la gestin empresarial, que como su nombre lo indica propenden por el desarrollo de las comunicaciones, por ejemplo las cartas, los memorandos y circulares. 4.4. Segn su Difusin en el Tiempo Es importante tener en cuenta que no todos los documentos tienen una vigencia

indefinida, sino que por el contrario, algunos han sido diseados exclusivamente para cumplir una funcin que tiene un principio y un final en el tiempo, como se observa a continuacin: Vitales: Se constituyen como documentos que constantemente son fuente de consulta, informacin y soporte de una accin actual, como por ejemplo las escrituras, las nminas y diseos. Importantes: Son aquellos, cuya informacin a pesar del paso de los aos siguen constituyendo una reserva de gran valor. Se pueden llegar a conservar de 5 a 6 aos. Un caso de ellos son los soportes contables. tiles: Son aquellos que por lo general tienen vigencia y apoyan la gestin de los procesos diarios que ocurren dentro y fuera de la organizacin. En este aspecto juega un papel fundamental la unidad de correspondencia. No esenciales: Son aquellos que pasado un trmino superior a los seis meses pierden su valor, por ejemplo las circulares, cartas y boletines que en un momento dado fueron informativos, pero que su vigencia y aplicabilidad prescribi pasado este tiempo. 4.5. Segn su Funcionalidad Los documentos se crean con el nimo de apoyar una gestin, a continuacin observamos su clasificacin: Sustantivos o especficos: Son aquellos que soportan las funciones y objetivos de la empresa en sus diferentes reas, por ejemplo la programacin de horarios de atencin, rotacin de turnos, agenda de vuelos, ruteros y dems. Facilitativos o Comunes: Son aquellos que adems de apoyar la gestin empresarial, tambin se hacen presentes con contenidos diferentes pero cumpliendo las mismas funciones, por ejemplo las nminas, los libros contables, hojas de vida y control de expedientes del personal.

5. TIPOLOGA DOCUMENTAL Hace referencia a la clase o tipo de documento que se puede generar segn la actividad para la cual est diseada y la informacin y mensaje que se desea transmitir, como se seala a continuacin: Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto

de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares. Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para el registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros. Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales. Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e incluso registros de pagos y cobros.

Referirse al valor de los documentos, produce a su vez la clasificacin de stos en el archivo de gestin, central o histrico. Es por ello que se debe tener en cuenta cules apoyan directa y diariamente los procesos y cules pueden permanecer estticos, aunque vigentes, segn la funcin que respalden (Ver figura). 6.1. Valor Primario o Inmediato: Son aquellos que se encuentran directamente involucrados en la gestin administrativa y que acorde con el registro en las tablas, se define su permanencia. Por tanto, en este sentido encontramos: Los de valor administrativo influyen en la planeacin de las acciones relacionados con los objetivos de la empresa y la toma de decisiones. Los de valor jurdico establecen los derechos y las obligaciones dentro de la funcin. Los de valor legal que por su estructura soportan la actuacin administrativa o sirven de testimonio. Los de valor fiscal se destacan por el apoyo y utilidad a los movimientos presupuestales, financieros y en efectivo, apoyando en mltiples ocasiones al tesoro pblico.

 Los de valor contable se conforman por el conjunto de registros y soportes que permiten visualizar y revisar la gestin, como las facturas, balances, impuestos y consignaciones. Los de valor tcnico tienen una utilidad orientada hacia una funcin especfica como en el caso de los planos y las historias clnicas. Teniendo en cuenta, la razn, la vigencia y precauciones que dan origen a los documentos, se identifican las siguientes fases: trmite, vigencia y plazo precaucional. 6.2. Valor Secundario: Los documentos cobran este valor secundario, posterior al primario, y empieza a formar parte de la historia y a ser inters de los investigadores o de quien trate de reconstruir un suceso. Pueden reflejar el origen o culminacin de un rea, una empresa o un proceso y se pueden considerar tambin como un patrimonio documental y cultural. Estos se clasifican en: Predecibles: Segn su origen, trmite y estructura de la unidad que lo componen en una realidad. No predecibles: Sus contenidos varan de acuerdo a la situacin a la cual estn dando respuesta o solicitando informacin.

7. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS La teora del ciclo vital de los documentos surge a travs del planteamiento de un comit norteamericano que observ que el cmulo de documentos superaba el espacio dentro de los archivos de la organizacin, y que esta misma situacin tambin se presentaba en todo el mundo. En un primer trazado identifican tres primeras fases: Primera edad: Desde su creacin hasta que se da el trmite.

Segunda edad: En la que el documento, pese a que no es consultado contantemente, se requiere en algn momento de soporte y por esta razn no debe ser desechado. Tercera Edad: Es en la que el documento conserva un valor de carcter investigativo o histrico. En esta fase se plantearon tres momentos.

- Momentos de gestin: Surgen con la planeacin misma del documento, su creacin, y por ltimo, el trmite. - Momento intermedio: Incluye el trmite, la vigencia y el plazo precaucional. - Plazo Histrico o permanente: Constituye el trnsito del documento para hacer parte de la historia.