GED5

T2Ti Tecnologia da Informao Ltda T2Ti.COM CNPJ: 10.793.
118/0001-78 Projeto T2Ti ERP
Mdulo Administrativo
GED Gesto Eletrnica de Documentos
Objetivo O objetivo deste artigo dar uma viso geral sobre o Mdulo Administrativo GED Gesto Eletrnica de Documentos. Todas informaes aqui disponibilizadas foram retiradas no todo ou em partes do material informado nas Referncias.
Braslia DF www.t2ti.com t2ti.com@gmail.com
T2Ti Tecnologia da Informao Ltda T2Ti.COM CNPJ: 10.793.118/0001-78 Projeto T2Ti ERP
Introduo Segundo a wikipedia, GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos) uma tecnologia que fornece um meio de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar facilmente informaes existentes em documentos. A sigla em Ingls para GED DMS (Document Management System). Os sistemas GED permitem aos usurios acessar os documentos de forma gil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa. A capacidade de gerenciar documentos uma ferramenta indispensvel para a Gesto do Conhecimento. Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimnio e organizar eletronicamente a documentao, para assegurar a informao necessria, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentao. Em linhas gerais, podemos definir GED como um conjunto de tecnologias que permitem a uma empresa gerenciar seus documentos de forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som ou mesmo arquivos j criados na forma digital (planilhas eletrnicas, arquivos de texto etc.). Qualquer tipo de empresa, pequena, mdia ou grande, pode usar o GED. Exemplos: escolas, empresas de advocacia, hospitais, administradoras de condomnios, empresas de recrutamento, escritrios de arquitetura, design e engenharia, assessorias de imprensa e de comunicao e consultorias. Nas mdias e grandes empresas, o GED poder ser aplicado para setores especficos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informtica etc.).
Principais Tecnologias Abaixo seguem as principais tecnologias relacionadas ao GED: Capture Acelera processos de negcio atravs da captao de documentos e formulrios, transformando-os em informaes
confiveis e recuperveis, passveis de serem integradas a todas as aplicaes de negcios. Document Imaging (DI) a tecnologia de GED que propicia a converso de documentos do meio fsico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para converso de papel em imagem, atravs de processo de digitalizao com aparelhos scanners. Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) a tecnologia que permite gerenciar com mais eficcia a criao, reviso, aprovao e descarte de documentos eletrnicos. Dentre as suas principais funcionalidades est o controle de informaes (autoria, reviso, verso, datas etc.), segurana, busca, check-in / check-out e versionamento. Workflow / BPM Controla e gerencia processos dentro de uma organizao, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trmites, documentos e sincroniza a ao das pessoas. COLD/ERM Tecnologia que trata pginas de relatrios, incluindo a captura, indexao, armazenamento, gerenciamento e recuperao de dados. Esta tecnologia permite que relatrios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original. Forms Processing (processamento de formulrios) - tecnologia que possibilita reconhecer as informaes e relacion-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitao.
Neste sistema so utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automtico de caracteres. Records and Information Management (RIM) - o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mdia em que se encontre. Atravs de um sistema RIM gerencia-se a criao, armazenamento, processamento, manuteno, disponibilizao e descarte dos documentos, sob controle de categorizao e tabelas de temporalidade.
Benefcios Um bom projeto de GED traz benefcios significativos para a empresa, que so percebidos em praticamente todos os departamentos. Seguem alguns benefcios: Extrema velocidade e preciso na localizao de documentos. Total controle no processo de negcio. Ilimitadas possibilidades de indexao e localizao de documentos. Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rpidas e precisas. Mais agilidade em transaes entre empresas. Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. Melhoria no processo de tomada de decises. Maior velocidade na implementao de mudanas em processos. Obteno de vantagem competitiva sustentvel. Possibilidade de implementao de trabalho virtual, com reduo de despesas. Reduo de custos com cpias, j que h disponibilizao de documentos em rede. Melhor aproveitamento de espao fsico. Disponibilizao instantnea de documentos (sem limites fsicos).
Evita extravio ou falsificao de documentos. Agilidade em processos legais, nos quais fundamental o cumprimento de prazos. Aproveitamento da base de informtica j instalada na empresa. Integrao com outros sistemas e tecnologias. Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM e CRM. Continuidade de negcios: o GED de grande auxlio para polticas de recuperao de documentos e manuteno das atividades da empresa em casos de acidentes. Facilita as atividades que envolvem colaborao entre pessoas e equipes
Aplicaes Abaixo listamos algumas aplicaes dessa tecnologia. Existem diversas outras, para as mais variadas finalidades. E o mais importante que GED , antes de tudo, um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negcios. Aes de Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comrcio eletrnico e outras tecnologias. Aes de apoio aos processos de fiscalizao. Apoio documental a sistemas de GIS (Sistema de Informao Geogrfica). Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicaes etc. Atendimento a clientes de servios utilitrios: telefonia, energia eltrica e outros. Automao de cartrios. Bibliotecas digitais. Cartes de assinatura. Catlogos de produtos. Clipping - Arquivos de recortes de jornais e revistas. Contratos de cmbio. Contratos de financiamento e leasing. Controle de bilhetes de companhias areas. Controle de depsitos e pagamentos em retaguarda de agncias bancrias.
Controle de documentos arrecadatrios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos governamentais. Controle do processo de compras. Converso de acervo histrico. Converso de bibliotecas fsicas para digitais. Converso de sistema microgrfico. Desenho de engenharia e relatrio tcnico. Disponibilizao de documentos oficiais, tais como dirio oficial. Documentao cadastral e societria de empresas. Documentao de administrao hospitalar. Documentao de auditoria (fiscal, contbil, operacional etc.). Documentao de contratao de consrcios. Documentao de logstica de transportes. Documentao dos sistemas de qualidade ISSO 9000, Excelncia em Servios, Inmetro etc. Documentao e acompanhamento de ciclo de vida de produtos. Documentao e processos jurdicos. Documentao e relatrios diversos, incluindo contbeis e financeiros. Documentao eletrnica de escritrios (exemplo: arquivos Word, Excel, Power Point etc.). Documentao em instituies de ensino. Documentos das polcias civis, militares, DETRANs e outros. Forms Processing - Processamento de Formulrios. Gerenciamento de documentao em benefcios, incluindo reas de Recursos Humanos e Fundos de Penso. Gerenciamento de ordens de servio. Gerenciamento de processos de concesso. Gesto de contratos em geral. Gesto de correspondncias em geral (fax, e-mail e outros veculos). Gesto e processamento de pagamentos por cheques e carto de crdito, da consulta ao recebimento. Processamento de importao e exportao. Processamento de pronturio das reas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleo. Processamento de Pronturio de pacientes em hospitais. Processamento de resultados de exames laboratoriais, incluindo servio de mensageria.
Processos de crdito imobilirio. Servios de Seguradoras: aplice, sinistro, indenizao etc.
T2Ti ERP O ERP construdo para no Projeto T2Ti ter um mdulo administrativo para a Gesto Eletrnica de Documentos. O ERP construdo ser genrico e adotaremos tecnologias que possam se adaptar facilmente aos diversos ramos de negcios. O mdulo GED caractersticas: construdo para o T2Ti ERP ter as seguintes
Document Imaging (DI); Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos); Records and Information Management (RIM).
Concluso A Gesto Eletrnica de Documentos ser um dos diferenciais no Projeto T2Ti ERP. Este mdulo poder fazer a diferena no momento do fechamento do negcio. Para empresas de pequeno e mdio porte, pblico alvo do projeto, as caractersticas selecionadas para o mdulo GED esto de excelente tamanho. A construo deste mdulo no ser fcil, mas ser essencial para o nosso projeto.
Glossrio AIIM (Association for Information and Image Management) Entidade americana que oferece educao, pesquisa e as melhores prticas para ajudar as organizaes a encontrar, controlar e otimizar suas informaes.
B2B (Business to Business) Processo estruturado de troca de informaes entre parceiros comerciais (a partir de redes privadas ou da Internet) para criar e transformar relaes de negcios. B2C (Business to Consumer) o comrcio efetuado entre empresa produtora, vendedora ou prestadora de servios e o consumidor final, atravs da Internet. BPM (Business Process Management) Gerenciamento de Processos de Negcio, conceito que une tecnologia da informao e gesto de negcios, com foco na otimizao dos resultados das empresas por intermdio da melhoria dos processos de negcio. Capture Acelera processos de negcio atravs da captao de documentos e formulrios, transformando-os em informaes confiveis e recuperveis, passveis de serem integradas a todas as aplicaes de negcios. CDIA+ (Certified Document Imaging Architect) Certificao que reconhece uma pessoa como capacitada a coletar requisitos de negcios, analisar processos, recomendar ou desenvolver solues e planejar implementaes de gerenciamento de documentos e imagens. CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informao) Centro de divulgao de novas tecnologias relacionadas a GED. Check In-Check Out Soluo que gerencia a quantidade de pessoas que podem trabalhar em um documento ao mesmo tempo. CMS (Content Management System) Sistema gestor de sites, portais e intranets que integra ferramentas necessrias para criar, gerir (editar e inserir) contedo em tempo real, sem a necessidade de programao.
COLD/ERM Possibilita que relatrios sejam gerados e gerenciados em forma digital. Podem ser feitas anotaes sobre o relatrio sem afetar o documento original. COM (Computer Output to Microfilm) Como o prprio nome diz o sistema COM a sada direta de Computador em Microfilme, esse sistema responsvel pela emisso das microfichas. CRM (Customer relationship management) Conjunto ferramentas que automatizam o relacionamento com clientes. de
Data Warehouse Sistema utilizado para armazenar informaes relativas s atividades de uma empresa em bancos de dados, de forma consolidada. Database Banco de dados. uma compilao de informaes sobre determinado assunto, organizadas de uma maneira que o sistema possa extrair rapidamente uma delas. Digitalizao Converso de um suporte fsico de dados (papel, microfilme, outros) para um suporte em formato digital, visando tornar dinmicos o acesso e a disseminao das informaes, mediante a visualizao instantnea das imagens por diversas pessoas (podendo ser em localidades distintas). DI (Document Imaging) a tecnologia de GED que propicia a converso de documentos do meio fsico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para converso de papel em imagem, atravs de processo de digitalizao com aparelhos scanners. DM (Document Management) Gerenciamento de Documentos. a tecnologia que permite gerenciar com mais eficcia a criao, reviso, aprovao e descarte de documentos eletrnicos. Dentre as suas principais funcionalidades est o controle de informaes (autoria, reviso, verso, datas etc.), segurana, busca, check-in / check-out e versionamento.
eBusiness Termo utilizado para identificar os negcios efetuados por meio eletrnico, geralmente na Internet. Muitas vezes associado ao termo comrcio eletrnico. ECM (Enterprise Content Management) Conjunto de tecnologias utilizadas para gerencia do ciclo de vida das informaes noestruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criao/captura, armazenamento, versionamento, indexao, gesto, descarte, distribuio, publicao, pesquisa e arquivamento. EDI (Electronic Data Interchange) Soluo para troca estruturada de informaes atravs de redes de dados (internet, por exemplo) Escaner / scanner Perifrico de entrada que digitaliza imagens, fotos e textos impressos e transfere para o computador, um processo inverso ao da impressora. Forms Processing Processamento de formulrios. Tecnologia que possibilita reconhecer as informaes e relacion-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitao. Neste sistema so utilizados o ICR ( Intelligent Character Recognition) e OCR ( Optical Character Recognition) para o reconhecimento automtico de caracteres. Gartner Group O Gartner Group uma empresa de pesquisa e assessoria que ajuda mais de 10.500 empresas clientes a entender tecnologia e desenvolver seus negcios. Suas reas de negcio so pesquisa, consultoria, mtricas, eventos e publicaes. HCR Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para converso em cdigo ACSII. Infoimagem Feira / congresso anual cujo objetivo disseminar o ECM - Enterprise Content Management e GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos e tecnologias associadas.
IDM (Integrated Document System) Corresponde ao Document Management, um dos componentes do GED. ICR (Intelligent Character Recognition) Reconhecimento Inteligente de Caracteres. Forma avanada de OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos. KM (Knowledge Management) Gesto do Conhecimento. Mtodo e ferramentas de software que permitem identificar os conhecimentos da empresa para os organizar e divulgar. Microfilmagem Sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico. O&M (Organizao e Mtodos) rea clssica da administrao que lida com um conjunto de tcnicas que tem como objetivo principal aperfeioar o funcionamento das organizaes. OCR (Optical Character Recognition) Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Atravs do OCR possvel digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editvel. OMR (Optical Mark Recognition) Reconhecimento ptico de Marca. Detecta presena ou ausncia de marcas em reas definidas, usado para processar questionrios, testes padronizados etc. PDF (Portable Document Format) um formato de arquivo, desenvolvido pela Adobe Systems, para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para cri-los. PKI Habilita a troca segura de contedo atravs do uso de um par de chaves pblica e privada criptografada, obtida por autoridade confivel.
RAID (Redundant Array of Independent Drives) Conjunto Redundante de Discos Independentes ou tambm Conjunto Redundante de Discos Econmicos. um meio de se criar um subsistema de armazenamento composto por vrios discos individuais, com a finalidade de ganhar segurana e desempenho. RIM (Records and Information Management) - o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mdia em que se encontre. Atravs de um sistema RIM gerencia-se a criao, armazenamento, processamento, manuteno, disponibilizao e descarte dos documentos, sob controle de categorizao e tabelas de temporalidade. RM (Records Management) o nome de uma tecnologia de GED onde so gerenciados o ciclo de vida dos documentos, desde sua criao at a guarda permanente ou expurgo. Repositrios Parte do sistema de Document Management. Funcionalidade especfica para controlar o check in/out de material, controle de verso e pesquisa junto a atributos definidos. Retrieval Procedimento de busca e extrao de registros e contedo na base de dados. SAN Rede de trabalho de alta velocidade que conecta sistemas de computadores e elementos de armazenamento e permite movimento de dados entre sistema de computadores e elementos de armazenamento e entre elementos de armazenamento. SCM (Supply Chain Management) Gerenciamento da cadeia de suprimentos. Sistema pelo qual organizaes e empresas entregam seus produtos e servios aos seus consumidores, numa rede de organizaes interligadas. WCM (Web Content Management) Sistema que integra todos os componentes necessrios para o total controle da informao,
acesso e publicao. Possui recursos que asseguram a criao, reviso e publicao correta do contedo via Web. WebForm Formulrio desenhado, gerenciado e completamente processado num ambiente eletrnico. Workflow Fluxo de trabalho. a seqncia de passos necessrios para que se possa atingir a automao de processos de negcio, conforme conjunto de regras definidas, envolvendo noo de processos, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras. XML (eXtensible Mark-up Language) um sistema padro simples para criar cdigos de referncia. Enquanto o HTML composto por um conjunto fixo de elementos, o XML um esquema mais flexvel para descrever a estrutura de dados.
Referncias Wikipedia Gerenciamento eletrnico de documentos http://pt.wikipedia.org/wiki/Gerenciamento_eletr%C3%B4nico_de_docu mentos GED.net.br http://www.ged.net.br/ CENADEM http://www.cenadem.com.br/

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