6.

4 ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE PROTECCION CIVIL

Programa Interno de Proteccin Civil: Es un instrumento de planeacin y operacin que se circunscribe al mbito de dependencia, entidad, institucin u organismo pblico, privado o social, cuyo fin es el de salvaguardar la integridad fsica de los empleados y de las personas que concurren a ellos, bienes e informacin vital, ante la ocurrencia de un riesgo, emergencia, siniestro o desastre. Objetivo General: Establecer las acciones preventivas y de auxilio destinadas a salvaguardar la integridad fsica de los empleados y de las personas que concurren a las instalaciones y proteger los bienes e informacin vital, ante la ocurrencia de una calamidad. Finalidad: La finalidad que el Programa Interno de Proteccin Civil es el diseo y ejecucin de medidas, por un lado, preventivas y, por el otro, de respuesta en casos de emergencia. En un segundo momento, el Programa debe considerar las medidas de cooperacin y recuperacin para una vuelta a la normalidad y continuidad de la vida institucional de la FLACSO Mxico: personas y patrimonio conforman la institucin. El Programa Interno de Proteccin Civil se compondr de: Las tres partes de que se compone el Programa Interno de Proteccin Civil responden a naturalezas diversas: I. La operativa recae en el Plan para la Unidad Interna de Proteccin Civil II. La funcional al Plan de Contingencias III. La geogrfica al Plan de Continuidad

I. Componentes del Plan Operativo para la Unidad Interna de Proteccin Civil de FLACSO Mxico
El Plan Operativo para la Unidad Interna de Proteccin Civil de la FLACSO Mxico tiene como finalidad disear y ejecutar la constitucin de una instancia propia responsable de los factores de prevencin y auxilio para emprender lo mejor posible: una respuesta frente a una emergencia y disminuir los efectos de la misma. Los componentes que deben observarse en la elaboracin de este Plan, de acuerdo a la Ley General de Proteccin Civil y los lineamientos emitidos por la Secretara de Gobernacin son los siguientes:

1. Creacin de la Unidad Interna de Proteccin Civil de la FLACSO Mxico Se requiere que la constitucin formalizada de la Unidad Interna de Proteccin Civil desde dos niveles de responsabilidad: la institucional y por inmueble. Para lograr este primer elemento del Plan se deben considerar las siguientes acciones: Marco Jurdico Interno, que describe el contexto jurdico que le da soporte y fundamento al Programa Interno de Proteccin Civil dentro de la FLACSO Mxico. Acta Constitutiva de la Unidad Interna de Proteccin Civil del nivel institucional, que define los niveles de responsabilidad designados en la estructura institucional para dirigir las acciones de proteccin civil de toda la organizacin mediante la integracin de la Unidad Institucional de Proteccin Civil Acta Constitutiva de la Unidad Interna del Inmueble, que formaliza la constitucin de la Unidad Interna de Proteccin Civil en cada inmueble de la FLACSO Mxico designando al responsable del inmueble, al responsable operativo del programa interno, a los jefes de piso, al Jefe de brigada y a los integrantes de las brigadas .. 2. Calendario de Actividades Corresponde a la calendarizacin anual de las acciones y tareas en materia de proteccin civil, desde la integracin del marco jurdico en su ordenamiento legal, la actualizacin de la Unidad Interna de Proteccin Civil, hasta la realizacin del o de los simulacros prefijados. Es importante sealar que debe haber un compromiso serio en torno al cumplimiento estricto de las fechas. 3. Directorios e Inventarios Debe realizarse la integracin de los directorios de recursos humanos, tales como: responsables de proteccin civil en el nivel, institucional como los de cada inmueble. Adems, por ser una materia en la que convergen distintas autoridades deber incluirse un directorio de las instituciones de emergencia de la localidad, con inclusin de las autoridades de proteccin civil, grupos especializados (servicios mdicos, bomberos, polica, por ejemplo). Adems del elemento humano, deben integrarse los inventarios de recursos materiales que contemplen el material, equipo y sealizacin dispuesta para las acciones de proteccin civil, con precisin de la cantidad y la ubicacin de los mismos. 4. Identificacin y evaluacin de riesgos El Programa Interno en el componente de la Unidad Interna de Proteccin Civil deber considerar la inspeccin de las condiciones internas y externas del inmueble, por lo que se deber adjuntar al documento la identificacin y evaluacin de los riesgos a que est expuesto, con la finalidad de documentar las acciones establecidas para su eliminacin, control o mitigacin.

Para ello se puede obtener el formato de identificacin y evaluacin de riesgos que ha diseado por la Secretara de Gobernacin. 5. Sealizacin Una de las partes ms relevantes es la que corresponde a la documentacin precisa e indubitable de las seales que se utilizarn en los inmuebles de la FLACSO Mxico. La tipologa de la sealizacin abarca: informativas, prohibitivas, de precaucin y de obligacin, mismas que ya seala la Norma Oficial Mexicana NOM- 003 -SEGOB vigente. 6. Mantenimiento preventivo y correctivo Incluye la informacin relativa a la aplicacin preventiva o correctiva de normas y procedimientos internos de conservacin del inmueble, as como de los equipos y sistemas de seguridad y de servicios instalados en l, con el propsito de disminuir, controlar o evitar riesgos, documentando bitcoras y evidencias de las acciones preventivas y correctivas realizadas. 7. Medidas y equipos de seguridad Este componente debe contener aquellas polticas, normas y medidas de seguridad que contemplan el diseo y establecimiento de lineamientos de salvaguarda aplicables al interior del inmueble, y por otro lado presenta el listado del equipo y los suministros con que se cuenta, a fin de determinar la capacidad de respuesta en emergencia. 8. Equipo de identificacin Describe a detalle los accesorios de identificacin y equipamiento otorgados a los integrantes de la Unidad Interna para el desempeo de las funciones de proteccin civil encomendadas (por ejemplo, chalecos con luminosidad fosforescente, rtulos de personal de proteccin civil, identificacin por inmueble y nivel de responsabilidad, etctera). 9. Capacitacin Describe la planeacin e implantacin del programa anual de capacitacin, de carcter terico-prctico, inductivo y formativo, dirigido al personal que integra la Unidad Interna de Proteccin Civil. 10. Difusin y concientizacin Describir las acciones programadas y definir los medios a utilizar para informar al personal que labora o acude a un inmueble sobre los procedimientos y recursos existentes en materia de proteccin civil, a fin de fomentar actitudes y prcticas de

autoproteccin ante una emergencia o para prevenir su ocurrencia , consolidando una cultura de proteccin civil. 11. Ejercicios y Simulacros Comprende la programacin y evidencias de ejecucin de ejercicios de gabinete y simulacros de campo de acuerdo a los riesgos. 12. Procedimientos de emergencia Incorpora la evidencia documental del desarrollo de procedimientos de actuacin en emergencia previamente establecidos, de acuerdo a la identificacin de riesgos internos y externos y en funcin de cada uno de los fenmenos perturbadores que puedan afectar al inmueble, as como las responsabilidades de cada uno de los integrantes de la Unidad Interna de Proteccin Civil que permitan la evaluacin de los resultados y determinar acciones de mejora. 13. Evaluacin de daos Documenta y define la metodologa para la identificacin de los daos, priorizndolos por su magnitud, impacto o afectacin, y determinando las acciones ms recomendables para que sean asumidos, eliminados o mitigados. 14. Continuidad o regreso a la normalidad Comprende los procedimientos para la reactivacin de las actividades normales despus de una emergencia, definiendo las acciones y rutinas para la revisin, anlisis y reconstruccin de las condiciones fsicas internas y externas del inmueble, as como de los sistemas daados para la salvaguarda de las personas que laboran o acuden al mismo.

II. Componentes del Plan de Contingencias de FLACSO Mxico

Este componente geogrfico del Programa Interno de Proteccin Civil de la FLACSO Mxico define las acciones para asegurar que la institucin adopte medidas para generar hbitos de autoproteccin del personal y del patrimonio, lo que favorece a modo individual la preparacin frente las emergencias que se presenten en toda la institucin y en particular en cada inmueble que la compone. Los elementos que conforman este Plan de Contingencia, con base en la Gua Tcnica de la SEGOB son los siguientes: 1. Evaluacin de riesgo por cada puesto de trabajo Se deber desarrollar y documentar la metodologa aplicada para la evaluacin de riesgos de cada puesto de trabajo al interior de la FLACSO Mxico (por ejemplo, piso resbaloso, escaleras, estantera, ventanales grandes, instalaciones de gas y

electricidad, entre otros), esta informacin es necesaria para estar en condiciones de tomar decisiones sobre la necesidad o no, de adoptar acciones preventivas, y en caso afirmativo el tipo de acciones que deben de adoptarse. 2. Medidas y acciones de autoproteccin Con base en el anlisis e identificacin de riesgos por cada puesto de trabajo, desarrollar y documentar las medidas preventivas necesarias. 3. Difusin y Socializacin Los profesores, estudiantes y empleados de la FLACSO Mxico deben ser informados de los riesgos especficos del puesto, sus causas y las medidas y acciones preventivas que debera adoptar para su autoproteccin. Para ello, se recomienda elaborar un documento personalizado, de fcil consulta y manipulacin (tipo tarjeta de bolsillo), donde se especifiquen las medidas y acciones de seguridad en el entorno, de seguridad fsica, de comunicacin, conductuales, entre otros. Este documento debe ser entregado al personal en el momento que comienza realizar dicho trabajo en el centro laboral (incorporacin al mismo).

III. Componentes del Plan de Continuidad de Operaciones de FLACSO Mxico

Ante un escenario de desastre que puede causar la interrupcin en las operaciones de la FLACSO Mxico, es una necesidad y una exigencia contar con procedimientos que permitan a corto plazo garantizar su funcionamiento. El trabajo diario, el funcionamiento ordinario, las operaciones financieras, los compromisos acadmicos y jurdicos, entre muchas otras variables, no pueden paralizarse ante la presencia de una emergencia. Deben considerarse dos niveles de emergencias: las de naturaleza magna o de efectos permanentes como las inundaciones, terremotos, incendios, derrumbes, explosiones, entre otros. Y las de naturaleza focalizada como pandemias, amenazas de bomba, cortes de la energa elctrica, fallas de los sistemas de comunicacin, movimientos sociales, protestas, etctera. El Plan de Continuidad debe ser diseado y operado por la Direccin General de la FLACSO Mxico pues atiende el funcionamiento general y operativo de la institucin que implica toma de decisiones durante una crisis, la definicin de alternativas para la continuidad de servicios crticos y la definicin de prioridades y marcos de referencia de tiempo. Primeramente se debe establecer el marco de cobertura y alcance. Desarrollar el Plan utilizando la siguiente matriz de factores:

1. Identificar las operaciones y funciones crticas Las funciones crticas son aquellas que la FLACSO Mxico no puede dejar de llevar a cabo bajo ningn escenario de emergencia mayor. Durante la fase inicial del Plan de Continuidad, se debe hacer una lista de todas las operaciones y funciones y el rea responsable de cada una. Puede ser de utilidad pedir al personal que haga una lista de lo que hace durante el da para poder identificar las tareas que realizan. Una descripcin de cmo se hacen esas tareas de manera completa, incluyendo tambin apuntes de lo ms bsico y necesario. 2. Identificar los requerimientos mnimos para realizar las funciones crticas Los requerimientos mnimos para trabajar, son aquellos recursos necesarios para realizar al menos lo ms importante y las funciones bsicas para la operacin. Los recursos bsicos incluyen: personal (nmero, capacidad, etc.), equipo de cmputo y telecomunicaciones, papelera oficial, objetos personales, etctera. 3. Identificar las dependencias e interdependencias internas y externas Ubicar cules son las operaciones que dependen de otras reas al interior de la FLACSO Mxico, con el fin de que las funciones no se interrumpan. Es importante prever que algunos insumos producidos en las reas de trabajo pueden ser considerados como un elemento importante para llevar a cabo una operacin/funcin crtica en otra rea de trabajo. Es necesario realizar este ejercicio de identificacin de dependencias que las funciones crticas tienen al exterior de la FLACSO Mxico: proveedores, contratos, compromisos institucionales, etctera. 4. Establecer las metas de recuperacin y temporalidad Las metas de recuperacin deben identificar que tan rpido se puede restaurar una funcin u operacin. Las consideraciones de las metas para la recuperacin incluyen: El tiempo que se necesita para cambiar o restaurar las funciones. Mtodo alternativo, si el restablecimiento requerido tardase ms de lo esperado. Aspectos de la operacin-funcin que pueden ser restablecidos en partes. 5. Mtodos alternativos de operacin y lugar Se deber determinar la infraestructura o las instalaciones alternas y las funciones y operaciones de la institucin que sean prioritarias para el funcionamiento, con el anlisis de distintas opciones y necesidades de elementos financieros, humanos, equipos, sistemas, seguridad y diagnstico de vulnerabilidad para trasladar las operaciones bsicas a un sitio alterno. Se deben determinar los procedimientos internos y los lugares a los que tenga acceso parcial o total para que las funciones crticas puedan continuar hasta la total

restauracin. Se debe asegurar un argumento realista para la alternancia, que no est basada en suposiciones, o apuesten a altos costos de dinero y/o tiempo. 6. Identificar los pasos para la recuperacin Se recomienda listar la secuencia de pasos que son requeridos jerrquicamente para restaurar cada funcin. Los pasos pueden incluir: Identificacin/obtencin de recursos necesarios, Identificacin/disponibilidad, capacidad, y responsabilidades del personal requerido, estimacin de costos dinero/tiempo, entre otros. 7. Examinar los supuestos Antes de continuar, los supuestos en los que se basa el Plan de Continuidad deben ser identificados y examinados para asegurar una mejor forma de efectividad del mismo, por lo que deben enlistarse de una manera explcita e incluir pies de notas y observaciones especiales. Las consideraciones a observar pueden ser: impacto de la interrupcin de las funciones que hacen otras reas de la FLACSO Mxico, tiempo de restauracin/disponibilidad de todo el personal y/o espacio para trabajar, entre otros. 8. Examinar los mtodos de comunicacin La comunicacin efectiva es de suma importancia durante una emergencia, por lo que debe generarse un mtodo que asegure la comunicacin de la emergencia (correo de voz o electrnico, telfono, mensajes, entre otros). El Plan de Continuidad en el apartado de comunicaciones debe tener una perspectiva hacia arriba, hacia abajo, al interior y al exterior. 9. Examinar los elementos financieros clave Los elementos financieros clave, tales como, presupuesto de nmina, presupuesto de pago a proveedores, caja chica, entre otros, no siempre son considerados durante la planeacin y resultan ser factores esenciales para la recuperacin efectiva. 10. Examinar la informacin tecnolgica clave Las primeras preguntas que necesitan respuesta son: - Qu documentos/archivos son los de mayor valor? - Dnde estn acomodados esos archivos? - Cundo se necesitarn esos archivos durante el incidente? - En una hora, en un da, entre otros? - Cmo se puede acceder a esos archivos? - Tiene el personal crtico acceso VPN (Virtual Private Network)? - Hay servidores alternos de e-mail y/o e-mail alternos? - Hay copias de los documentos importantes y esas copias estn guardadas en un lugar alterno?

11. Implementar el plan Revisar todos los componentes de la continuidad de operaciones con el fin de probar su funcionamiento y eliminar posibles fallas en su implantacin. Una vez que el Plan est escrito, se debe decidir quin o quines sern los responsables de la implementacin y cmo se va a efectuar y generarse una copia del mismo que sea disponible para las personas que lo usarn en una emergencia. 12. Mantener, revisar y ejecutar el plan Asegurar que el Plan de Continuidad contenga una revisin peridica anual y un esquema de para esa revisin.