PROCEDIMIENTO

VERSIN 01

SERVICIO REGISTRAL DE REGISTRO MERCANTIL DE QUITO.

NOM#RE CARGO $EC%A $IRMA

Elaborado: Mabel Erazo Rodrigo Flores Funcionarios DINARDAP "# $e !ie%bre "&''

Rev !ado: David Villacs Jefe O era!ivo "# $e !ie%bre "&''

A"robado: Rubn Aguirre Regis!rador Mercan!il "# $e !ie%bre "&''

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

CONTENIDO

P(g) & de 1'

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

*+ADRO DE *ON,RO- DE MODIFI*A*IONE$ DE- PRO*EDIMIEN,O

$EC%A REVISIN DOCUMENTO DICE DE#E DECIR

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

P(g) ' de 1'

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

1. O#(ETIVOS Regis!rar los ac!os %ercan!iles del can!/n 0ui!o)

&. ALCANCE Rece ci/n de Docu%en!os en!regados or los usuarios1 regis!ro del ac!o %ercan!il 2 la ges!i/n de arc3ivo)

'. GLOSARIO *er!ificado de grav(%enes)4 res ues!a al es!ado de un bien si es!a libre o !iene i% edi%en!o co%ercial) *er!ificaci/n de inscri ci/n de un docu%en!o5 Raz/n de inscri ci/n en el reverso del docu%en!o ara 6ue e7is!a cons!ancia de 6ue es!( inscri!o) For%ulario)4 Ins!ru%en!o ara ano!ar cier!os da!os ara una solici!ud) Ma!riculas de co%ercio)4 Per%iso ara 6ue una ersona na!ural ueda e8ercer el co%ercio) Pe!ici/n)4 $olici!ud Docu%en!o legalizado)4 No!ariado Declaraci/n 8ura%en!ada)4 Jus!ifica!ivo 6ue 3ace una ersona na!ural o 8urdica ara de%os!rar 6ue es ro ie!ario de cier!os bienes) Ac!os socie!arios)4 Ac!os de una co% a9a *o% ulsa)4 co ia cer!ificada de una co ia *er!ificado de vigencia)4 Res ues!a sobre 6ue e7is!e un grava%en o e%isi/n de un docu%en!o donde se indica si el grava%en se encuen!ra vigen!e) *ancelaci/n)4 ,er%inaci/n de una deuda con!rada) Ac!a de fini6ui!o)4 Ins!ru%en!o ara cancelar un crdi!o) Reconoci%ien!o de fir%as)4 Au!en!icidad de un docu%en!o) *ons!i!uciones)4 Naci%ien!o legal de una co% a9a) Au%en!o de ca i!al)4 Ac!o socie!ario de una co% a9a) Refor%as de es!a!u!os)4 Ac!os socie!arios de una co% a9a) Fusiones)4 +ni/n de co% a9as1 ac!o socie!ario) Escisiones)4 De8ar sin efec!o un ac!o socie!ario) Reac!ivaciones)4 Volver a darle vida 8urdica a una co% a9a) *a%bios de do%icilio)4 Ac!o socie!ario) Disoluciones)4 ,er%inaci/n de una co% a9a) -i6uidaciones)4 $in/ni%o de disoluci/n) Reserva de do%inio)4 *o% ra de un bien %ueble a lazo en el cual el vendedor se reserva el do%inio) Prendas indus!riales)4 :aran!a 6ue o!orga el deudor con un bien ara un crdi!o) Arrenda%ien!os %ercan!iles)4 *o% ra de un bien con cuo!as fi8as1 a la !er%inaci/n del %is%o e7is!e la o ci/n de co% ra) *esi/n de ar!ici aciones)4 Ven!a de las ar!ici aciones de una co% a9a li%i!ada)

P(g) ) de 1'

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

Profor%a)4 es una co!izaci/n res ec!o al !r(%i!e regis!ral ;Inscri ci/n de con!ra!o de Reserva de Do%inio1 e!c<) Marginar)4 !o%ar no!a en libros1 escribir lo 6ue se ordena en el !r(%i!e er!inen!e) $en!ar Raz/n)4 dar cu% li%ien!o or escri!o a la dis osici/n de la au!oridad er!inen!e) Docu=are)4 rogra%a infor%(!ico 6ue genera una base de da!os de los !r(%i!es realizados en el regis!ro %ercan!il) ,ranscri !or)4 ersona encargada de !ranscribir en un docu%en!o los da!os relevan!es de ac!os regis!rales realizados) Desglosar)4 ac!ividad de clasificar los e8e% lares ingresados en el !r(%i!e ara ser en!regados a diferen!es en!idades de gobierno solici!an!es) -ibro de Re er!orio)4 libro donde se regis!ra !odos los ac!os regis!rales !ra%i!ados) -ibro de ndice)4 libro 6ue con!iene un regis!ro de los ac!os regis!rales or cada !i o de !r(%i!e) Observaciones)4 ,odo !i o de error o fal!a 6ue !engan los docu%en!os 3abili!an!es 2 6ue deben ser solven!adas or el clien!e) Ma!eria socie!aria)4 ,odo lo 6ue se refiere a sociedades %ercan!iles con!e% lada en la -e2 de *o% a9as) Marginaciones)4 ,o%ar no!a de alg>n !i o de ac!o ordenado or la $u erin!endencia de *o% a9as o au!oridad co% e!en!e) *uan!a)4 +n orcen!a8e fi8ado or la -e2 ara la !asa de cobros en los regis!ros)

). DESCRIPCIN Es!e roceso se encarga de recibir las solici!udes de ac!os %ercan!iles or ar!e de los usuarios con la rece ci/n de docu%en!os corres ondien!e1 se rocede con la revisi/n de la infor%aci/n recibida versus los libros %ercan!iles ara dar una res ues!a) *. POL+TICAS -a *ons!i!uci/n Pol!ica del Ecuador -e2 de Regis!ro) -e2 No!arial) -e2 de Da!os P>blicos) -e2 de *o% a9as */digo *ivil Regla%en!o In!erno del Regis!ro Mercan!il

,. ROLES - RESPONSA#ILIDADES

P(g) * de 1'

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

El Asis!en!e -egal es res onsable de la revisi/n de docu%en!aci/n ara los !ra%i!es de inscri ciones de ac!os socie!arios1 en caso de ausencia debe delegar al siguien!e Asis!en!e -egal El Inscri !or debe revisar 2 e7a%inar con de!eni%ien!o el con!ra!o ara 6ue ueda roseguir con las de%(s ins!ancias del !r(%i!e) El Inscri !or es 6uien realiza la inscri ci/n del con!ra!o1 or lo cual debe !ener !o!al roli8idad ara realizar !al ac!ividad) El Jefe O era!ivo es el encargado de realizar la >l!i%a ins ecci/n al docu%en!o an!es de la fir%a del se9or Regis!rador) El Regis!rador es res onsable de fir%ar los cer!ificados1 cancelaciones1 inscri ciones de con!ra!o1 inscri ciones de ac!os socie!arios1 %arginaciones de con!ra!o1 %arginaciones de ac!os socie!arios1 cesi/n de derec3o1 !odo ac!o regis!ral 6ue se celebre en el Regis!ro Mercan!il) .. DIAGRAMA DE $LU(O A/e0o 1 1. PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD $ub roceso de Recibir docu%en!os e ingresar al sis!e%a) Verificar re6uisi!os ara !r(%i!e) DESCRIPCION Revisar Narra!iva del $ub roceso Rece ci/n de Docu%en!os) $e revisa 6ue el !r(%i!e !enga !oda la docu%en!aci/n solici!ada) $i el !r(%i!e no !iene !oda la docu%en!aci/n solici!ada1 ser( devuel!o al clien!e ara 6ue co% le!e la docu%en!aci/n) RESPONSA#LE Analis!a de Rece ci/n

Analis!a de Rece ci/n

En!regar docu%en!aci/n al clien!e

Analis!a de Rece ci/n

Revisar as ec!os 8urdicos de los docu%en!os del !r(%i!e)

$i el !r(%i!e cu% le con lo solici!ado se enva Analis!a Jurdico) Re2e"3ar lo! Analis!a Jurdico do245e/3o! "ara rev ! 6/ le7al: $e reciben !odos los docu%en!os 6ue son 3abili!an!es ara los !r(%i!es de inscri ciones de %a!eria socie!aria1 enviada

P(g) , de 1'

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

desde el (rea de Rece ci/n de docu%en!os) $e ad8un!a una co ia del !ic?e! de revisi/n desde el de ar!a%en!o de Rece ci/n) En es!a co ia del !ic?e! cons!a un n>%ero de revisi/n1 no%bre de la e% resa1 !i o de !r(%i!e1 can!idad1 a 6uien va asignado1 fec3a 2 3ora de ingreso 2 en!rega) Eval4ar la do245e/3a2 6/ $e revisa ara asegurar 6ue el docu%en!o no con!enga errores) -uego se ingresa al sis!e%a ara buscar el 3is!orial de la co% a9a 2 se des liegan !odos ac!os socie!arios realizados duran!e la vida de la %is%a) $e confir%a !odos los da!os con los es!a!u!os vigen!es) -uego de asar sa!isfac!oria%en!e se ingresan los da!os en el sis!e%a ara crear una rofor%a con la cuan!a 2 el n>%ero de e8e% lares la cual se i% ri%e 2 se ad8un!a a los docu%en!os 2a revisados) *uando e7is!en errores se ingresan en el sis!e%a ara generar cons!ancia 2 crear un docu%en!o con observaciones 6ue se i% ri%e 2 se ad8un!a a los docu%en!os) Es!as ueden ser la fal!a de docu%en!os 3abili!an!es1 oficios %al redac!ados1 con da!os insuficien!es o %al
P(g) . de 1'

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

es!ruc!urados1 6ue no cu% lan lo 6ue e7ige la -e2 de *o% a9as1 o cual6uier de!alle 6ue le res!e car(c!er legal) En el caso de %arginaciones se !o%a no!a en los libros 6ue cons!an en arc3ivo) E/v ar do245e/3o! "ara e/3re7ar al 2l e/3e. En los dos casos an!eriores los docu%en!os son enviados de vuel!a al (rea de Rece ci/n de docu%en!os1 con el sello de revisado en la co ia del !ic?e! ara su en!rega al clien!e 2 su os!erior correcci/n o ago -os docu%en!os 6ue 3an !enido observaciones son en!regados al clien!e ara 6ue realice los correc!ivos necesarios) $i el clien!e decide rec!ificar o co% le!ar la docu%en!aci/n de su !r(%i!e1 se reingresa al roceso1 caso con!rario se !er%ina el roceso)

En!regar docu%en!os al clien!e

Analis!a de Rece ci/n de Docu%en!os)

*o% le!ar infor%aci/n

*lien!e)

Profor%ar

Inscri !or de *on!ra!os $e ingresa en el Inscri !or de No%bra%ien!os sis!e%a 2 se asigna un Inscri !or de Ac!os $ocie!arios n>%ero de co!izaci/n) -a co!izaci/n del cos!o del !r(%i!e es!( en funci/n del aval>o de los bienes a ser inscri!o 2 de endiendo de la na!uraleza del !r(%i!e) Es!a rofor%a se ane7a
P(g) 1 de 1'

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

a la docu%en!aci/n del clien!e 2 se enva a rece ci/n de docu%en!os) El Asis!en!e de Rece ci/n de Docu%en!os devuelve la docu%en!aci/n con la rofor%a res ec!iva al clien!e ara 6ue l decida !ra%i!ar o no) $i el clien!e decide no 3acer el !r(%i!e1 el roceso de inscri ci/n llega a su fin) $i decide !ra%i!ar1 el clien!e se acerca a ven!anilla de ca8a 2 en!rega la docu%en!aci/n con la rofor%a) En base al n>%ero de la rofor%a1 se e%i!e la fac!ura corres ondien!e 2 se ad8un!a al !r(%i!e) $e en!rega la fac!ura original al clien!e $e coloca sello con fec3a en los docu%en!os ara ser !ra%i!ados) $e enva el !r(%i!e 2 los docu%en!os al (rea de Re er!orio) En caso de ser cer!ificados o cancelaciones se direcciona direc!a%en!e al *er!ificador) $ub roceso de *er!ificaci/n o *ancelaci/n Revisar Narra!iva sub roceso *er!ificaci/n *ancelaci/n) de *er!ificador $ocie!ario de *er!ificador de :rava%en o Inscri !or de *ancelaci/n Inscri !or de *ancelaci/n $ocie!ario)
P(g) 8 de 1'

Devolver docu%en!os al clien!e con rofor%a

Analis!a de Rece ci/n de Docu%en!os)

,ra%i!ar docu%en!os

*lien!e)

E%i!ir fac!ura 2 cobrar

*a8ero

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

$ub roceso Regis!rar en Re er!orio $ub rocesos de 5 Inscri ci/n *on!ra!os) Inscri ci/n de con!ra!o con adendu%) Inscri ci/n de cesi/n de Derec3os) Inscri ci/n de ro3ibici/n de ena8enar) Inscri ci/n o %arginaci/n de ac!os socie!arios) Inscri ci/n de no%bra%ien!os)

Revisar narra!iva del sub roceso de Regis!ro en Re er!orio) Revisar Narra!ivas de sub rocesos5

Asis!en!e de Re er!orio)

Inscri ci/n *on!ra!os) Inscri ci/n de con!ra!o con adendu%) Inscri ci/n de cesi/n de Inscri !or de *on!ra!os Derec3os) Inscri !or de No%bra%ien!os Inscri ci/n de Inscri !or $ocie!ario) ro3ibici/n de ena8enar) Inscri ci/n o %arginaci/n de ac!os socie!arios) Inscri ci/n de no%bra%ien!os) $e realiza una ins ecci/n del docu%en!o 6ue 3ace referencia a los !r(%i!es1 con la in!ensi/n de validar 6ue !oda la infor%aci/n 2 la redacci/n es!n correc!as) El regis!rador rocede a fir%ar los docu%en!os roduc!os) El 8efe o era!ivo clasifica los e8e% lares de los docu%en!os 6ue con!ienen los !r(%i!es ara ser en!regados en los siguien!es casos5 a< $i es ve3culo5 *lien!e Direcci/n de ,r(nsi!o Arc3ivo del R) Mercan!il b< Ma6uinaria5 *lien!e
P(g) 10 de 1'

Revisar !r(%i!es

Jefe O era!ivo

Fir%ar docu%en!o roduc!o) *lasificar 2 Desglosar docu%en!os

Regis!rador Mercan!il Jefe O era!ivo

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

Arc3ivo del R) Mercan!il c< O!ros5 En!idades gobierno solici!an!es) $i los docu%en!os no se arc3ivan se enva a ven!anilla de docu%en!os or en!regar $i los docu%en!os se arc3ivan se enva al asis!en!e de Arc3ivo) En es!e caso e7is!e una diferenciaci/n seg>n !i o de !r(%i!e5 a< $i son cer!ificados o cancelaci/n se enva al cer!ificador b< $i son inscri ci/n de no%bra%ien!os a la inscri !ora de no%bra%ien!os) c< O!ros se enva al asis!en!e de arc3ivo) $e en!rega los docu%en!os roduc!o al clien!e1 revia resen!aci/n de la res ec!iva fac!ura cancelada) El asis!en!e de arc3ivo recibe los docu%en!os roduc!o 2 guarda 3as!a 6ue son re6ueridos ara ser ingresados a docu=are Revisar narra!iva del sub roceso de Ingresar a Docu=are) $e reciben los docu%en!os 6ue fueron ingresados al sis!e%a docu=are ara luego enviarlos al asis!en!e de

En!regar docu%en!os al clien!e)

Asis!en!e de En!rega de Docu%en!os)

Rece !ar docu%en!os roduc!o

Asis!en!e de Arc3ivo

$ub roceso Ingresar a Docu=are Rece !ar docu%en!os ingesados a docu=are

Digi!ador de Docu=are Asis!en!e de Arc3ivo)

P(g) 11 de 1'

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

Enviar a Digi!alizar

$ub roceso de Digi!alizar

!ranscri ci/n) $e envan docu%en!o roduc!o 2a ingresado en docu=are ara la digi!alizaci/n Revisar Narra!iva del sub roceso de digi!alizar $e vuelve a digi!ar los da!os relevan!es de los docu%en!os roduc!o en una 3o8a a el bond) -os docu%en!os !ranscri!os son enviados a arc3ivo) $e recibe los docu%en!os generados en la ac!ividad an!erior) $e verifica 6ue los da!os es!n correc!os en funci/n a la docu%en!aci/n del !r(%i!e) $i es!a correc!o se enva ara la fir%a del Regis!rador1 caso con!rario se reenva al ,ranscri !or) El Regis!rador fir%a el docu%en!o de !ranscri ci/n) $e reco ila las !ranscri ciones fir%adas1 ara luego ser al%acenadas) Es!a docu%en!aci/n se folia ;enu%era< 2 cada @&& 3o8as se 3ace un libro) $e es ecifica en un a el la infor%aci/n a ser i% resa en las as!as 2 lo%o del libro)

Asis!en!e de Arc3ivo

Digi!alizadora

,ranscribir docu%en!os roduc!o)

,ranscri !or

Rece !ar docu%en!os !ranscri!os

Asis!en!e de Arc3ivo

Verificar la !ranscri ci/n

Asis!en!e de Arc3ivo

Fir%ar ,ranscri ci/n

Regis!rador Mercan!il

A ilar con!ra!os !ranscri !os

Asis!en!e de Arc3ivo

$ub roceso de E% as!ar libros Arc3ivar -ibros

Revisar Narra!iva de sub roceso de e% as!ado de libros) $e reciben los libros

E% as!ador Asis!en!e de Arc3ivo

P(g) 1& de 1'

CDIGO PROCEDIMIENTO VERSIN 0&

elaborados 2 se coloca un c/digo) $e asigna un es acio en es!an!eras)

8. OPORTUNIDADES DE ME(ORA
OPOR,+NIDAD DE MEJORA AREA $O-+*ION

N.A

N.A

N.A

10. ANE9OS

P(g) 1' de 1'