AGENCIAS Y SUCURSALES Son lugares de negocio sin personalidad jurdica en los que la empresa efecta toda, o parte de su actividad,

procedimiento tpico de expansin. Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales, entre otros son los siguientes:

Incrementar las Ventas, Ampliar su radio de accin, Tener el dominio de ciertas plazas Contacto con los clientes, Poner al alcance de los clientes los productos que maneja, Conocer las necesidades del mercado, Saber que productos son de mayor demanda, Vender sus mercancas en otros lugares; y Extender sus operaciones en lugares distintos de la casa matriz.

AGENCIA.
(Art. 264 C.Co.) Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla. Es una entidad, fsica, o moral, que ejerce sus actividades con independencia econmica y administrativa de la casa Matriz. Su funcin consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razn el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial. VENTAJAS. Esta modalidad de comercializacin de los productos representa una muy buena opcin para muchas empresas:

No representa una cantidad representativa de gastos fijos, no costos adicionales por la inversin en construcciones e instalaciones, La comisin representa un costo variable de ventas para la casa matriz. ( Depende de las ventas)

DESVENTAJAS

No es posible utilizarlas para todo los tipos de productos en el mercado, Gran cantidad de cartera, Costos de control y mantenimiento; y La poca fidelidad de los agentes comerciales.

CONTROL.

La Casa Matriz deber llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes. El valor de los fletes, seguros y dems gastos que origine el envi de mercanca a sus agentes, deber ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de ventas.

CARACTERISTICAS.

Tiene surtido de muestras, No mantiene existencias, La Casa Matriz es la que cumple los pedidos, La Casa Matriz es la que aprueba crditos y efecta cobros, (En algunos casos efecta cobros) Fondo es reponible, Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay contrato de exclusividad con la empresa el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compaas, las cuales incluso manufacturen productos similares; y Cobran una comisin por las mercancas vendidas. La facturacin de las ventas la efecta directamente la casa matriz, y el agente slo registra contablemente el ingreso por las comisiones.

La estructura legal se constituye mediante un contrato entre el agenta comercial y la compaa fabricante o mayorista del producto.

SUCURSAL
Art. 263 C.Co. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar la sociedad. Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deber otorgrseles un poder por escritura pblica o documento legalmente reconocido, que se inscribir en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumir que tendrn las mismas atribuciones de los administradores de la principal. CARACTERISTICAS.

Es la creacin de extensiones de la misma compaa, en aquellos lugares en donde se efecten operaciones con los clientes, Son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razn social, Efectan su propia facturacin, Tienen local propia, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que ser integrada cada cierto tiempo a la de la Casa Matriz,

CONTROL. En cada sucursal la Casa matriz deber llevar un control en los siguientes aspectos:

Mercancas en existencias, Utilidades o prdidas generadas, Contabilidad

El grado de autonoma garantizado a una sucursal lo determina la Casa Matriz. La mayor parte de las sucursales mantienen sus propios registros de ventas, cartera, etc. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar muchos de sus gastos, mientras que otras slo se les permite hacer pequeos desembolsos, lo que equivale por lo regular a una Caja Menor.

En ocasiones una sucursal puede tener autoridad para pagar a los proveedores por mercancas compradas por o para la sucursal. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar. CONTABILIDAD. Es muy comn que una compaa con sus oficinas principales por ejemplo en Bogot D.C. (Casa Matriz), tenga sucursales por ejemplo en las ciudades capitales de deptos. En algunos casos la Casa matriz mantiene todos los registros de la contabilidad, incluyendo los de las sucursales, caso en el cual la compaa lleva nicamente un juego de libros. Sin embargo, otras empresas hacen que cada sucursal lleve su propio juego de registros contables, y en este caso la empresa tendr un juego de libros en conjunto, no solo para la oficina principal, sino tambin para cada sucursal. El anlisis de la contabilidad la podemos dividir en dos partes: 1. Contabilizacin de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces sern con la oficina principal, y otras, con los particulares; y 2. La Consolidacin peridica de las cuentas de la oficina principal con las de la(s) sucursal(es) con el fin de preparar estados financieros para la compaa en conjunto. (Consolidacin). CONTABILIDAD DE LA SUCURSAL. Cuando una compaa abre una sucursal, y esta lleva su propio registro de contabilidad, (control), que la sucursal llevara como si fuera una empresa jurdicamente independiente. Tendr sus propios libros auxiliares, mayor, etc., y all se registraran todas las transacciones que la afecten (particulares - Casa matriz). La diferencia entre la contabilidad de una sucursal y la de una compaa jurdicamente independiente consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la Casa Matriz. La Cuenta que reemplaza a la de Patrimonio y que es llevada por la sucursal es la cuenta oficina Principal por Pagar - (2310) Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Tambin se llevara una cuenta reciproca en la Casa Matriz, denominada Sucursal por Cobrar (132015) Cuentas por Cobrar a Vinculados Econmicos - Sucursales y siempre debe ser igual a la cuenta reciproca Oficina Principal por Pagar. EJERCICIO. Una compaa ubicada en la ciudad de Villavicencio, abre una sucursal en la ciudad de Restrepo en enero 05 de 2013. La sucursal llevar sus propios registros, cerrara los libros y prepara estados financieros al final de cada mes. La sucursal funciona en un local en arrendamiento, inicia operaciones con $5.000,oo en efectivo y $50.000,oo en inventario de mercancas que le ha dado la principal. Otras Transacciones hechas por la sucursal. 1. Compra mercancas a crdito por $10.000,oo 2. Vende a crdito $50.000,oo 3. Vende de contado por $20.000,oo 4. Recauda cartera por sus ventas por $42.000,oo 5. Abona a proveedores por $7.500,oo 6. Paga arrendamiento del local por $12.000,oo en efectivo 7. Enva a la sucursal dinero en efectivo por $40.000,oo

Asiento de apertura de la sucursal En la Sucursal 11050501 Caja Principal 62053650 Despachos de la Principal 23100501 Cuentas por Pagar - Casa Matriz 22200505 Proveedores de Mercanca - Casa matriz 5.000,oo 50.000,oo 5.000,oo 50.000,oo

En la Principal 13201501 Deudores - Vinculados Econmicos - Sucursales Efectivo 13201502 Deudores - Vinculados Econmicos - Sucursales Mercancas 11100501 Bancos 41353650 Despachos a la Casa Matriz 5000,oo 50.000,oo 5.000,oo 50.000,oo

1. Compra de mercancas a crdito por $10.000,oo 62053601 Compra de Electrodomsticos 10.000,oo 22050501 Proveedores de Mercanca 10.000,oo

2. Vende a crdito la suma de $50.000,oo 13050501 Deudores Clientes 41353601 Venta de Electrodomsticos 50.000,oo 10.000,oo

3. Vende de contado la suma de $20.000,oo 11050501 Caja principal 41353601 Venta de Electrodomsticos 20.000,oo 20.000,oo

4. Recauda cartera por $42.000,oo 11050501 Caja Principal 13050501 Deudores Clientes 42.000,oo 42.000,oo

5. Abona a proveedores $7.500,oo en efectivo 22050501 Proveedores de Mercancas 7.500,oo 11050501 Caja Principal 7.500,oo

6. Paga $12.000.00 en efectivo por concepto de arrendamiento del local. 51201001 Arrendamiento Construcciones y edificaciones 12.000,oo 11050501 Caja Principal 12.000,oo

7. Enva la suma de $40.000,oo en efectivo, a la Casa Matriz como abono a la mercanca recibida. En la Sucursal. 22050505 Proveedores Mercancas - Casa Matriz 40.000,oo 11050501 Caja Principal En la Casa Matriz. 11050501 Caja principal 13201502 Deudores Vinculados Econmicos - Sucursales Mercanca 40.000,oo 40.000,oo 40.000,oo

Si las compra, los Gastos y otras operaciones superan los topes para efectuar retencin en la fuente, se debe descontar y contabilizar, as mismo si las operaciones generan iva este se debe contabilizar como recaudado o como descontable, segn el caso. Las contabilizaciones de la retencin e Iva son comn y corriente es decir se afectan las cuentas 2365 y 2408 respectivamente. Suponemos el cierre de enero 31 de 2014, los saldos a esa fecha son los siguientes: En la sucursal CODIGO CUENTA SALDO DEBITO SALDO CREDITO 7.500,oo 8.000,oo 2.500,oo 10.000,oo 5.000,oo 70.000,oo 12.000,oo

11050501 Caja Principal 13050501 Deudores Clientes 22050501 Proveedores de Mercancas 22200505 Proveedores de Mercancas - Casa Matriz 23100501 Cuentas por Pagar - Casa Matriz 41353601 Venta de Electrodomsticos 51201001 Arrendamientos - Construcciones y Edificaciones

62053601 Compras de Mercancas - Electrodomsticos 62053650 Despachos de Mercancas a Sucursales

10.000,oo 50.000,oo

Si se efecta cierre en el mes de enero de 2014, se debe cancelar las cuentas de resultado, cargar a inventarios la suma de $20.000, y determinar la utilidad con un crdito a la cuenta 23100501 Cuentas por pagar a la Casa Matriz En la Casa Matriz Al efectuar el cierre a enero 31 en la sucursal, en la Casa Matriz se contabiliza la utilidad de $18.000, como un ingreso a Ingresos sucursal crdito y un debito a la 13201501 Deudores Vinculado Econmicos - Efectivo. CODIGO CUENTA 11050501 Caja Principal 11100501 Bancos 13201501 Deudores Vinculados Econmicos - Sucursales Efectivo 13201502 Deudores Vinculados Econmicos - Sucursales Mercancas 41353650 Venta Electrodomsticos - Despacho M/cias a Sucursales SUMAS IGUALES SUCURSAL ESTADO DE RESULTADOS INT EGRAL DEL 01-01 AL 31-01-2014 INGRESOS OPERACIONALES Venta de Electrodomsticos COSTO DE VENTAS Inventario Inicial Compras Despachos de la Casa Matriz Mercanca Disponible para la Ventas 0,oo 10.000,oo 50.000,oo 60.000,oo 70.000,oo 55.000,oo 5.000,oo 10.000,oo 50.000,oo 55.000,oo SALDO DEBITO SALDO CREDITO 40.000,oo 5.000,oo

Inventario Final de Mercancas 31-01-2014 20.000,oo COSTO DE MERCANCIA VENDIDA UTILIDAD BRUTA GASTOS OPERACIONALES Arrendamientos 12.000,oo 40.000,oo 30.000,oo

TOTAL GASTOS OPERACIONALES UTILIDAD OPERACIONAL

12.000,oo 18.000,oo

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 31-01-2014 ACTIVO CORRIENTE Caja Deudores Inventarios TOTAL ACTIVO CORRIENTE TOTAL ACTIVO 7.500,oo 8.000,oo 20.000,oo PASIVO CORRIENTE Proveedores TOTAL PASIVO CORRIENTE TOTAL PASIVO 35.500,oo PATRIMONIO 35.500,oo Proveedores - Casa Matriz 10.000,oo 2.500,oo 2.500,oo 2.500,oo 2.500,oo

Cuentas por Pagar - Casa Matriz 23.000,oo TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO Suponemos que el Balance de prueba de la Casa Matriz es el siguiente: CODIGO 110505 111005 130505 CUENTA CAJA BANCOS DEUDORES CLIENTES SALDO DEBITO SALDO CREDITO 15.000,oo 100.000,oo 30.000,oo 33.000,oo 35.500,oo

13201501 VINC. ECON. SUCURSALES POR COBRAR - EFECTIVO 5.000,oo 13201502 VINC. ECON. SUCURSALES POR COBRAR - MCIAS 138020 143536 150405 151605 220505 3105 DEUDORES VARIOS INVENTARIOS TERRENOS EDIFICIOS PROVEEDORES CAPITAL SOCIAL 10.000,oo 20.000,oo 40.000,oo 50.000,oo 150.000,oo 10.000,oo 300.000,oo

3705 413536 620536

SUPERAVITA GANANCIAS RETENIDAS VENTAS COMPRAS 160.000,oo

67.000,oo 180.000,oo

62053650 DESPACHOS A SUCURSALES 51 GASTOS TOTALES 27.000,oo 607.000,oo

50.000,oo

607.000,oo

HOJA DE TRABAJO PARA ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Una hoja de trabajo para preparar estados financieros consolidados para la Casa Matriz y su sucursal o sucursales debe lograr lo siguiente: 1. Combinar activos y pasivos similares 2. Eliminar cantidades reciprocas 3. Eliminar utilidades entre compaas si las hay. La hoja de trabajo se usa, en especial, para facilitar la preparacin de estados financieros consolidados. Por eso, la siguiente hoja de trabajo se divide en dos partes. La seccin de ingresos se usa para preparar el estado de ingresos consolidado; el balance se usa para preparar un balance consolidado al final del periodo. Los asientos de eliminacin en este tipo de hoja de trabajo no se registran en los libros de la compaa ni en los de la oficina principal, ni en los de la sucursal. Se debe elaborar y preservar, junto con la hoja de trabajo en s misma, una hoja de dos columnas que detallen estos asientos diarios, ya que estos documentos por lo regular constituirn el nico enlace que conecte los balances de prueba y los estados financieros. Las explicaciones a los asientos en la hoja de trabajo se ofrecen como notas de pie de pgina a continuacin de cada hoja de trabajo. Cuando una empresa tiene sucursales y las hace llevar sus propios registros contables, no solo establece responsabilidad financiera independiente, sino que permite a la direccin de cada divisin separada de la empresa empaparse de cmo le ha ido en su operacin particular. A parte de los resultados financieros separados, tambin debe determinar peridicamente su utilidad o perdida unificada y preparar estados financieros conjuntos (Consolidados). Esto quiere decir que es necesario consolidar los registros de contabilidad de la Casa Matriz con los de la(s) sucursal(es) proceso en el que unas cuentas se combinan y otras se eliminan (aquellas que reflejan operaciones dentro de la compaa). Esta consolidacin no se hace en los registros formales de contabilidad, sino que se hace en papeles de trabajo (Hoja de trabajo); y luego se preparan los Estados Financieros consolidados. Para consolidar las cuentas de la Casa Matriz y la Sucursal, el contador primero lista un balance general a nivel de subcuenta, tanto de la sucursal(es) como de la Casa Matriz, en la fecha de corte que se dispone a consolidar.

APRENDAMOS S.A.-CONSOLIDACION ESTADOS FINANCIEROS CASA MATRIZ - SUCURSAL AL 31-01-2014. VENTAS 70.000,oo ESTADO DE RESULTADOS HABER ESTADO DE SITUACION FINANCIERA. DEBE 22.500 100.000 8.000 5.000 38.000 0 HABER

CASA MATRIZ

SUCURSAL

ELIMNACIONES

CUENTA CAJA BANCOS DEUDORES CLIENTES VINC. EFEC VINC. MCIA ECON. SUCUR.

DEBE 15.000 100.000 30.000 5.000

HABER DEBER HABER DEBER 7.500

HABER DEBE

ECON.

SUCUR.

10.000 20.000 40.000 50.000 150.000 10.000 2.500 10.000 10.000 5.000 300.000 67.000 180.000 160.000 10.000 50.000 50.000 70.000 5.000

10.000

0 20.000 40.000 0 50.000 150.000 12.500 0 0 0 67.000 250.000 170.000 0

DEUDORES VARIOS INV. INCIAL TERRENOS EDIFICIOS PROVEEDORES PROV. CASA MATRIZ CUENTAS POR PAGAR CASA MAT CAPITAL SOCIAL UTILIADES RETENIDAS VENTAS COMPRAS DESPACHO SUCURSALES DESPACHO MATRIZ GASTOS DE A

CASA

50.000

50.000 0

27.000 _______ 12.000 ______ _______ ______ 39.000

SUBTOTALES INVENTARIO FINAL. Matriz $50.000 Sucurs $20.000 SUBTOTALES UTILIDAD DEL EJERCICIO SUMAS IGUALES BIBLIOGRAFIA.

607.000 607.000 87.500 87.500 65.000

65.000

_______ 70.000

249.000 320.000 71.000 _______ _______ 71.000 450.500

320.000 320.000 450.500

FINNEY MILLER Curso de Contabilidad Editorial Mc Graw Hill GUDIO - CORAL Contabilidad 2000 Mc Graw Hill Compilacin de Normas, Doctrina y Jurisprudencia, Legis S.A. Rgimen de Impuesto a la Renta Cdigo del Comercio Leguis JOSEPH A. WISEMA Y JAMES A CASHIN, Contabilidad Avanzada Mac Graw Hill BERNARD J. HARGADON JR., Principios de Contabilidad, Editorial Norma