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DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS

I. ASPECTOS PARA LA IMPLEMENTACION FINAL

 Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento


 Determinar que en realidad sea relevante para la empresa
cuando se diseñe el formato. Se debe tener en cuenta al
personal que maneje las estadísticas o las bases de datos que
se requiere rescatar. Es importante tener certeza sobre la
información que en realidad se requiere en una base de datos y
que en realidad sea útil para la empresa
 Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la
información (entrevista, cuestionario, entrevista, observación
 El diseño de un formato debe tener en cuenta no solo a la
fuente adecuada de la información sino también, el tipo de
cliente al que va dirigido el formato como es el caso de su
perfil, escolaridad, tipo de labor, etc
 En la redacción de normas y políticas se debe utilizar un
lenguaje neutral e impersonal
 En la normatividad de una empresa se debe reflejar la
conducta, la ética y el espíritu de la empresa. Inclusive se debe
reflejar en la calidad de empleados que tiene y busca para
cumplir con sus objetivos

II. ESTRUCTURA PARA EL LEVANTAMIENTO DE CADA


PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO DE TRABAJO

A. TITULO Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Es la primera página del procedimiento o instructivo de trabajo,


posee los siguientes campos:
 Logotipo y Nombre de la Empresa
 Serial
 Revisión
 Páginas
 Firma de la persona responsable de la revisión y
aprobación
 Nombre del procedimiento o Instructivo de trabajo
B. REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE
DOCUMENTO

Es la parte del procedimiento o Instructivo de trabajo donde se


señala el número de revisiones realizadas al documento

1. OBJETIVO: Debe describir de manera clara el “por qué”


y el “Que” del procedimiento o la instrucción de trabajo,
centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debe
ser entendible para todos los involucrados en el mismo,
como por todos los que manejan el documento

2. ALCANCE: Debe indicar tanto las áreas como las


situaciones donde el procedimiento o la instrucción de
trabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones
(es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible
tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los
que manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo.

3. RESPONSABLES: Debe indicar las cargos que tienen la


responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el
documento y los responsables por que se cumpla el mismo,
se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en
forma personal.

4. CONDICIONES / NORMATIVAS:
NORMATIVAS: Debe describir las condiciones específicas
para el procedimiento o la instrucción de trabajo
ASPECTOS DE SEGURIDAD: Muestra los riesgos, las medidas
y los implementos de seguridad que se deben considerar
para la ejecución del documento
Materiales, Herramientas y Equipos

5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: Describe en


forma detallada y en orden cronológico las actividades que
deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad
de los productos y/o servicios que se esperan obtener

6. FLUJOGRAMA: Debe indicar de una manera lógica, la


secuencia como deben ser ejecutados los pasos, el cargo
que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse
para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o
servicios que se esperan obtener con el procedimiento
7. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Debe mencionar
todos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc que
se usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción de
trabajo y además los que deben usar durante la ejecución de
los pasos.
Esta referencia debe indicar tipo, serial, título, autor, edición
y página sino que debe referirse a como y donde ubicarla.
En los casos de difícil acceso a la misma y que sea necesaria
para la realización de algunos de los pasos descritos, debe
proveerse una copia de la misma como un anexo del
procedimiento.

8. REGISTROS: Lista de los números y nombres de los


formularios, reportes y pantallas asociadas al proceso que se
utilizan para el monitoreo de las actividades y para la
revisión y prueba necesarias para el asesoramiento de la
calidad.

9. GLOSARIO: Refiere los términos y/o abreviaturas


empleadas en el texto del documento.

10. ANEXOS: Refiere el conjunto de documentos asociados


al proceso

III. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Cada empresa debe personalizar y adaptar una estructura


documental de acuerdo a su propia realidad y requisitos. La
estratificación es importante, la distinción de niveles impone una
jerarquía de documentos, plantea un orden y establece una relación
simple y compatible entre las referencias

NIVEL I: MANUAL DE CALIDAD:


Describe el sistema, la política y los objetivos de calidad, establece
por què se hace, lo que se hace y quien lo autoriza. Es redactado por
los miembros del comité de Calidad, revisado por el Representante de
la Dirección y aprobado por el Director General.

NIVEL II: PROCEDIMIENTOS:


Describe las actividades necesarias para implantar los elementos del
sistema de calidad en cada una de las tareas funcionales, propòsito
de la actividad, alcance de la actividad, responsabilidades (qué se
debe hacer y quién debe hacerlo), procedimiento (cuándo, dónde y
cómo debe hacerse), cuales materiales, equipos y documentos deben
ser usados y la documentación: Cómo debe ser controlada y
registrada.

NIVEL III: INSTRUCCIONES DE TRABAJO:


Son instrucciones detalladas de trabajo que describen como la
actividad debe ser ejecutada. Son generalmente utilizadas en equipo,
facilidades y actividades específicas que pueden tener impacto
directo en la calidad como por ejemplo: Dibujos, instrucciones de
manufactura, especificaciones técnicas, de proceso o de clientes,
planos, métodos de prueba, diagramas, acuerdos o contratos y otros.

NIVEL IV: FORMATOS Y REGISTROS:


Sirven para recopilar información valiosa.
 Los formatos registran datos
 Los registros registran evidencias objetivas de ejecución y
terminación de actividades o trabajos con apego a los
lineamientos o instrucciones descritas en los procedimientos o
instrucciones de trabajo, tales como:
 Grado alcanzado en los objetivos de calidad
 Nivel de satisfacción o insatisfacción de los clientes
 Hallazgos y resultados obtenidos
 Bases para analizar tendencias
 Resultados de control de proceso
 Resultados de control de producto no conforme
 Acciones correctivas tomadas y su efectividad
 Desempeño de los proveedores
 Habilidades y entrenamiento de personal
NIVEL V: DOCUMENTOS EXTERNOS
Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su
distribución.

IV. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Los documentos al igual que los registros deben controlarse, es decir


se debe establecer un procedimiento documentado que defina
controles para:

 Aprobar documentos antes de su edición


 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario
 Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión
actual de documentos
 Garantizar que las revisiones pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso
 Asegurar que los documentos permanecen legibles y son
fácilmente identificables
 Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y
que se controla la distribución
 Evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos y para
aplicarles una identificación adecuada en caso que se
mantengan por alguna razón

DESCRIPCION DEL PROCESO

N. ACTIVIDAD RESPONSA TAREA


BLE
El funcionario diligencia el formato
Identificar El servidor “solicitud de elaboración,
necesidad que tenga la modificación o anulación
1 de crear necesidad documento” justificando la
modificar o necesidad, esta solicitud debe ir
anular con el visto bueno y firma del
documento director, oficina o responsable de
la dependencia donde se
identifica la necesidad de la
solicitud.
Radica la solicitud, verifica que la
solicitud este completamente
diligenciada, que sea clara, que
Profesional no exista otra solicitud del
2 Tramitar de documento sin cerrar. En el caso
solicitud Planeación que la solicitud este relacionada
asignado con la creación de un documento,
se valida que no exista ese
documento, si es para crear o
modificar. Identifica al dueño del
proceso para que evalué y defina
la viabilidad de la solicitud. El
concepto emitido es registrado en
el formato solicitud de
elaboración, modificación o
anulación documento.

N. ACTIVIDAD RESPONSA TAREA


BLE
En el caso que la respuesta sea
afirmativa, el dueño del proceso
selecciona a un funcionario
involucrado con la actividad para
3 Estudiar Dueño del que elabore el documento o lo
solicitud proceso modifique según corresponda,
teniendo en cuenta lo establecido
en el documento “Elaboración de
Documentos”. El concepto del
estudio es registrado en el
formato “Solicitud de elaboración,
modificación o anulación
documento”.
En el caso que la solicitud se
origine en una dependencia
diferente a la relacionada con la
necesidad de crear, actualizar o
anular un documento se informa
Responder la Profesional al solicitante acerca de la
4 solicitud de respuesta de su requerimiento. En
Planeación el caso que la solicitud aprobada
asignado. este relacionada con la anulación
de un documento, se procede a
retirar el documento de la pagina
Web o la Intranet, para ubicarlo en
la carpeta de anulados y se
actualiza el Listado Maestro de
Documentos. El documento físico
es identificado como ANULADO
finalizando el proceso. Para el
caso de solicitudes aprobadas
para crear o modificar un
documento se procede con las
etapas descriptivas a
continuación.
Si la solicitud es para elaborar un
documento, el responsable de
documentar evalúa si hay otras
dependencias involucradas con la
Profesional actividad o si afecta el proceso de
Crear o asignado del otra(s) dependencia(s), a fin de
5 modificar el área garantizar la participación de
documento responsable estas en el desarrollo del
del proceso documento y hace un
levantamiento preliminar de la
información. Levanta el
documento de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento
“Elaboración de Documentos”. En
caso de ser una modificación debe
solicitar al Profesional de la
Oficina, una copia en medio
magnético del documento a
modificar, previa identificación del
documento como el Borrador.

N. ACTIVIDAD RESPONSA TAREA


BLE
Concluido el proceso de
elaboración o modificación del
documento, el responsable de
documentar entrega el
documento borrador al funcionario
Responsable autorizado para la revisión,
6 Revisar de acuerdo a únicamente en medio magnético.
documento matriz El responsable de la revisión
(Anexo 1) realiza su evaluación y verifica el
documento para que responda a
la necesidad establecida, si tiene
observaciones, recomendaciones
o encuentra inconsistencias las
registra en el medio magnético y
lo devuelve al responsable de
documentar para que haga las
correcciones.

Revisa y asigna el código al


documento de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento
verifica que el documento cumpla
con los estándares de forma
establecidos según el tipo de
Codificar el Profesional documento y procede a actualizar
7 documento de el “ Listado Maestro de
Planeación Documentos”.
asignado Para el caso de modificaciones
asigna la nueva versión y verifica
que se haya registrado las
modificaciones en el documento,
de acuerdo a los requisitos
establecidos para tal fin. Una vez
ajustado el documento en el
medio magnético se procede a
realizar la impresión
correspondiente y se remite el
documento al responsable del
proceso solicitante para realizar la
revisión y aprobación
correspondiente.
Verifica que el documento este
acorde con las políticas y
objetivos establecidos y que los
recursos requeridos para la
Responsable aplicación de las actividades
8 Aprobar de acuerdo a relacionadas en la descripción del
documento matriz documento, son suficientes y
(Anexo 1) adecuadas. Si tiene
observaciones, recomendaciones
o encuentra inconsistencias las
registra en el documento y las
devuelve para hacer las
correcciones y comience
nuevamente el proceso de
revisión y aprobación.
Recolecta las firmas de los
funcionarios que participan en la
revisión y aprobación del
documento.
Profesional Actualiza el “Listado Maestro de
9 Recolectar de Documentos”, archiva la copia
firmas Planeación física del documento, en caso de
asignado tratarse de una modificación de
un documento el profesional retira
de la carpeta el documento
impresos vigentes, lo identifica
como “Documento Obsoleto” en
todas las paginas y guarda el
documento en la carpeta de
“Documentos Obsoletos”.
De los documentos obsoletos se
guarda una copia en medio
magnético y del impreso se
conserva únicamente una copia
de la versión anterior.
N. ACTIVIDAD RESPONSA TAREA
BLE
Cuando se trate de procesos y/o
Aprobar Oficina de procedimientos que se les ha
10 Procesos y/o Planeación hecho modificaciones, o nuevos
Procedimient se darán por aprobados cuando
os sean firmados por los
responsables para que se puedan
publicar en la Web o Intranet
Los documentos aprobados son
Publicar convertidos en un software de
documentos Profesional protección, como medida de
11 en la pagina de control para evitar modificaciones
Web o la Planeación o alteraciones, exceptuando los
Intranet de asignado formatos correspondientes a cada
la entidad procedimiento.
Se sube a la pagina Web o la
Intranet de la Entidad ubicándolo
en la carpeta de documentos
aprobados, de acuerdo con las
rutas establecidas.
Identifica el personal relacionado
con el documento e informa vía
correo electrónico, los cambios o
modificaciones en las plantillas.
Informar y/o Profesional En el caso de modificación de un
12 Distribuir el de documento se identifica si se
documento Planeación tienen copias físicas. Destruir las
asignado anteriores y reemplazar la nueva
versión. Si es necesario realizar
distribución física del documento
el responsable del proceso
establece a quien se le debe
entregar el documento el cual se
edita e identifica como Copia
Controlada, dejando el registro de
su distribución en el formato
“Control de Distribución de
Copias”
Hace la divulgación de los
documentos en su dependencia
de trabajo para asegurar su
entendimiento, comprensión e
Difundir el Responsable implementación inmediata, e
13 documento del proceso informa la localización o ruta de
acceso donde pueden consultar el
documento. De la divulgación se
deja en el formato “Registro de
Asistencia”, el cual se guarda en
el archivo del Responsable del
área que hace la divulgación.
Cuando las modificaciones de un
documento son de forma o no son
generales, se puede difundir por
mail, enviando copia del mail al
Profesional de la Oficina Asesora
de Planeación asignado
Identifica el documento como
“Documento Externo” actualiza el
Controlar Responsable “Listado Maestro de Documentos
14 Documentos del proceso Externos”, identifica a los
Externos funcionarios afectados por el
mismo y emite el número de
copias necesarias, dejando el
registro de su distribución en el
formato “Control de Distribución
de Copias”. Si considera
necesario, programa reuniones
explicativas para discutir el
documento y garantizar su
comprensión.

GLOSARIO DE TERMINOS

• ANULACION: Proceso mediante el cual un documento se


suprime o elimina

• APROBACION: Acción mediante la cual un cargo previamente


autorizado evalúa que el contenido de un documento cumpla lo
que debe realizarse, para alcanzar los objetivos propuestos

• COPIA CONTROLADA: Es el documento sobre el cual existe


control y responsabilidad para informar y suministrar las
actualizaciones que se realicen

• COPIA NO CONTROLADA: Es el documento sobre el cual no


existe responsabilidad de comunicar sus cambios y
actualizaciones

• DIFUSIÓN: Es el proceso que permite dar a conocer un


documento

• DISTRIBUCIÓN: Es el proceso por el que un documento


aprobado se entrega a los interesados para su aplicación

• DOCUMENTO EXTERNO: Todos los documentos generados por


organismos externos que establece compromisos que se deben
cumplir o normas para el desarrollo de sus actividades

• DOCUMENTO: Todo documento generado para establecer


disposiciones

• DOCUMENTO OBSOLETO: Es un documento que ha perdido su


vigencia en fecha o contenido

• EDICIÓN: Impresión y publicación del documento revisado y


aprobado
• FORMATO: Esquema predeterminado que facilita el registro de
la información que se genera un proceso o actividad. Puede
estar en medio físico o magnético

• MODIFICACIÓN: Mecanismo a través del cual se realizan


cambios necesarios en los documentos. Puede ser de forma o
de fondo

• PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o


que interactúan, para generar valor y las cuales trasforman
elementos de entrada en resultados

• REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar que lo que esta


escrito en un documento, es lo que se hace en la práctica

• VERSIÓN: Aspecto particular y diverso que puede tomar un


texto.