Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Decises

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Fonte: Introduo Administrao de Antonio Cesar Amaru Maximiano

Escolhas entre alternativas ou possibilidades Tomadas para resolver problemas ou aproveitar oportunidades Processo de tomada de decises

Uma deciso colocada em prtica

Cria uma situao nova Pode gerar outras decises

Seqncia de etapas que vai da identificao de uma situao que oferece um problema ou oportunidade, at a escolha e colocao em prtica de uma ao ou soluo. O ciclo fechado quando a deciso colocada em prtica.

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Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Decises estratgicas

Grandes escolhas de objetivos organizacionais e meios para realiz-los. (Definio de produto e servio a serem oferecidos, escolha de mercado, investimentos, etc.)

Principais tipos de decises

Programadas
Fazem parte do acervo de solues das empresas (polticas, algoritmos e procedimentos)

Decises administrativas ou taticas

Meios de colocar as decises estratgicas em prtica. (estrutura organizacional, fluxos de informao, delegao d autoridade, de t id d aquisio i i d de mquinas i ei instalaes, t l etc.) t )

No programadas

Preparadas uma a uma

Situaes novas Admitem diversas formas de resolver Necessitam de anlises sucessivas

Do entendimento a deciso Vantagens Desvantagens

Atacar problemas que as decises programadas no conseguiram resolver

Decises operacionais
Definio de meios e recursos para a execuo das atividades. (definio do trabalho necessrio para realizar uma tarefa, definio de prazos, distribuio de tarefas na equipe, etc.) Outras: Decises individuais, coletivas, satisfatrias (atende critrios), otimizadas (soluo mdia), maximizadas(melhor resultado possvel ao custo mais baixo)

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

PROCESSO DE RESOLUO DE PROBLEMAS

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas 1 - Identificao do problema ou oportunidade Inicia com situao de:
Frustrao Interesse Desafio Curiosidade Irritao

As decises so motivadas por problemas ou oportunidades. O processo de resoluo de problemas ou tomada de decises possui 4 fases (+ a avaliao):
Identificao Diagnstico Alternativas Decises

Fato gerador

Avaliao

Objetivo a ser atingido com obstculos Necessidade de correo Fato que necessita de ao Oportunidade a ser aproveitada

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Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

2 - Diagnstico

Procurar entender o problema ou oportunidade e identificar as causas e conseqncias Tcnicas Diagrama de Ishikawa Princpio de Pareto
Di Diagrama de d Ishikawa I hik Tambm chamado de diagrama 4M Em forma de uma espinha de peixe Tem como finalidade organizar o raciocnio e a discusso sobre as causas de um problema Os problemas estudados comeam com a pergunta: por qu? Em geral so quatro tipos de causa: mo-de-obra, mtodo, materiais, mquinas (podem ser acrescentadas mais)

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas VECULOS MOTORISTA

No educado para dirigir com responsabilidade Desconhece legislao Velhos e mal conservados No tm equipamentos de segurana

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Mo-de-obra

Mquinas

Meio-ambiente Por qu ocorrem problemas na produo?

Insuficiente Sem equipamento Sem treinamento adequado Sem conservao Sem sinalizao

POR QUE OCORREM ACIDENTES DE TRNSITO?

FISCALIZAO

VIAS

Mtodos

Medio

Materiais

FIGURA 8.3 Um exemplo do diagrama de Ishikawa com critrios diferentes dos 4M.

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas 2 Diagnstico (cont... Tcnicas) Princpio de Pareto

(ou anlise de Pareto) Pareto)

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PRINCPIO DE PARETO (80-20)

CAUSAS EFEITOS

Selecionar prioridades quando se enfrenta grande nmero de problemas ou quando preciso localizar as mais importantes de um grande nmero de causas A maior quantidade de ocorrncias ou efeitos depende de uma quantidade pequena de causas (Princpio 80 80-20) 20) Focalizar as poucas causas significativas permite resolver a maioria dos problemas Problema: encontrar as causas que provocam as piores conseqncias Levantar as causas de uma ocorrncia e contar as vezes que cada causa ocorre Representado pela curva ABC

Poucas causas significativas

20% das causas

80% Dos efeitos

Muitas causas insignificantes

80% das causas

20% dos efeitos

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Problemas

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

CURVA ABC
A B C
Mo-de-obra 100% 95% 60% diante. Mo-de-obra Mo de obra 80% e mtodo mtodo, juntas, causam 80% dos problemas e representam o segmento A da curva, que indica as prioridades na soluo de problemas. 20% 15%
Materiais

3 - Gerao de alternativas
representa causas de por das

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10%

problemas e assim

Consiste em criar formas de enfrentar o problema ou aproveitar a oportunidade. Muitas vezes as alternativas j vm junto com o problema ou oportunidade. Em outros casos, necessrio gerar idias
Depende de criatividade estimulada por informaes Procedimentos de estmulo a criatividade Brainstorming (tempestade de idias) Brainwriting (tempestade de idias escritas) Mtodo de Delineamento de Problemas Organizacionais (MDPO)

60%

5%
Mquinas

Tipos de causas

Mo-de-obra

Mtodo

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Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Brainstorming - Fases para conduo de uma sesso

Brainstorming (tempestade de idias)

consiste em reunir um grupo de funcionrios com o propsito de gerar idias e emitir opinies sobre o que est em anlise. Princpios Suspenso de julgamento Reao R em cadeia d i Visa Liberdade de expresso Sem receio de crticas Formato Pessoas interagindo verbalmente Quando houver idias suficientes ou o fluxo de idias se esgotar, so agrupadas em categorias para ento serem avaliadas

1 Escolha do Coordenador
Poder ser uma pessoa (interna ou externa) indicada pela direo da empresa ou escolhido pelos membros do grupo entre seus prprios componentes. Funes do Coordenador: Esclarecer sobre o tema e os objetivos da sesso; Conduzir as atividades, fazendo que o grupo se sinta vontade; Estimular a imaginao e a criatividade dos participantes a exporem os problemas e as possveis solues; Orientar os participantes no sentido de que no poder haver crticas das idias apresentadas durante a sesso; Ser o moderador e controlar o tempo de exposio de cada indivduo.

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Brainstorming - Fases para conduo de uma sesso
2 Anotar as idias apresentadas Escrever todos os problemas de acordo com o ponto de vista de cada participante, colocar as idias em um local visvel para todos, de forma que na segunda etapa eles possam selecion-las e prioriz-las. 3 Priorizao dos Problemas Aplicar o GUT (Gravidade, Urgncia e Tendncia). ferramenta usada para definir prioridades dadas diversas alternativas de ao. Esta ferramenta responde racionalmente s questes: O que devemos fazer primeiro? Por onde devemos comear?

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Brainstorming - Fases para conduo de uma sesso
GUT (Gravidade, Urgncia e Tendncia). A tcnica consiste em listar uma srie de atividades a realizar e atribuir os graus quanto a gravidade, urgncia e tendncia.
GRAVIDADE: consideramos a intensidade ou profundidade dos danos que o problema p p pode causar se no se atuar sobre ele. Tais danos p podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. Mas sempre sero indicados por uma escala que vai de 1 a 5: 1 dano mnimo 2 dano leve 3 dano regular 4 grande dano 5 dano gravssimo

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Brainstorming - Fases para conduo de uma sesso
GUT (Gravidade, Urgncia e Tendncia).
URGNCIA: considera o tempo para a ecloso de danos ou resultados indesejveis se no se atuar sobre o problema. O perodo de tempo tambm considerado numa escala de 1 a 5: 1 longussimo prazo (dois ou mais meses) 2 longo l prazo ( (um ms) ) 3 prazo mdio (uma quinzena) 4 curto prazo (uma semana) 5 imediatamente (est ocorrendo)

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Brainstorming - Fases para conduo de uma sesso
GUT (Gravidade, Urgncia e Tendncia).
TENDNCIA: considerar o desenvolvimento que o problema ter na ausncia de ao. A tendncia tambm definida numa escala de 1 a 5: 1 desaparece 2 reduz-se ligeiramente 3 permanece 4 aumenta 5 piora muito

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Brainstorming - Fases para conduo de uma sesso
Exemplo de GUT (Gravidade, Urgncia e Tendncia): Suponhamos que h 4 atividades:
A) Rever um contrato de locao de equipamento; B) Treinar novo operador C) Ampliar rede D) Fazer backup completo do banco de dados

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Brainstorming - Fases para conduo de uma sesso continuando...
4 Sesso de Sugestes Dever ser promovido uma nova sesso, com o objetivo de oferecer sugestes para os problemas priorizados. 5 Relatrio de Resultados Emitir relatrio descrevendo os problemas identificados e a proposta de soluo para cada um deles direo da empresa.

Uma vez aplicado o mtodo GUT o gerente poderia ordenar as suas atividades da seguinte forma: Fazer backup; Treinar novo operador Ampliar rede Rever contrato de locao

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Brainwriting (tempestade de idias escritas)

Princpios Cada participante anota suas idias em uma folha de papel As folhas de papel so trocadas aleatoriamente entre os participantes, para que sejam lidas e completadas l t d atravs t d de associao i de d idias idi A troca de folhas prossegue at que as idias se esgotem A partir deste ponto so sintetizadas e agrupadas as diversas idias

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Mtodo de delineamento de problemas organizacionais (MDPO)

Conhecido como Paradigma de Rubinstein Diagrama que permite organizar as relaes de causa e efeito existentes em um problema A utilizao do MDPO comea com um como? Exemplo: Como melhorar a segurana dos alunos da Faculdade?

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Mtodo de delineamento de problemas organizacionais (MDPO)

Em primeiro lugar devem ser identificados os efeitos desejados ou os indicadores da soluo do problema. O objetivo mostrar como ficar a situao depois da resoluo do problema No Exemplo: Evitar assalto aos alunos Satisfao dos alunos Novos alunos

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Mtodo de delineamento de problemas organizacionais (MDPO)

Em segundo lugar, so listados os fatores que podem ser manipulados (As chamadas variveis que se pode interferir) No exemplo: Vigilncia privada Vigilncia pblica Iluminao externa Transporte prprio Campanhas educativas

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Mtodo de delineamento de problemas organizacionais (MDPO)

Por ltimo, identificam-se as condies que no podem ser alteradas No exemplo: Localizao da Faculdade

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

EXEMPLO - MDPO Como melhorar a segurana dos alunos da Faculdade?
Variveis (O que pode ser manipulado)
Vigilncia privada Vigilncia pblica Iluminao externa Transporte prprio Campanhas educativas

Efeitos desejados (O que queremos alcanar)

Evitar assalto aos alunos Satisfao dos alunos Novos alunos

PARMETROS (O que no pode ser manipulado)

Localizao da Faculdade

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Fases do processo de resoluo de problemas ou tomada de decises (cont...) 4 - Escolha de uma alternativa e Deciso
Avaliao, julgamento e comparao das alternativas Busca da alternativa com maiores vantagens g Deciso depende de pensamento crtico e criatividade Tcnicas
Anlise de vantagens e desvantagens rvore de decises Anlise do campo de foras Ponderao de critrios Anlise do ponto de equilbrio

Avaliar informaes que permitam para cada uma das alternativas analisar as Vantagens e Desvantagens No Exemplo anterior:
Alternativas Vantagens
Maior controle Presena constante Aumento de segurana comprovado e eficaz Sem custo Aumento de segurana comprovado e eficaz Aumenta a sensao de segurana Inibe criminosos Facilita a visualizao Evita a presena de alunos no ponto de nibus Evita custos para a Universidade Custo menor que as anteriores

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Anlise de vantagens e desvantagens

Desvantagens
Custo considervel Requer infra-estrutura

Vigilncia privada

Vigilncia g p pblica

No h controle sobre a presena dos vigilantes

Iluminao externa

No impede que ocorram assaltos Representa custo para a Universidade

Transporte prprio

Envolve custos e rea para a construo de estacionamentos Depende da vontade e possibilidade dos alunos No impede que ocorram assaltos No impede que ocorram assaltos Soluo a longo prazo

Campanhas educativas

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas rvore de decises

Tcnica de representao grfica de alternativas Ao identificar alternativas, desenha-se os ramos da rvore Torna mais fcil a visualizao das possibilidades de soluo O desenho Resume a complexidade do problema No aponta a deciso Organiza o raciocnio Registra as alternativas Mostra vantagens e desvantagens

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Anlise do campo de foras

Conceito desenvolvido por Kurt Lewin Procura explicar que qualquer comportamento o resultado de um equilbrio de foras Foras propulsoras Estimulam o comportamento Foras restritivas Inibem o comportamento

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Trabalhadores

Polticos

Foras a favor Foras contrrias

Aumento do salrio mnimo

Governo

Empresrios

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Ponderao de critrios

Avaliao objetiva das alternativas Baseada em critrios ponderados Critrios identificados explicitamente Pontuar a importncia de cada critrio

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Exemplo: escolher qual bairro voc vai morar: pontuao

Alternativas
Jardins Lapa Centro Pinheiros Morumbi

Preo (a)

Segurana (b)

Distncia do Emprego (c)

Prestgio do bairro (d)

Tranquilidade (e)

TOTAL DE PONTOS

2 5 4 3 1

1 2 3 4 5

4 1 5 3 2

4 1 2 3 5

1 3 4 2 5

12 12 18 15 18

a) b) c) d) e)

O O O O O

1 5 1 5 5

o o o o o

mais caro; mais seguro; mais distante; de maior prestgio; mais tranqilo.

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Exemplo: escolher qual bairro voc vai morar: atribuindo pesos

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Anlise do ponto de equilbrio

TOTAL DE PONTOS

Alternativas
Jardins Lapa Centro Pinheiros Morumbi

Preo (a) Peso 1

Segurana (b) Peso 2

Distncia do Emprego (c) Peso 3

Prestgio do bairro (d) Peso 1

Tranquilidade (e) Peso 2

2 5 4 3 1

1 2 3 4 5

4 1 5 3 2

4 1 2 3 5

1 3 4 2 5

22 19 35 27 32

Baseado na equao Custo total = Custo Fixo + Custo varivel Permite aos decisores estudar o comportamento dos custos totais, em funo dos custos fixos e dos custos variveis Custos fixos Instalaes, Instalaes mo-de-obra mo de obra permanente, permanente equipamentos Custos variveis Custo unitrios de produo Permite identificar o volume de operaes em que as receitas so equivalentes aos custos totais

a) b) c) d) e)

O O O O O

1 5 1 5 5

o o o o o

mais caro; mais seguro; mais distante; de maior prestgio; mais tranqilo.

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Custo (R$ 1000)
Receita de Vendas
Lucro
1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas

Custo Total

Avaliao da deciso
Reinicia o ciclo do processo de resolver problemas Pode gerar outras decises ou processos de resolver problemas

Ponto de Equilbrio

Custos Variveis

Problemas no processo decisrio

Uma deciso d i errada d pode d criar i problemas bl maiores i que os i iniciais. i i i Uma deciso errada representa uma oportunidade que se deixou de aproveitar, uma ameaa que no se conseguiu enfrentar ou um objetivo que no se conseguiu atingir.

Prejuzo

Custos Fixos

1000

2000

3000

4000

Quantidade de itens produzidos

Processo Decisrio e Resoluo de Problemas Problemas no processo decisrio Dificuldades:

Incapacidade de reconhecer o problema Interpretao diferente segundo o observador Deciso precipitada Avaliao prematura ou premissas insuficientes Excesso de confiana Comprometimento prematuro com uma soluo fraca Confuso C f entre problema bl e sintoma i nfase em apenas uma soluo Avaliao subestimada sobre a implementao de uma soluo Incapacidade de definir prioridades Falta de tempo, competncia, capacidade de deciso Confuso entre informao e opinio.