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Investigación e Innovación Pedagógica S.C.
Prolongación Real de San Pedro #452, Fracc. Campestre Real del Potosí 78438
San Luis Potosí, S.L.P., México (444) 835.0540
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TABLA DE CONTENIDO
3.1. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO ................................................. 5
3.1.1. Cuadro de nombres ................................................................................................................ 5
3.1.2. Barra de fórmulas ................................................................................................................... 5
3.1.3. Columnas ............................................................................................................................... 5
3.1.4. Filas ........................................................................................................................................ 5
3.1.5. Celdas .................................................................................................................................... 5
3.1.6. Etiquetas de hoja de cálculo .................................................................................................. 6
3.1.7. Botones de desplazamiento ................................................................................................... 6
3.1.8. Barra de estado ...................................................................................................................... 6
3.1.9. Área de autocalcular .............................................................................................................. 6
3.2. MANEJO DEL ENTORNO................................................................................................................ 7
3.2.1. Hoja de cálculo ....................................................................................................................... 7
3.2.2. Insertar ................................................................................................................................... 7
3.2.3. Eliminar ................................................................................................................................... 7
3.2.4. Cambiar nombre ..................................................................................................................... 8
3.2.5. Color de etiqueta .................................................................................................................... 9
3.2.6. Seleccionar ............................................................................................................................. 9
3.2.7. Mover o copiar ...................................................................................................................... 10
3.2.8. Filas ...................................................................................................................................... 10
3.2.8.1. Seleccionar ................................................................................................................... 10
3.2.8.2. Insertar .......................................................................................................................... 11
3.2.8.3. Eliminar ......................................................................................................................... 11
3.2.8.4. Alto ................................................................................................................................ 11
3.2.8.5. Ocultar ........................................................................................................................... 12
3.2.8.6. Mostrar .......................................................................................................................... 12
3.2.9. Columnas ............................................................................................................................. 13
3.2.9.1. Seleccionar ................................................................................................................... 13
3.2.9.2. Insertar .......................................................................................................................... 14
3.2.9.3. Eliminar ......................................................................................................................... 14
3.2.9.4. Ocultar ........................................................................................................................... 14
3.2.9.5. Mostrar .......................................................................................................................... 15
3.2.10. Celdas ........................................................................................................................... 16
3.2.10.1. Seleccionar ................................................................................................................... 16
3.2.10.2. Insertar .......................................................................................................................... 17
3.2.10.3. Eliminar ......................................................................................................................... 18
3.3. LA HOJA DE CÁLCULO................................................................................................................. 18
3.3.1. Tipo de datos ........................................................................................................................ 18
3.3.2. Manejo de fórmulas utilizando operadores aritméticos ........................................................ 19
3.3.3. Copiar fórmulas .................................................................................................................... 20
3.3.4. Consolidar datos................................................................................................................... 21
3.4. FORMATO DE HOJA DE CÁLCULO ............................................................................................. 23
3.4.1. El diálogo celdas .................................................................................................................. 23
3.4.2. Ordenar listas ....................................................................................................................... 25
3.4.3. Autoformato a hojas de cálculo ............................................................................................ 28
3.5. VISTA PREVIA ............................................................................................................................... 29
3.5.1. Botón siguiente ..................................................................................................................... 29
3.5.2. Botón anterior ....................................................................................................................... 30
3.5.3. Botón zoom .......................................................................................................................... 30
3.5.4. Diálogo Configurar página .................................................................................................... 30
3.5.4.1. Escala............................................................................................................................ 30
3.5.4.2. Tamaño de papel .......................................................................................................... 30
3.5.5. Ficha Márgenes .................................................................................................................... 31
3.5.5.1. Superior ......................................................................................................................... 31
3.5.5.2. Inferior ........................................................................................................................... 31
3.5.5.3. Derecho ......................................................................................................................... 31
3.5.5.4. Izquierdo ....................................................................................................................... 31
3.5.5.5. Encabezado .................................................................................................................. 31
3.5.5.6. Pie de página ................................................................................................................ 31
3.5.5.7. Centrar en la página...................................................................................................... 31
3.5.6. La ficha Encabezado y pie de página .................................................................................. 32
3.5.6.1. Preestablecidos por Excel ............................................................................................ 32
3.5.6.2. Personalizar encabezado y pie de página .................................................................... 32
3.5.7. La ficha hoja ........................................................................................................................ 34
3.5.7.1. Área de impresión ......................................................................................................... 34
3.5.7.2. Imprimir títulos ............................................................................................................... 34
3.5.7.3. Líneas de división ......................................................................................................... 34
3.5.7.4. Blanco y negro .............................................................................................................. 35
3.5.7.5. Calidad de borrador ...................................................................................................... 35
3.5.7.6. Títulos de filas y columnas ............................................................................................ 35
3.5.8. Inserción y eliminación de saltos de página ......................................................................... 36
3.5.9. Establecer/Borrar área de impresión ................................................................................... 37
3.5.10. Uso de la vista previa de página web ........................................................................... 37
3.6. FUNCIONES Básicas ..................................................................................................................... 38
3.6.1. 38
3.6.2. Ahora .................................................................................................................................... 38
3.6.3. Hoy ....................................................................................................................................... 39
3.6.4. Suma .................................................................................................................................... 39
3.6.5. Max ....................................................................................................................................... 40
3.6.6. Min ........................................................................................................................................ 40
3.6.7. Promedio .............................................................................................................................. 40
3.6.8. Contar ................................................................................................................................... 41
3.6.9. Contara ................................................................................................................................. 41
3.6.10. Si ................................................................................................................................... 41
3.7. USO DE PLANTILLAS ................................................................................................................... 43
3.7.1. ¿Qué es una plantilla? ......................................................................................................... 43
3.7.2. Uso de las plantillas incorporadas........................................................................................ 43
3.7.3. Creación de una plantilla nueva ........................................................................................... 44
3.8. MICROSOFT GRAPH .................................................................................................................... 46
3.8.1. Identificación de elementos .................................................................................................. 46
3.8.1.1. Conceptos básicos ........................................................................................................ 46
3.8.2. Asistente para gráficos ......................................................................................................... 47
3.9. HERRAMIENTAS DE USO GENERAL .......................................................................................... 55
3.9.1. Inmovilizar paneles ............................................................................................................... 55
3.9.2. Cambiar configuración del zoom .......................................................................................... 56
3.10. MANEJO DE IMÁGENES .......................................................................................................... 56
3.10.1. Insertar, Mover y Eliminar un objeto ............................................................................. 56
3.10.2. Barra de herramientas imagen ..................................................................................... 60
3.10.2.1. Color ............................................................................................................................. 60
3.10.2.2. Más contraste ............................................................................................................... 60
3.10.2.3. Menos contraste ........................................................................................................... 60
3.10.2.4. Más brillo ...................................................................................................................... 60
3.10.2.5. Menos brillo .................................................................................................................. 60
3.10.2.6. Recortar ........................................................................................................................ 61
3.10.2.7. Girar 90 grados a la izquierda. ..................................................................................... 61
3.10.2.8. Estilo de línea ............................................................................................................... 62
3.10.2.9. Definir color transparente ............................................................................................. 62
3.10.2.10. Restablecer imagen .................................................................................................... 63
3.10.3. Cuadros de texto ........................................................................................................... 63
3.10.4. Autoformas .................................................................................................................... 63
3.10.4.1. Líneas ........................................................................................................................... 64
3.10.4.2. Formas básicas ............................................................................................................ 64
3.10.4.3. Flechas de bloque ........................................................................................................ 65
3.10.4.4. Diagrama de flujo.......................................................................................................... 65
3.10.4.5. Cintas y estrellas .......................................................................................................... 66
3.10.4.6. Llamadas ...................................................................................................................... 66
3.11. Herramientas de uso general ..................................................................................................... 67
3.11.1. Ir a una celda específica ............................................................................................... 67
3.11.2. Portapapeles de Office.................................................................................................. 68
3.11.3. Crear hipervínculos ....................................................................................................... 69
3.11.4. Guardar como página Web ........................................................................................... 70
3.11.5. Copiar Formato ............................................................................................................. 71
3.11.6. Definir, Aplicar y Eliminar un estilo ............................................................................... 72
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3.1.3.
3.1.1.
3.1.4.
3.1.2.
3.1.5.
3.1.3. Columnas
Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; una
hoja de cálculo cuenta con 256 columnas que se identifican de la letra A a la IV.
3.1.4. Filas
Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 65536.
3.1.5. Celdas
Se le llama celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por la
letra de la columna y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14)
Microsoft Excel Core Specialist
3.1.7. 3.1.6.
3.1.8.
3.1.9.
Considere que así sólo afectará a los libros nuevos. Sin embargo, una vez creado un libro puede agregar o eliminar
hojas.
3.2.2. Insertar
Aunque existen diferentes formas de agregar nuevas hojas de cálculo trataremos de abordar las más prácticas y
sencillas
3.2.3. Eliminar
La eliminación de hojas de cálculo se puede realizar de dos formas:
A través del comando Eliminar Hoja que se encuentra en el menú Edición. La hoja que se elimina es la hoja
actual o la que sea seleccionada
Por medio del menú contextual.- De clic con el botón secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja de
cálculo que se desea eliminar y seleccione el comando Eliminar
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Microsoft Excel verifica si la hoja que se intenta eliminar está completamente vacía o no, si lo está, simplemente la
eliminará de lo contrario mostrará el siguiente diálogo advirtiendo que la hoja puede tener información
Menú contextual.- De un clic secundario a la hoja a la que desea cambiar nombre y ejecute el comando
cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre para la hoja de cálculo
Es conveniente mencionar que en la hoja actual siempre aparecerá en color blanco. Esto es para indicar en cual hoja
se está trabajando. Una vez que se abandone una hoja, aparecerá con el color que se le haya asignado
3.2.6. Seleccionar
Para seleccionar una hoja sólo de clic sobre la etiqueta de la hoja que desee
Para seleccionar varias hojas continuas, de clic en la primera hoja y mantenga presionada la tecla “shift” y
de un clic en la última hoja a seleccionar
Para seleccionar varias hojas no continuas, mantenga presionada la tecla “CTRL” mientras da clic sobre las
etiquetas de las hojas que desea seleccionar
Las hojas de cálculo se pueden seleccionar de forma múltiple para ejercer alguna acción en grupo. Por ejemplo, se
podrán seleccionara varias hojas para eliminarlas al mismo tiempo, copiarlas, moverlas de lugar o bien para darles
formatos específicos al mismo tiempo.
Ejercicio:
1.- Abra un nuevo libro de Microsoft Excel
2.- Haga que aparezcan 4 hojas con los siguientes nombres ENERO, FEBRERO, MARZO, ABRIL
3.- Seleccione las cuatro hojas de manera múltiple
4.- Aplique el siguiente formato en una de las hojas.
Se dará cuenta que lo que realice en una hoja se hará al mismo tiempo en todas las demás.
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Copiar: De la misma forma como se mueve una hoja, sólo que deberá presionar también la tecla Control. Con esto
hará una copia en lugar de simplemente cambiar de posición.
Otro método para Mover o Copiar una hoja de cálculo es a través del menú contextual, este aparecerá una vez que
presione el botón secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover o copiar.
3.2.8. Filas
3.2.8.1. Seleccionar
Existen varios métodos para seleccionar una fila, aquí mencionamos dos.
3.2.8.2. Insertar
3.2.8.3. Eliminar
Para eliminar una fila
a) Selecciona la fila o filas a eliminar
b) Se abre el menú Edición y se ejecuta el comando Eliminar…
3.2.8.4. Alto
El alto de una fila se puede hacer de dos formas
a) A través del Mouse: Coloque el indicador del Mouse justo en la parte inferior del número de la fila. Presione
el botón primario del Mouse mientras arrastra hacia arriba (reducir alto) o hacia abajo (aumentar alto)
3.2.8.5. Ocultar
Ocultar una fila permite visualizar solamente los datos que nos interesan o bien solamente los datos que deseamos
imprimir.
3.2.8.6. Mostrar
Para mostrar una fila, lo primero es seleccionar esa fila que está oculta
Ejemplo, si la fila 4 está oculta, deberá seleccionar desde la fila tres hasta la fila cinco
Otra forma de seleccionar la fila que está oculta es a través del comando ir a o bien a través del cuadro de nombres
Una vez que la fila o filas están seleccionadas puede mostrarlas a través de:
a) Menú contextual: Dando un clic con el botón secundario del Mouse sobre la fila que se desea mostrar
b) Menú Formato, comando Fila después el comando Mostrar.
c) Método de teclado: Presione las teclas <Control> <shift> <(>
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3.2.9. Columnas
3.2.9.1. Seleccionar
La forma más sencilla de seleccionar una columna es utilizando el Mouse.
Simplemente de un clic sobre el título de la columna.
Varias columnas
Con el Mouse De clic sobre el título de la primera columna; mantenga presionado el botón
primario mientras se arrastra a la izquierda o a la derecha
Con el teclado Presione <Control> + <Barra espaciadora> para seleccionar la primer columna,
luego mantenga presionada la tecla <Shift> mientras se arrastra con las flechas
izquierda o derecha del teclado
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3.2.9.2. Insertar
Al momento de insertar una columna, la información de las columnas existentes se desplazan hacia el lado derecho,
dejando libre el área donde actualmente se encuentra.
Para insertar varias columnas, se realiza el procedimiento anterior sólo que antes seleccione la cantidad de columnas
a insertar.
Al insertar una nueva columna, ésta se inserta con las características de formato igual al de la columna al lado
izquierdo
3.2.9.3. Eliminar
Al momento de eliminar una columna, las columnas que se encuentran a la derecha se desplazan ocupando el lugar
de la columna que se elimina.
3.2.9.4. Ocultar
Se utiliza principalmente cuando se desea imprimir sólo parte de la información. Al ocultar columnas éstas no se
imprimirán.
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De la cual solamente se desea imprimir el nombre de la empresa, el contacto y su respectivo teléfono. Existe una
forma muy sencilla en donde se oculta cada columna que no se requiere, se explica a continuación:
3.2.9.5. Mostrar
Para mostrar una columna, lo primero es seleccionar esa columna que está oculta
Puede seleccionar a través del cuadro de nombres, mediante el comando Ir a… o bien seleccionando una columna
antes y una después.
3.2.10. Celdas
3.2.10.1. Seleccionar
La forma más sencilla para seleccionar celdas es a través del Mouse. Basta con mantener presionado el botón
primario mientras se arrastra para comenzar a seleccionar celdas.
Teclado Presione la tecla <shift> mientras con las flechas avanza la selección. Izquierda,
derecha, Arriba o hacia abajo.
3.2.10.2. Insertar
Ejemplo de caso:
Después de haber capturado información, se da cuenta que ha cometido un error en los números telefónicos.
El teléfono de Martha Elizabeth Castro Loza debe ser 820 20 22, y todos los demás están recorridos.
3.2.10.3. Eliminar
Para eliminar celdas
Menú Edición/Eliminar
Mouse Contextual (De clic secundario sobre la celda que desea eliminar)
Las fechas que están al lado izquierdo NO SON CONSIDERADAS como fechas y al momento de
solicitar en un informe que se filtre determinado período de fechas puede obtener resultados erróneos.
b) Números
Al igual que las fechas, éstos se alinean al lado derecho de la celda. Se recomienda que no se capturen
los números con puntos y comas salvo que sea necesario para el caso de los decimales
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c) Fórmulas
Al capturar fórmulas debe utilizar preferentemente el signo igual para que Excel considere esta entrada
como una fórmula. Una vez capturada, en la celda solamente visualizará el resultado.
d) Comentarios
Son notas que normalmente no se imprimen
Para insertar un comentario, utilice el comando Comentario del menú Insertar
La siguiente tabla muestra la jerarquía de operadores aritméticos utilizada para evaluar fórmulas
1.- Paréntesis
2.- Multiplicación y/o División
3.- Suma y/o Resta
Cuando en una fórmula se tienen operadores del mismo nivel de jerarquía, se resolverán de acuerdo a su aparición
de izquierda a derecha.
Ejemplos:
5+3-2 = 6 5+(3-2) = 6
3+2*2= 7 (3+2)*2 = 10
6/2+5*2= 13 6/(2+5)*2 =1.71428
Comparar el ejemplo anterior con el siguiente en el que no se utilizan directamente números sino referencias
de las celdas en las que se encuentran los números que deseamos sumar.
Ejemplo:
Cuadro de
relleno
Para que Excel copie una fórmula requiere de una muestra, luego simplemente hay que arrastrar el cuadro de
relleno.
Apunte al cuadro de relleno hasta que aparezca el Mouse con la siguiente figura
Y enseguida arrastre hasta donde desea que se copie la fórmula
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1.- Colóquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas dónde deberán ir los resultados.
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2.- Abra el menú datos y ejecute el comando consolidar en donde aparecerá el siguiente diálogo
2
1
1.- Se deberá seleccionar que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto, Contar
números, Desvest)
2.- Referencia donde se encuentran los datos a resumir. En este ejemplo las referencias serían las ventas de cada
mes, ventas de enero, ventas de febrero y ventas de marzo.
3.- Aquí se determina si la selección incluye o no los títulos de columnas o bien la columna de conceptos ubicada
normalmente al lado izquierdo de la información.
Microsoft Excel Core Specialist
2
1
1 2
1 Existen dos tipos de alineación, que al combinarse dan nueve alineaciones posibles. (alineación vertical,
alineación horizontal)
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Celdas con…
Alineación Vertical: Inferior
Alineación horizontal: Centrar
Celdas con…
Alineación Vertical: Centrar
Alineación horizontal: Centrar
Celdas con…
Orientación: 45 grados
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1) Bordes preestablecidos
a) Ninguno: Permite quitar los bordes al rango de celdas previamente seleccionado
b) Contorno: Permite establecer un borde alrededor del rango de celdas previamente seleccionado
c) Interior: Permite establecer bordes a todas las celdas al interior del rango seleccionado
2) Existen diferentes tipos de bordes los cuales se aplican a la celda o rango de celdas seleccionadas.
Existen bordes: Superior, inferior, izquierdo, derecho, en diagonal. Seleccione el tipo de borde que desea
3) Lista de estilos para los bordes
4) Color del borde.
Ordenar una lista de datos con estos botones es la forma más sencilla. Pues basta con colocarse en alguna celda de
la columna que se utilizará como base para ordenar toda la lista y dar clic en el botón correspondiente
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Para ordenar la siguiente lista por nombre del alumno, basta colocarse en alguna celda de la columna “A” que sea
parte de la lista de datos y utilizar alguno de los botones para ordenar.
Si se realiza la ordenación de esta forma, simplemente ordenaría los nombres dejando las calificaciones intactas lo
que podría ocasionar un grave error pues les estaría cambiando todas las calificaciones a los alumnos.
En versiones anteriores de Excel esta advertencia no aparecía por lo que se tenía que actuar con mucha precaución
al ordenar listas.
Caso de estudio:
En la siguiente lista, existen varios alumnos con el apellido paterno igual. Al ordenar por apellido paterno
¿Quién debe ir primero?
Obviamente se define mediante el apellido materno, esto lo podemos hacer mediante el comando ordenar del menú
datos.
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Aparece el cuadro de diálogo autoformato el cual le permitirá seleccionar entre una serie de formatos. El objetivo es
que la información seleccionada tome uno de estos formatos.
Microsoft Excel Core Specialist
3.5.4.1
3.5.4.2
3.5.4.1. Escala
Propone un margen del 10 al 400% tomando como referencia que menos de 100 es una reducción al momento de
mandar imprimir y más de 100 es una ampliación.
3.5.5.1. Superior
Distancia entre el borde superior de la hoja y el lugar donde se desea que comience a escribirse.
3.5.5.2. Inferior
Distancia entre el borde inferior de la hoja y el último lugar donde aparece texto.
3.5.5.3. Derecho
Distancia del borde derecho del papel y lugar donde se alinea el texto
3.5.5.4. Izquierdo
Distancia del borde izquierdo del papel y lugar donde se alinea el texto
3.5.5.5. Encabezado
Distancia medida desde el borde superior para ubicar una leyenda de encabezado de página en todas las páginas
Ninguno
Página #
Página # de #
Hoja1
Nombre de usuario, Fecha actual, página #
.
.
Este botón se activa cuando inserta una imagen dentro del encabezado y/o pie de página y permite determinar
el tamaño que tendrá ésta
Antes de dar clic en cualquier botón de los anteriormente explicados, deberá ubicar el cursor en la sección donde se
desea que tenga efecto. Principalmente determinan la alineación.
Microsoft Excel Core Specialist
3.5.7.2
3.5.7.3
3.5.7.4 3.5.7.6
3.5.7.5
La opción anterior funciona bien cuando se tiene una lista de información que se “extiende hacia abajo”. Pero si la
información que va a imprimir “se extiende hacia la derecha” tal vez lo que desee que se repita en cada hoja impresa
sean ciertas columnas que hacen la función de encabezado de fila. Escriba aquí el rango de columnas que desea se
repitan en cada hoja impresa.
Por ejemplo, si desea la siguiente lista se imprimirá en dos páginas, y precisamente que una página termine en
determinada fila, con el comando salto de página usted lo puede provocar. Basta con colocarse en la parte inferior
donde desea tal separación
Inmediatamente aparece una línea punteada. Para quitar un salto de página proceda de forma similar
El comando Salto de página cambia por Quitar salto de página en el mismo menú
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El área de impresión es de gran utilidad cuando se desea imprimir solamente una parte de la información.
Este comando se encuentra en el menú Archivo.
Este comando se encuentra en el menú Archivo, y convierte la información a un formato que pueda ser visible en
Internet a través de un explorador.
=Nombre_de_Función(Argumentos)
Cada función debe iniciar con el signo igual. Si se utilizan dos o más funciones en la misma línea entonces
con un sólo signo es suficiente.
Toda función debe tener un nombre, el cual nunca estará separado por espacios y siempre tiene que
escribirse tal cual.
Nunca le deben faltar paréntesis
La parte que varía siempre de acuerdo a la función es lo que se escribe dentro de los paréntesis, es decir
los argumentos.
3.6.1.
3.6.2. Ahora
Esta función no tiene argumentos
3.6.3. Hoy
Objetivo: Imprime la fecha actual (solamente la fecha)
No tiene argumentos.
3.6.4. Suma
Objetivo: Suma todos los números de un rango
El número que se desea que se sume, puede ser identificado a través de una referencia de celda o bien mediante un
rango de celdas al momento de tratarse de varios números
Ejemplos:
Más ejemplos
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=SUMA(A1:C1)
=SUMA(A1:C6)
3.6.5. Max
Objetivo: Determinar cuál es el valor máximo de una serie de números
3.6.6. Min
Objetivo: Determinar cuál es el valor mínimo de una serie de números
3.6.7. Promedio
Objetivo: Determinar cuál es el promedio de una lista de números (esta función suma y divide entre el número de
elementos seleccionados)
=PROMEDIO(A1:A35)
=PROMEDIO(B1:B6)
=PROMEDIO(A1:C1)
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3.6.8. Contar
Objetivo: Determinar cuántos datos de tipo numérico existen en el rango de celdas indicado en los argumentos
Ejemplo:
=CONTAR(A1:A6) Si en este rango aparecen datos que no son numéricos, estos no serán contemplados.
3.6.9. Contara
Objetivo: Determinar cuántas celdas se encuentran ocupadas con datos de cualquier tipo.
Ejemplo:
3.6.10. Si
Ejemplos.
=Si(C2>=6,”Aprobado”,”Reprobado”)
=SI(C2<=B2,"Si","No")
Al momento de examinar la lista que se debe surtir solamente aparecen letreros indicando SI o bien indicando NO.
La idea principal es que aparezca la cantidad que se debe surtir, para ello es necesario realizar una resta:
=SI(C2<=B2,"Si","No") =SI(B2>=C2,A2-C2,"")
Formatos de celdas y hojas: Se establecen utilizando los comandos del menú Formato.
Formatos de página y configuración del área de impresión de cada hoja.
Estilos de celda.
Número y tipo de hojas.
Áreas protegidas y ocultas del libro: Puede ocultar hojas, filas y columnas y evitar que se realicen cambios
en las celdas de una hoja de cálculo.
Texto que se desea repetir, como encabezados de páginas y rótulos de filas y columnas.
Datos, gráficos, fórmulas y otra información.
Configuración de validación de datos.
Barras de herramientas personalizadas, macros, hipervínculos y controles ActiveX en formularios. Para que
una barra de herramientas personalizada esté disponible, adjúntela a la plantilla.
Opciones de cálculo de libro y opciones de visualización de ventanas. Establecidas con el comando
Opciones (menú Herramientas).
El panel de tareas en las aplicaciones del Microsoft Office aparece de igual manera mediante las teclas <Control>
<F1>
Microsoft Excel Core Specialist
Panel de tareas: Ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Está
ubicada al lado derecho del área de trabajo
Ejemplo:
Abra el archivo M3C71 y con ayuda del instructor conviértalo en una plantilla cuidando los detalles necesarios.
Venta de Pasteles 2
3
90 7
80 80
4 80 75 75
70
70 65
60 60 60
60 52
Piezas
48
50 45 3 Leches
40 Chocolate
30
20
8
10
0
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
9
5 6 Del 26 al 30 de Enero 2004
Para la creación de una gráfica es conveniente seleccionar primero la información que se desea graficar.
Una vez que ha seleccionado la información a graficar abra el menú Insertar y ejecute el comando Gráfico
GRÁFICO/TIPO DE GRÁFICO
Excel cuenta con 14 tipos de gráficos cada uno presenta al lado derecho una serie de subtipos. Seleccione el tipo y
subtipo de gráfico que desea
GRÁFICO/DATOS DE ORIGEN
b) Cambiar la alineación de las categorías por filas o por columnas de datos numéricos.
Microsoft Excel Core Specialist
GRÁFICO/OPCIONES DE GRÁFICO
1. Título del gráfico: Información de una sola línea que aparece en la parte superior de la gráfica. Si
desea tener varias líneas como título, lo puede hacer después de terminar con el asistente para
gráficas
2. Eje de categorías X : Es un letrero en la parte inferior de la gráfica
3. Eje de categorías Y: Es un letrero considerado en la mayoría de las ocasiones como obligatorio ya
que se utiliza para especificar la unidad de medida en que se está graficando. Por ejemplo Piezas,
Kg., Metros, Libras, Pesos, Dólares, etc.
1. Muestra u Oculta las leyendas, Cuando se tienen dos o más categorías es conveniente mostrar las
leyendas para identificar cada categoría que se representa en el gráfico
2. Especifica la posición de la leyenda. El punto anterior se encuentra inactivo, por consiguiente esta
opción también se encuentra inactiva, aquí también estarán inactivas las opciones.
1. Muestra una tabla en la parte inferior del Eje de categorías X, con la información que
se utilizó para la creación de la gráfica.
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Ejemplo de una gráfica en una hoja nueva Ejemplo de una gráfica como objeto en:
Una vez que se ha generado una gráfica mediante el asistente, puede editarla para mejorar su aspecto aplicando
características de formato
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Venta de Pasteles
90 80 80
80 75 75
70
70 65
60 60 60
60 52
48
Piezas
50 45 3 Leches
40 Chocolate
30
20
10
0
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
del 26 al 31 de Enero de 2004
Para dar formato a un elemento de una gráfica basta con dar clic sobre el elemento que desee y aplicarle
directamente el formato necesario
Para seleccionar alguno de los ejes de la gráfica, de clic en la escala o alguna de sus categorías y se apreciará de la
siguiente forma.
Venta de Pasteles
90
75 80 80 75
80 70
70 60 60 60 65
60 52 48
Piezas
50
45 3 Leches
40 Chocolate
30
20
10
0
es
s
es
do
ne
ne
te
ev
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ba
ar
Lu
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Ju
M
Sá
Vi
ié
M
Venta de Pasteles
3 Leches
70 80
80
70
60
60 52
45 48
Piezas
50
40
30
20
10
0
Lunes Miércoles Viernes
Inmovilizar paneles permite dejar fija la o las filas que se especifiquen en la parte superior y/o lo que se determine de
columnas al lado izquierdo.
A partir de estos momentos usted podrá viajar a números de fila lejanos, y aún así podrá observar los títulos de
columnas.
Para insertar una imagen prediseñada de la galería de Office, abra el menú Insertar y del grupo Imagen ejecute el
comando Imágenes prediseñada. Se activará el Panel de tareas comunes que tendrá la siguiente apariencia.
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a. Buscar. En este cuadro escriba la palabra o palabras clave que se utilizarán para hacer una búsqueda en la
galería de imágenes.
b. Botón Buscar. Pulse aquí una vez que haya escrito la palabra o palabras clave para iniciar la búsqueda.
c. Buscar en. La galería se clasifica en colecciones como las que se ven en la figura 2. Despliegue esta lista y
active las casillas de las colecciones donde desea realizar la búsqueda, como se observa en el cuadro 2 de
la imagen de arriba.
d. Los resultados deben ser. Despliegue esta lista como se observa en la figura 3 y active o desactive las
casillas que desee, según el tipo y formato de elementos que esté buscando. (Fotografías, imágenes,
videos, sonidos, etc.)
e. Resultados de la búsqueda. En esta área tendrá una vista previa de los elementos que coinciden con los
criterios de su búsqueda.
f. Organizar clips. Muestra una ventana desde donde puede utilizar la galería de Office, para realizar acciones
como: clasificar clips con su propio criterio, copiar clips de una colección a otra, mover colecciones, importar
nuevos clips, crear nuevas colecciones de clips, etc.
g. Imágenes prediseñadas de office Online. De clic en este enlace para descargar clips desde Internet del sitio
de Microsoft Office en la web.
h. Sugerencias para buscar clips. De clic aquí para abrir la ventana de ayuda de Microsoft Office, la cual
incluye consejos y temas de ayuda para realizar búsquedas en la galería.
Una vez que haya encontrado una imagen que coincida con sus criterios de búsqueda, puede insertarla, de las
siguientes formas:
Dando clic en la flecha derecha, que aparece al posicionarse sobre cualquiera de las miniaturas del área Resultados
de la búsqueda de la galería. Y seleccionando en el menú contextual que aparece la opción Insertar.
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Al seleccionar una imagen prediseñada, aparece la barra de herramientas Formato de imagen cuyas funciones se
describen a continuación.
3.10.2.1. Color
Aumenta el brillo de la imagen agregándole color blanco. Entre más brillo más
blanca se verá la imagen. La imagen se torna más brillosa.
Disminuye el brillo de la imagen agregándole color negro. Entre menos brillo más
oscura se verá la imagen. La imagen se torna más oscura..
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3.10.2.6. Recortar
Al activar este botón la imagen se podrá recortar. Podrá eliminar las partes que
desee de la imagen.
Cada vez que presione este botón, la imagen seleccionada girará 90 grados en
sentido inverso a las manecillas del reloj.. Ejemplo.
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Presione este botón para seleccionar un estilo de línea que se aplicará como marco
a la imagen activa.
Esta opción no está disponible para todas las imágenes. Funciona principalmente
con imágenes de mapa de bits (bmp). Sirve para definir áreas transparentes en
una imagen.
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Un cuadro de texto sirve para colocar texto en áreas y posiciones difíciles en donde el texto normal no se podría
acomodar de la forma como lo requerimos. Un cuadro de texto puede ser arrastrado y girado como si fuera un objeto
de dibujo. Sirve también para crear letreros o etiquetas como las de este manual.
Pon a Microsoft
en tu currículo
3.10.4. Autoformas
Las autoformas son figuras de dibujo prediseñadas que usted puede insertar para darle vida a sus documentos o
presentaciones. Resaltar tópicos, proporcionar una explicación o dar una ayuda visual acerca de un tema. Existen
una serie de líneas, formas básicas, flechas, elementos de diagramas de flujo, cintas, estrellas, etc. Y otras
autoformas como las que se muestran a continuación.
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3.10.4.1. Líneas
Utilice la categoría de Líneas del menú de Autoformas y seleccione una de ellas para comenzar a trazarla. Para
comenzar a trazar una línea de clic en el punto inicial y posteriormente otro clic en el punto donde ésta terminará. Si
es una línea curva o de forma libre considere dar un clic por cada curva o vértice que desee generar y para terminar
el trazo de este tipo de líneas de doble clic. Ejemplos:
Para líneas de forma libre y curvas puede borrar los vértices o puntos de curvatura generados presionando la tecla
RETROCESO y así ir corrigiendo hasta el punto que desee regresar.
Utilice la categoría de formas básicas para crear figuras como triángulos, círculos, rectángulos, cruces, rombos,
trapecios, señal de prohibido, cara sonriente, etc.
Para trazar una Forma básica, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente hacer un clic en el lugar dónde
desea colocarla. Ejemplos:
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Utilice la categoría de formas básicas para crear flechas sencillas, de doble punta, de cuatro puntas, flechas en “U”,
flechas dobladas, flechas con bandas, etc.
Para trazar una Flecha de bloque, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente dar un clic en el lugar dónde
desea colocarla. Ejemplos:
Esta categoría contiene elementos de simbología para crear diagramas de flujo como: proceso, almacenamiento,
toma de decisión, conectores, terminadores, etc. Ejemplo:
Proceso 1
Proceso Proceso
Alternativo A Alternativo B
Decisión
Proceso 2
Terminador
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Utilice esta categoría de autoformas para generar dibujos como los siguientes:
3.10.4.6. Llamadas
Con esta categoría genera autoformas similares a las que se utilizan en las historietas, para colocar el texto de los
personajes. Estas se activan inmediatamente como cuadros de texto.
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En variadas ocasiones en que la distribución de la información le obligue a recorrer gran parte de la hoja de cálculo,
tal vez para visualizar una gráfica, un presupuesto, una breve lista, tablas de valores; seguramente recurrirá al
comando Ir a… este comando lo podemos localizar en el menú edición y nos facilitará el traslado a lugares
específicos.
Sin importar en que parte de la hoja de cálculo se encuentre usted puede acceder a este comando.
El portapapeles es un término utilizado en el ambiente Windows para referirse a una localidad de memoria que
guarda información de manera temporal. Usted puede introducir información al portapapeles mediante los comandos
Cortar y Copiar la información permanece en esta localidad para su uso, cada vez que usted requiere de esta
información podrá obtenerla a través del comando Pegar. Cuando usted coloca un bloque de información de tamaño
considerable le aparecerá un mensaje al momento de salir de la aplicación indicándole que si desea mantener tal
bloque o bien desea limpiar el portapapeles.
El portapapeles de Windows solamente admite un bloque de información a la vez, esto significa que cada vez que
usted copie o corte algo reemplazará el contenido almacenado en el portapapeles; sin embargo, el portapapeles de
office se distingue por que le permite almacenar hasta 24 bloques de información para que luego los reclame en
distintas posiciones y en el orden que usted desee.
Usted podrá tener acceso al portapapeles de Office mediante el panel de tareas, ahí podrá observar los bloques de
información contenidos al igual que de ahí usted podrá extraer los bloques deseados y en el orden de su preferencia.
Hasta 24 bloques de información
Limpiar el portapapeles
Si usted solamente ejecuta el comando Pegar el contenido que se pegará es el último que se introduce al
portapapeles. Si desea un bloque de información específico tendrá que acceder a esta pantalla del portapapeles y
dar clic en su botón al lado derecho para luego ejecutar Pegar
Un hipervínculo es una herramienta que le permite trasladarse de un lugar a otro. Son utilizados principalmente en
Internet identificando al Mouse con una manita, la cual le indica que al dar un clic sobre ese elemente le llevará tal
vez a otra página, o bien dentro de la misma a un lugar específico.
En Microsoft Excel los hipervínculos se clasifican en dos tipos, hipervínculos internos los cuales hacen referencia a
elementos dentro del mismo archivo y los hipervínculos externos quienes hacen referencia a sitios fuera del archivo
actual que puede ser una página de Internet o archivos creados en otra aplicación.
Microsoft Excel al igual que el resto de aplicaciones de Microsoft Office tiene la posibilidad de guardar la información
con diferentes formatos, uno de ellos y muy importante es HTML, formato para colocar en Internet la información y
que más comúnmente se identifica como página Web.
Principalmente Excel cuenta con la opción de interactividad de datos, lo cual significa que podrá publicar un archivo
en Internet para su uso de forma directa, es decir que al momento de publicarlo no sea de sólo lectura como
normalmente ocurre con estas páginas sino más bien para que se pueda editar y tomar como una plantilla para la
resolución de problemas en un ambiente colaborativo.
Es muy sencillo, una vez que se ha terminado la creación de su archivo guárdelo como página Web.
¿Cuántas veces ha dado formato a una serie de filas, de columnas, párrafos, páginas y después de todo tiene la
necesidad de utilizar las mismas características en otro lugar?
Con el objetivo de estandarizar el formato es posible copiarlo, sin información, solamente las características que
hacer que luzca mejor.
De clic en el botón
Copiar Formato (la
brochita)
Un estilo es un conjunto de atributos que se pueden aplicar a un mismo tiempo, que permite la estandarización de
formato principalmente.
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Para aplicar el estilo creado basta con seleccionar las celdas a quienes se aplicará, abrir el menú Formato y
mediante el comando Estilo aplicarlo.
Otra de las características que incluye la ventana “Estilo” es que permite activar o desactivar las diferentes opciones
con las que cuenta el “estilo” seleccionado de la lista desplegable, de la etiqueta “Nombre del estilo” ( p.ej. Número,
Alineación, Fuente, Bordes, Tramas, Protección).
Con lo visto anteriormente, se termina la revisión del Programa Excel 2003, le invitamos a su estudio constante para
que obtenga el dominio de los contenidos.