Arquivologia A arquivologia considerada uma disciplina, tcnica e arte. o conjunto de conhecimentos sobre a organizao de arquivos.

s. O arquivista moderno tem que elaborar planos de descarte, prepara tabelas e listas de material repetitivo de descarte automtico. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto destinao dos documentos. Conceito Arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou at mesmo por pessoas fsicas. Os arquivos podem ser pblicos ou privados: 1) Arquivos pblicos: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por rgos governamentais, em nvel federal, estadual ou municipal. Existem 3 espcies de arquivos pblicos: correntes documentos atuais, consultas e pesquisas frequentes. Temporrios arquivos correntes que esperam ir para depsitos temporrios. Permanentes documentos com valor histrico, cientfico ou cultural e devem ser preservados. 2) Arquivos privados: arquivos produzidos por instituies no pblicas, ou pessoas fsicas. Uma empresa privada no pode colocar os documentos todos juntos, os arquivos tem que pertencer a atividade da empresa, e outros tipos de arquivos que no dizem respeito empresa, devem ser colocados em outro lugar. Por exemplo: uma empresa imobiliria guarda contratos de locao, de imveis, terrenos, contratos de compra e venda, anncios de jornais, mas se guardar um catlogo de livros de uma editora junto, j no est certo, pois isso no tem nada a ver com o assunto da empresa e no deve ser colocado junto com o chamado arquivo principal. IMPORTNCIA A importncia dos arquivos tanta que a CF determina: ART. 215. O estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos culturais e acesso s fontes da cultura nacional, e apoiar e incentivar a valorizao e a difuso das manifestaes culturais. ART. 216 tambm. Antigamente, preservar o patrimnio documental era simplesmente pelo seu valor histrico. Depois da segunda guerra mundial, as pessoas comearam a se preocupar mais com a parte arquivstica. As pessoas tinham necessidade de pesquisar documentos importantes e por isso tinham que guardar aqueles em arquivos. ORGANIZAO O arquivo precisa ser organizado para ter segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso: Segurana: medidas de preveno contra incndios, roubo. Impedir ou dificultar o livre acesso no caso de arquivos sigilosos. Preciso: achar aquele arquivo que voc tanto queria, e tem que achar rpido, ento preciso preciso. Simplicidade: o arquivo precisa ser simples para melhor compreenso. Flexibilidade: as normas de classificao no devem ser muito rgidas, pois isso pode dificultar na hora de ter que mudar alguma coisa ou acrescentar alguma coisa no arquivo. Acesso: o arquivo deve oferecer condies de consulta imediata, para pronta localizao dos documentos. ARQUIVOS DE PROSEGUIMENTO (follow up) So arquivos que so guardados para lembrar depois, como conta de luz, agua, futuras cobranas, cartas e respostas, aqueles arquivos que no queremos arquivar e esquecer por completo, ele tem que estar ali para lembrarmos dele depois. Tambm conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, precisa ser organizado convenientemente, e para isso existem mtodos tradicionais, como o cronolgico e o alfabtico, e modernos, como o de jogos de fichas prontas. 1) Mtodo Cronolgico 12 guias com os meses do ano, depois guias numeradas de 1 a 31, para os dias dos meses, depois a guia do ms em curso.

Para o mtodo cronolgico, quando usamos pastas, precisamos tirar cpias de todos os documentos e eles vo ser colocados por ordem alfabtica dos nomes e em seguida, arquivados aps as guias que correspondem s datas de acompanhamento. 2) Mtodo Alfabtico as pastas so colocadas em ordem alfabtica, na parte de cima da pasta tem que ter: letra correspondente, nmeros de 1 a 31, e o indicador mvel para mudar de dia. 3) Mtodos modernos o computador trouxe possibilidades infinitas para arquivamentos, e a margem de erros diminui. REFERNCIAS CRUZADAS Informa a quem for consultar o arquivo que tal nome ou assunto est arquivado em tal pasta. Quando queremos achar uma empresa e podemos colocar o nome da empresa, tipo: VARIG, podemos abrir uma pasta com o nome VARIG e outro com nome empresas de aviao, assim, as informaes vo estar cruzadas, e podemos colocar o Veja tambm em qualquer uma das pastas, para acharmos a outra pasta que nos interessa nesse assunto. TRANSFERNCIA Operao que visa separar os documentos que ainda servem dos que perderam utilidade prtica, mas no perderam seu valor. Tipos de arquivo Arquivo ativo arquivo inativo arquivo morto Arquivo ativo arquivos de consultas constantes e importantes. Arquivo inativo documentos com menor frequncia de uso. Arquivo morto arquivo com quase nenhuma consulta, mas no podemos jogar no lixo. arquivado organizado igual ao arquivo ativo. ATUALIZAO DO ARQUIVO Transferncias peridicas permanentes dirias Transferncias peridicas efetuadas com intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos. Transferncias permanentes realizadas em intervalos irregulares, sem planejamento. Quando o acmulo de papeis no arquivo ativo to grande que atrapalha o andamento. Transferncias dirias mais recomendadas, porque mantem em ordem os arquivos ativos. CONSERVAO E PROTEO DE DOCUMENTOS Quem determina o prazo dos arquivos a serem guardados a lei, por isso, temos que organizar os arquivos com tabela de prazos de vigncia para facilitar para o arquivista. Os documentos so classificados por seu valor em: Permanentes-vitais : Permanentes : temporrios Permanentes-vitais: documentos que a empresa no pode jogar fora e precisa deles para funciona. Exemplo: contratos, escrituras, patentes, frmulas, procuraes. Permanentes: documentos que devem ser guardados por tempo indeterminado, mas no tem importncia vital. Exemplo: relatrios anuais, registros de empregados, livros e registros contbeis, recibos de impostos. Temporrios: documento que importante at o seu vencimento. Exemplo: notas fiscais, faturas, contas a receber e a pagar, extratos bancrios.

CENTRALIZAO OU DESCENTRALIZAO Vantagens da centralizao dos arquivos: Eficincia: devido centralizao, tende-se a ter um especialista arquivista, e por isso, acharemos o documento mais rpido. Economia: grande economia de equipamento, pessoal, tempo gasto, localizao e preparao dos arquivos, pois tudo se encontra num lugar s. Uniformidade: proporciona padronizao de arquivamento.

Concentrao: documentos concentrados por assuntos, dando mais viso global. Utilizao: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga sua vida til.

Desvantagens na centralizao: Consulta dificultada: temos que ir at o centro de arquivamento para achar tal arquivo. Acmulo de pessoas: como um centro s, pode acontecer de vrias pessoas irem l ao mesmo tempo, e por isso encher demais, e isso pode ser ruim. Perda de tempo: tempo perdido indo at o arquivo central, e espera para comear a consulta. Espao: necessidade de ter mais espao para as muitas pessoas que viro ao mesmo tempo. Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos para a consulta de qualquer um, dificultando o sigilo. Disperso: a pasta que voc quer, outra pessoa pode ter pego para consulta, e voc no achar o que procura.

Microfilmagem Um processo de reproduo fotogrfica reduzida, com 95% a menos de espao do documento original. Quando acontece a microfilmagem, o arquivo muda de ativo para inativo, j que dificilmente o arquivo ser usado de novo. As vantagens so: Economia: os ganhos em espao, peso e tamanho dos arquivos chegam a mais de 80%. Reduo de volume: reduo de volume de papeis e documentos. Segurana: os microfilmes protegem e conservam os documentos vitais da empresa, dos riscos de qualquer acontecimento. Durabilidade: durabilidade de um microfilme de 150 anos. Reproduo: pode reproduzir quantas vezes quiser o mesmo documento, e ele sempre ser igual ao original. Custo: um custo alto, mas se a gente ver mesmo por dentro, economizamos com pessoal e equipamento. Consulta: consulta mais rpida, agiliza muito o servio.

Equipamentos Equipamento o mvel utilizado para arquivamento. Sistema de equipamento a maneira como os documentos so colocados no mvel arquivador. So trs os sistemas de equipamento: 1. Horizontal: documentos ficam uns sobre os outros, em posio horizontal, um sistema antigo, mas ainda muito utilizado em reparties pblicas, que amarram ou colocam os documentos em pacotes. Tambm pertencem ao sistema horizontal as mapotecas, os fichrios tipo Securit, Kardex dentre outros. As vantagens so: A iluminao direta. As anotaes podem ser feitas no mesmo local. As possibilidades de perda so reduzidas. As desvantagens: Ocupa muito espao.

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H necessidade de retirar todos os documentos para arquivar um outro. A consulta demorada. Consulta exige o deslocamento de outro documentos.

Vertical: os documentos permanecem no interior do mvel arquivador em posio vertical. So dois os tipos nesse sistema: Frontal: documentos uns atrs dos outros com a frente para o arquivista. Lateral: documentos colocados ao lado dos outros, com a lateral voltada para o arquivista. As vantagens so: Custo mais baixo Fcil manuseio Fcil conservao Fcil atualizao do material Possibilidade de arquivar muito documentos em pequeno espao. Consulta rpida sem a necessidade de deslocar outros documentos. As desvantagens so: Retirar o documento para fazer anotaes Iluminao insuficiente Pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo. 3. Rotativo: documentos colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. Sistema muito empregado em atividade que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informaes rpidas.

Fichrios So caixas de todos os tamanhos que guardam fichas ou cartes, podem ser de madeira, de ao, de plstico ou acrlico. O equipamento deve satisfazer s necessidade da empresa e dos servios a que se destina. Alguns requisitos so: Adequao s necessidade do servio Obteno de maior economia de espao Facilidade de acesso Possibilidade de expanso Resistncia e durabilidade Garantia de segurana e conservao de documentos Aparncia e funcionalidade.

Acessrios Materiais que auxiliam o equipamento. Os principais acessrios so: 1. 2. 3. 4. Pastas: servem para agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto. Guias: servem para dividir as pastas em grupos. Projees: servem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. Tiras de insero: papeletas ou rtulos que, aps receberem os dizeres correspondentes, devero ser inseridas nas projees das pastas ou das guias. Servem para indicar finalidade da pasta ou da guia. Notaes: so os dizeres, as inscries registradas nas tiras de insero e em seguida inseridas nas pastas ou guias.

5.

SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO o conjunto de princpios interligados, que orienta o que se deve fazer para atingir um fim especfico. So trs os sistemas de arquivamento: direto, indireto e semi-indireto. Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de fazer recorrer a um ndice. Inclui-se o mtodo alfabtico de arquivamento. Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um ndice para ser consultado. O sistema inclui, em especial, o mtodo numrico de arquivamento.

Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxlio de ndices, mas com a utilizao de tabelas em forma de carto. Mtodo alfanumrico.

Cada tipo de empresa escolhe seu sistema de arquivamento, todos os sistemas so bons, dependendo de cada empresa que os escolhe. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM RGOS PBLICOS Nas instituies pblicas, predomina um modelo de sistema de organizao de arquivos em que o documento pblico controlado desde sua produo. conhecido como teoria das trs idades, so trs etapas quanto aos documentos: Corrente: documentos circulam pelos canais decisrios, buscando soluo ou resposta. Temporria: documentos apresentam interesse e so objeto de consultas, embora os assuntos neles contidos j tenham sido solucionados ou as respostas. Permanente: documentos passam a ter valor cultural e cientfico. Arquivos permanentes ou histricos.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO So trs os principais mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico e alfanumrico. So os trs principais, os outro foram criados atravs deles. 1. Mtodo alfabtico: Especfico ou por assunto Geogrfico Mnemnico Variadex Mtodo numrico: Simples Duplex Mtodo alfanumrico: Decimal Automtico Automtico moderno

2.

3.

PROTOCOLO o registro de deliberaes de um congresso, se entende tambm o livro em que os escrives do juzo registram o que se passa na audincia e que no fim desta assinado pelo juiz. Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro dos documentos em curso. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, para no se perder o controle. Receber as correspondncias, separando as de carter oficial da de carter particular. Depois disso, os documentos devem ser classificados de forma correta. Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso. Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivo por meio da leitura. Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio. Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento. Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo. Arquivar as fichas de protocolo. A tramitao de um documento depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo assim decidir de uma forma mais confivel. Separa as cpias, expedindo o original. Encaminhar as cpias ao arquivo.