INDICE Concepto de Auditoria Operacional........................................................................................................2 Objetivo de la auditoria operacional.......................................................................................................3 Alcance....................................................................................................................................................3 La Consultora Administrativa y la Auditoria Operacional....................................................................

5 La Auditoria Operacional y Otros Trabajos Profesionales.....................................................................5 OL!T"# #o.2 $ %!TO&OLO'"A &! LA A(&)TO*)A OP!*AC)O#AL.........................................+ )ntroducci,n............................................................................................................................................+ &)*!CT*)C!- &! ACT(AC).#........................................................................................................+ OP!*AC)O#!-.....................................................................................................................................+ %!TO&OLO'"A...................................................................................................................................+ )#/O*%!...............................................................................................................................................+ OL!T"# #o.3 $ A(&)TO*)A OP!*AC)O#AL &! CO%P*A-.....................................................0 Concepto.................................................................................................................................................0 Objetivo...................................................................................................................................................0 %etodolo1a............................................................................................................................................0 OL!T"# #o.2 $ A(&)TO*)A OP!*AC)O#AL &! 3!#TA-.........................................................4 Concepto 5 Alcance &e La Operaci,n &e 3entas.................................................................................4 %etodolo1a............................................................................................................................................4 OL!T"# #o.5 $ A(&)TO*)A OP!*AC)O#AL &! CO *A#6A-..............................................77 Actividades b8sicas 9ue la inte1ran......................................................................................................72 Objetivos de la Auditoria Operacional de Cobran:as...........................................................................72 %etodolo1a..........................................................................................................................................72 OL!T"# #o.+ $ A(&)TO*)A OP!*AC)O#AL &! LA A&%)#)-T*AC).# &! *!C(*-O;(%A#O-..........................................................................................................................................73 Concepto y alcance de la Administraci,n de *ecursos ;umanos........................................................73 Objetivos de la Auditoria Operacional de la Administraci,n de *ecursos ;umanos..........................72 OL!T"# #o.0 $ A(&)TO*)A OP!*AC)O#AL &! C!#T*O- &! P*OC!-O !L!CT*.#)CO &! &ATO-...........................................................................................................................................72 Objetivos de la Auditoria Operacional de Centros de P!&..................................................................75 %etodolo1a..........................................................................................................................................75 OL!T"# #o.< $ A(&)TO*)A OP!*AC)O#AL &! OTO*'A%)!#TO &! C*=&)TO..............2> Prop,sitos &el oletn..........................................................................................................................2> Concepto 5 Alcance &e La Operaci,n Otor1amiento &el Cr?dito......................................................27 Objetivo &e La auditoria Operacional &e Otor1amiento &e Cr?dito..................................................27 %etodolo1a..........................................................................................................................................22 OL!T"# #o.4 $ A(&)TO*)A OP!*AC)O#AL &! LA A&%)#)-T*AC).# &! )#3!#TA*)O-....................................................................................................................................22 )ntroducci,n..........................................................................................................................................22 Prop,sitos del oletn...........................................................................................................................22 Concepto 5 Alcance &e La Administraci,n &e )nventarios................................................................25 Objetivo &e La Auditoria Operacional &e La Administraci,n &e )nventarios...................................25 %etodolo1a..........................................................................................................................................25 /amiliari:aci,n......................................................................................................................................25 )nvesti1aci,n 5 An8lisis &e )nformaci,n /inanciera 5 Operativa.....................................................25 !ntrevistas.............................................................................................................................................25 !@amen &e &ocumentaci,n ! )nvesti1aciones !specficas.................................................................2+

)nforme..................................................................................................................................................2+ OL!T"# #o.7> $ A(&)TO*)A OP!*AC)O#AL &! LO- -)-T!%A- A&%)#)-T*AT)3O- &! )#/O*%AC).#..................................................................................................................................2+ Objetivos...............................................................................................................................................2+ %etodolo1a..........................................................................................................................................2+ /amiliari:aci,n......................................................................................................................................20 )nvesti1aci,n )nicial..............................................................................................................................20 &ia1nostico...........................................................................................................................................20 !laboraci,n 5 &iscusi,n &el )nforme..................................................................................................20 Conceptos Asociados A La )nformaci,n Aue *e9uieren Las !mpresas..............................................20 *elativos A Las /inan:as......................................................................................................................2< *elativos A La /unci,n &e Producci,n 5 Al %antenimiento &e )nventarios ...................................2< *elativos A Los Productos O -ervicios Aue Ofrece La CompaBa......................................................2< *elativos A La /unci,n &e %ercado...................................................................................................2< *elativos A Los Costos.........................................................................................................................2< Otros Conceptos....................................................................................................................................2< BOLETN No.1 - ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL Introduccin Desde fines de los aos setenta, algunos Contadores Pblicos han venido realizando trabajos de examen administrativo, cuyo propsito es promover la eficiencia de las entidades ! este tipo de examen se le ha denominado, preponderantemente, !uditoria "peracional Desde entonces se reconoci #ue este tipo de trabajo, dada su naturaleza #ue implica un alto contenido de creatividad, est$ sujeto a una din$mica #ue implica #ue su conceptualizacin y metodolog%a fueren afin$ndose a base de aproximaciones sucesivas &s este el origen de esta nueva versin del 'olet%n (o ) de la Comisin de !uditoria "peracional *os criterios a#u% expuestos, pretenden eliminar las divergencias #ue sobre el tema han existido, adoptando una posicin pr$ctica de identificacin de conceptos y apart$ndose de pol+micas y acad+micas est+riles Concepto de Auditoria Operacional Por auditoria operacional debe entenderse, el servicio #ue presta el Contador Pblico cuando examina la entidad

Objetivo de la auditoria operacional &l objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones #ue tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a #ue se practi#ue &xisten tres niveles en #ue el Contador Pblico puede participar de apoyo en las entidades, Primero. &n la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado -Diagnstico de obst$culos. Segundo. &n la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc , interviniendo en su formacin Tercero. &n la implantacin de los cambios e innovaciones -/mplantacin de sistemas, etc . &n la pr$ctica de una auditoria operacional, el Contador Publico se circunscribir$ al primer nivel de apoyo, ya #ue su participacin en los dem$s niveles #ueda nula de la pr$ctica de auditoria operacional *os niveles segundo y tercero #uedan enmarcados dentro de lo #ue se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultor%a administrativa &l auditor operacional hace las veces del m+dico general, #ue diagnstica las fallas -enfermedades. dando pie a la participacin del especialista, #ue puede ser +l mismo u otro Contador Pblico, el #ue promover$ las soluciones concretas &sto ltimo corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados en el p$rrafo 0 Alcance &n este apartado se sealan a#uellas actividades #ue delimitan la pr$ctica de la auditoria operacional, #ue la identifican claramente y #ue la e#uipar$n o distinguen de otros trabajos !lgunos autores afirman #ue la auditoria operacional no debe presentar recomendaciones, #ue slo debe conjuntar hechos, ayudar a la administracin a evaluar desempeos y determinar #ue tipos de investigaciones adicionales deben hacerse para lograr avances &l diseo de las recomendaciones es, en opinin de tales autores, responsabilidad de los encargados de $reas o especialistas en las actividades sometidas a evaluacin 3

De esta manera, el servicio se ver%a restringido, pues sin presentar recomendaciones, en lo general esto ser%a re#uerido por grandes entidades #ue tienen el potencial suficiente y los especialistas necesarios para encontrar las soluciones &n nuestro medio la tendencia es #ue la administracin re#uiere no slo #ue se le presenten los hechos comparados contra est$ndares, sino #ue exigen del auditor la presentacin de recomendaciones !s%, el servicio de auditoria operacional es m$s til y m$s acorde a nuestra realidad &n el bolet%n (o 1 de esta comisin 2 3etodolog%a 2 en su edicin revisada, define a la operacin como el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir *as anteriores referencias son un antecedente del +nfasis #ue se desea aadir para aclarar de mejor manera lo #ue es una opinin, evitando dar nuevas definiciones pero incluyendo en su lugar ciertas comparaciones y reglas simples, #ue junto con las ya indicadas, faciliten la formacin de un mejor juicio, ) (o es lo mismo un departamento #ue una operacin &n una operacin pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente una parte de ellos 1 (o deben confundirse las funciones fundamentales de la administracin con las principales operaciones o funciones de una entidad4 lo #ue s% es importante resaltar es #ue al revisar las operaciones, debe considerarse la forma #ue ellos son planeados, organizados, dirigidas y controladas 5 *os l%mites #ue se establezcan a una operacin en una entidad, deben dar consideracin a la posibilidad de realizar una investigacin completa y lgica, #ue aporte sugerencias integrales y no una visin parcializada y eventualmente errnea de los hechos &n cuanto a la metodolog%a de su aplicacin, el bolet%n (o 1 de esta Comisin, la seala en detalle

&l mismo bolet%n &671 de la Comisin de (ormas y Procedimientos de !uditoria de este /nstituto, sealan un tercer objetivo de control interno en las entidades : 8*a promocin de eficiencia en la operacin de la entidad9 &videntemente, si el auditor externo en su revisin detecta obst$culos en este propsito, tambi+n lo seala en su carta de recomendaciones &l +nfasis del auditor externo al revisar el control interno, en consecuencia, es juzgar la efectividad de este en materia de su contribucin a la confiabilidad de la informacin financiera4 por ello, la auditoria financiera tiene un propsito prioritario perfectamente determinado, proporcionar elementos para #ue el auditor pueda emitir un juicio sobre la razonabilidad de la informacin mostrada en los estados financieros Consecuentemente, la revisin del control interno, realizada como parte de la auditoria financiera, no debe confundirse con la auditoria operacional, toda vez #ue sus propsitos y metodolog%a son diferentes a Con!ultor"a Admini!trativa # la Auditoria Operacional *a consultor%a administrativa se ha desarrollado como una especialidad de los servicios tradicionales del Contador Pblico Como ha #uedado mencionado, el diseo e implantacin de sistemas y procedimientos, actividades propias del consultor, es trabajo subsecuente al diagnstico de problemas y obst$culos administrativos4 sin embargo, es frecuente #ue el propio consultor diagnosti#ue los problemas y posteriormente disee e implante las soluciones a Auditoria Operacional # Otro! Trabajo! Pro$e!ionale! *as diferencias existentes con otras denominaciones con #ue se conoce la auditoria operacional, son exclusivamente de grado y de forma !hondar en pol+micas #ue resultan m$s gramaticales #ue t+cnicas, es est+ril *as denominaciones an$logas a la de auditoria operacional, son, entre otras, auditoria administrativa4 auditoria de operaciones4 auditoria de eficiencia4 auditoria de la productividad4 auditoria operativa4 diagnstico administrativo4 evaluacin administrativa y revisin administrativa

/ndependiente del nombre con #ue se le designe, cuando es un Contador Pblico #uien realiza un trabajo tendiente a promover eficiencia, invariablemente debe garantizarse la calidad del servicio profesional Por ello, el es#uema de referencia b$sico de este bolet%n es el de todos a#uellos trabajos profesionales ejecutados por Contadores Pblicos, o en su nombre, y #ue persigan como objetivo b$sico el promover la eficiencia operativa de la entidad, a trav+s de la presentacin de recomendaciones &ste tipo de servicio profesional debe designarse, preferentemente, como auditoria operacional :e recomienda a los prestadores y usuarios de este tipo de servicio profesional, definir claramente, desde su contratacin, el objetivo, alcance y caracter%sticas, precis$ndose el producto final del mismo

%O ET&N No.' ( )ETODO O*&A DE A A+DITO,IA OPE,ACIONA Introduccin &ntendi+ndose el objetivo de la auditoria operacional y poseyendo la capacidad profesional adecuada, lo necesario para ejercerla, independiente de cual#uier posible metodolog%a, es la actitud mental de s% #ueda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles operacionales y en la realizacin misma de las operaciones Con el objeto de lograr este propsito, el bolet%n se ha divido en las siguientes secciones, DI,ECT,ICES DE ACT+ACI-N OPE,ACIONES )ETODO O*&A IN.O,)E

&n la primera seccin se hace referencia a los aspectos de actuacin profesional #ue debe tomar en cuenta el Contador Pblico, al llevar a cabo una !uditoria "peracional &n la segunda se define y se comenta el concepto de operacin y se dan ejemplos de las mismas *a tercera se expone las herramientas de trabajo con #ue se cuenta para el desarrollo del examen y en la ltima se indica como debe informarse de los resultados obtenidos en la auditoria +

%O ET&N No./ ( A+DITO,IA OPE,ACIONA DE CO)P,AS Concepto *a operacin de compras es el conjunto de actividades #ue desarrolla una empresa para ad#uirir los recursos necesarios, principalmente de car$cter material para la realizacin de sus objetivos Objetivo &s examinar las actividades #ue la integran, con el propsito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en desarrollo de dichas actividades

)etodolog"a &n este bolet%n se dan algunas orientaciones concretas para llevar acabo la auditoria operacional de compras ) ;amiliarizacin a. &l auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, pol%ticas, organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las operaciones 1 <isita a las /nstalaciones a. /nspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las $reas de recepcin, almacenaje, etc 5 !n$lisis ;inanciero y de /nformacin operativa a. b. c. !nalizar la informacin existente relativa a compras, tanto de car$cter interno como externo &studiar cifras estad%sticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares

= &ntrevistas &laborar cuestionarios y gu%as de entrevistas #ue permitan conocer como se realiza las operaciones de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las compras y verificar la aplicacin de las pol%ticas en esa $rea > &xamen De *a Documentacin a. &studiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, re#uisiciones, an$lisis de precios, condiciones de compra, estad%sticas, an$lisis de casos significativos, etc b. Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos art%culos, materiales y en los m+todos de compra, por ejemplo, compras de volumen, determinacin del lote econmico de compras, alternativas de compras o fabricar, etc c. Conviene investigar si se tiene establecida una pol%tica de rotacin de compradores cuando el volumen de las compras permita esta pr$ctica ? @esumen y discusin previa de los problemas detectados a. b. @esumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones #ue permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado Discutir las recomendaciones con los interesados &ste trabajo debe desarrollarse a medida #ue progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su participacin y afinar la interpretacin del auditor A &laboracin del informe ! continuacin se insertan algunos aspectos concretos sobre los #ue puede informarse en una auditoria operacional de compras, /nexistencia de pol%ticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las mismas Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los art%culos #ue se compren !usencia de los registros para control de las alternativas de abastecimiento de algn art%culo -archivo de proveedores. /nadecuado control del personal de compras

<

%O ET&N No.0 ( A+DITO,IA OPE,ACIONA DE 1ENTAS o! prop!ito! del pre!ente %olet"n !on: ) &stablecer el concepto b$sico y el alcance #ue se le dar$ para los efectos particulares 1 "rientar respecto a manera en #ue se puede tomarse de los resultados obtenidos en la auditoria operacional de ventas Concepto 2 Alcance De a Operacin De 1enta! *a operacin de ventas es el conjunto de actividades #ue realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes *a operacin de ventas comprende las siguientes actividades ) 1 5 = > Proponer los objetivos y aplicar las pol%ticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento Participar en el establecimiento de las listas de precios Persuadir al cliente de #ue ad#uiera los productos de la empresa, surtirlos y establecer condiciones de pago Participar en el establecimiento de las pol%ticas de cr+dito y respetar su cumplimiento <igilar la correcta secuencia de las ventas desde el movimiento en #ue se coloca un pedido, hasta #ue se hace la entrega del art%culo en cuestin, con oportunidad y a satisfaccin del interesado ? A 0 Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la efectividad de ambos @ealizar promociones de ventas !diestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumplimiento de las pol%ticas de comercializacin y cr+dito y su aplicacin )etodolog"a &n el bolet%n (o 1 esta comisin establece la metodolog%a general para la auditoria operacional, la cual es aplicable a la auditoria de ventas, los procedimientos deben determinarse fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de la empresa y por el criterio del auditor

*os aspectos particulares de la metodolog%a se comentan a continuacin,

)

;amiliarizacin pretendan estudiar, la falta de adecuacin de los objetivos espec%ficos de ventas con los generales de la empresa

a. &n esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de aspectos #ue se

b. *a familiarizacin puede llevarse acabo investigando, entre otros, las caracter%sticas y estratificacin de los siguientes aspectos *os productos #ue vende la empresa4 los mercados #ue surte, sus competidores4 la porcin del mercado #ue absorbe4 sus canales de distribucin4 el nmero de clientes #ue maneja &studio de los expedientes, de auditoria, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando esto sea aplicable 1 <isitas a las instalaciones /nspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y sus nexos con los departamentos de -compras, produccin, publicidad, facturacin, almacenaje, embar#ues, cr+dito y cobranzas. 5 /nvestigacin y an$lisis financiero y de informacin operativa !n$lisis de la informacin tanto interna como externa Comparacin de las ventas con las efectuadas con aos anteriores, apreciando su tendencia y aplicacin de razones financieras = &ntrevistas &laboracin de gu%as de entrevista y cuestionarios #ue permitan conocer como se realiza la operacin de ventas &s conveniente la elaboracin de diagramas de flujos para ver la secuencia de la operacin > &xamen De *a Documentacin :eleccin de los productos m$s importantes de la empresa y determinar,

7>

 :i su mercado, su promocin y publicidad est$n de acuerdo a los estudios y planes previos :i los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos @evisin de los costos de los canales de distribucin, en comparacin con los volmenes de ventas de cada uno Conocimiento de la preparacin del personal #ue ejecuta la operacin para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas ? @esumen y discusin previa de los problemas detectados Discusin de las recomendaciones con los interesados &ste trabajo debe desarrollarse a medida #ue progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia A &laboracin del /nforme &laboracin de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una recapitulacin de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerar#uizar hallazgos

3. /nforme
&n el bolet%n (o 1 se establecen los lineamientos b$sicos para el informe de la auditoria operacional ! continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos #ue pueden informarse como resultados de la auditoria operacional de ventas ;alta de definicin, de objetivos para la operacin de ventas y carencia de pol%ticas4 incumplimiento con objetivos y pol%ticas4 falta de vigilancia Desconocimiento del mercado y de la competencia /ncentivos inadecuados en funcin al volumen de compras de los clientes y falta de informacin sobre los costos relativos :istemas y distribucin inadecuada %O ET&N No.4 ( A+DITO,IA OPE,ACIONA DE CO%,AN5AS

77

*a operacin de cobranzas es el conjunto de actividades #ue realiza una empresa para la recuperacin del precio de los productos o servicios #ue fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso de su cr+dito Actividade! b6!ica! 7ue la integran *levar a cabo la prosecucin de la cobranza, utilizando los medios #ue se consideren convenientes, tomando en cuenta las condiciones particulares de cada cliente -estados de cuenta, cartas, recordatorios, cartas de insistencia, llamadas telefnicas, telegramas, visitas, entrevistas personales, redocumentaciones, agencias de cobranzas, abogados, etc . y dejar constancia de los resultados de la misma Objetivo! de la Auditoria Operacional de Cobran8a! Promover la eficiencia de las actividades #ue integran esta operacin )etodolog"a Para realizar la auditoria operacional de cobranzas, como para la de cual#uier otra operacin, la metodolog%a y las t+cnicas de #ue dispone el auditor son similares comentan los siguientes aspectos, Inve!tigacin # an6li!i! "btencin de la informacin #ue se considere necesaria para formarse un juicio adecuado de la situacin operacional de cobranzas, como relacin de saldos de clientes, antigBedad de los mismos, rotacin de las cuentas por cobrar, importes cobrados peridicamente, consumos anuales de clientes, experiencias crediticias de los clientes, gastos fijos y variables de la cobranza Entrevi!ta! &laboracin de gu%as de entrevistas y cuestionarios #ue permitan conocer cmo se realiza la operacin de cobranzas *as entrevistas deben ser efectuadas al personal #ue ejecuta la operacin de cobranzas para conocer las actividades #ue realizan, las cargas del trabajo, el nivel de preparacin del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes 72 :in embargo, se

Consiste en la elaboracin del informe de la auditoria operacional Conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la informacin obtenida y cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones #ue ser$n incluidos en el informe In$orme *os elementos b$sicos #ue debe contener el informe de la auditoria operacional de cobranzas son los #ue se mencionan a continuacin, 3odificaciones a la estructura de organizacin de departamentos involucrados en la operacin Comentarios sobre los e#uipos utilizados y posibilidades de mecanizacin /ncluye desde archivos hasta la elaboracin de correspondencia y sistematizacin parcial o total de la operacin %O ET&N No.9 ( A+DITO,IA OPE,ACIONA DE A AD)INIST,ACI-N DE ,EC+,SOS :+)ANOS. Son prop!ito! de e!te %olet"n: ) &stablecer el concepto b$sico de la !dministracin de @ecursos Cumanos y el alcance #ue se da a esta actividad par efectos de una revisin operacional 1 :ealar la metodolog%a aplicable a esta revisin, orientando acerca de las t+cnicas disponibles Concepto # alcance de la Admini!tracin de ,ecur!o! :umano! &s el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa4 establecer las bases de remuneracin m$s adecuadas Actividade! ) Contratacin y despido de personal 1 !dministracin de sueldos y salarios

73

5 @elaciones

industriales,

actividad

encaminada

al

estudio

mejoramiento

de

comunicaciones entre el personal y de +ste con la alta direccin de la empresa = "rganizacin, capacitacin y desarrollo, #ue implican coordinar con la alta gerencia Objetivo! de la Auditoria Operacional de la Admini!tracin de ,ecur!o! :umano! &xaminar cr%ticamente, las actividades y subactividades indicadas en el apartado <isitas a lugares en #ue labora el personal Deber$ visitarse por lo menos las instalaciones en las #ue trabaja la mayor%a de los obreros y empleados y hacerse observaciones sobre, !. !pariencia de la salubridad y situacin de las instalaciones '. @elaciones entre jefes y subordinados y de +stos entre s% Inve!tigacin # an6li!i! &l auditor deber$ cuidar #ue sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera #ue en el menor tiempo necesario, obtenga la informacin m$s objetiva posible Entrevi!ta! Desarrollar cuestionarios y seleccionar las t+cnicas de encuestas m$s apropiadas al tipo de evidencia #ue se desea recopilar a fin de determinar el tamao de muestra y oportunidad de la entrevista &fectuar entrevistas con el personal ejecutivo #ue administra las sub6actividades, as% como el %O ET&N No.; ( A+DITO,IA OPE,ACIONA DE CENT,OS DE P,OCESO

E ECT,-NICO DE DATOS &l avance de la tecnolog%a y el consecuente con abatimiento de los costos de los e#uipos de proceso electrnico de datos -P&D., ha originado #ue cada vez sea mayor el nmero de empresas #ue utilizan estos e#uipos como una herramienta para el proceso de informacin Para efectos de este 'olet%n, el Centro de P&D !barca, por lo menos, las siguientes actividades, 72

) &l manejo de archivos de datos grabados en un medio legible por &l e#uipo de P&D y la actualizacin de los mismos, en los sistemas #ue as% lo re#uieran 1 *a condicin de los datos incluidos en los reportes con la formacin de los documentos fuente, cuando sea aplicable y la distribucin de los reportes 5 *a identificacin y control de las transacciones errneas detectadas durante &l proceso y el seguimiento de su correccin y reincorporacin al proceso = &l desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse -o la conversin de sistemas manuales o mec$nicos., incluyendo el estudio preliminar, la definicin de re#uerimientos y especificaciones t+cnicas > &l mantenimiento -modificaciones a los sistemas y programas existentes y el desarrollo de la documentacin respectiva. ? &l desarrollo, establecimiento y documentacin de pol%tica, procedimientos y est$ndares relacionados con las actividades del Centro Objetivo! de la Auditoria Operacional de Centro! de PED &l objetivo de la auditoria "peracional de Centros de P&D, es examinar cr%ticamente las actividades indicadas en el apartado anterior )etodolog"a &l m+todo para auditar la operacin de los centros de P&D #ue a continuacin se describe, est$ organizado de conformidad a la estructura de la metodolog%a sealada en &l bolet%n (o 1 de esta comisin
)

;amiliarizacin

&l auditor debe familiarizarse con el Centro P&D mediante el estudio de, a. *os planes a corto y largo plazo relacionados con el P&D y su coordinacin con los planes y objetivos generales de la empresa 75

b. *os informes resultantes de revisiones efectuadas anteriormente por auditores internos y externos y consultores c. *os antecedentes del Centro de P&D, con relacin a su origen, desarrollo, e#uipo de proceso de datos original y sus modificaciones, relaciones, con usuarios, prioridades en el desarrollo de sistemas, etc !simismo, el auditor deber$ conocer, a. Cuales son las principales $reas #ue reciben servicio del Centro de P&D y #ue importancia tienen estas en relacin a la empresa, tanto financiera como operativamente, b. Cuales sistemas est$n automatizados y en #ue grado y cu$les sistemas importantes, susceptibles de automatizarse, no lo est$n c. Dna descripcin detallada de la configuracin del e#uipo de P&D y del sistema operativo, la cual deber$ incluir4 marca, modelo, cantidad, capacidad y velocidad de la unidad central de proceso, de las unidades perif+ricas y otro e#uipo auxiliar4 tipo versin y proveedor del sistema operativo y otros programas de operacin, as% como una descripcin de las modificaciones #ue se le hayan hecho, en su caso
1

<isita a las /nstalaciones

Deber$n visitarse las instalaciones correspondientes al Centro de P&D, incluyendo los lugares en donde se guardan los archivos de respaldo y hacer observaciones sobre, a. *os controles y aparatos para conservar la temperatura y &l grado de humedad dentro de los l%mites especificados por &l proveedor Del e#uipo de cmputo, dentro Del $rea en #ue se encuentra +ste instalado, b. *as medidas establecidas para la deteccin y contencin de incendios -detectores de humo, prohibicin de fumar, cisternas de extincin de fuego, etc .

c. *as relaciones de trabajo entre jefes y subordinados y de estos entre s% 7+

/nvestigacin E !n$lisis !n$lisis De *a /nformacin ;inanciera E "perativa &n caso #ue la informacin solicitada no se prepare como parte de las actividades normales del Centro de P&D, el auditor debe evaluar el esfuerzo re#uerido y la disponibilidad de datos para #ue se le proporcione y solicitar su preparacin cuando lo considere justificable4 independientemente, en la mayor%a de los casos, la falta de este tipo de informacin normalmente representa ausencia de elementos de evaluacin y control de las actividades del Centro de P&D,

a.

&stad%sticas sobre la captura de datos fuente -nmero de golpes por hora y errores por operador.

b.

&stad%sticas de uso de la unidad central de proceso y Del e#uipo perif+rico -incluyendo terminales remotas. #ue muestren, Produccin normal ;allas Del e#uipo Fiempo ocioso

&ntrevista Debido a #ue esta t+cnica proporcionada al auditor informacin desarrollo de su trabajo, se deber$, a. Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin pr$ctica de las pol%ticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarizacin valiosa para el

70

Personal #ue trabaja en el Centro de P&D incluyendo las siguientes $reas, gerencia, an$lisis y diseo de sistemas, programacin, operacin Del e#uipo, mesa de control y biblioteca de cintas y discos

!uditores internos y externos para conocer el grado en #ue participan en el desarrollo de nuevos sistemas, la naturaleza de las revisiones #ue han efectuado al Centro de P&D y la forma en #ue utilizan el e#uipo de P&D como herramienta de auditoria Personal de organizacin y m+todos manuales, para conocer su relacin con el Centro de P&D y su grado de participacin en el desarrollo de sistemas automatizados
>

&xamen De *a Documentacin !dem$s de los documentos estudiados en las etapas de familiarizacin y an$lisis de la informacin financiera y operativa, el auditor deber$ examinar otra documentacin, #ue puede ser, a. Descripciones de puestos

b. c.

Documentacin de algunos sistemas importantes @egistro de flujo de documentos y datos dentro del Centro de P&D

Durante la ejecucin de su revisin el auditor deber$ tener presente a#uellos aspectos #ue deben existir en un Centro de P&D y cuya ausencia puede afectar la eficiencia de sus operaciones, con objeto de evaluar la informacin obtenida en &l desarrollo de los pasos anteriores y determinar la existencia de posibles problemas ! continuacin se menciona algunos de los principales aspectos a considerar a. &structura de organizacin balanceada y con una adecuada segregacin de funciones 7<

b.

&xistencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos sistemas y el mantenimiento de los existentes, #ue permitan una administracin adecuada de los proyectos

c.

&xistencia de procedimientos para programar y controlar adecuadamente el uso del e#uipo Del P&D

Diagnstico @ecapitulacin De Callazgos Dna vez estudiada y finalizada la operacin se har$ un resumen de los problemas y tallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin #ue afecten Posteriormente deber$n visualizarse las posibles causas y efectos de los problemas detectados

Discusin Del 'orrador Con *os /nvolucrados Debe discutirse con los involucrados el borrador Del informe con el objeto de, a. b. !segurarse #ue se trata de hallazgos reales y Gue los involucrados coincidan con su existencia, precisamente en la forma #ue describe en el borrador

/nforme Definitivo

&n concepto de informe para auditoria "peracional &nseguida se incluyen algunos ejemplos de hallazgos, y sus interpretaciones #ue podr%an hacerse en el curso de una auditoria "peracional de centros del P&D y servir de base para la elaboracin Del informe final Con el objeto de controlar y evaluar adecuadamente el esfuerzo humano invertido en los proyectos, es necesario #ue se establezca una metodolog%a formal para la administracin 74

de los mismos &sto permitir$ obtener un mejor aprovechamiento de los recursos y controlar efectivamente el costo incurrido en cada proyecto Fiempos De @eproceso &xcesivos &l tiempo promedio utilizado en @eprocesos durante los ltimos seis meses, es aproximadamente un 50H del tiempo total disponible Debido al impacto #ue tiene el costo de los reprocesos en los gastos totales del Centro de P&D, es conveniente reducirlos al m%nimo posible Para tal efecto, es necesario #ue se elaboren los instructivos de operacin faltantes y #ue se establezca un procedimiento para solicita por escrito a la biblioteca los archivos #ue ser$n usados en los procesos a efectuar diariamente @eportes (o Dtilizados !un#ue estos reportes eran usados anteriormente, la informacin #ue contienen est$ incluida en otros reportes generados por nuevos sistemas Con objeto de eliminar el costo innecesario #ue representa la preparacin de los reportes arriba indicados, se sugiere #ue su elaboracin sea suspendida %O ET&N No.3 ( A+DITO,IA OPE,ACIONA DE OTO,*A)IENTO DE C,<DITO &ste bolet%n se refiere a los lineamientos b$sicos #ue deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la auditoria operacional de otorgamiento de cr+dito en las empresas industriales y comerciales &xiste una estrecha relacin la operacin de otorgamiento de cr+dito con la de cobranzas, por lo #ue se sugiere #ue en lo posible se realicen ambas auditorias en forma simult$nea, con la finalidad de obtener resultados m$s completos e integrales Prop!ito! Del %olet"n

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) :ealar la metodolog%a #ue se considera aplicable e indicar algunos de los instrumentos y t+cnicas de #ue dispone el auditor para la ejecucin del trabajo 1 Destacar algunos aspectos importantes #ue deben considerarse al informar los resultados de la auditoria Concepto 2 Alcance De a Operacin Otorgamiento Del Cr=dito *a operacin de otorgamiento de cr+dito es el conjunto de actividades #ue realiza una empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios #ue proporciona a sus clientes, sujeto a ciertas condiciones y caracter%sticas #ue regulan su recuperacin Para establecer el marco de referencia #ue delimita la operacin de otorgamiento de cr+dito, se mencionan a continuacin las actividades b$sicas #ue la integran, ) &stablecer l%mites de cr+dito a los clientes de acuerdo al tipo de actividades #ue realicen, sus referencias crediticias 1 !utorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las pol%ticas generales de cr+dito y a las espec%ficas de aprobacin establecidas 5 &stablecer y actualizar permanentemente los archivos de clientes, en los #ue se encuentre su capacidad de cr+dito = /nformar oportunamente sobre los niveles generales de cr+dito mantenidos en la empresa en determinado momento Objetivo De a auditoria Operacional De Otorgamiento De Cr=dito :u objetivo primordial es promover la eficiencia de las actividades #ue integran esta operacin, indicadas anteriormente :e puede considerar adem$s los siguientes aspectos,

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) &l apego a las pol%ticas de cr+dito y su relacin con las estrategias y t$cticas financieras de la empresa 1 Gue las cuentas incobrables sean las m%nimas 5 Gue el costo de la operacin de otorgamiento de cr+dito sea el m%nimo posible )etodolog"a Cuando se realiza la auditoria operacional de otorgamiento de cr+dito como para la de cual#uier otra operacin, la metodolog%a, los instrumentos y t+cnicas de #ue dispone el auditor son similares ! continuacin se comentan algunos aspectos particulares #ue se consideran de inter+s, ;amiliarizacin Conocer la estructura de organizacin de cr+dito, adem$s deber$ familiarizarse con los objetivos, pol%ticas y sistemas de las $reas anteriormente mencionadas, as% como con la de procesamiento electrnico de datos <isita ! *as /nstalaciones /nspeccionar las instalaciones para observar recursos materiales, relaciones interpersonales, ambiente de trabajo, etc /nvestigacin E !n$lisis De *a /nformacin ;inanciera E "perativa "btencin y an$lisis de la informacin #ue se considere necesaria para formarse un juicio adecuado de la situacin operacional de los cr+ditos !dicionalmente debe obtenerse o consultarse informacin de cobranzas, como %ndice de la eficiencia en la concesin y manejo de los cr+ditos 22

&ntrevistas *as entrevistas deben ser efectuadas al personal #ue ejecuta la operacin de otorgamiento de cr+dito para conocer las actividades #ue realizan Deber$ entrevistarse tambi+n al personal de otras $reas relacionadas, tales como, a. !* P&@:"(!* D& C"(F!'/*/D!D para conocer sobre estados de cuenta de clientes b. !* P&@:"(!* D& P@"C&:!3/&(F" &*&CF@I(/C" D& D!F": cuando procedan para conocer los procedimientos en vigor #ue correspondan, los mecanismos de control interno establecidos, los e#uipos utilizados, etc &xamen De Documentacin & /nvestigaciones &specificas &l auditor deber$ examinar necesariamente y efectuar los estudios e investigaciones #ue se estimen pertinentes para obtener suficientes elementos de juicio y verificar los datos obtenidos en el an$lisis de la informacin y en la realizacin de las entrevistas ! continuacin se describen algunos de ellos, a. , profundizar sobre los causados por cr+ditos mal concedidos b. !n$lisis del tiempo promedio re#uerido para la autorizacin de los cr+ditos y para la aprobacin de los pedidos c. !n$lisis de las horas re#ueridas para el proceso -hombre o ma#uina. para determinar, aun#ue sea de manera general, la conveniencia de utilizar, ampliar, modificar o sustituir e#uipos electromec$nicos o electrnicos Diagnostico @ecapitulacin E @everificacin De Callazgos

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Despu+s de haber estudiado y analizado las operaciones se har$ un resumen de los problemas y fallas detectadas, agrup$ndolas de acuerdo con el tipo de situaciones #ue afecten, posteriormente deber$n visualizarse las posibles causas y efectos de los problemas detectados Discusin De *as "bservaciones Con *os /nvolucrados Debe discutirse con los interesados el borrador del informe con objeto de afinar la interpretacin del auditor, asegurarse de #ue se trata de hallazgos reales y hacer participe a los afectados en la labor creativa &laboracin Del /nforme &l informe de auditoria operacional de otorgamiento de cr+dito debe hacer referencia a la carencia o incumplimiento de alguno de los elementos descritos en el alcance de este bolet%n, tales como, "bjetivos, pol%ticas, procedimientos e informes %O ET&N No.> ( A+DITO,IA OPE,ACIONA DE A AD)INIST,ACI-N DE

IN1ENTA,IOS Introduccin &ste 'olet%n se refiere a los lineamientos b$sicos #ue deben tomarse en cuenta para levar a cabo la !uditoria "peracional de la !dministracin de /nventarios, en empresas industriales y comerciales de tipo comn4 es decir, se exceptan a#uellas con caracter%sticas especiales, tales como constructoras, extractivas, de servicio, etc 6 Prop!ito! del %olet"n ) :ealar la metodolog%a aplicable a esta revisin, orientando acerca de algunos instrumentos y t+cnicas de #ue dispone el auditor para la ejecucin de su trabajo 1 Destacar algunos aspectos importantes #ue deben considerarse al informar los resultados obtenidos en el trabajo

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Concepto 2 Alcance De a Admini!tracin De Inventario! Para los efectos de este bolet%n, la !dministracin de /nventarios, es el conjunto de actividades #ue desarrollan los gerentes de una empresa, para asegurar las existencias para produccin yJo venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesaria, a costos ptimos Objetivo De a Auditoria Operacional De a Admini!tracin De Inventario! &l objetivo de la !uditoria "peracional de la !dministracin de /nventarios, es examinar las actividades #ue la integran, con el propsito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operacional6 )etodolog"a *a metodolog%a de #ue dispone el !udito es similar a las de la revisin operacional de cual#uier otras operacin .amiliari8acin Como primer paso en la realizacin de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legar en #ue se desenvuelve, as% mismo, con la actividad espec%fica de administracin de inventario Inve!tigacin 2 An6li!i! De In$ormacin .inanciera 2 Operativa ) &l auditor deber$ obtener la informacin necesaria para tomarse un juicio de la situacin operacional de los inventarios 1 !simismo deber$ efectuar an$lisis comparativos de la informacin recabada, con per%odos anteriores y de ser posible con empresas similares &ntrevistas 3ediante entrevistas el auditor deber$,

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) &nterarse de las pol%ticas de inventarios con el personal #ue ejecuta las actividades y tambi+n con personal de otras $reas o departamentos relacionados, como compras, ventas, produccin, investigacin, desarrollo de productos nuevos, mercadotecnia, etc &xamen De Documentacin & /nvestigaciones &spec%ficas Con el objeto de verificar los datos obtenido en el an$lisis de informacin y en las entrevistas, as% como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor deber$ examinar la documentacin selectivamente y realizar las investigaciones espec%ficas #ue considere necesarias /nforme &n el 'olet%n (o 1 de esta Comisin, establece los conceptos de informe para !uditoria "peracional %O ET&N No.?@ ( A+DITO,IA OPE,ACIONA DE IN.O,)ACI-N Objetivo! *os objetivos de la auditoria operacional de los sistemas administrativos de informacin son los siguientes, DE OS SISTE)AS AD)INIST,ATI1OS

a. @ecomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las carencias de informacin importante para la administracin de la entidad econmica, as% como el medio m$s apropiado para lograrlo b. &studiar la relacin costo6beneficio #ue representa para la empresa el proceso de los datos y la obtencin de reportes, con el fin de proponer medidas tendientes a lograr #ue esta relacin sea favorable y #ue el costo se mantenga en niveles aceptables )etodolog"a

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*a metodolog%a general para llevar a cabo una auditoria operacional, debe considerar #ue los procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditoria .amiliari8acin !dem$s de la familiarizacin de car$cter general, ser$ necesario conocer la estructura organizacin de operacin y los sistemas #ue la organizacin tiene instalados para obtener informacin &s importante determinar el enfo#ue de los diferentes sistemas de informacin, sus objetivos, los pol%ticos #ue son aplicables a estos sistemas #ue se utilizan en la empresa de entidad Inve!tigacin Inicial &n la investigacin preliminar conviene determinar cmo se lleva a cabo la planeacin de las operaciones, con el objeto de identificar el grado de detalle y la calidad de los procedimientos #ue se utilizan para pronosticar los resultados y la situacin financiera o futuro Diagno!tico &n la etapa de diagnstico, el auditor operacional deber$ asegurarse de la validez de los puntos detectados en el an$lisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa (o deber$ perder de vista el correcto enfo#ue de sus recomendaciones, las cuales deber$n de ser pr$cticas y realistas Elaboracin 2 Di!cu!in Del In$orme &n esta etapa se elabora un informe describiendo los resultados de la revisin Conceptos !sociados ! *a /nformacin Gue @e#uieren *as &mpresas

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Con el propsito de motivar la creatividad de los auditores operacionales de sistemas administrativos de informacin a continuacin se mencionan algunos puntos #ue deben de considerarse al redisear los informes sobre al situacin de los recursos en las empresas o entidades ,elativo! A a! .inan8a! /nformar acerca del cumplimiento del plan estrat+gico /nformar sobre los planes y programas espec%ficos #ue realizan los ejecutivos, comparados con los presupuestos mensuales, semanales, etc ,elativo! A a .uncin De Produccin 2 Al )antenimiento De Inventario! Programacin de produccin, incluyendo tiempos ociosos o muertos Posicin de inventarios y su rotacin ,elativo! A o! Producto! O Servicio! Aue O$rece a CompaB"a !n$lisis de las reclamaciones a las garant%as y costos #ue se ha incurrido @entabilidad y contribucin por l%nea de productos4 por producto o servicio ,elativo! A a .uncin De )ercado :ituacin del /nventario en poder de clientes @entabilidad por cliente, por distribuidor, por $rea geogr$fica ,elativo! A o! Co!to! Desviaciones en funcin a costos predeterminados Productividad y eficiencia de la mano de obra, tiempos extras, destajos, ma#uila, etc Otro! Concepto! Presupuestos y programas a largo plazo, as% como estudios de la planeacin estrat+gica para la empresa a futuro

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